Bộ Giáo dục và Đào tạo phối hợp với Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài, cơ sở đào tạo nước ngoài, cơ quan cử lưu học sinh đi học trong các công việc liên quan đến quản lý toàn diện số lưu học sinh Việt Nam học ở nước ngoài bằng học bổng ngân sách nhà nước để nắm được kết quả học tập làm căn cứ cấp phát chế độ liên quan, tình hình sinh hoạt và tư tưởng,
57
phong trào lưu học sinh, kịp thời phổ biến thông tin cần thiết và chia sẻ, động viên, giúp đỡ, hướng dẫn và giải quyết các vấn đề cần thiết cho lưu học sinh trong thời gian học ở nước ngoài.
Hệ thống quản lý lưu học sinh gồm cơ quan quản lý tại Việt Nam (Ban Điều hành Đề án 322, Cục Đào tạo với nước ngoài, các đơn vị liên quan thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo và các cơ quan cử người đi học) và các đơn vị/cán bộ phụ trách công tác quản lý lưu học sinh ở nước ngoài (tại Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở các nước). Trong thời gian từ năm 2000-2007, Ban Điều hành Đề án 322 chịu trách nhiệm quản lý lưu học sinh Học bổng ngân sách nhà nước Việt Nam (Đề án 322, nguồn xử lý nợ với Nga (33 triệu USD) và các đề án của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Đề án Bộ Công Thương, Bộ Tư pháp) tại các nước. Từ khi Cục Đào tạo với nước ngoài được thành lập vào tháng 4/2008, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã giao cho Cục quản lý toàn bộ lưu học sinh tại nước ngoài, bao gồm cả lưu học sinh diện học bổng ngân sách nhà nước, học bổng Hiệp định, học bổng các nước và tổ chức quốc tế cấp và lưu học sinh diện du học tự túc. Việc quản lý lưu học sinh của Ban Điều hành Đề án 322 trước đây và Cục Đào tạo với nước ngoài hiện nay chủ yếu là quản lý số liệu lưu trữ về lưu học sinh từ khi lưu học sinh nhận quyết định trúng tuyển, cử đi học và cấp phát kinh phí trong quá trình học tập cho đến khi tốt nghiệp về nước. Bộ Giáo dục và Đào tạo hiện đang xây dựng và sẽ hoàn thiện dần hệ thống mạng thông tin điện tử để có thể quản lý lưu học sinh hiệu quả hơn. Năm 2009 Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành cuốn Cẩm nang dành cho lưu học sinh Việt Nam và đã đăng tải trên website để cung cấp thông tin và phổ biến, hướng dẫn các nội dung cần thiết cho lưu học sinh. Việc quản lý thực hiện trên nguyên tắc rõ ràng, công khai, sử dụng phương tiện thông tin hiện đại (có thể gửi báo cáo qua thư điện tử, bản scan, fax…) để giảm thời gian và chi phí, tăng hiệu quả và tốc độ xử lý công việc.
Đối với lưu học sinh diện học bổng Đề án 322 và các học bổng khác có cấp kinh phí từ ngân sách nhà nước, do được chuẩn bị khá chu đáo trước khi
58
đi du học như được phổ biến về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, các địa chỉ cần liên hệ và báo cáo với Bộ Giáo dục và Đào tạo, với cơ quan quản lý ở nước ngoài.., gắn trách nhiệm của lưu học sinh trong báo cáo thường kỳ với việc cấp phát các chế độ liên quan (sinh hoạt phí, học phí, BHYT,..) Bộ Giáo dục và Đào tạo luôn nắm được tình hình và kết quả học tập của lưu học sinh.
Riêng đối tượng lưu học sinh tự túc, do được đi du học theo nhiều kênh khác nhau, không được trang bị những kiến thức và yêu cầu trước khi đi học, nên hầu hết lưu học sinh tự túc không liên hệ với cơ quan quản lý tại nước ngoài cũng như Bộ Giáo dục và Đào tạo. Do vậy, hiện nay Bộ Giáo dục và Đào tạo đang có kế hoạch thu hút lưu học sinh diện này đăng ký vào hệ thống điện tử quản lý lưu học sinh Việt Nam học tập ở nước ngoài và xây dựng chính sách đi kèm để có thể nắm bắt, thu hút và quản lý được số lưu học sinh tự túc tự nguyện chấp hành các quy định của Nhà nước và về nước công tác.
Cơ quan quản lý lưu học sinh tại nước ngoài là phòng/bộ phận hoặc cán bộ quản lý lưu học sinh thuộc các Đại sứ quán Việt Nam ở các nước. Hiện nay, tuy số lưu học sinh được Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp học bổng đang học tập và nghiên cứu ở trên 40 nước, nhưng mới chỉ có phòng quản lý lưu học sinh thuộc Đại sứ quán Việt Nam tại Liên bang Nga và các cán bộ chuyên trách của Bộ Giáo dục và Đào tạo cử đi quản lý lưu học sinh tại Đức, Lào, Anh, Trung Quốc, Nhật Bản, Úc và sắp tới sẽ có thêm 01 cán bộ quản lý lưu học sinh tại Hoa Kỳ. Đối với các nước không có cán bộ thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện công tác quản lý lưu học sinh, Đại sứ quán Việt Nam tại nước đó phân công 01 cán bộ kiệm nhiệm theo dõi tình hình lưu học sinh. Đối với bộ phận/Phòng quản lý lưu học sinh thuộc Đại sứ quán có cán bộ của Bộ Giáo dục và Đào tạo thì việc phối hợp, trao đổi thông tin với Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện tốt. Những nơi chưa có cán bộ thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, vấn đề phối hợp công tác còn có những hạn chế nhất định.
59
Với quy mô khoảng trên 5.000 lưu học sinh thường xuyên có mặt ở nước ngoài, học tập theo học bổng ngân sách nhà nước và học bổng diện Hiệp định, việc cấp sinh hoạt phí, bảo hiểm y tế, thanh toán học phí và các loại phí khác cho lưu học sinh là công việc yêu cầu sự phục vụ rất lớn của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Phần lớn công việc tài chính được giải quyết theo từng lưu học sinh: chuyển học phí và các loại phí đến từng trường, chuyển sinh hoạt phí và bảo hiểm y tế đến tài khoản của từng lưu học sinh.
Trong các năm 2000-2005, học phí và sinh hoạt đối với lưu học sinh tại Liên bang Nga được Bộ Giáo dục và Đào tạo chuyển đến Đại sứ quán Việt Nam tại LB Nga, sau đó Đại sứ quán chuyển cho lưu học sinh, nhưng việc đó làm tăng việc sự vụ cho công việc chung của Đại sứ quán và cũng phức tạp đối với lưu học sinh. Do vậy, từ 2008, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã thực hiện chuyển kinh phí đến từng tài khoản của lưu học sinh và tài khoản các cơ sở đào tạo.
Mỗi năm có 100 lưu học sinh đi học tại Pháp theo Đề án 322 được Đại sứ quán Pháp cấp bảo hiểm xã hội và Tổ chức dịch vụ đại học Pháp (CNOUS) hỗ trợ việc quản lý lưu học sinh diện học bổng này. CNOUS nhận số tiền sinh hoạt phí của toàn bộ lưu học sinh đang học tại Pháp (có học bổng bảo hiểm xã hội của Pháp cấp) do Bộ Giáo dục và Đào tạo chuyển 6 tháng một lần và hàng tháng CNOUS thực hiện cấp sinh hoạt phí cho lưu học sinh Đề án 322.
Từ 2000 đến 2005, kinh phí của Đề án 322 được chuyển từ Bộ Tài chính đến Ngân hàng Ngoại thương theo định mức 500 triệu đồng mỗi lần, sau đó định mức tăng lên 1.000 triệu đồng mỗi lần. Bộ Giáo dục và Đào tạo phải thanh quyết toán từng đợt thì kinh phí mới được chuyển đợt tiếp theo. Vì thế xảy ra tình trạng có những thời điểm Bộ Giáo dục và Đào tạo không còn kinh phí để cấp cho lưu học sinh. Từ năm 2008, toàn bộ kinh phí cho việc đào tạo tại nước ngoài (theo Đề án 322) được chuyển sang Kho bạc Nhà nước nên đã giải quyết được tình trạng có lúc tạm thiếu kinh phí để chi cho lưu học sinh như đã nêu trên.
60
Từ tháng 02/2011 Nhà nước đã điều chỉnh tăng thêm 20% sinh hoạt phí cho lưu học sinh trên cơ sở mức giá cả sinh hoạt tăng, đồng đôla Mỹ bị giảm giá mạnh.
Về cơ bản, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã khắc phục được tình trạng cấp sinh hoạt phí chậm cho lưu học sinh. Tuy nhiên, do sự phức tạp và yêu cầu khắt khe khi thanh quyết toán tài chính nên việc chuyển sinh hoạt phí, học phí và các loại phí có những thời điểm còn gặp phải những khó khăn nhất định. Một số trường hợp chuyển sinh hoạt phí, học phí còn chậm là do việc báo cáo của lưu học sinh chưa kịp thời, hoặc cơ sở đào tạo nước ngoài thông báo yêu cầu thanh toán học phí chậm hoặc chưa chính xác.