II. Thực trạng công tác kế hoạch hóa trong công ty cổ phần Đại La
3.Phương pháp lập kế hoạch sản xuất
3.1. Căn cứ lập kế hoạch sản xuất
3.1.1. Căn cứ vào khả năng của doanh nghiệp
Căn cứ vào chính sách của công ty như: Chính sách đầu tư, chính sách huy động vốn, chính sách thay đổi cơ cấu tổ chức…Những chính sách này có thể ảnh hưởng tới năng lực quản lý, nguồn nhân sự, tài sản cố định, nhu cầu phát triển sản xuất để tăng khả năng thanh toán…do đó cũng ảnh hưởng trực tiếp tới mục tiêu sản xuất cho năm kế hoạch.
Căn cứ vào tình hình sản xuất của các mặt hàng năm vừa qua. Đây là căn cứ được xem xét đầu tiên trong việc lập kế hoạch. Từng loại sản phẩm sẽ được thống kê, tập hợp lại từng ngày, tuần, tháng ở từng tổ, xí nghiệp về các chỉ tiêu như số lượng, phẩm cấp sản phẩm, doanh thu, và sẽ được báo cáo lên công ty theo từng quí. Phòng KHTH sẽ có trách nhiệm lưu giữ và tổng hợp những con số thống kê này. Thường thì 6 tháng, phòng KHTH sẽ lập một bản báo cáo về tình hình thực hiện kế hoạch, nếu quá xa với chỉ tiêu kế hoạch thì có thể lập lại mục tiêu kế hoạch cho cả năm. Nhưng việc quan trọng hơn là phân tích nguyên nhân và ý nghĩa của các con số. Kết quả sản xuất từng loại sản phẩm của doanh nghiệp một phần thể hiện năng lực sản xuất thực tế của các xí nghiệp (lao động, công suất thiết kế của máy móc thiết bị) nhưng cũng có thể là do nhu cầu của thị trường.
Căn cứ vào công suất của dây chuyền sản xuất. Vì thực tế chính công suất của máy móc là yếu tố chính quyết định đến số lượng sản phẩm sản xuất ra. Con người chỉ có chức năng làm tối đa hay tối thiểu quá trình đó.
3.1.2. Căn cứ từ các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp
Căn cứ vào sự biến động giá cả thị trường. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng để xác định chi phí và doanh thu. Mức tăng doanh thu hay tốc độ tăng trưởng của lợi nhuận ít nhất phải bằng với lạm phát thì mới đảm bảo tăng trưởng bền vững và có cơ hội mở rộng sản xuất trong tương lai, đảm bảo thu nhập cho người lao động.
Căn cứ vào thị trường bao gồm sự tăng trưởng của thị trường, nhu cầu… là một yếu tố quan trọng đặc biệt trong phát triển sản phẩm mới.
3.2. Phương pháp xác định chỉ tiêu kế hoạch
Trong bản kế hoạch sản xuất, công ty cổ phần Đại La xác định các chỉ tiêu kế hoạch là: Định mức nguyên vật liệu, định mức các sản phẩm sản xuất, tổng sản phẩm qui đổi, doanh thu…Các chỉ tiêu được cụ thể cho từng xí nghiệp, từng quí và theo phẩm cấp sản phẩm.
Nhu cầu của thị trường có sự khác nhau đối với từng loại sản phẩm của công ty và có thể chia làm hai nhóm sản phẩm chính là: Nhóm sản phẩm cơ bản - sản xuất theo khả năng và định mức; Nhóm sản phẩm linh động - sản xuất theo nhu cầu. Theo đó phương pháp lập kế hoạch cho từng nhóm sản phẩm cũng có sự khác biệt.
3.2.1. Xây dựng kế hoạch cho từng sản phẩm cụ thể
Để xây dựng kế hoạch sản xuất tổng thể trước hết công ty xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch cho từng sản phẩm cụ thể.
3.2.1.1. Đối với nhóm sản phẩm cơ bản
Các sản phẩm cơ bản của công ty bao gồm: Các sản phẩm gạch 2 lỗ, gạch đặc, gạch 4 lỗ ngang, ngói các loại. Đây là những sản phẩm công ty lựa chọn hình thức sản xuất hàng loạt dựa trên khả năng về công suất máy móc.
Thường sẽ chọn định mức sản xuất cố định, sản phẩm được lưu kho và chỉ bán khi đạt được mức thỏa thuận giá cả hợp lý.
Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch dựa trên phương pháp cân đối: Giữa công suất của dây chuyền công nghệ và các yếu tố nguyên vật liệu đầu vào, giữa kết quả sản xuất của năm hiện hành và khả năng phát triển của năm kế hoạch.
Do dây chuyền lò nung tuynel hoạt động liên tục 24/24 nên luôn cần có nguyên liệu phục vụ cho quá trình đốt cháy tạo năng lượng. Công suất của lò nung sấy phụ thuộc rất lớn vào nguyên liệu cung ứng và nhân công duy trì vận hành dây chuyền. Nên trước hết sẽ xác định mức cung nguyên liệu/ ngày dựa vào kết quả thống kê của các năm trước đó, sau đó xác định công suất dựa vào mức tiêu hao nguyên vật liệu và công suất thiết kế (công suất thực tế thường nhỏ hơn công suất thiết kế). Sau đó xác định lượng sản phẩm qui đổi sẽ tạo ra ứng với mỗi mức công suất khác nhau. Tổng hợp lại sẽ đựơc một con số. Con số này sẽ được cân đối với con số thực hiện năm trước, bằng cách điều chỉnh số liệu thống kê kỳ trước với tốc độ tăng trưởng dự tính (khoảng 5%) ta sẽ được con số kế hoạch.
3.2.1.2. Đối với nhóm sản phẩm linh động
Nhóm sản phẩm linh động bao gồm: Các sản phẩm gạch 6 lỗ, gạch tuynel cao cấp, gạch lát. Đây là những sản phẩm bị chi phối nhiều bởi thị trường, do đó trong công tác lập kế hoạch cũng có chú ý nhiều hơn tới vấn đề này. Việc xây dựng các chỉ tiêu chủ yếu dựa vào các đơn hàng và cân đối với khả năng đáp ứng của doanh nghiệp.
Phòng KHTH tổng hợp các đơn hàng và những phản hồi từ khách hàng để dự báo nhu cầu cho kỳ kế hoạch. Có thể dựa vào những thông tin khác như khả năng tham gia đấu thầu và thắng thầu của công ty… Đối với những sản phẩm này hoặc một số sản phẩm cao cấp khác thường được điều chỉnh hoặc
thêm các hạng mục nếu có biến động hoặc có sản phẩm mới trong kỳ thực hiện kế hoạch.
Khả năng của doanh nghiệp là khả năng cung ứng về vật tư, nhân lực, kĩ thuật… Các sản phẩm linh động nếu vượt quá con số kế hoạch, nếu muốn việc sản xuất không ảnh hưởng đến việc sản xuất nhóm sản phẩm cơ bản thì phải nâng công suất máy móc, khuyến khích lao động làm thêm giờ, tăng cường công tác theo dõi và kiểm soát tiến độ sản xuất. Do đó khả năng của doanh nghiệp thường được đánh giá kỹ khi công ty nhận những yêu cầu về sản phẩm mới.
3.2.1.3. Doanh thu
Doanh thu thể hiện về mặt giá trị của kết quả sản xuất kinh doanh do đó được xác định sau cùng.
Doanh thu = tổng sản phẩm qui đổi × giá bán.
Trong đó giá bán được xác định dựa trên những thông tin về giá của các yếu tố đầu vào sản xuất (than, điện, đất, nước…) và các yếu tố làm tăng chi phí vận chuyển như: Độ dài của quãng đường từ nơi cung nguyên vật liệu, từ chân công trình đến công ty, độ bằng phẳng của quãng đường, sự manh mún của vùng nguyên liệu, phương tiện vận chuyển…Việc xác định tăng hay giảm giá là công việc khá phức tạp. Xác định giá không chỉ phục vụ cho việc xác định chi phí, doanh thu mà còn là cơ sở quan trọng để xác định lợi nhuận và khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp.
Tóm lại với từng loại sản phẩm để xác định chỉ tiêu dựa vào phương pháp thống kê và cân đối giữa khả năng và nhu cầu, dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức sản lượng sản xuất… dự báo khả năng tăng trưởng trong kỳ kế hoạch để xác định tỷ lệ chênh lệch thích hợp giữa kỳ kế hoạch và kỳ đang xét. Nói chung phương pháp xác định là đơn giản, không có
sự hỗ trợ của phần mềm tính toán mà chủ yếu dựa trên thống kê và xử lý số liệu thủ công. Phương pháp lập kế hoạch theo kinh nghiệm là chính.
3.2.2. Xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch tổng thể
3.2.2.1. Chỉ tiêu tổng sản phẩm qui đổi
Chỉ tiêu tổng sản phẩm qui đổi được tổng hợp từ chỉ tiêu tương ứng của từng sản phẩm ở từng xí nghiệp. Các sản phẩm có đặc tính kĩ thuật khác nhau và được qui đổi theo định mức để tổng hợp lại thành một chỉ tiêu duy nhất là tổng sản phẩm qui đổi để thể hiện tổng năng suất cuối cùng của toàn công ty.
3.2.2.2. Chỉ tiêu doanh thu
Ngoài doanh thu từ hoạt động tiêu thụ sản phẩm công ty còn có những hoạt động kinh doanh khác: Liên doanh xây lắp, gia công, cho thuê…Cần tập hợp các nguồn thu để xây dựng chỉ tiêu này.