II. Phân loại theo kỳ hạn
c) Quy định mức phán quyết tíndụng đối với từng chức danh
2.2.2.2.2. Các cơng việc kiểm sốt nội bộ chủ yếu trong cho vay
Tiếp nhận và lập đề xuất giải ngân Bộ phận QHKH
Hồ sơ giải ngân chưa đầy đủ
Cán bộ QHKH chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ giải ngân ( hĩa đơn, chứng từ giải ngân, hợp đồng kinh tế…)
Cho vay trùng lắp hĩa đơn chứng từ
Cán bộ QHKH thực hiện đánh dấu trên các hĩa đơn, chứng từ giải ngân gốc của khách hàng bằng các hình thức: đĩng dấu phát vay, ký… Trình duyệt giải ngân Bộ phận QTTD Chưa cĩ sự kiểm sốt lại trước khi phê duyệt
Bộ phận Quản trị tín dụng chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ giải ngân, hạn mức tín dụng của khách hàng, các điều kiện giải ngân được quy định trong hợp đồng tín dụng, Quyết định phê duyệt tín dụng, thẩm quyền và chữ ký của cán bộ đề xuất và phê duyệt đề xuất giải ngân.
Trường hợp thiếu chứng từ giải ngân và/hoặc chưa đủ điều kiện giải ngân, Cán bộ QTTD trao đổi ngay với Cán bộ QHKH để hồn thiện hồ sơ.
Phê duyệt giải ngân
Bộ phận QTTD
Giải ngân chưa được cấp cĩ
Cấp cĩ thẩm quyền
thẩm quyền phê duyệt
được quy định tại Quy định số 0595/QĐ- QLRR của Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thừa Thiên Huế
Thực hiện giải ngân và lưu giữ hồ sơ Bộ phận DVKH Các chứng từ làm căn cứ giải ngân khơng đầy đủ, khơng đảm bảo cơ sở pháp lý
Giải ngân khơng đúng số tiền
Quá trình giải ngân được thực hiện căn cứ trên Đề xuất giải ngân đã được cấp cĩ thẩm quyền phê duyệt
Bộ phận DVKH thực hiện giải ngân căn cứ vào các chứng từ giải ngân (Đề xuất giải ngân, hồ sơ đề nghị giải ngân…)
Bộ phận QTTD
Sai sĩt khi nhập dữ liệu vào hệ thống SIBS
Các thơng tin của khách hàng sau khi Cán bộ QTTD nhập vào hệ thống SIBS sẽ được Trưởng phịng QTTD kiểm tra, rà sốt lại trên hệ thống ngân hàng tích hợp SIBS
2.2.2.2.3. Ví dụ minh họa
Ngày 04/04/2010, ơng Nguyễn Văn A đề nghị giải ngân số tiền 245.670.000đ để trả tiền mua xe máy
Bộ phận QHKH tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra mục đích, điều kiện giải ngân, kiểm tra nội dung, tính chất của hồ sơ giải ngân (tính hợp pháp, hợp lệ của hố đơn chứng từ giải ngân, hợp đồng kinh tế, …).Hồ sơ giải ngân của khách hàng bao gồm:
Đề nghị giải ngân
Hĩa đơn, giấy giao nhận hàng Bảng kê chi tiết sử dụng tiền mặt
Sau khi kiểm tra hồ sơ giải ngân của khách hàng, cán bộ QHKH lập Đề xuất giải ngân (Phụ lục 12). Đề xuất giải ngân cùng với Hồ sơ đề nghị giải ngân của khách hàng
Bộ phận QTTD kiểm tra tính đầy đủ của Hồ sơ giải ngân, cĩ ý kiến trên Đề xuất giải ngân trình Giám đốc phê duyệt.
Căn cứ vào Đề xuất giải ngân đã được Giám đốc Chi nhánh phê duyệt và Hợp đồng tín dụng ngắn hạn hạn mức được kí kết giữa chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển TTHuế với Doanh nghiệp tư nhân ABC, Cán bộ QHKH soạn thảo Hợp đồng tín dụng ngắn hạn cụ thể (Phụ lục 13) với số tiền vay là 245.670.000đ.
Nhận xét: Quá trình tiếp nhận hờ sơ và tiến hành giải ngân đới với Doanh nghiệp tư nhân ABC hoàn toàn phù hợp với các quy định hiện hành của BIDV, khách hàng cung cấp đầy đủ các chứng từ làm căn cứ giải ngân như hóa đơn, giấy giao nhận hàng, bảng kê chi tiết tiền mặt… Đồng thời việc giải ngân đã được cấp cĩ thẩm quyền phê duyệt, ký kiểm sốt trên Đề xuất giải ngân và Hợp đồng tíndụng ngắn hạn cụ thể.