III. Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty cổ phần Đại La
3. Nội dung và phương pháp theo dõi, đánh giá
3.1. Nội dung theo dõi, đánh giá
Nội dung theo dõi, đánh giá được xác định trước khi bước vào một chu kỳ kinh doanh mới tương ứng với việc thực hiện một kế hoạch mới. Mỗi cấp trong cơ cấu tổ chức của công ty đều có nhiệm vụ phải theo dõi và nắm được tình hình, trực trạng của những vấn đề mà cấp đó đang đảm nhiệm. Đó là cơ sở để xử lý tốt các tình huống bất ngờ có thể xảy ra, đồng thời làm nhiệm vụ báo cáo định kỳ cho các cấp liên quan khi có yêu cầu. Ban giám đốc cũng đã phân cấp nhiệm vụ rõ ràng cho mỗi chức năng trên cơ sở mục tiêu ưu tiên của doanh nghiệp trong giới hạn về nguồn lực.
Khương Thị Tú Anh Lớp Kế hoạch 46B
Kế hoạch SXKD hàng năm
Phân chia công việc, nhiệm vụ Theo dõi, tập hợp dữ liệu Báo cáo định kỳ Đánh giá, xác định nguyên nhân Quyết định
Công tác theo dõi, đánh giá tại công ty gồm những nội dung sau:
3.1.1. Xác định mục tiêu cụ thể trong từng lĩnh vực kinh doanh
Các mục tiêu theo dõi, đánh giá cũng chính là các mục tiêu đã được nêu ra trong bản kế hoạch SXKD của công ty. Các mục tiêu chủ yếu là các mục tiêu định lượng như: Sản lượng sản phẩm sản xuất, lượng bán, doanh số bán hàng…Các mục tiêu định tính thì thường ít hơn, như: Đảm bảo chất lượng sản phẩm, mối quan hệ với khách hàng, thương hiệu…Nhưng mục tiêu định tính trong bản kế hoạch kinh doanh được phát biểu dưới dạng lời văn, mà công ty lại không có kế hoạch theo dõi, đánh giá do đó không có chỉ tiêu cụ thể nên thường có những đánh giá chung chung.
3.1.2. Xác định các chỉ tiêu
Các chỉ tiêu cũng chính là các mục tiêu định lượng trong bản kế hoạch SXKD của công ty. Chủ yếu các chỉ tiêu liên quan đến kết quả sản xuất kinh doanh, các thông số liên quan đến mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp và được nêu chi tiết cho từng mặt hàng kinh doanh, từng xí nghiệp…. Các chỉ tiêu được xây dựng cũng là những chỉ tiêu cuối cùng cần đạt được trong năm kế hoạch. Nghĩa là chỉ cần cuối năm đạt được các chỉ tiêu đó là đã hoàn thành kế hoạch, đồng nghĩa với việc mục tiêu đã được thực hiện.
Bảng 2-4: Một số chỉ tiêu của Công ty cổ phần Đại La năm 2007
STT Khoản mục Đơn vị tính Năm 2007
1 Gạch đặc. 1.000v 9.500 2 Gạch 2 lỗ. 1.000v 24.300 3 Cung ứng than cám. Tấn 3.850 4 Tiêu thụ sản phẩm. 1.000v 40.000 5 Thu tiền bán hàng. Tr.đ 15.000 6 Doanh thu. Tr.đ 15.000
(Nguồn: Phòng KHTH – Công ty cổ phần Đại La)
3.1.3. Phân công nhiệm vụ
Việc theo dõi, đánh giá được phân chia rõ ràng tại mỗi xí nghiệp và các phòng chức năng. Tại xí nghiệp, nhiệm vụ theo dõi thường xuyên được giao cho các tổ trưởng và trưởng ca sản xuất; giám đốc và phó giám đốc xí nghiệp chịu trách nhiệm giám sát tổng thể và kiểm soát tiến độ thực hiện sản xuất. Các chức năng về lưu kho, bán hàng, quan hệ khách hàng chịu sự giám sát của phòng KHTH. Chức năng về nhân sự chịu sự giám sát chủ yếu của phòng TC-HC…Sau khi đã tổng hợp được số liệu, việc đánh giá thường do phòng kế hoạch đảm nhiệm, các số liệu đã qua phân tích đó sẽ được chuyển lên cho ban giám đốc xem xét tại mỗi đợt báo cáo hoặc khi có yêu cầu.
Mỗi mục tiêu đều được cụ thể hóa thành nội dung công việc và với mỗi công việc đó đều chi tiết theo người thực hiện, thời gian hoàn thành, người kiểm tra, kết quả. Bảng phân chia công việc qui định mỗi hoạt động được thực hiện và chịu sự quản lý của chức năng, cá nhân nào.
Bảng phân chia công việc nhằm xác định nhiệm vụ của các cán bộ phụ trách công tác theo dõi, đánh giá. Nhưng trên thực tế khi sử dụng lại chủ yếu là xác định cơ quan thực hiện các hoạt động, người chịu trách nhiệm và tiến độ thực hiện các hoạt động. Nghĩa là chỉ mang tính chất thực hiện, ghi chép và báo cáo.
Ví dụ: Mục tiêu chất lượng năm 2007 là: Tiếp tục nâng cao uy tín và khẳng định vị thế thương hiệu “Đại La” với khách hàng và trên thị trường.
Để triển khai thực hiện mục tiêu chất lượng đó công ty phân chia công việc và nhiệm vụ như sau:
Bảng 2-5: Phân chia công việc nhằm đạt mục tiêu chất lượng năm 2007.
STT Nội dung công việc Người thực hiện hoàn thànhThời gian kiểm traNgười quảKết
1 Thực hiện tốt công tác nhận nguyên liệu đảm bảo chất lượng. P.KHTH Thường xuyên QRM
2
Thực hiện tốt qui trình tại các công đoạn sản xuất từ tạo hình đến bốc xếp sản phẩm. XN1,XN2, P.KHTH P.TCHC Thường xuyên QRM
3 Tăng cường kiểm tra, xử lý sản phẩm không phù hợp.
XN1,XN2, P.KHTH P.TCHC Thường xuyên QRM 4
Tăng cường kiểm tra, thực hiên đúng qui trình, hướng dẫn toàn công ty.
P.KHTH Thường xuyên QRM
5
Tăng cường chất lượng và công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm; Phòng ngừa những lỗi mang tính hệ thống.
P.KHTH XN1, XN2
Thường
xuyên QRM
6 Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng. P.KHTH Thường xuyên QRM
7
Thực hiện tốt công tác quản lý thương hiệu, điều tra, giới thiệu, quảng bá sản phẩm trên thị trường
P.KHTH Thường xuyên QRM
(Nguồn: Phòng KHTH – Công ty cổ phần Đại La)
3.2. Phương pháp theo dõi, đánh giá
Phương pháp theo dõi, đánh giá của công ty là phương pháp có sự tham gia. Đó không phải là sự tham gia của các bên mà là sự tham gia của chính các thành viên, các chức năng trong công ty. Điều đó xuất phát từ tính chất của theo dõi, đánh giá tại công ty đó là tự theo dõi, đánh giá. Tuy nhiên có hạn chế là công ty chủ yếu thực hiện theo dõi chiều từ dưới lên, có nghĩa là bên dưới thì theo dõi còn cấp trên thì đánh giá. Nói như vậy không có nghĩa là bên dưới chỉ theo dõi còn trên thì chỉ đánh giá mà hiểu theo nghĩa là cấp trên ít khi có sự kiểm tra lại và xác minh những thông tin ở cơ sở. Thường thì cấp dưới sẽ theo dõi và nộp báo cáo kèm theo một số thông tin về những kết quả
đạt được, những vấn đề chưa đạt được và nêu một số nguyên nhân. Cấp trên sẽ làm nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo và nhận định tình hình chung. Những thông tin từ cấp dưới là một trong những cơ sở cho quá trình ra quyết định của cấp trên.