- Kiểm soát chi quyết toán dự án, công trình hoàn thành đƣợc phê duyệt
2.6.4.Thông tin truyền thông
Bảng 2.11. Tổng hợp kết quả khảo sát về Thông tin truyền thông
(Nguồn: Kết quả khảo sát tại các đơn vị chủ đầu tư trên địa bàn huyện Cẩm Mỹ)
- Thông tin truyền thông là một trong năm bộ phận không thể thiếu của kiểm soát nội bộ giúp đạt mục tiêu kiểm soát khác nhau. Kết quả khảo sát cho thấy, các cơ quan đơn vị hoạt động kết hợp thủ công và xử lý số liệu trên máy tính.
- Qua kết quả khảo sát tại bảng 2.11, trên 76% lãnh đạo các đơn vị CĐT đều thường xuyên được báo cáo tình hình công việc thông qua các cán bộ chủ chốt và trên 82% các đơn vị CĐT được cung cấp đầy đủ các thông tin bên ngoài và thông tin bên trong cơ quan. Các thông tin này được tổ chức đan xen vào nhau và thường thể hiện dưới dạng các văn bản, chứng từ như: Văn bản Nhà nước, văn bản cơ quan, văn bản của các tổ chức cơ quan khác, chứng từ kế toán ... hoặc các thông tin
S T T T CÂU HỎI TRẢ LỜI TỶ LỆ CÓ KHÔNG CÓ KHÔNG 01
Cán bộ chủ chốt có thường xuyên báo cáo tình hình công việc cho lãnh đạo để họ có thể giám sát hiệu quả và có hành động động cần thiết không? 13 4 76.47 % 23.53 % 02
Lãnh đạo có được cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin bên trong và bên ngoài nhằm phục vụ cho việc thiết lập mục tiêu và phân tích hoạt động không?
14 3 82.35
%
17.65 %
03
Cơ quan có kế hoạch chiến lược về việc xây dựng, phát triển và cập nhật hệ thống thông tin không?
11 6 64.7
%
35.3 %
04
Hệ thống trao đổi thông tin giữa các cấp có được thực hiện qua mạng nội bộ không? 15 2 88.23 % 11.77 % 05
Cơ quan có nguồn thu nhận thông tin về phản ánh của đơn vị thi công và xử lý phù hợp không? 9 8 52.94 % 47.06 % 06
Việc truyền đạt thông tin trong cơ quan có được xuyên suốt, thích hợp, đầy đủ và kịp thời để nhân viên hiểu được và làm tròn trách nhiệm của mình không?
10 7 58.82
%
41.18 %
07 Cơ quan có các biện pháp đảm bảo
chất lượng thông tin truyền thông không? 5 12
29.41 %
70.59 %
trong nội bộ, các kênh thông tin khác nhau như: Truyền miệng, báo đài, tạp chí, ... Các cá nhân tại các đơn vị CĐT cũng thường xuyên quan tâm đến các thông tin liên quan đến các văn bản pháp luật nhà nước hoặc các văn bản liên quan đến hoạt động của cơ quan. Một số thông tin khác được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau cũng được dùng để tham khảo.
- Về việc lập kế hoạch chiến lược xây dựng, phát triển và cập nhật hệ thống thông tin chiếm trên 64.7 %. Thực tế cho thấy các đơn đơn vị CĐT cũng rất quan tâm đến việc phát triển hệ thống thông tin nhằm mục đích KSNB cơ quan. Tại các cơ quan, luôn có các kênh truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi giữa các bộ phận với nhau, trao đổi giữa thủ trưởng và nhân viên, trao đổi giữa các đơn vị cơ quan với nhau, ... Tại mỗi đơn vị đều có bộ phận tiếp nhận và xử lý thông tin. Ngoài ra, thông tin còn được tổ chức triển khai phổ biến trong các cuộc họp, trong các văn bản thông báo đến từng bộ phận hoặc từng nhân viên, do đó các quy định, hướng dẫn, sẽ được lan truyền rộng rãi.
- Hệ thống thông tin được xử lý thủ công và có sự trợ giúp của M-Office. Vì vậy, việc trao đổi thông tin giữa các cấp tại các đơn vị CĐT hầu như được thực hiện qua mạng nội bộ, giúp việc xử lý và tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian công sức, tiết kiệm chi phí in ấn, thủ tục ít rườm rà.
- Tuy nhiên, việc đảm bảo chất lượng thông tin truyền thông qua kết quả khảo sát chiếm tỷ lệ rất thấp. Chỉ có 29,41% các đơn vị có biện pháp đảm bảo chất lượng thông tin truyền thông, cho thấy các đơn vị đã áp dụng được công nghệ thông tin truyền thông vào cơ quan mình nhưng chưa kiểm soát được thông tin. Một số thông tin đa chiều, đa nguồn có thể có giá trị ít hay nhiều, hoặc không có giá trị với cá nhân và cơ quan. Do đó, công tác sàng lọc, phân loại, xử lý thông tin là hết sức quan trọng, đòi hỏi người thực hiện phải nhạy bén, có năng lực tốt để xác định đâu là thông tin tham khảo, đâu là thông tin rác, ... và gửi đến nơi có nhu cầu sử dụng. Hiện nay, công tác này tại các đơn vị CĐT vẫn chưa tốt, chưa có biện pháp kiểm tra, giám sát, thu thập, xử lý thông tin và vận dụng thông tin chưa mang tính tuân thủ và đạt hiệu quả cao.
Bảng 2.12: Tổng hợp kết quả khảo sát về Giám sát (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Nguồn: Kết quả khảo sát tại các đơn vị chủ đầu tư trên địa bàn huyện Cẩm Mỹ)
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của kiểm soát nội bộ của đơn vị, bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Kết quả khảo sát liên quan đến bộ phận giám sát được trình bày tại bảng 2.12.
S T T T CÂU HỎI TRẢ LỜI TỶ LỆ CÓ KHÔNG CÓ KHÔNG 01
Toàn bộ quy trình hoạt động của cơ quan có được giám sát và điều chỉnh hợp lý không? 11 6 64.7 % 35.3 % 02
Hệ thống kiểm soát nội bộ có tạo điều kiện cho nhận viên và các bộ phận giám sát lẫn nhau trong công việc hàng ngày không?
14 3 82.35
%
17.65 %
03 Lãnh đạo có thực hiện việc giám
sát thường xuyên tại cơ quan? 10 7 58.82 %
41.18 %
04
Cơ quan có được kiểm toán độc lập, kiểm tra từ các cơ quan chức năng không?
16 1 94.11
%
5.89 %
05 Ban lãnh đạo có thường xuyên tổ
chức cuộc họp giao ban không? 10 7 58.82 % 41.18 % 06
Lãnh đạo có kiểm tra lại những chứng từ thu - chi sao cho phù hợp với quy định của pháp luật không?
14 3 82.35
%
17.65 %
07
Ban lãnh đạo có thường xuyên và định kỳ đánh giá chất lượng và hiệu quả công việc của nhân viên không?
15 2 88.23
%
11.77 %
08
Các nhân viên và giám sát viên có được xem như là một bộ phận trong quá trình nhận xét, đánh giá, đề xuất giải pháp đối với những khuyết điểm hay những công việc chưa thực hiện được so với kế hoạch không?
13 4 76.47 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
%
23.53 %
09
Ban lãnh đạo có tham gia vào việc thiết lập, chấp thuận và điều hành các thủ tục của hệ thống kế toán không?
16 1 94.11
%
5.89 %
10 CĐT có đưa ra các biện pháp giám
sát không? 6 11
35.29 %
64.71 %
- Tại các đơn vị CĐT, hầu hết mỗi cơ quan đều có Ban Thanh tra nhan dân, thủ trưởng các cơ quan sẽ phối hợp với bộ phận này thực hiện chức năng giám sát toàn bộ quy trình hoạt động của cơ quan. Đơn vị áp dụng nhiều hình thức kiểm tra: Họp tổ hàng tuần, họp cơ quan hàng tháng, hàng quý, để báo cáo tiến độ thực hiện công việc, chỉ đạo các công việc quan trọng.
- Về việc cơ quan được kiểm toán độc lập, kiểm tra từ các cơ quan chức năng thì hầu hết các đơn vị đều trả lời là “có” (chiếm khoảng 94.11%). Hàng năm, sau khi các công trình được nghiệm thu đưa vào sử dụng, các đơn vị chủ đầu tư đều các đơn vị kiểm toán độc lập tiến hành kiểm tra kiểm toán và đưa ra những ý kiến đánh giá cũng như tư vấn cho đơn vị chủ đầu tư nhằm tìm ra các sai sót cũng như những yếu kém trong đơn vị từ đó đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời.
- Ngoài ra, các đơn vị còn có sự kiểm tra giám sát lẫn nhau, giám sát chồng chéo giữa các bộ phận, cá nhân thông qua các chốt kiểm soát đặt trong quy trình hoạt động. Giám sát thông qua nhiều hình thức: Giám sát thường xuyên thông qua việc tiếp nhận ý kiến đóng góp của các cá nhân, bộ phận, của các đơn vị thi công, ...Giám sát định kỳ thông qua các đợt kiểm tra chồng chéo chuyên môn, giám sát bằng cách chuyển đổi các công trình lẫn nhau giữa các kỹ sư, tự kiểm tra tài chính hoặc kiểm tra đột xuất theo yêu cầu vụ việc, từ đó tìm ra những khiếm khuyết để từng bước hoàn thiện.
- Tuy nhiên, với kết quả khảo sát là 35.29% đơn vị đưa ra các biện pháp giám sát cho thấy công tác giám sát chưa được các đơn vị chủ đầu tư quan tâm thích đáng, các thủ trưởng cơ quan luôn muốn hệ thống kiểm soát hoạt động hữu hiệu nhưng lại không có biện pháp cụ thể để kiểm tra giám sát xem nó đang được vận hành như thế nào, các thủ tục kiểm soát đặt ra có phù hợp, có được mọi người hiểu đúng và tuân thủ hay không, trong quá trình thực hiện có bổ sung thêm những gì hoặc cần phải thay đổi những gì cho phù hợp với những thay đổi về mục tiêu hoạt động của cơ quan.
- Hoạt động giám sát thường xuyên chỉ mới được thực hiện thông qua việc tiếp nhận thông tin phản hồi giữa cán bộ và quản lý. Hoạt động động giám sát định kỳ chưa được chú trọng nhiều. Như vậy, nếu có biến động bất thường thì sẽ khó có thể
phát hiện và điều chỉnh toàn bộ quy trình hoạt động của các đơn vị khi cần thiết và cho phù hợp với từng giai đoạn.
- Tóm lại, nhân tố giám sát ở các đơn vị CĐT trên địa bàn huyện được khảo sát đã được thành lập tương đối nhưng chưa được chú trọng nhiều, chưa đủ khả năng thay đổi linh động tùy theo yêu cầu của môi trường bên trong và bên ngoài tại các cơ quan.