3.2.5.1. Mục đích, ý nghĩa
Đây là một trong những công tác rất quan trọng mà trong những năm qua, Cục Đào tạo với nước ngoài hay Ban chỉ đạo các đề án trước đây được sự quan tâm và chỉ đạo sát sao của lãnh đạo cấp trên. Song đế hoản thiện bộ máy quản lý lưu học sinh cần phải cũng cố và hoàn thiện mạng lưới chỉ đạo từ trên xuống dưới. Công tác chỉ đạo phải được thường xuyên tiến hành không
91
chỉ đảm bảo chất lượng của hoạt động quản lý lưu học sinh mà còn tăng cường khả năng giám sát, kiểm tra của lãnh đạo cấp trên với hoạt động quản lý lưu học sinh.
Công tác chỉ đạo hoạt động yêu cầu phải thực hiện theo đúng quy trình từ khâu lập kế hoạch, hoạt động công tác, công tác quản lý tại chỗ, công tác tăng cường vào những lúc cao điểm, công tác thông tin, và công tác nghiên cứu các văn bản chính sách liên quan đến quản lý lưu học sinh. Tất cả những công tác đó đều với mục đích tăng khả năng chỉ đạo hoạt động. Giúp cho hoạt động quản lý lưu học sinh có chiều sâu và mang tính khoa học thực tiễn.
Tăng cường công tác chỉ đạo hoạt động quản lý cũng giúp việc phối hợp giữa các phòng ban trong Cục Đào tạo với nước ngoài nói riêng và các phòng ban liên quan trực thuộc Bộ khác, các Đại sứ quan, Tổ chức giáo dục Quốc tế hoạt động không bị ngắt quãng, liên tục. Thông qua công tác chỉ đạo, hoạt động khác trong khâu quản lý lưu học sinh như cấp phát chi trả học phí, bảo hiểm y tế và các khoản phí khác theo thông tư của Bộ Tài chính đã quy định. Đồng thời thông qua công tác chỉ đạo, các hoạt động liên quan đến quản lý lưu học sinh sẽ gắn liền với công tác kiểm tra, đánh giá, báo cáo.
3.2.5.2. Nội dung thực hiện
Công tác chỉ đạo hoạt động quản lý lưu học sinh một cách cụ thể và chi tiết. Đối với lãnh đạo cấp trên thông qua các báo cáo của Phòng Lưu học sinh, Cục Đào tạo với nước ngoài để đưa ra chỉ đạo công tác chỉ đạo trực tiếp hoặc bằng các văn bản chỉ đạo khác. Trong các văn bản chỉ đạo sẽ yêu cầu hoạt động quản lý lưu học sinh cần phải thực hiện
- Chỉ đạo công tác tuyển chọn;
- Chỉ đạo công tác lựa chọn quốc gia và cơ sở đào tạo cho người học; - Chỉ đạo công tác huy động, phân bổ và cấp phát kinh phí;
- Chỉ đạo công tác bồi dưỡng ngoại ngữ, chính trị cho LHS trước khi đi nước ngoài;
92
- Chỉ đạo hoạt động điều chỉnh kế hoạch hàng năm về đào tạo cán bộ tại cơ sở nước ngoài;
- Chỉ đạo hoạt động tiếp nhận và bố trí nơi làm việc cho sinh viên sau khi tốt nghiệp ra trường;
- Chỉ đạo công tác thông tin, truyền thông trong hoạt động quản lý lưu học sinh;
- Chỉ đạo hoạt động nghiên cứu chính sách, áp dụng các văn bản quy định liên quan đến hoạt động quản lý lưu học sinh;
- Chỉ đạo công tác kiểm tra, đánh giá và báo cáo thường niên.
3.2.5.3. Cách tiến hành
Thông báo các văn bản chính thức về việc sắp xếp xây dựng kế hoạch quản lý lưu học sinh. Kế hoạch phải phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị quản lý lưu học sinh – Cục Đào tạo với nước ngoài. Công tác lập kế hoạch phải đảm bảo thời gian quy định và nội dung đảm báo các bên tham gia.
Thông qua kế hoạch chỉ đạo về các hoạt động quản lý lưu học sinh, các phòng ban phối hợp để tăng cường hoạt động theo đúng công tác chỉ đạo đảm bảo tiến độ hoạt động của Phòng quản lý lưu học sinh và các phòng liên quan.
Tăng cường các hoạt động truyền thông thông tin để phổ biến công tác chỉ đạo mới của cấp trên cũng như phối hợp giữa các phòng ban.
Phổ biến các văn bản chính sách mới liên quan đến công tác chỉ đạo trực tiếp tới các phòng ban cũng như công tác phối hợp giữa các đơn vị trực thuộc trong Cục và Bộ Giáo dục và Đào tạo.
3.2.5.4. Điều kiện thực hiện
Cơ chế phối hợp giữa Lãnh đạo cấp trên, cũng như sự chỉ đạo sát sao của các Bộ, Ngành như Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Tài Chính, Bộ Ngoại giao….
Thông qua website thông tin của Cục Đào tạo với nước ngoài cũng như sử dụng phần mềm tác nghiệp để kịp thời phổ biến thông tin
93
Các chuyên viên, cán bộ liên quan đến hoạt động quản lý lưu học sinh thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện chỉ đạo hoạt động quản lý lưu học sinh để kịp thời giải quyết những khó khăn trong quá trình tiếp nhận chỉ đạo.