II. Giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch
2.1.2.Xây dựng khung theo dõi, đánh giá
2. Bổ sung nội dung theo dõi, đánh giá
2.1.2.Xây dựng khung theo dõi, đánh giá
Cột thứ nhất trong khung theo dõi, đánh giá là tất cả các cấp mục tiêu và đã được xác định trong cây mục tiêu.
Cột thứ hai là các chỉ số, được xây dựng cho tất cả các cấp mục tiêu. Các chỉ số chính là các thước đo phục vụ cho công tác theo dõi của doanh nghiệp, cung cấp thông tin cho hệ thống. Do đó chỉ số cần phải đảm bảo tính thống nhất và phải cẩn thận khi thêm hoặc bớt chỉ số. Một chỉ số có các nội dung là: Khái niệm (tên gọi) của chỉ số, phương pháp thu thập chỉ số, tình trạng ban đầu của chỉ số. Việc xác định phương pháp thu thập và tình trạng ban đầu của chỉ số rất quan trọng trong trường hợp là chỉ số mới. Cần phải tiến hành thử nghiệm phương pháp thu thập ít nhất là ba lần và thảo luận tính hợp lý về cách thức thu thập và chi phí trước khi đưa vào danh mục chỉ số mới.
Cột thứ ba là các chỉ tiêu. Chỉ tiêu được xác định dựa vào các cơ sở: - Tình trạng ban đầu của chỉ số: Xác định dựa vào cơ sở dữ liệu (đối với chỉ số cũ) và tiến hành thu thập, đánh giá bằng phương pháp đã được thống nhất (đối với chỉ số mới).
- Mong muốn của doanh nghiệp trong giới hạn thời gian và ngân sách nhất định.
- Dự kiến những cố gắng của doanh nghiệp trong thời gian tới hoặc là những chính sách đầu tư từ giai đoạn trước… phát huy hiệu quả trong thời gian tới như thế nào? Có thể có hiệu ứng tích cực hay không?
Bằng sự cân đối giữa khả năng và mong muốn, doanh nghiệp sẽ đặt ra những chỉ tiêu cụ thể cho từng hoạt động, đầu ra và mục tiêu. Từ đó công ty xây dựng khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung (Xem phụ lục 2).
Khung theo dõi, đánh giá sau khi được xác lập sẽ bắt đầu cung cấp thông tin và là cơ sở đánh giá xem liệu có đạt được các chỉ tiêu hay không.
Khung theo dõi, đánh giá là nền tảng để xác định: - Tiến độ công việc về mặt thời gian.
- Phân bổ ngân sách hoạt động. - Phân bổ nguồn lực.
- Tổ chức đội ngũ…