II. Giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch
5.3.1.Báo cáo của xí nghiệp về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất
5. Triển khai kế hoạch theo dõi, đánh giá tại công ty Cổ phần Đại La
5.3.1.Báo cáo của xí nghiệp về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất
Báo cáo là yêu cầu không thể thiếu trong việc phối hợp hoạt động giữa các chức năng, các cấp trong doanh nghiệp. Tuy nhiên trong các báo cáo của công ty vẫn chưa thể hiện hết vai trò cung cấp thông tin và là một hình thức đánh giá của người báo cáo.
Khương Thị Tú Anh Lớp Kế hoạch 46B
Mốc Mục tiêu Thời gian Kết quả Hoạt động Ngân sách Đầu ra Yếu tố khách quan
Trong báo cáo số liệu phải ghi rõ tình trạng ban đầu của các chỉ số (thường là số liệu của cuối của các kỳ trước), kết quả thực hiện trong thời gian tương ứng trong kỳ trước (nếu cần thiết có thể lấy số liệu tương ứng của nhiều kỳ trước đó), nêu ra các hoạt động cải tiến, các hoạt động chưa triển khai kịp tiến độ, ảnh hưởng của sự tăng giá hay thay đổi chính sách… Đó là những thông tin cơ bản cần thiết để thực hiện đánh giá vì đánh giá cần phải so sánh chênh lệch và tìm ra nguyên nhân của sự chênh lệch đó, từ đó đề xuất điều chỉnh hoạt động, thêm hoạt động mới, tăng cường nhân lực, vật lực, tài lực tại những điểm mấu chốt nào.(Xem phụ lục 4).
Ví dụ: Báo cáo của xí nghiệp 1 trong tháng sản xuất vượt mức kế hoạch nhưng tỷ lệ phế phẩm lại cao:
- Các chỉ tiêu về lượng gạch mộc, sản lượng gạch sản xuất đã hoàn thành vượt mức kế hoạch 10%. Đây là mức có thể chấp nhận được trong giới hạn về công suất.
- Nguyên nhân để có thể hoàn thành tốt kế hoạch là đảm bảo duy trì công suất hoạt động của máy móc, bố trí nhân công hợp lý, lao động làm việc với năng suất cao.
- Các chỉ tiêu đạt kế hoạch thấp là: Tỷ lệ phế phẩm cao vượt mức kế hoạch 21%. Đây là tỷ lệ lớn cần phải khắc phục.
- Nguyên nhân của việc không hoàn thành kế hoạch là do đất không đạt tiêu chuẩn dẫn tới gạch mộc không đảm bảo chất lượng, máy nhào đùn gặp gặp trục trặc kĩ thuật và được phát hiện muộn.
- Xí nghiệp đã thực hiện biện pháp, hành động để khắc phục sự cố, đảm bảo sản xuất là: Bảo dưỡng, sửa chữa máy móc khi có sự cố, thông báo và kiểm tra lại chất lượng đất, cung ứng nước kịp thời cho sản xuất .
- Đề xuất của xí nghiệp là công ty đầu tư thay thế cho xí nghiệp bộ phận trục quay và nén ở máy nhào đùn liên hợp, công ty kiểm tra lại chất lượng đất sản xuất và có biện pháp xử lý.
Chênh lệch giữa thực tế và mục tiêu doanh nghiệp đặt ra có thể được phân tích ở một số khía cạnh như: Sản lượng sản xuất, số lượng bán và doanh thu bán, dựa trên các chi phí tương ứng...Tuy nhiên đây chỉ là những đánh giá mang tính chất ngắn hạn do đó đánh giá những sai lệch này không nhằm mục đích qui trách nhiệm mà chỉ nhằm mục đích xem xét các hoạt động trong một tổng thể, từ đó đánh giá tính hợp lý và có những điều chỉnh kịp thời.