- Thơng tin mua bán được lưu trữ tại trung tâm thanh tốn bù trừ ( một đơn vị của
4 3.1.1 Thành lập các kho bán hàng tại các thị trường trọng điểm để làm bàn đạp
4.3.2.2. Nâng cao chất lượng gạo để giành lấy thị phần gạo tiêu thụ của các quốc
phát triển ở Châu Phi.
Qua phân tích các loại gạo xuất khẩu của TCT qua Châu Phi thì gạo phẩm chất vẫn chiếm đa số, chiếm khoảng 65% trong tổng lượng gạo xuất khẩu qua Châu Phi của TCT. Điều này cho thấy các khách hàng trung gian mua gạo của TCT qua bán lại cho các nước giàu, nước cĩ nhu cầu tiêu thụ gạo cao cấp ở Châu Phi như Nam Phi, Nigêria.
Đây là hai nước cĩ nhu càu tiêu thụ gạo cao cấp rất lớn, đặc biệt là gạo đồ cao cấp. Riêng Nigêria hàng năm đã nhập khẩu ít nhất 1,6 triệu tấn gạo, cịn Nam Phi hàng năm nhập gần 1 triệu tấn. Như vậy khi tiến hành xuất khẩu trực tiếp, đặc biệt là thành lập các kho bán hàng và để giành được phân khúc thị trường tiêu thụ gạo cấp cao từ những nước này, thì Tổng cơng ty cần phải khơng ngừng nâng cao vả cải tiến chất lượng gạo của mình để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ gạo của các nước này.
Thực hiện :
- Hiện nay, qua quy trình thu mua ta thấy nếu mua lúa thì TCT sẽ làm thêm mấy cơng đoạn như phải sàng tạp chất, sàng tách đá và xay bĩc vỏ rồi mới chế biến lúa ra gạo nguyên liệu, rồi từ gạo nguyên liệu trải qua các quy trình chế biến nữa để ra gạo thành phẩm phù hợp với nhu cầu xuất khẩu. Cịn nếu mua gạo nguyên liệu thì TCT chỉ cần chế biến từ gạo nguyên liệu ra gạo thành phẩm, khơng phải bắt đầu từ chế biến lúa.
- Như vậy sẽ giảm được mấy cơng đoạn.
- Tuy nhiên nếu mua từ gạo nguyên liệu TCT sẽ khĩ kiểm sốt được chất lượng gạo xuất khẩu hơn, vì trong gạo nguyên liệu là sự trộn lẫn nhiều giống lúa với nhau. Vì vậy trong tương lai nếu muốn nâng cao chất lượng gạo xuất khẩu thì TCT nên đầu tư trang thiết bị để mua nguyên liệu là lúa để chế biến gạo xuất khẩu. TCT nên mua lúa trực tiếp của nơng dân thơng qua các xí nghiệp, tại các vùng trọng điểm. Đồng thời nên niêm yết giá mua từng thời điểm để người dân cĩ thể tham khảo và quyết định việc bán lúa của mình. Hoặc thành lập các tổ thu mua lưu động trực tiếp mua lúa tại rẫy của nơng dân trong thời gian thu hoạch rộ để .đưa về kho phơi, sấy. Xây dựng những vệ tinh là các doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã cĩ chức năng xay xát lúa gạo thuộc TCT đứng ra thu mua lúa trong nơng dân.
- Ở cơng đoạn nhập nguyên liệu cần chú ý trang bị phương tiện sàng tách tạp chất và máy sấy để đảm bảo lúa đạt tiêu chuẩn về độ ẩm và độ sạch trước khi xay chà sẽ giảm thiểu được tỷ lệ gạo gãy trong quá trình xay xát.
- Tiến hành chế biến lúa ra gạo lức tại các vùng lúa, rồi sau đĩ vận chuyển về các nhà máy để chế biến gạo xuất khẩu. Vì như thế sẽ làm cho gạo lức nguội đi trước khi đưa vào cơng đoạn bốc cám và đánh bĩng (gạo lức bị nĩng và giịn hơn do ma sát khi bốc trấu), sẽ hạn chế được tỷ lệ gạo gãy và độ gãy nát của hạt gạo, gạo thứ phẩm, giảm hao hụt và tăng tỷ lệ thu hồi chính phẩm, do đĩ chất lượng gạo sẽ nâng cao hơn so với trường hợp xay xát thẳng từ lúa ra gạo trắng trên một qui trình liên hồn. Hoặc trong trường hợp nhà máy chế biến gạo xuất khẩu của TCT đã gần các vùng lúa thì sau hi chế biến lúa ra gạo lức nên để cho gạo lức nguội'rồi mới tiếp tục qui trình chế biến gạo thành phẩm.
Kết quả:
- Gạo thu được là gạo chất lượng cao, nên cĩ thể đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ gạo của các quốc gia Châu Phi phát triển như Nigêria, Nam Phi . . .từ đĩ làm cho các nước phát triển ở Châu phi cĩ nhu cầu tiêu thụ gạo cao cấp chuyển sang dùng gạo của TCT nhiều hơn, từ đĩ giúp cho các kho đặt tại Châu Phi bán được nhiều hàng hơn.
- Giúp Tổng Cơng.Ty nâng cao được chất lượng hạt gạo và cĩ thể xây dựng thương hiệu gạo phẩm chất cao.
- Giúp TCT thu về được nhiều ngoại tệ hơn do bán gạo chất lượng cao vì giá gạo chất lượng cao luơn cao hơn nhiều so với gạo phẩm chất thấp.
4.3.3. Giải pháp về cơng nghệ
Cải tiến cơng nghệ để sản xuất gạo đồ.
Hiện nay, các nước Châu Phi cĩ nhu cầu tiêu thụ gạo gần 8 triệu tấn/năm, nhưng phần lớn gạo tiêu thụ là gạo đồ. Các nước giàu như Nam Phi, Nigêria thì dùng gạo đồ phẩm chất cao, cịn các nước nghèo ở Châu Phi thì dùng gạo đồ cĩ phẩm chất thấp và trung bình. Tuy nhiên, hiện nay TCT vẫn chưa cĩ nhà máy sản xuất gạo đồ. Nên phần lớn các nước Châu Phi đều nhập gạo đồ từ Thái Lan và An Độ. Vì vậy nếu muốn đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu sang Châu Phi thì Tổng cơng ty cần phải đầu tư đổi mới cơng nghệ để sản xuất gạo đồ.
Gạo đồ là loại gạo thu được từ lúa được ngâm nước nĩng hoặc sấy trong hơi nước rồi phơi khơ sau đĩ mới gia cơng chế biến qua các cơng đoạn chế biến khác như xay, xát, đánh bĩng . . . Vì vậy để chế biến được gạo đồ Tổng cơng ty khơng thể sử dụng cơng nghệ chế biến gạo trắng mà phải đầu tư, xây dựng nhà máy chế biến gạo đồ.
Từ thực trạng về cơng nghệ, ta cần cĩ những cách thực hiện sau:
+ Xác định vị trí để đặt nhà máy. Sao cho gần các vựa lúa lớn để đảm bảo rằng lúa sau khi thu hoạch sẽ được thu mua và chuyển tới nhà máy để chế biến trong thời gian nhanh nhất và khoảng cách gần nhất. Vì như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển lúa từ nơi thu mua đến nhà máy và đảm bảo được lúa vẫn cịn giữ được đầy đủ thành phần chất dinh dưỡng chưa bị mộc mầm.
+ Dự trù kinh phí để xây dừng nhà máy sản xuất gạo đồ. Dự trù tính tốn doanh thu, chi phí và lợi nhuận để biết được sau khoảng thời gian bao lâu thì cĩ thể khấu hao hết giá trị của nhà máy.
+ Sàng lọc các giống lúa trong khâu thu mua, vì hiện nay các thương lái thu mua thường trộn lẫn nhiều giống lúa lại với nhau làm cho chất lượng gạo luơn thấp. Vì vậy khi đã cĩ nhà máy sản xuất gạo đồ, Tổng cơng ty cần phải phân loại các giống lúa khác nhau trong khâu thu mua, vì khi chế biến giống lúa tốt sẽ cho gạo đồ phẩm chất cao, giống lúa xấu sẽ cho gạo đồ phẩm chất thấp.
+ Thường xuyên kiểm tra và bảo trì sự vận hành của nhà máy để đảm bảo hoạt động đúng cơng suất và chất lượng.
Sau khi thực hiện những bước trên, ta cĩ kết quả:
+ Hoạt động xuất khẩu sang Châu Phi được cải tiến rõ rệt. Vì sẽ cĩ nhiều đơn đặt hàng từ các nước Châu Phi. Trước đây khi nhập khẩu gạo đồ thì các nước Châu Phi chủ yếu nhập từ Thái Lan (gần như một mình một chợ gạo đồ), nhưng khi Tổng cơng ty đã cĩ thể sản xuất được gạo đồ thì nhiều nước Châu Phi sẽ chuyển qua nhập gạo của Tổng cơng ty nhiều vì gạo của Tổng cơng ty luơn phù hợp với nhu cầu tiêu thụ gạo của Châu Phi, bên cạnh đĩ là do mối quan hệ giữa Chính phủ Việt Nam và các nước Châu Phi rất tốt.
+ Thu được lợi nhuận nhiều hơn vì giá gạo đồ luơn cao hơn giá của gạo trắng. + Đảm bảo được chất lượng gạo tốt hơn. Vì gạo đồ được chế biến trực tiếp từ lúa tươi, khơng phải lúa khơ nên sẽ hạn chế được việc trộn lẫn nhiều giống lúa và sự phơi tự phát từ người nơng dân.
4.3.4. Giải pháp về nguồn nhân lực
4.3.4.1.Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Hiện nay mặc dù Tổng cơng ty đã cĩ đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và giỏi ngoại ngữ, thế nhưng phấn lớn các nhân viên chỉ giỏi ngoại ngữ tiếng Anh, cịn tiếng Pháp và tiếng A Rập thì rất hạn chế. Vì vậy muốn cĩ thể đẩy mạnh xuất khẩu trực tiếp sang Châu Phi thì cần phải nâng cao khả năng ngoại ngữ tiếng Anh, Pháp và Ả Rập cho
nhân viên. Bên cạnh đĩ, TCT cần phải chú trọng đến các trường hợp đào tạo dài hạn ở nước ngồi như ở Anh, Pháp, để giúp cho nhân viên sau khi đào tạo cĩ thể hiểu được sâu sắc văn hĩa tập quán cũng như ngoại ngữ ở các quốc gia này. Bên cạnh đĩ TCT cũng nên chú trọng vào hoạt động tuyển dụng để tìm ra được những nhơm viên giỏi, năng động, cĩ tinh thần cầu tiến và chịu làm việc xa nhà, để đào tạo những nhân viên này sang các nước Châu Phi làm việc hoặc thay thế vị trí cho các nhân viên được đi đào tạo dài hạn ở nước ngồi hoặc được cử qua Châu phi làm việc.
Để khắc phục tình trạng trên, TCT cần phải:
+ Đối với đào tạo ngắn hạn: cử nhân viên, đặc biệt là nhân viên phịng xuất nhập
khẩu (nếu TCT mở rộng phịng kinh doanh) tham gia các khĩa học tiếng Pháp,
tiếng Anh cao cấp và tiếng A Rập, để đảm bảo rằng mọi nhân viên phịng xuất nhập khẩu đều giỏi ngoại ngữ, đều cĩ thể trực tiếp giao dịch và kí kết các hợp đồng, tránh những hiểu lầm đáng tiếc do khơng thơng thạo ngoại ngữ, dẫn đến việc khơng nắm bắt đầy đủ các thơng tin về hợp đồng. Ngồi ra, cần chú ý đào tạo và nâng cao nghiệp vụ, chú ý nâng cao các kĩ năng về ngoại thương, các kiến thức kinh doanh, cơ chế thị trường, hội nhập, nghiệp vụ marketing, tin học, khả năng đàm phán, thu thập và xử lí thơng tin.
+ Đối với đào tạo dài hạn: cử những nhân viên thật ưu tú xuất sắc, năng động, cĩ tinh thần cầu tiến, ham học hỏi, tham gia các khĩa học dài hạn ở nước ngồi như học thạc sĩ, tiến sĩ. Vì những nhân viên này, sau khi được đào tạo, sẽ trở thành những nhân viên giỏi nghiệp vụ, giỏi chuyên mơn và giỏi ngoại ngữ, từ đĩ sẽ đưa những điều hay, mới mẻ và tiên tiến ở nước ngồi, áp dụng một cách linh hoạt và hiệu quả vào việc điều hành quản lí, hoạch định chiến lược cho Tổng cơng ty.
+ Đối với hoạt động tuyển dụng: cũng nên tiến hành tuyển dụng thường xuyên, để tìm được những nhân viên trẻ, năng động, xuất sắc, giỏi chuyên mơn, giỏi nghiệp vụ, và ngoại ngữ. Đồng thời, để lắp những vị trí trống của các nhân viên được cử đi đào tạo. Từ những bước thưc hiện trên, TCT thu được kết quả:
+ Cĩ được đội ngũ nhân viên giỏi, thơng thạo ngoại ngữ, giỏi nghiệp vụ, giỏi kĩ năng đàm phán và kí kết hợp đồng xuất nhập khẩu. Tạo nên một mơi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp và luơn khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên.
+ Cĩ được đội ngũ nhân viên năng động, giỏi giang, cĩ khả năng và trình độ quản lý và giải quyết mọi tình huống tốt.
Tuy nhiên cũng tồn tại những khĩ khăn: Tốn kém về chi phí, nếu những nhân viên sau khi tham gia các khĩa đào tạo ngắn hạn khơng cải thiện trình độ sinh ngữ và những nhân viên tham gia khĩa học dài hạn ở nước ngồi, trở về điều hành quản lý khơng như mong muốn, hoặc cho đi đào tạo khơng trở về TCT làm việc.
Để khắc phụ tình trạng trên, TCT cần thường xuyên tổ chức kiểm tra và tổ chức các cuộc thi nhằm khuyến khích
nhân viên phát triển trình độ sinh ngữ và kĩ năng nghiệp vụ của mình.
+ Khuyến khích bằng cách phát động phong trào, giao tiếp hàng ngày với nhau bằng ngoại ngữ cho nhân viên phịng xuất nhập khẩu. Đồng thời, nếu cĩ thể tổ chức thành lập một câu lạc bộ hay một diễn đàn tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Ả Rập để cho tất cả các nhân viên tham gia, giao lưu vào những ngày cuối tuần hoặc những lúc rãnh rỗi.
+ Đối với những trường .hợp đào tạo dài hạn thì phải bắt nhân viên được đưa đi đào tạo kí kết hợp đồng cam kết làm việc lâu dài với TCT sau khi hồn thành khĩa học, nếu vi phạm hợp đồng sẽ bị phạt gấp 5 lần tiền chi phí cho nhân viên đĩ đi đào tạo.
Ngồi ra nếu sau khi đi đào tạo ở nước ngồi về mà nhân viên đĩ khơng cĩ đĩng gĩp gì tích cực cho cơng ty thì sẽ phải bồi thường 70% tổng chi phí cho đi đào tạo ở nước ngồi.
4.3.4.2. Cơ cấu lại bộ phận nhân lực cho phù hợp hơn.
Hiện nay với quy mơ lớn và cĩ kinh nghiệm xuất khẩu như Tổng cơng ty, thì cơ cấu tổ chức phịng kinh doanh hiện tại cịn khá nhỏ và đơn giản, chỉ cĩ 17 nhân viên đảm nhiệm chức năng nhiệm vụ như sau:
+ Một trưởng phịng: điều hành quản lý tất cả mọi hoạt động của phịng, đặc biệt quản lý, giám sát cơng việc của tổ nội địa và tổ nghiệp vụ.
+ Một phĩ phịng: điều hành quản lý mọi hoạt động của tổ xuất nhập khẩu. Đặc biệt tham gia đàm phán và kí kết các hợp đồng xuất khẩu.
+ Một phĩ phịng và một nhân viên làm bên tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm: kiểm tra, giám định hàng hĩa trước khi mời giám định kiểm định chất lượng hàng hĩa. Nhằm đảm bảo cho chất lượng hàng hĩa phù hợp với chất lượng qui định xuất khẩu.
+ Tổ nội địa và tổ nghiệp vụ: gồm 9 nhân viên, làm các thủ tục trong nước để phục vụ cho các hoạt động xuất nhập khẩu như làm chứng từ, làm thủ tục hải quan,
+ Tổ xuất nhập khẩu: chỉ gồm cĩ 4 nhân viên, cĩ nhiệm vụ liên hệ trực tiếp với khách hàng nước ngồi và trực tiếp đàm phán, theo dõi, thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu. Trong 4 nhân viên đĩ mỗi nhân viên sẽ giữ nhiệm vụ kiểm sốt một thị trường khác nhau. Vì vậy thực tế cho thấy với qui mơ lớn và xuất khẩu hầu hết đến các thị trường như TCT mà bộ phận xuất khẩu chỉ cĩ 4 nhân viên là thật sự ít. Như vậy sẽ làm cho một nhân viên đảm nhiệm quá nhiều cơng việc, nên sẽ tạo nhiều áp lực cho nhân viên khi làm việc. Ngồi ra trong thời gian tới, khi TCT xuất khẩu trực tiếp sang Châu Phi thì cần phải cĩ những nhân viên đảm nhiệm chuyên sâu bên thị trường này.
Do đố TCT cần phải tăng số lượng nhân viên làm việc bên tổ xuất nhập khẩu, để giúp cho lượng cơng việc ở mỗi thị trường được giảm đi do cĩ sự chia sẽ cơng việc giữa các nhân viên, giúp cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn, vì khơng phải chịu nhiều áp lực do quá nhiều việc. Đặc biệt bên mảng thị trường Châu Phi, một thị trường mới nếu trong thời gian tới TCT xuất khẩu trực tiếp sang thị trường này, thì cần phải cĩ những nhân viên giỏi nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ như tiếng Pháp, A Rập, để trực tiếp nghiên cứu theo dõi và phát triển thị trường này. Đặc biệt quản lý sự hoạt động của các kho bán hàng đặt tại các thị trường trọng điểm của Châu Phi.
Do vậy, để tăng số lượng nhân viên tổ xuất nhập khẩu cĩ 2 cách:
- Cách 1 : Chuyển nhân viên giỏi về xuất nhập khẩu và ngoại ngữ ở các phịng ban khác qua vì TCT là cơng ty xuất khẩu nên hầu hết các nhân viên đều biết về xuất nhập khẩu và ngoại ngữ.
- Cách 2: Tuyển thêm nhân viên mới. Các nhân viên này phải năng động, ham học hỏi, giỏi về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, đặc .biệt giỏi về ngoại ngữ như Anh, Pháp, Ả Rập để cĩ thể làm việc tốt, đặc biệt là phát triển thị trường Châu Phi.
Từ đĩ thu được kết quả:
+ Hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng cơng ty được tiến hành nhanh chĩng và hồn thiện hơn bởi cĩ sự đĩng gĩp và chia sẽ cửa nhiều nhân viên với nhau.
