tác quản lý lưu học sinh
3.2.2.1. Mục đích, ý nghĩa
Hiện nay việc quản lý lưu học sinh đi học tại nước ngoài bằng NSNN chủ yếu vẫn dựa trên các quy định bất thành văn, chưa có một quy trình quản lý cụ thể mang tính pháp lý. Vấn đề đặt ra hiện nay là chúng ta phải nhanh chóng xây dựng được một hệ thống văn bản quy phạm để chuẩn hóa các quy định về quản lý. Đây chính là công cụ để đảm bảo cơ sở vững chắc cho việc thực thi và là yếu tốt để đảm bảo cho quá trình quản lý được vận hành, hoạt động đúng yêu cầu và đảm bảo hiệu quả tối ưu.
Thực tế cho thấy, việc xây dựng và hoàn thiện để ban hành các văn bản pháp quy cho phù hợp với tình hình thực tế và các yếu tố phát sinh trong quá trình thực hiện là công việc rất phức tạp. Đây chính là quy trình cần đảm bảo tính khả thi nhất, muốn vậy cần phải có sự thực nghiệm, đánh giá tổng kết tình hình và tổng hợp thành các quy định mang tính chỉ đạo chung. Chính vì vậy, đây là một khâu quan trọng cần được đầu tư xây dựng để làm tiền đề cho các hoạt động cụ thể của công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài bằng NSNN cũng như du học tự túc.
3.2.2.2. Nội dung thực hiện
Rà soát lại toàn bộ các văn bản hiện tại Cục Đào tạo với nước ngoài đang áp dụng để quản lý sinh viên du học như: Công tác lập kế hoạch, công tác tuyển sinh, công tác quản lý, công tác cấp phát tài chính… Trên cơ sở trưng cầu ý kiến của các Bộ, ngành, các cơ quan, các Vụ liên quan trong Bộ Giáo dục và Đào tạo và các trường ĐH trong nước để xây dựng một quy chế quản lý chung đối với công tác quản lý LHS nói chung và sinh viên du học nói riêng.
81
Phân định rõ quyền hạn, trách nhiệm của các Bộ, Ngành, địa phương và các cấp quản lý giáo dục nhằm đảm bảo điều kiện, tính chủ động cho ngành giáo dục và đào tạo các địa phương, cơ quan quản lý nhà nước định hướng xây dựng chỉ tiêu, cân đối ngành nghề đào tạo.
Xây dựng các văn bản hướng dẫn và quy định về hướng dẫn tuyển sinh, tổ chức quá trình đào tạo, sử dụng kinh phí, hướng dẫn việc phối hợp và các nguyên tắc thỏa thuận hợp tác với các cơ sở đào tạo nước ngoài.
Hoàn thiện quy định về báo cáo định kỳ học tập, xây dựng mẫu báo cáo cho các sinh viên đồng thời thiết lập quy chế báo cáo khoa học đối với các sinh viên đã tốt nghiệp nhằm kiểm tra được chất lượng học tập nghiên cứu của sinh viên trong quá trình học tập.
Tạo dựng hành lang pháp lý vững chắc để triển khai thuận lợi công tác quản lý nguồn tài chính cho đào tạo, trên cơ sở gập rút ban hành đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện các nội dung công việc, các chế độ thu – chi tài chính và thường xuyên rà soát, kịp thời bổ sung, sửa đổi hệ thống văn bản này cho phù hợp với thực tế, phù hợp với những biến đổi môi trường kinh tế – xã hội.
Hoàn thiện các quy định và chế tài về công tác khen thưởng sinh viên học thành có thành tích xuất sắc, hoàn thành nhiệm vụ học tập trước hạn và xử lý kỷ luật với những sinh viên vi phạm nghĩa vụ của LHS khi học tập ở NN, có chế tài xử lý bồi hoàn cụ thể.
Hoàn thiện các văn bản quy định về công tác tiếp nhận sinh viên tốt nghiệp về nước và phân công đơn vị công tác trên cơ sở nguyện vọng của sinh viên phù hợp với chủ trương chính sách của Nhà nước.
3.2.2.3. Cách tiến hành
Căn cứ Quyết định phê duyệt chức năng nhiệm vụ của Cục Đào tạo với nước ngoài, quy chế quản lý sinh viên ở nước ngoài, Thông tư liên tịch số 144 hướng dẫn cấp phát kinh phí cho các sinh viên đi học tại nước ngoài bằng
82
NSNN và chức năng nhiệm vụ của các phòng bàn trực thuộc Cục để xây dựng quy trình.
Xây dựng quy định về thủ tục đối với sinh viên từ quy trình tuyển sinh, quy trình trúng tuyển, quy trình chuyển trả học sinh sau khi kết thúc nhiệm vụ học tập vv…
Xây dựng tiêu chuẩn quy định đối với từng quy trình. Trong mỗi quy trình sẽ được phân rõ cấp bậc giải quyết để tăng tính trách nhiệm cho các chuyên viên ở từng vị trí
Quy định rõ chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Cục liên quan đến công tác quản lý lưu học sinh:
Bước 1: Văn phòng một cửa của Cục Đào tạo với nước ngoài thông báo tuyển sinh du học theo các chương trình học bổng khác nhau như Học bổng NSNN, học bổng theo Hiệp định, học bổng của nước ngoài khác dành cho học sinh Việt Nam.
Bước 2: Sau khi xem xét hồ sơ và có kết quả cuối cùng trong các kỳ tuyển sinh. Văn phòng một cửa của Cục Đào tạo với nước ngoài thông báo danh sách trúng tuyển và họp thông báo quy trình thực hiện các thủ tục nhập học và các thủ tục khác.
Bước 3: Học sinh trúng tuyển sau khi nhập học tại các nước sở tại phải đăng ký vào cơ sở dữ liệu lưu học sinh nước ngoài học tập tại Việt Nam để cập nhật thông tin.
Bước 4: Phòng Quản lý lưu học sinh phối hợp với Phòng Kế hoạch – tài chính để giải quyết các thủ tục liên quan đến cấp phát kinh phí cho lưu học sinh như: học phí, bảo hiểm y tế, bảng điểm kết quả học tập, báo cáo định kỳ.
Bước 5: Sau khi thực hiện nghĩa vụ học tập, lưu học sinh có trách nhiệm thông báo kết quả học tập theo quy trình hoặc chưa hoàn thành xong, lưu học sinh cũng phải xin gia hạn học tập.
83
Bước 6: Căn cứ vào giấy tờ của lưu học sinh sau khi về nước, phòng Lưu học sinh sẽ ra quyết chuyển trả về đơn vị trước khi lưu học sinh đi du học.
3.2.2.4. Điều kiện thực hiện
Phối hợp với các Bộ như: Bộ Tài chính, Bộ Ngoại giao, Bộ tư pháp và các đơn vị liên quan trong việc xây dựng hoàn thiện và ban hành các quy trình và tiêu chí chuẩn trong công tác quản lý.
Đề nghị các cán bộ làm công tác quản lý sinh viên du học, Phông công tác quản lý LHS, cán bộ kiêm nhiệm công tác quản lý LHS ở nước ngoài báo cáo về những thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện các văn bản pháp quy, các quy định hiện thời về công tác quản lý.
Công tác hoàn thiện các quy định và hệ thống các văn bản pháp quy là một công việc quan trọng và cấp thiết đối với công tác quản lý. Tuy nhiên, đây cũng là một công việc khó khăn đòi hỏi cần có sự khảo sát đánh giá đồng bộ, khoa học để có thể xây dựng được một hệ thống các quy định tối ưu và hiệu quả. Thực tế đòi hỏi cần có ngay các quy định chuẩn, tuy nhiên việc xây dựng lại cần có một thời gian và lộ trình hợp lý để đảm bảo các văn bản, quy định được thiết lập một cách khoa học, phù hợp với từng giai đoạn triển khai các Đề án đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao tại nước ngoài.