3.2.1. Hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy và cơ chế phối hợp trong công tác quản lý lưu học sinh
3.2.1.1. Mục đích, ý nghĩa
Công tác tổ chức có vai trò tạo ra môi trường điều chỉnh các quan hệ và cơ chế hoạt động của các tác nhân trên “ sân chơi”. Từ phân tích hiện trạng tổ chức bộ máy hiện nay, chúng ta thấy rằng trước đây chưa có sơ quan làm đầu mối thống nhất cho công tác quản lý đào tạo nhân lực trình độ cao.
Về phía Bộ Giáo dục và Đào tạo, công tác này liên quan đến nhiều đơn vị chức năng trong Bộ, như Vụ Kế hoạch tài chính, Phòng Kế toán – Văn phòng Bộ, Vụ Giáo dục đại học, Vụ Hợp tác Quốc tế, Ban Điều hành các Đề án Đào tạo ở nước ngoài. Vì vậy, để thống nhất tổ chức quản lý công tác đào tạo ngoài nước. Bộ Giáo dục và Đào tạo đã thành lập Cục Đào tạo với nước ngoài. Đây là cơ quan mới thành lập, vừa có quyết định phê duyết chức năng nhiệm vụ và cơ cấu gồm có các phòng ban và trung tâm trực thuộc bao gồm: Văn phòng Cục, Phòng Kế hoạch – Tài chính, Phòng Lưu học sinh, Phòng Quản lý Đề án, Phòng phát triển giáo dục quốc tế, Trung tâm tư vấn Giáo dục Quốc tế, Trung tâm Sinh viên Quốc tế, Trung tâm Hợp tác Chuyên gia và Kỹ thuật với nước ngoài, Phân viện Puskin. Tuy nhiên việc quy định rõ ràng chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cụ thể chưa được thực hiện. Do tầm quan trọng của công tác tổ chức, xin kiến nghị một số biện pháp cải tiến như sau:
- Phân định rõ chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban và cơ quan trực thuộc trong đó có bộ phận chuyên trách quản lý tài chính.
77
3.2.1.2. Nội dung thực hiện
- Rà soát lại toàn bộ cơ chế và bộ máy tổ chức đang làm các nhiệm vụ có liên quan đến công tác quản lý lưu học sinh.
- Kiến nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo chọn cử cán bộ chuyên trách về quản lý lưu học sinh cho từng nước.
- Xây dựng chức năng nhiệm vụ cụ thể của các Phòng, đơn vị chức năng của Cục Đào tạo với nước ngoài, trong đó xây dựng chức năng nhiệm vụ của Phòng Quản lý lưu học sinh như sau:
Phòng Quản lý lưu học sinh giúp Cục trưởng về phương hướng, xây dựng kế hoạch, biện pháp, quy chế quản lý lưu học sinh, thực hiện các quyết định liên quan đến quản lý lưu học sinh và tổ chức thực hiện công tác quản lý lưu học sinh như quản lý công tác tuyển chọn lưu học sinh, công tác lựa chọn quốc gia và cơ sở đào tạo cho lưu học sinh, công tác cấp phát kinh phí cũng như hoạt động bồi dưỡng ngoại ngữ, chính trị cho lưu học sinh trước khi gửi đi nước ngoài. Bên cạnh đó, phòng quản lý lưu học sinh còn phải thực hiện các hoạt động quản lý tình hình học tập của lưu học sinh ở nước ngoài, kế hoạch hoạt động điều chỉnh kế hoạch hàng năm về đào tạo cán bộ tại các cơ sở nước ngoài cũng như quản lý hoạt động tiếp nhận và bố trí nới làm việc cho lưu học sinh sau khi tốt nghiệp.
3.2.1.3. Cách tiến hành
a) Công tác xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm, các quy định, hướng dẫn thực hiện
- Giúp Cục trưởng trong việc xây dựng và ban hành các văn bản, quy chế, quy trình thực hiện về công tác quản lý lưu học sinh, quy trình phối hợp giữa phòng Lưu học sinh với các phòng khác như Phòng Kế hoạch – tài chính, Phòng quản lý Đề án, Phòng phát triển Giáo dục quốc tế và các phòng ban khác; Quy trình tuyển sinh, cấp phát kinh phí, chuyển trả lưu học sinh.
78
- Hướng dẫn, giám sát, đôn đôc các phòng chức năng của Cục, đơn vị sự nghiệp thuộc Cục thực hiện nghiêm túc, đúng quy định liên quan đến công tác này.
b) Công tác lập kế hoạch
- Tổ chức xây dựng kế hoạch quản lý lưu học sinh hàng năm của Cục, lập kế hoạch tuyển sinh, kế hoạch cấp phát kinh phí, kế hoạch chuyển trả sau khi lưu học sinh tốt nghiệp.
- Phối hợp với phòng Kế hoạch – Tài chính để lập kế hoạch phân bổ tài chính hàng năm
- Lập kế hoạch, phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý lưu học sinh cùng với phòng Kế hoạch – Tài chính cải tiến quản lý tài chính, cấp phát kinh phí hàng năm, nhiều năm
- Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các đơn vị trực thuộc về kế hoạch quản lý lưu học sinh trong công tác tuyển sinh, cấp phát tài chính và chuyển trả lưu học sinh.
c) Công tác quản lý lưu học sinh
- Thực hiện công tác quản lý lưu học sinh, công tác tuyển sinh, công tác cấp phát tài chính, công tác chuyển trả bố trí công việc theo đúng quy định của nhà nước.
- Thực hiện công tác quản lý lưu học sinh trong đó bao gồm cả công tác tuyển chọn cán bộ tham gia các đề án, công tác phối hợp với các tổ chức giáo dục, các trường học và điều chỉnh các hoạt động quản lý lưu học sinh.
- Tổ chức công tác kiểm tra nội bộ phòng quản lý lưu học sinh, giám sát và đôn đốc các đơn vị sự nghiệp của Cục thực hiện đúng quy định theo quy chế quản lý lưu học sinh hiện tại.
- Thực hiện chế độ báo cáo theo định kỳ, công tác phối hợp với các phòng ban khác như quyết toán, kiểm toán quy định, công tác cấp phát kinh phí. Tổ chức kiểm tra, xét duyệt, tổng hợp các báo cáo từ phòng Quản lý lưu học sinh và các phòng ban khác.
79
- Quản lý cập nhật số liệu lưu học sinh tuyển chọn, cấp phát kinh phí, chuyển trả cũng như giải quyết sự vụ. Triển khai sử dụng phần mềm tài chính kế toán.
d) Phối hợp với phòng Kế hoạch – Tài chính thực hiện công tác cấp phát kinh phí:
- Trên cơ sở số liệu của Phòng Lưu học sinh cung cấp, Phòng Kế hoạch - Tài chính lập dự toán chi theo đúng quy định của nhà nước, lập lệnh chi (giấy rút dự toán và lệnh chi của ngân hàng).
- Trên cơ sở theo dõi tình hình học tập của lưu học sinh, cấp phát kinh phí cho lưu học sinh theo quy trình
- Phòng quản lý lưu học sinh nhập cơ sở dữ liệu cấp phát từ phòng Kế hoạch – Tài chính để đối chiếu.
- Thực hiện các báo cáo liên quan đến công tác giữa hai phòng Quản lý lưu học sinh và Phòng Kế hoạch – Tài chính
e) Công tác khác
- Tổ chức, lập kế hoạch, thực hiện bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghề nghiệp chuyên môn cho cán bộ, nhân viên Phòng Quản lý lưu học sinh
- Hướng dẫn, phổ biến và thì hành kịp thời các chế độ và quy định mới về quản lý lưu học sinh
- Công tác khác, đột xuất được lãnh đạo Cục phân công
3.2.1.4 . Điều kiện thực hiện
- Cần có sự chỉ đạo, lãnh đạo của Chính phủ, sự hợp tác và phối hợp chặt chẽ giữa các Bộ, ngành
- Có phương pháp khoa học
- Có quy trình, tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá, khảo sát
- Đội ngũ chuyên gia, cán bộ giỏi, chuyên trách, có năng lực và phương tiện làm việc hiện đại, đánh giá thành thạo về chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời có phẩm chất tốt, trung thực khách quan.
80
Cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý lưu học sinh dự kiến Trưởng phòng, 2 phó phòng, 12 chuyên viên phụ trách các nước theo Đề án 322, Đề án 911, Hiệp định và Xử lý nợ. Học sinh tự túc.