III. Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty cổ phần Đại La
4. Tổ chức theo dõi, đánh giá
4.1. Theo dõi thực hiện kế hoạch
Các số liệu được tập hợp thường xuyên theo một mẫu có sẵn đã được thiết kế và được sử dụng trong tất cả các năm thực hiện kế hoạch và chỉ được bổ sung khi công ty có danh mục kinh doanh mới, phát sinh các khoản mục mới…
Các nội dung theo dõi thực hiện kế hoạch cấp xí nghiệp bao gồm: - Theo dõi tiêu hao nguyên vật liệu, tiêu thụ điện năng.
- Các xí nghiệp theo dõi tiến độ sản xuất thông qua các bảng theo dõi lượng nhập, xuất gạch mộc, lượng gạch ra lò, gạch thanh lý…
- Theo dõi chi phí nhân công bằng bảng chấm công. - Theo dõi tiêu hao điện năng.
Các nội dung theo dõi thực hiện kế hoạch của phòng KHTH gồm:
- Theo dõi thu, chi ngân sách thông qua việc theo dõi lượng sản phẩm bán, số bị trả lại, bị khiếu nại.
- Theo dõi chi phí bảo vệ thương hiệu và phát triển thị trường từ những khoản chi vào quảng cáo, tiếp thị, chăm sóc khách hàng…
Công ty áp dụng biện pháp theo dõi, đánh giá khá đơn giản. Việc theo dõi chủ yếu là tập hợp, ghi chép số liệu một cách thủ công. Một số biện pháp mà công ty sử dụng là:
- Quan sát: Các trưởng ca xí nghiệp trên cơ sở các nội dung yêu cầu theo dõi đã được nêu trong sổ nhật ký sản xuất của tổ sẽ quan sát và ghi chép. Việc quan sát phải sử dụng đến rất nhiều giác quan như thị giác, xúc giác, đôi khi cả cảm giác và kinh nghiệm. Phương pháp quan sát được sử dụng để xác định lượng gạch mộc, gạch thanh lý, phế phẩm, gạch xuất kho,…chủ yếu liên quan tới các sản phẩm tạo thành.
- Kiểm tra: Thường là kiểm tra thường xuyên, mang tính chất định kỳ. Việc kiểm tra của cấp trên đối với cấp dưới thường theo kế hoạch, được báo trước, hoặc khi công ty xảy ra sự cố cần phải có sự chỉ đạo từ trên xuống.
- Khảo sát thực địa: Phương pháp này mang tính chất kĩ thuật do đó công ty chỉ sử dụng khi cần phải xác định chính xác các nguồn thông tin như: Tình trạng của máy móc thiết bị, chất lượng của nguồn vật tư, công suất của máy điện áp… Đây cũng không phải là phương pháp được sử dụng thường xuyên mà chỉ thực hiện khi có sự cố hoặc cần đánh giá nguyên nhân sản phẩm kém chất lượng, tỷ lệ phế phẩm lớn.
Các số liệu theo dõi sản xuất thường được các xí nghiệp tập hợp và báo cáo theo từng tháng. Các hoạt động khác thì sẽ được các phòng chức năng tập hợp khi phát sinh hoạt động đó như: Quảng cáo; Chuyển giao công nghệ; Sửa chữa, lắp đặt trang thiết bị ; Đào tạo nhân lực…
Công tác theo dõi tình hình sản xuất sản phẩm tại Công ty cổ phần Đại La, được tiến hành tại mỗi xí nghiệp sau đó sẽ được tổng hợp lại thành kết quả của toàn công ty. Việc theo dõi của các tổ trưởng và các trưởng ca được thực hiện hàng ngày, gồm các nội dung như sau: (Xem Phụ lục 1)
- Theo dõi gạch mộc sản xuất tại từng tổ sản xuất ở mỗi tổ trong xí nghiệp, sau đó tập hợp các tổ lại thành tổng lượng gạch mộc sản xuất của xí nghiệp. Trên cơ sở đó theo dõi lượng mộc sản xuất, mộc vào lò.
- Theo dõi gạch nhập hàng tháng và theo dõi lượng gạch thanh lý sẽ được kết quả là lượng gạch sản xuất đạt chuẩn (tính bằng Nhập trừ Thanh lý).
- Theo dõi sản phẩm ra lò. Trên cơ sở đó theo dõi lượng bán, tồn kho.
4.2. Đánh giá thực hiện kế hoạch
Công tác đánh giá chủ yếu là đánh giá thực hiện kế hoạch, với mỗi chỉ tiêu đạt được bao nhiêu phần trăm kế hoạch. Thông thường các chỉ tiêu về sản lượng sản xuất được đánh giá theo quí, về chi phí được đánh giá 2 lần vào giữa kỳ (tháng 6 hàng năm) hoặc đánh giá khi có biến động tăng vọt về chi phí khi các xí nghiệp phát hiện và báo lên.
Một số chỉ tiêu đánh giá:
- Phần trăm thực hiện kế hoạch = Thực hiện/ kế hoạch * 100 (%).
- Lợi nhuận so với doanh thu = Lợi nhuận bình quân/ doanh thu bình quân.
- Lợi nhuận so với vốn cố định = Lợi nhuận/ tổng vốn cố định.
5. Tổ chức thực hiện và báo cáo
Người lập kế hoạch đồng thời là người chủ trì đôn đốc việc kiểm tra thực hiện để đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng yêu cầu đã đề ra, sau đó báo cáo với giám đốc về kết quả thực hiện các mục tiêu. Báo cáo bằng văn bản thường được lập theo tháng, quí. Nếu có kiến nghị hoặc yêu cầu phát sinh có thể gặp trực tiếp giám đốc hoặc những người có liên quan để đề đạt mà không nhất thiết cần phải thông qua văn bản. Nói chung cơ chế báo cáo và thủ tục, giấy tờ của công ty khá gọn nhẹ và không có những yêu cầu khắt khe. Cơ chế khá linh động nhưng đôi khi cũng gây ra sự chồng chéo, thiếu thống nhất và bị động cho cấp dưới.
Tại các xí nghiệp, người trực tiếp giám sát các hoạt động là các trưởng ca và các tổ trưởng. Họ theo dõi thực hiện sản xuất, cập nhật sản lượng thực hiện hàng ngày vào sổ nhật trình của tổ, tình hình về nhân lực, sản lượng, chủng loại sản phẩm, bán sản phẩm của từng tổ vào sổ tổng hợp của xí nghiệp. Các tình hình khác trong ca sản xuất (sự cố, tình trạng thiết bị máy móc…) kể cả các ý kiến chỉ đạo của giám đốc xí nghiệp và lãnh đạo của công ty (nếu có) được thực hiện trong tổ giao ca xí nghiệp.
Các xí nghiệp sẽ tổng hợp số liệu của xí nghiệp mình vào sổ theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Dựa vào những nội dung yêu cầu báo cáo của của các phòng ban trong công ty (Phòng KHTH, phòng TC-HC, phòng kinh tế) các xí nghiệp sẽ lập báo cáo theo từng tháng.
Hàng tháng XN1 lập báo cáo với phòng KHTH về sản phẩm ra lò của xí nghiệp sản xuất được theo mẫu như sau:
Bảng 2-6: Tổng hợp sản phẩm ra lò tháng 1 năm 2007.
STT Nội dung Gạch 2 lỗ Đặc máy
3 lỗ công nghiệp
A1X X1H A2X A2H A1X A1H A1X A1H
1 Nhập – Thanh lý. 2 Số treo (âm). 3 Sản phẩm qui đổi 4 Tỷ lệ A/M.
(Nguồn: Xí nghiệp 1- Công ty cổ phần Đại La.) Hàng tháng, quí các phòng ban sẽ nộp báo cáo cho ban giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của các xí nghiệp và tình hình hoạt động của công ty. Sau đó sẽ có một cuộc họp nhằm đánh giá những mặt tốt và yếu kém cần phải khắc phục trong thời gian tới nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ kế hoạch đã đặt ra. Trong cuộc họp có ban giám đốc, các trưởng phòng, phó phòng, ban giám đốc xí nghiệp.
6. Nhận xét về công tác theo dõi, đánh giá của Công ty cổ phần Đại La
Công tác theo dõi, đánh giá của Công ty cổ phần Đại La có những ưu điểm có thể tiếp tục phát huy trong những năm tiếp theo đó là: Sự phân công trách nhiệm khá rõ ràng giữa các cấp và các chức năng trong doanh nghiệp; Công tác theo dõi cũng được chuyên môn hóa bởi những cán bộ chuyên trách như tổ trưởng, trưởng ca…Việc theo dõi thường xuyên giúp công việc không bị tồn đọng và chủ động được các nguồn nguyên liệu, số lượng sản phẩm và lượng bán.
Công tác theo dõi, đánh giá của công ty mới chỉ dừng lại ở đầu vào và đầu ra. Những nỗ lực của doanh nghiệp bằng việc thực hiện một loạt các hoạt động sẽ tạo ra những đầu ra nhất định nhưng nó góp phần đạt được mục tiêu như thế nào, thành công hay thất bại thì doanh nghiệp không thể nhận định được. Công tác theo dõi, đánh giá của doanh nghiệp chỉ cho phép thực hiện nhiệm vụ báo cáo và thống kê các khoản thu chi, cung cấp thông tin về các vấn đề hành chính, thực hiện và quản lý qui trình sản xuất. Do đó công tác theo dõi, đánh giá được thực hiện thường xuyên nhưng chưa thực sự trở thành công cụ trợ giúp đắc lực trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chủ động trong quá trình ra quyết định.
Cụ thể ở từng khía cạnh có những mặt tích cực và hạn chế như sau:
6.1. Qui trình theo dõi, đánh giá
Chủ yếu qui trình theo dõi, đánh giá của công ty chỉ là công tác thực hiện còn chưa có kế hoạch theo dõi, đánh giá. Kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty chính là cơ sở để theo dõi và đánh giá. Tuy nhiên như đã nhận xét ở trên, các mục tiêu kế hoạch được xác định mang nhiều tính chất chủ quan nên liệu đó có phải là cơ sở đáng tin cậy cho việc đánh giá hay không?
Do qui mô công ty và các lĩnh vực kinh doanh không phức tạp nên các chức năng trong công ty vẫn có thể đảm bảo tương đối tốt nhiệm vụ của mình. Nhưng chỉ cần trong những thời điểm công việc bận rộn hoặc gặp những biến động bất thường trong sản xuất, trong cung ứng nguyên vật liệu, biến động thị trường…thì các chức năng sẽ bị động và phải đối phó hết sức vất vả. Đặc biệt là khi công ty muốn mở rộng qui mô sản xuất hoặc có chiến lược kinh doanh mới.
Công tác theo dõi, đánh giá vẫn chưa thực sự trở thành cơ sở cho việc lập và thực hiện các kỳ kế hoạch tiếp theo. Điều này xuất phát từ bản thân công tác theo dõi, đánh giá chưa thực sự đưa ra được những thông tin, dữ liệu đáng tin cậy và hữu ích, chưa rút ra được những kinh nghiệm quí báu cho kỳ kế hoạch tiếp theo. Mặt khác do phương pháp lập kế hoạch chưa coi trọng việc lấy dữ liệu làm cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch.
6.2. Nội dung theo dõi, đánh giá
Theo dõi, đánh giá luôn dựa trên các chỉ tiêu kế hoạch đã được nêu ra ở đầu kỳ. Như vậy là công ty không có kế hoạch theo dõi, đánh giá. Các chỉ tiêu là các chỉ tiêu của mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt tới trong năm kế hoạch, còn không xây dựng chỉ tiêu ở cấp đầu ra và hoạt động.
Các mục tiêu kế hoạch chủ yếu quan tâm đến doanh thu, sản lượng, lợi nhuận, lượng bán, chi phí. Có nghĩa là theo dõi, đánh giá còn nặng về thành tích, chưa chú ý đến các yếu tố góp phần tạo nên các kết quả đó. Đây lại là yếu tố hết sức quan trọng để có thể tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp một cách chi tiết để góp phần cải thiện kết quả cuối cùng. Các nội dung mà công ty còn chưa chú trọng theo dõi, đánh giá đó là:
- Đầu tư kĩ thuật, cải tiến công nghệ.
- Các yếu tố liên quan đến đầu tư cho con người như: Điều kiện làm việc, nơi nghỉ ngơi, các hoạt động ngoài giờ, sức khỏe, tư tưởng chính trị…
- Đầu tư marketing: Quảng cáo, bảo vệ thương hiệu, bán hàng. - Bảo vệ môi trường.
Đây là những nội dung rất quan trọng, nếu kiểm soát tốt sẽ là cơ sở để doanh nghiệp phát triển bền vững, phát triển không chỉ vì mục tiêu lợi nhuận mà còn quan tâm tới các vấn đề phát triển con người, bảo vệ môi trường sống.
Hơn nữa, công ty mới chỉ quan tâm tới việc tạo ra đầu ra là gì, còn đầu ra đó góp phần đạt mục tiêu phát triển như thế nào, việc tạo đầu ra như vậy là thành công hay thất bại… không được đưa vào là nội dung của theo dõi, đánh giá. Hạn chế đó xuất phát từ việc doanh nghiệp không xây dựng khung theo dõi, đánh giá; Chưa coi kết quả (gồm mục tiêu trung gian và mục tiêu cuối cùng) là điểm xuất phát để xây dựng kế hoạch và là mục tiêu của theo dõi, đánh giá.
6.3. Phương pháp theo dõi, đánh giá
Công ty sử dụng phương pháp theo dõi, đánh giá “từ dưới lên”. Đó là phương pháp còn bộc lộ nhiều hạn chế. Bởi cấp dưới đôi khi vì thành tích mà không trung thực trong báo cáo. Khi lợi ích của cấp dưới càng lớn thì nguy cơ không trung thực trong việc báo cáo càng lớn. Hoặc có thể có những sai lệch giữa báo cáo và thực tế xảy ra là do sự thiếu trách nhiệm của người thu thập thông tin. Mặt khác, khi cấp trên không thường xuyên có sự tiếp xúc, khảo sát hoạt động của cơ sở thì không nhận định chính xác được thực chất những thay đổi, thất bại, thành công của doanh nghiệp mình là do đâu. Từ đó khó có thể có những quyết định phù hợp. Do đó phải coi quan hệ “từ dưới lên” chính là cơ sở cho công tác kiểm tra, khảo sát từ trên xuống.