Thẻ thanh toán do Ngân hàng phát hành và bán cho khách hàng sử dụng để trả tiền hàng hoá và dịch vụ, rút tiền mặt tại các Ngân hàng đại lý thanh toán hay các quầy trả tiền mặt tự động.
Thẻ thanh toán là một phơng tiện thanh toán hiện đại vì nó gắn liền với kỹ thuật tin học ứng dụng trong Ngân hàng.
Thẻ thanh toán gồm nhiều loại, đợc phân chia theo các tiêu thức khác nhau nh kỹ thuật công nghệ sản xuất thẻ, phần mềm ứng dụng thẻ, nội dung kinh tế…
Tham gia vào quá trình thanh toán thẻ gồm 4 chủ thể:
+ Ngân hàng phát hành thẻ ( có thể kiêm ngân hàng thanh toán thẻ ) + Ngân hàng đại lý thanh toán thẻ.
+ Chủ sở hữu thẻ + Cơ sở tiếp nhận thẻ
Do thẻ thanh toán gắn liền với kỹ thuật điện tử và tin học nên Ngân hàng đã thực hiện kế toán tự động thì toàn bộ quy trình phát hành thẻ, thanh toán thẻ đợc tiến hành tự động trên hệ thống máy vi tính. ở những Ngân hàng cha thực hiện kế toán tự động thì việc sử lý và hạch toán thẻ đợc kết hợp giữa máy và thủ công.
Căn cứ vào nội dung thanh toán của thẻ đợc chia ra: * Thẻ thanh toán không phải ký quỹ: ( Thẻ loại A )
Thẻ này đợc áp dụng đối với những khách hàng có quan hệ tín dung, thanh toán tốt và thờng xuyên, có tín nhiệm với Ngân hàng.
Thẻ loại này còn đợc gọi là thẻ Nợ, thẻ này do Ngân hàng phát hành dùng thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ. Ngời sử dụng thẻ phải có tài khoản tại Ngân hàng và thờng xuyên có số d, hạn mức tối đa của thẻ do Ngân hàng quy định. Hạn mức đợc ghi vào bộ nhớ của thẻ nếu là thẻ điện tử, hoặc vào dải băng từ nếu là thẻ từ và khách hàng chỉ đợc thanh toán trong phạm vi hạn mức của thẻ.
* Thẻ thanh toán phải ký quỹ: ( thẻ loại B )
Đợc áp dụng rộng rãi cho mọi đối tợng khách hàng, để đợc sử dụng loại thẻ này thì khách hàng phải lu ký một số tiền nhất định vào tài khoản đảm bảo thanh toán thẻ thông qua việc trích tài khoản tiền gửi, hoặc nộp tiền mặt, hoặc vay Ngân hàng. Số tiền ký quỹ là hạn mức của thẻ và đợc ghi vào bộ nhớ của thẻ.
* Thẻ th tín dụng: ( Thẻ loại C )
Là loại thẻ không phải ký quỹ. Thẻ này đợc áp dụng cho những khách hàng đợc Ngân hàng cho vay vốn. Mức tiền cho vay đợc coi nh hạn mức tín dụng và đợc ghi vào bộ nhớ của thẻ, khách hàng chỉ đợc sử dụng tiền trong phạm vi hạn mức của thẻ.
* Quy trình thanh toán: - Kế toán giai đoạn phát thẻ:
Khi nhận đợc ba liên giấy đề nghị phát hành thẻ từ khách hàng, Ngân hàng tiến hành kiểm soát, sau đó làm thủ tục phát hành thẻ.
Nợ: TK tiền gửi của khách hàng mua thẻ Có: TK đảm bảo thanh toán thẻ
+ Đối với thẻ thanh toán không ký quỹ (thẻ loại A và loại C): Hai loại thẻ này không lập bút toán để hạch toán mà chỉ lập các thông tin nh tên chủ sở hữu thẻ, địa chỉ, số chứng minh nhân dân mã số của chủ sở hữ thẻ, hạn mức đ- ợc sử dụng, số kiểm tra của Ngân hàng phát hành thẻ và bộ nhớ của thẻ.
- Kế toán giai đoạn thanh toán thẻ: Trờng hợp đã thực hiện tin học hoá toàn bộ nghiệp vụ kế toán, thanh toán và nối mạng thông tin toàn hệ thống Ngân hàng và các tổ chức tín dụng thì kế toán giai đoạn phát hành và thanh toán thẻ đợc tiến hành tự động trên các loại máy chuyên dùng các máy này nối mạng với trung tâm sử sử lý thẻ, trung tâm sử lý thẻ nối mạng với tất cả các Ngân hàng, tổ chức tín dụng phát hành thẻ. Nếu nghiệp vụ kế toán, ở trình độ bán tự động thì kế toán giai đoạn phát hành thẻ và thanh toán thẻ đợc kết hợp giữa thủ công và máy tính.
+ Chủ thể rút tiền mặt tại các máy ATM: chủ thể tra thẻ vào máy ATM, nhập các thông tin cần thiết vào máy, máy tự động kiểm tra, nếu đúng thì máy chi tiền mặt và trả lại thẻ cho chủ thể:
Về hạch toán ghi:
Nợ: - TK tiền gửi đảm bảo thanh toán thẻ (đối với thẻ loại B) - TK tiền gửi của chủ sở hữu (đối với thẻ loại A)
- TK cho vay ngắn hạn (đối với thẻ tín dụng) Có: TK tiền gửi của cơ sở chấp nhận thẻ.
+ Chủ thể thanh toán qua ngân hàng đại lý: Trình tự nh sau: . Chủ thẻ trao thẻ cho cơ quan tiếp nhận thẻ.
. Cơ sở tiếp nhận thẻ kiểm tra thẻ thông qua máy đọc và kiểm tra thẻ nếu đủ điều kiện thanh toán thì lập biên lai thanh toán gửi Ngân hàng đại lý để đề nghị thanh toán.
. Ngân hàng đại lý kiểm soát lại biên lai thanh toán nếu thấy đúng thì chấp nhận thanh toán vốn với các ngân hàng phát hành thẻ.
Ngân hàng đại lý hạch toán:
Có: TK tiền gửi của ngời bán
. Tại ngân hàng phát hành thẻ khi nhận giấy báo thanh toán vốn từ ngân hàng đại lý chuyển đến sau khi kiểm soát lại nếu không có gì sai sót sẽ hạch toán:
Nợ: - TK tiền gửi đảm bảo thanh toán thẻ - Hoặc TK tiền gửi của chủ thẻ (thẻ loại A) - Hoặc TK cho vay của thẻ ( thẻ loại C) Có: TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng
-Nớc ta hiện nay thẻ thanh toán đợc áp dụng phổ biến trên cả nớc tuỳ theo điều kiện của mỗi đơn vị kinh tế, mỗi Ngân hàng mà áp dụng hình thức này hay hình thức khác cho phù hợp.