KTV Công ty TNHH Kiểm toán Mỹ đã áp dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng sau:
2.2. Vận dụng kỹ thuật quan sát trong kiểm toán báo cáo tài chính tạiCông ty Công ty
Quan sát là kỹ thuật được vận dụng để đánh giá một thực trạng hay hoạt động của đơn vị được kiểm toán. Công ty TNHH Kiểm toán Mỹ sử dụng kỹ thuật quan sát khi tìm hiểu chung và đánh giá về HTKSNB của khách hàng.
Kiểm toán viên tiến hành quan sát trong quá trình khảo sát ban đầu để đánh giá sơ bộ về hoạt động của đơn vị khách hàng: quan sát hoạt động của các phòng ban, quan sát hoạt động tại phân xưởng sản xuất, hệ thống kế toán, cửa hàng, đại lý, quan sát thực trạng sử dụng và tình trạng của tài sản, quan sát các thủ tục kiểm soát được thực hiện tại đơn vị … Thông qua việc quan sát các bộ phận, phòng ban kết hợp phỏng vấn các đối tượng liên quan, KTV có hiểu biết ban đầu về cách thức tổ chức, hoạt động, sự phân cấp quản lý và hiệu quả hoạt động của bộ phận kiểm soát của đơn vị.
Kỹ thuật quan sát được áp dụng trong quá trình kiểm toán khoản mục HTK của Công ty ABC như sau:
Thứ nhất: Tìm hiểu về quá trình nhập hàng. Sau khi thực hiện phỏng vấn Kế toán trưởng, kế toán hàng tồn kho, nhân viên phòng vật tư về thủ tục mua hàng và nhập kho, kiểm toán viên thực hiện quan sát một số nghiệp vụ mua hàng và nhập kho tại đơn vị: có tờ trình của bộ phận mua hàng không, tờ trình có được Ban lãnh đạo phê duyệt không? Yêu cầu tham khảo thị trường để có múc giá hợp lý? Có cán bộ am hiểu về hàng hóa đánh giá khi mua và nhập kho không? (đánh giá tính chất lý hóa, đặc tính…); Có mở Thẻ kho, Sổ kho không?
Thứ hai: Tìm hiểu về quá trình xuất hàng. Quan sát nghiệp vụ xuất hàng có tờ trình, lệnh xuất không? Lệnh xuất có được lãnh đạo phê duyệt không?
Thứ ba: Quan sát quy trình luân chuyển chứng từ theo dõi HTK có tuân theo quy định Nhà nước không? Xem xét đơn vị có hồ sơ riêng đối với chứng từ HTK mà đơn vị tự thiết kế không?
Thứ tư: Quan sát quá trình bảo quản HTK. Xem xét quy trình bảo quản và bảo vệ hàng hóa, vật tư tại các kho tàng, bến bãi, đại lý…
Thứ năm: Hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán. Quan sát Công ty ABC có mở và lưu trữ sổ sách, chứng từ theo đúng quy định không? Có được đối chiếu thường xuyên giữa kế toán vật tư và thủ kho không? Có hệ thống Thẻ kho, Sổ kho không?
Qua quan sát, KTV đánh giá hoạt động kiểm soát của Công ty ABC đối với khoản mục HTK được thực hiện khá nghiêm túc, thủ tục luân chuyển chứng từ được áp dụng theo quy định Nhà nước và HTK được bảo quản đạt tiêu chuẩn.
Công ty XYZ là khách hàng năm đầu tiên của Công ty, do vậy để đảm bảo chất lượng kiểm toán, Công ty TNHH Kiểm toán chú trọng đến công tác tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng. Kỹ thuật quan sát là công cụ hữu hiệu, hỗ trợ KTV thực hiện bước công việc này.
Kết quả mà Công ty thu thập được trong quá trình tìm hiểu HTKSNB của Công ty XYZ được thể hiện qua Bảng 03
Bảng 03. Thông tin thu thập được qua quan sát Công ty XYZ
Năm tài chính: 2008
Nội dung công việc: Thu thập thông tin chung qua quan sát