III. Các giải pháp nâng cao hiệu quả dịch vụ giao nhận kho vận vận tải biển tại công ty
2. Nhóm giải pháp của bản thân doanh nghiệp
2.6. Giải pháp về tổ chức quản lý
Một công ty rất cần có những cán bộ giỏi nhng làm thế nào để kết hợp họ thành một tập thể mạnh còn quan trọng hơn. Mà điều này lại phụ thuộc rất nhiều vào phơng thức tổ chức quản lý của công ty. Mỗi công ty có một mô hình tổ chức riêng và có một phơng thức quản lý riêng phù hợp với mô hình tổ chức đó. VIETRANS tuy đã có rất nhiều cải tiến nhằm từng bớc hoàn thiện mô hình quản lý của mình nhng phải thẳng thắn thừa nhận rằng công ty hoạt động còn cồng kềnh, cha thực sự tạo đợc mối liên kết chặt chẽ giữa các chi nhánh, các phòng ban. Sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận cha đạt hiệu quả mong muốn, không tạo đợc sức mạnh tập thể của một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực giao nhận vận tải, hoạt động giữa các chi nhánh, phòng ban còn “ lấn sân nhau” tạo ra sự cạnh tranh tiêu cực trong nội bộ công ty.
Chính vì vậy, công ty cần phải đổi mới hình thức quản lý và mô hình tổ chức cho phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay của công ty, sao cho tổ chức phải thực sự liên kết các cá nhân, các quá trình, những hoạt động trong hệ thống để có thể huy động đợc sức mạnh tập thể, tạo ra hiệu quả hoạt động của toàn bộ hệ thống.
Trớc hết, VIETRANS phải kiện toàn lại bộ máy theo hớng tinh giản, gọn nhẹ hơn. Trong khối quản lý hiện nay còn để quá nhiều phòng nh phòng Hành chính, Tổ chức cán bộ, Tổng hợp, Kế toán, Tuy chức năng, nhiệm vụ của các… phòng này không trùng lặp nhau nhng đối với một doanh nghiệp kinh doanh thì cơ cấu trên là cồng kềnh, lãng phí nguồn lực. Để thực hiện những nhiệm vụ kể trên, công ty chỉ cần hai phòng, có thể kết hợp phòng Tổ chức cán bộ với phòng Tổng hợp, còn phòng Kế toán có thể kiêm chức năng của phòng Hành chính. Nh thế, vừa gọn nhẹ, vừa tạo thuận lợi cho bộ phận kinh doanh.
Trong khối kinh doanh, công ty cần tiến hành chuyên môn hoá hơn nữa. Hiện nay, tuy VIETRANS đã có phòng chuyên trách về Marketing và các phòng ban chuyên về đờng biển, đờng hàng không, đờng sắt, phòng triển lãm, phòng công trình nhng cha phát huy đợc hết tác dụng. Đó là do phòng Marketing cha đ- ợc tạo điều kiện thuận lợi nhất trong hoạt động, các phòng ban khi nhận đợc việc tiến hành không chu đáo làm mất uy tín của phòng Marketing. Biện pháp trớc mắt là phải chấn chỉnh ngay hoạt động của các phòng ban, mỗi phòng chỉ hoạt động đúng chức năng của phòng mình. Phòng Thị trờng đóng vai trò chủ đạo trong quan hệ khách hàng, thực hiện việc nghiên cứu dự báo nhu cầu thị trờng, thực hiện chức năng hớng dẫn các phòng ban khác, đồng thời khuyến khích các phòng ban khác thiết lập và mở rộng bạn hàng. Nhng khi có hàng không đợc tự mình đơn lẻ làm mà phải chuyển về đúng phòng chức năng, chẳng hạn hàng đi đ- ờng biển phải chuyển về đúng phòng đờng biển, nhng việc liên hệ với khách hàng vẫn có thể do cán bộ tìm đợc nguồn hàng phụ trách, hai bên phối hợp theo dõi lô hàng, nh thế vừa giữ đợc uy tín của bản thân vừa tránh đợc tình trạng cạnh tranh lẫn nhau, công ty lại không bị thất thoát do cán bộ trong công ty lợi dụng danh nghĩa công ty để làm ăn riêng.
Chuyên môn hoá theo hớng trên vừa phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận, vừa đảm bảo tạo mối liên kết chặt chẽ giữa các chi nhánh, các phòng ban trong quá trình thực hiện các công đoạn khác nhau của một nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc quản lý tập trung trong một doanh nghiệp tầm cỡ nh VIETRANS đòi hỏi những yêu cầu hết sức khắt khe về qui chế hoạt động, khả năng tổ chức
và lãnh đạo của cán bộ quản lý, các phơng tiện vật chất kỹ thuật hiện đại phục vụ yêu cầu quản lý. Điều đó không dễ dàng thực hiện, đòi hỏi chi phí về thời gian, tiền của, công sức không nhỏ. Nhng chỉ khi làm đợc điều đó, VIETRANS mới phát huy đợc hết thế mạnh, tiềm lực của một công ty lớn, đầu ngành trong lĩnh vực giao nhận vận tải ở Việt Nam.