II. Giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch
2. Bổ sung nội dung theo dõi, đánh giá
2.2. Hoàn thiện bảng tiến độ về thời gian
Công ty cổ phần Đại La cũng xây dựng bảng phân chia công việc với các tiến độ về thời gian, đây là một ưu điểm trong công tác theo dõi, đánh giá của công ty và cần tiếp tục phát huy. Bảng tiến độ về thời gian có thể được hoàn thiện với những nội dung gắn với các hoạt động cần phải kiểm soát như sau:
Bảng 3-1: Phân chia công việc theo tiến độ về thời gian.
STT Nội dung công việc Thời gian bắt đầu. hoàn thànhThời gian Tổng thời gian thực hiện
1 Kí kết các hợp đồng cung ứng NVL với nhà cung ứng.
01/01/2007 31/01/2007 1 tháng
2 Trồng cây xanh. 01/01/2007 31/01/2007 1 tháng
3 Chuyên chở NVL . Định kỳ 3 ngày/kỳ
4 Cung cấp than nghiền, đất sét đảm bảo kỹ thuật cho 2 xí nghiệp sản xuất.
Hàng quí
5 Bảo dưỡng máy móc thiết bị kịp thời phục vụ sản xuất.
Thường xuyên
6 Sửa chữa lớn. 06/07 1 tuần
7 Đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn về chất lượng và mẫu mã, đáp ứng yêu cầu khách hàng.
Thường xuyên
8 Cung ứng kịp thời sản lượng sản phẩm cho khách hàng.
Thường xuyên
9 Chiến dịch quảng cáo. 07/2007 31/08/2007 1-2 tháng 10 Tuyển dụng bổ sung lao động. 01/2007 06/2007 2 lần/ năm 11 Tổ chức các lớp học bảo hộ lao
động.
06/2007 07/2007 1 lần/năm
12 Tổ chức các đợt học nâng cao tay nghề cho người lao động.
08/2007 09/2007 1 tháng
13 Thực hiện tốt công tác tiêu thụ sản phẩm, đạt sản lượng tiêu thụ là 38 triệu viên.
12/2007
14 Đảm bảo đầy đủ và kịp thời vốn sản xuất. Thường xuyên 15 Tập hợp phân tích dữ liệu và báo cáo . Hàng tháng 2.3. Bảng phân bổ ngân sách
Đây là nội dung công ty không đề cập trong kế hoạch đầu năm. Việc phân bổ ngân sách thường theo định mức và theo nhu cầu từ dưới lên sau khi đã được thông qua. Điều đó có thể gây bị động, không phân bổ kịp thời ngân sách hoặc không tạo nên sự minh bạch trong kiểm soát ngân sách. Do đó công ty nên xây dựng bảng phân bổ ngân sách cho các hoạt động. Mỗi mục tiêu phát triển của doanh nghiệp đã được cụ thể thành cấp đầu ra và hoạt động. Các hoạt động đó muốn được thực hiện cần phải có ngân sách. Doanh nghiệp khi kiểm soát được tiến độ phân bổ ngân sách sẽ góp phần đảm bảo tiến độ của hoạt động và góp phần đạt mục tiêu, hoàn thành kế hoạch.
Để xây dựng kế hoạch phân bổ ngân sách hoạt động cần phải xác định các nội dung sau:
- Xác định sẽ sử dụng ngân sách vào những công việc gì? (Đó là các hoạt động trong khung theo dõi, đánh giá).
- Thời gian, tiến độ thực hiện các công việc đó? (Xem bảng phân chia công việc theo tiến độ về thời gian). Đây sẽ là cơ sở phân bổ ngân sách kịp tiến độ.
- Phân bổ ngân sách cho từng hoạt động như thế nào? (Việc phân bổ ngân sách sẽ phụ thuộc vào vị trí, vai trò, tiến độ và tính chất của các hoạt động đó).
Bảng 3-2: Phân bổ ngân sách hoạt động STT Nội dung hoạt
động Số lượng /đơn vị
Kinh phí (Theo năm)
Cơ quan chịu trách nhiệm 1 Hoạt động quản lý chung. 7 người/ ngày công 19 tr.đ/ tháng x 12 tháng = 228 tr.đ P TC-HC 2 Nhân viên nghiệp
vụ, hành chính. 8 người/ ngày công 9 tr.đ/ tháng x 12 tháng =108 tr.đ P TC-HC 3 Nhân viên trực tiếp
sản xuất. 200 người/ ngày công 336 tr.đ/ tháng x 12 tháng =4.032 tr.đ P TC-HC 4 Nhân viên bán hàng khai thác. 5 người/ ngày công 5 tr.đ/ tháng x 12 tháng = 60 triệu P KHTH 5 Chi phí nhiên liệu
và vận tải
60lit/ ngày công 60l x 12.000đ/ lit x 360 = 259.2 tr.đ
P KHTH 6 Chi phí thay thế
sửa chữa lớn.
1 lần/ năm 7 tr.đ XN1, XN2
7 Chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị.
3 lần/ tháng 1 triệu/lần x 36 lần = 36
triệu
XN1, XN2 8 Chi cho hoạt động
quảng cáo . 1 lần/năm 10 tr.đ P KHTH 9 Chi phí cung ứng đất cho sản xuất. 2 m3/ 1000sản phẩm qui đổi 2m3 x 1.400đ/ m3 x 37.000 viên = 103,6 tr.đ P TC –HC 10 Chi phí cung ứng than cám cho sản xuất. 130kg/1000 sản phẩm qui đổi 130kg x 300đ/ kg x 37.000 viên = 1.443 tr.đ P TC -HC 11 Chi phí vật liệu phụ. 2000đ/ 1000 sản phẩm qui đổi 2000đ x 37.000 sản phẩm = 74 tr.đ P TC -HC 12 Chi phí sử dụng điện. 32 KW/ 1000sản phẩm qui đổi 32 KW x 1.500đ/ KW x 37.000 sản phẩm = 1.776 tr.đ XN1, XN2 13 Chi phí sử dụng nước 107.5 m3/ ngày đêm 107.5 m3/ ngày đêm x 1.800đ/ m3 x 360 ngày = 69,660 tr.đ XN1, XN2
14 Đào tạo, tập huấn nhân viên.
1 lần/ năm 30 tr.đ P TC-HC
15 Tuyển dụng nhân 2 lần/ năm 2 lần x 2.5 tr.đ/ lần = 5 P TC-HC
viên. triệu
16 Chi phí thuê cửa hàng. 1.5 tr.đ/1 cửa hàng/ tháng 1.5 tr.đ x 3 cửa hàng x 12 = 44 tr.đ P KHTH 17 Chi phí bảo vệ môi
trường. Thường xuyên 100 tr.đ P KHTH XN1, XN2 18 Chi phí bảo hộ và chăm sóc sức khỏe người lao động. Thường xuyên 100 tr.đ P TC- HC 19 Nộp ngân sách. 1 lần 1.500 tr.đ BGĐ 20 Các chi phí khác. 2 tr.đ/tháng 2tr.đ x 12 tháng = 24 tr.đ. Tổng chi phí 10.009,46 tr.đ
Từ việc đánh giá phân bổ ngân sách có thể thấy sự quan tâm đầu tư của công ty trong những thời điểm nhất định đối với các hoạt động có sự khác biệt như thế nào. Đây là cơ sở để đánh giá thực sự công ty đã có sự quan tâm đầu tư vào mục tiêu, nhiệm vụ nào đó hay chưa. Ví dụ: Theo bảng phân bổ ngân sách như trên: Chi phí bảo vệ môi trường chiếm 1% tổng chi phí, chi phí bảo hộ và chăm sóc sức khỏe người lao động chiếm 1% tổng chi phí, chi phí đào tạo và tuyển dụng chiếm 0.3%, chi phí bảo dưỡng và sửa chữa máy móc chiếm 0.5% tổng chi phí. Tuy đó là những tỷ lệ không lớn nhưng bước đầu cũng thể hiện sự đầu tư của công ty đến vấn đề phát triển các nhân tố sản xuất và chú ý tới vấn đề môi trường.
Trong khi thực hiện, do phần chi phí còn những phát sinh không thể tính toán hết, nên con số tuyệt đối thường dùng để phân bổ ngân sách, còn khi đánh giá nên sử dụng kết hợp cả số tương đối và tuyệt đối. Bởi tỷ lệ tương đối thể hiện tính hợp lý trong tương quan chi phí của hoạt động với tổng chi.
3. Đổi mới phương pháp theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch
Phương pháp theo dõi, đánh giá của công ty sẽ vẫn là theo dõi, đánh giá có sự tham gia. Tuy nhiên phải hoàn thiện theo hướng đổi mới trong tư duy của mỗi chức năng và cá nhân trong doanh nghiệp, coi theo dõi, đánh giá là
công cụ hữu hiệu trong việc triển khai thực hiện kế hoạch mà bản thân mỗi cá nhân đều có trách nhiệm tham gia. Phương pháp đánh giá thực hiện kế hoạch sẽ đảm bảo kết hợp nhuần nhuyễn từ trên xuống và dưới lên và đảm bảo rằng theo dõi, đánh giá từ dưới lên là cơ sở cho theo dõi, đánh giá từ trên xuống. Khi đó trách nhiệm theo dõi và đánh giá sẽ không của riêng ai.
Việc đổi mới phương pháp thể hiện ở việc xác định ai tham gia, tham gia như thế nào trong việc lập cũng như thực hiện theo dõi, đánh giá. Chủ yếu trong Công ty cổ phần Đại La sự tham gia của các thành phần như sau:
- Xí nghiệp: Tham gia trong việc xác định năng lực sản xuất, khả năng thống kê và kiểm soát qui trình sản xuất.
- Phòng KHTH: Tham vấn cho giám đốc về việc đạt các mục tiêu của doanh nghiệp, kiểm soát việc bán hàng, quảng bá hình ảnh của công ty.
- Phòng kinh tế: Chủ yếu tham gia trong việc lập các chỉ tiêu tài chính, phân bổ ngân sách hoạt động.
- Phòng HCTC: Đề xuất các biện pháp phân bổ và bổ sung nguồn nhân lực, chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động.
- Ban giám đốc: Quyết định mục tiêu, các chính sách phát triển của doanh nghiệp.
Chủ yếu mục tiêu và các quyết sách quan trọng trong công ty phụ thuộc rất lớn vào mong muốn và ý chí của người chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên để xác định các cấp mục tiêu và hệ thống chỉ tiêu, chỉ số thì ban giám đốc cần tham gia ý kiến của các thành viên trong công ty để tạo nên sự đồng thuận, dân chủ và tạo nên tính khả thi của kế hoạch. Bởi chỉ khi các chức năng đều được tham gia ý kiến để xây dựng kế hoạch và các chỉ tiêu, họ sẽ không có lý do không tuân thủ, sẽ nâng cao được trách nhiệm trong công việc. Hơn nữa,
Khương Thị Tú Anh Lớp Kế hoạch 46B
BGĐ XN1
các chức năng trong công ty là những người trực tiếp triển khai thực hiện kế hoạch và tiến hành theo dõi do đó họ có thể dự tính được chỉ tiêu kế hoạch như thế nào thì khả thi, chỉ số nào sẽ là phù hợp…
Trong khi thực hiện theo dõi, đánh giá, các xí nghiệp có vai trò theo dõi hoạt động sản xuất của doanh nghiệp nhưng phòng KHTH hay phòng TC-HC cũng phải có nhiệm vụ theo dõi hoạt động của xí nghiệp dưới hình thức kiểm tra. Các số liệu theo dõi của xí nghiệp sẽ được các phòng ban xem xét, từ đó có cơ sở để theo dõi trở lại nhằm có cái nhìn hoàn thiện về các vấn đề, những nảy sinh có thể làm gián đoạn sản xuất hoặc ảnh hưởng tới mục tiêu của doanh nghiệp. Việc đánh giá cũng vậy. Đó không đơn thuần là những quyết định của cấp trên mà còn thể hiện trong các bản báo cáo. Do đó, các xí nghiệp cũng có những đánh giá về tình hình của xí nghiệp và nêu ra các nguyên nhân, nhận định, những kiến nghị nhằm điều chỉnh các sai lệch.
Việc đổi mới phương pháp tham gia quan trọng nhất là đổi mới được ý thức xây dựng trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Sự đồng thuận sẽ tạo nên sức mạnh và sẽ có quyết tâm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
4. Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin
Hệ thống cung cấp thông tin của công ty chủ yếu được chia sẻ theo chiều dọc, nghĩa là ra quyết định theo chiều từ trên xuống dưới còn báo cáo theo chiều từ dưới lên trên. Do đó sẽ hoàn thiện theo hướng thông tin sẽ được chia sẻ theo cả chiều ngang và chiều dọc giữa các cấp kế hoạch và giữa các chức năng trong cùng một cấp. Đảm bảo thông tin luôn được cập nhật và chia sẻ.
Khương Thị Tú Anh Lớp Kế hoạch 46B
BGĐ XN1
Sơ đồ 3-5: Vai trò của các chức năng trong chia sẻ thông tin.
Mỗi chức năng trong công ty đều được gắn với một nhiệm vụ, trách nhiệm, phương tiện hay với các kết quả mong đợi. Bản thân mỗi chức năng không chỉ có nhiệm vụ riêng mà có những nhiệm vụ được giao quyền và có những nhiệm vụ chung. Mỗi chức năng không chỉ ảnh hưởng tới những chức năng khác mà còn bị những chức năng khác chi phối. Việc chia sẻ thông tin giữa các chức năng sẽ đảm bảo sự vận hành thông suốt của cả hệ thống.
Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin chủ yếu là hoàn thiện cơ chế báo cáo. Trong cơ chế báo cáo có thể nêu các nội dung: Thời gian báo cáo, nội dung báo cáo, địa điểm báo cáo, người viết và người nhận báo cáo (Xem phụ
lục 3).
Khương Thị Tú Anh Lớp Kế hoạch 46B
BGĐ XN1 Tổ trưởng Tổ trưởng Ban giám đốc Phòng kinh tế Phòng KHTH Phòng TC-HC BGĐ XN2 Tổ trưởng Tổ trưởng Ra quyết định Báo cáo Chia sẻ thông tin
Trong các báo cáo định kỳ cần phải tuân thủ những nội dung đã được cam kết. Từ cấp giám đốc xí nghiệp trở nên, ngoài việc thống kê các số liệu theo yêu cầu, trong bản báo cáo cần nêu các nội dung như sau:
- Khái quát đặc điểm tình hình trong thời gian thực hiện nhiệm vụ. - Kiểm điểm những hoạt động, những vấn đề đã làm và chưa làm được. - So sánh các chỉ tiêu thực hiện và kế hoạch.
- Xác định các chênh lệch có ý nghĩa nhất.
- Giải thích các chênh lệch dựa vào sự so sánh với các kỳ trước đó và đặt chúng trong hoàn cảnh hiện tại để xác định tính hợp lý của các chênh lệch, đánh giá xem đó có thực sự là những trở ngại cần phải khắc phục ngay.
- Bằng cách này hay cách khác có thể đưa ra những biện pháp khắc phục hoặc có yêu cầu được giúp đỡ để cải thiện tình hình. Báo cáo các hành động đã thực hiện hoặc đang triển khai thực hiện điều chỉnh (nếu có).
Còn đối với người nhận báo cáo sẽ có trách nhiệm lớn hơn, phải có khả năng tổng hợp số liệu và có cái nhìn tổng thể diễn biến tình hình, tránh cái nhìn lệch lạc, phiến diện. Người nhận báo cáo có các trách nhiệm như:
- Tổng hợp báo cáo của các đơn vị trực thuộc, so sánh và xâu chuỗi các nguồn thông tin.
- Phân tích số liệu và từ nhận xét của các bản báo cáo tìm ra những chênh lệch mang tính đặc trưng nhất của tổng thể.
- Có thể có các yêu cầu giải thích hoặc báo cáo thêm từ cấp dưới.
- Thông báo các giải pháp kèm theo giải thích cụ thể nếu yêu cầu của cấp dưới không được xem xét giải quyết.
- Đưa ra hướng chỉ đạo hoạt động trong thời gian tới.
5. Triển khai kế hoạch theo dõi, đánh giá tại công ty Cổ phần Đại La
Tất cả sự đổi mới ở phía trên đều nhằm mục đích tăng tính hiệu quả trong việc tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá. Đây là bước hiện thực hóa kế hoạch theo dõi, đánh giá, đảm bảo tính khả thi của kế hoạch. Đây là khâu còn yếu trong công tác tổ chức thực hiện kế hoạch nói chung của công ty. Nhưng một khi đã lập kế hoạch theo dõi, đánh giá thì phải đảm bảo kế hoạch đó được triển khai thực hiện trong tổ chức. Công tác theo dõi và đánh giá sẽ thực hiện với tất cả các cấp mục tiêu và được phân công nhiệm vụ, chức năng rõ ràng. Công tác theo dõi sẽ dựa vào hệ thống chỉ số, bảng phân bổ ngân sách hoạt động. Công tác đánh giá sẽ dựa vào hệ thống chỉ tiêu, bảng tiến độ thời gian, bảng phân bổ ngân sách.
5.1. Thực hiện theo dõi, thu thập thông tin
Việc theo dõi, thu thập thông tin được tiến hành ở tất cả các cấp mục tiêu của doanh nghiệp đã đặt ra trong khung theo dõi, đánh giá. Thu thập thông tin dựa trên cơ sở các chỉ số, phải đảm bảo theo đúng phạm vi, chức năng của từng bộ phận, sử dụng đúng qui trình và phương pháp đã được thống nhất. Cán bộ chịu trách nhiệm theo dõi và thu thập thông tin phải là người có năng lực, có trách nhiệm theo dõi đúng thời điểm xuất hiện thông tin và theo dõi đều đặn, ghi chép một cách trung thực. Việc ghi chép và tổng hợp số liệu phải theo mẫu được thiết kế một cách khoa học đảm bảo có thể ghi chép thông tin một cách toàn diện và dễ hiểu nhất. Những mẫu ghi chép thông tin phải dễ dàng tiếp cận đối với cả bên báo cáo và bên nhận báo cáo.
5.1.1. Điều chỉnh công tác theo dõi, thu thập thông tin tại xí nghiệp