(Nguồn: Kết quả khảo sát tại các đơn vị chủ đầu tư trên địa bàn huyện Cẩm Mỹ)
Qua khảo sát tại bảng 2.4, ta thấy toàn huyện có 88.23% các đơn vị CĐT đều có sơ đồ tổ chức trong đó phân định quyền hạn và trách nhiệm của mỗi phòng ban tương đối rõ trên cơ sở đánh giá năng lực thực tế và trình độ chuyên môn, đạo đức của mỗi nhân viên. Quan hệ báo cáo trong các đơn vị tương đối rõ ràng, như vậy sẽ giúp ích cho mối quan hệ phức tạp, phối hợp chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa các bộ phận khác nhau các trong đơn vị và những nhân viên trong cùng một phòng ban. Tuy nhiên, vẫn còn một số đơn vị thực hiện chức năng chồng chéo nhau. Việc không đảm bảo độc lập tương đối giữa các nhiệm vụ và chức năng này sẽ làm hạn chế khá lớn trong việc thực hiện mục tiêu KSNB.
- Chính sách nhân sựS S
T T T
CÂU HỎI TRẢ LỜI TỶ LỆ
CÓ KHÔNG CÓ KHÔNG
01 Cơ quan có xây dựng sơ đồ về cơ
cấu tổ chức không? 17 0
100
% 0%
02
Trong cơ cấu tổ chức, có xác định rõ trách nhiệm của các cán bộ chủ chốt và họ có hiểu rõ trách nhiệm của mình không? 15 2 88.23 % 11.77 % 03
Cơ cấu tổ chức của cơ quan có ban hành văn bản phân chia quyền hạn rõ ràng giữa các phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau không? 15 2 88.23 % 11.77 % 04
Trong cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm có tương xứng với nhau không?
11 6 64.7
%
35.3 %
05 Số lượng cán bộ quản lý, giám sát
tại mỗi phòng ban có hợp lý không? 13 4
76.47 %
23.53 %
Bảng 2.5. Tổng hợp kết quả khảo sát về Chính sách nhân sự
(Nguồn: Kết quả khảo sát tại các đơn vị chủ đầu tư trên địa bàn huyện Cẩm Mỹ)
Qua toàn bộ kết quả khảo sát tại bảng 2.5 cho thấy, khi tuyển dụng nhân viên mới, các thủ trưởng đơn vị thường đưa ra các tiêu chí chung về chuyên môn phù hợp, kinh nghiệm làm việc đồng thời thêm kiến thức hỗ trợ như Anh văn và vi tính… Qua đó cũng giúp cho việc tuyển dụng được thực hiện công bằng, minh bạch và nhân viên sẽ đáp ứng yêu cầu công việc, giảm được chi phí đào tạo lại. Nhờ có chính sách tuyển dụng, nhà lãnh đạo bước đầu sàng lọc và tuyển dụng những nhân viên phù hợp, biết được năng lực của họ, từ đó phân công nhiệm vụ, quy hoạch đào tạo được dễ dàng và thuận tiện.
Việc cơ quan ban hành các quy chế khen thưởng, sử dụng quỹ khen thưởng và kỷ luật chiếm khoảng 70.58%. Điều này cho thấy các đơn vị chủ đầu tư có quy định về chế độ khen thưởng, phúc lợi hợp lý, kỷ luật rõ ràng và được truyền đạt đến tất cả cán bộ viên chức trong cơ quan biết để thực hiện.
Trên 88% kết quả khảo sát trả lời là “có” về việc cơ quan tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ tham gia các khóa học nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp
S T T
T CÂU HỎI TRẢ LỜI TỶ LỆ
CÓ KHÔNG CÓ KHÔNG
01
Khi tuyển dụng nhân viên mới, cơ
quan có những chính sách để phát triển
đội ngũ nhân viên trung thực và có khả
năng chuyên môn nhằm đáp ứng cho hệ
thống kiểm soát nội bộ hiệu quả không?
14 3 82.35
%
17.68 %
02
Khi tuyển dụng, cơ quan có chú trọng đến năng lực chuyên môn nghiệp vụ không? 15 2 88.23 % 11.77 % 03
Cơ quan có xây dựng quy chế làm việc, khen thưởng và kỷ luật rõ ràng không? 12 5 70.58 % 29.42 % 04
Cơ quan có nhân viên chuyên quản lý mạng máy tính và bảo vệ phần cứng không? 4 13 23.53 % 76.47 % 05
Cơ quan có tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia các khóa học để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ không?
15 2 88.23
%
11.77 %
vụ. Thực tế các đơn vị chủ đầu tư trên địa bàn huyện đã rất quan tâm đến năng lực chuyên môn của nhân viên, tạo điều kiện cho cán bộ được tham gia các khóa đào tạo về chuyên môn do các sở ban ngành hoặc trung tâm chính trị tổ chức như: lớp Quản lý dự án đầu tư và xây dựng, lớp nghiệp vụ đấu thầu xây dựng, lớp nghiệp vụ thanh quyết toán công trình, lớp nghiệp vụ giám sát, … Đồng thời thực hiện các chính sách phát triển đội ngũ nhân viên trung thực thông qua các hình thức tuyên truyền, vận động học tập theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh.
Kết quả khảo về tình hình nhân sự chuyên quản lý mạng máy tính và phần cứng chiếm tỷ lệ rất thấp khoảng 23.53%, hầu hết bộ phận này đều do các kỹ sư hoặc kế toán kiêm nhiệm.
2.6.2. Đánh giá rủi ro
Mỗi một đơn vị phải đối mặt với rất nhiều rủi ro từ các nguồn bên ngoài và bên trong nội bộ. Rủi ro xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, nó làm cho mục tiêu của đơn vị không thể hoàn thành. Thủ trưởng các cơ quan đơn vị cần có biện pháp để nhận dạng rủi ro và xử lý chúng hiệu quả. Vì vậy, trước tiên các đơn vị cần xác định mục tiêu của đơn vị mình.
Bảng 2.6. Tổng hợp kết quả khảo sát về Đánh giá rủi ro
STT CÂU HỎI TRẢ LỜI TỶ LỆ
CÓ KHÔNG CÓ KHÔNG
a. Nhận dạng rủi ro
01 Cơ quan có xây dựng mục tiêu cho
toàn đơn vị không? 17 0
100 %
0 %
02
Cơ quan có xây dựng mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban, bộ phận không?
15 2 88.23 11.77
%
03
Mục tiêu của cơ quan có được truyền đạt đến nhân viên thông qua văn bản cụ thể không? 16 1 94.11 % 5.89 % 04
Cơ quan có thường xuyên xây dựng
cơ chế để nhận diện rủi ro từ bên ngoài
( biến động kinh tế, chính trị, thay đổi
của luật pháp, …) không?
11 6 64.74
%
35.26 %
(Nguồn: Kết quả khảo sát tại các đơn vị chủ đầu tư trên địa bàn huyện Cẩm Mỹ)
Kết quả khảo sát cho thấy tại bảng 2.6, ta thấy 100% các cơ quan đều xây được mục tiêu cho riêng mình và 94.11% các đơn vị cơ quan trả lời “có” về việc truyền đạt mục tiêu thông qua văn bản cụ thể. Thực tế các đơn vị chủ đầu tư thường tổ chức các cuộc họp hàng tháng, hàng quý và tổng kết sáu tháng đầu năm, tổng kết cuối năm giữa ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên. Trong đó có thảo luận về mục tiêu mà cơ quan đề ra cần đạt được trong năm và kế hoạch phát triển trong những năm tiếp theo, từ đó quản lý từng bộ phận sẽ đề ra các biện pháp và truyền đạt đến từng nhân viên trong bộ phận thông qua các văn bản cụ thể nhằm đảm bảo nhân viên hiểu rõ và thực hiện tốt kế hoạch được giao.
Về việc cơ quan xây dựng cơ chế để nhận diện rủi ro từ bên ngoài qua khảo sát chiếm 64.74% đơn vị. Điều này cho thấy các đơn vị chủ đầu tư đã xây dựng tốt các cơ chế để nhận diện rủi ro từ bên ngoài như biến động kinh tế chính trị, thay đổi
nhận dạng rủi ro từ bên trong (thay đổi nhân sự chủ chốt, thay đổi hệ thống thông tin, …) không?
% %
b. Đánh giá rủi ro
01 Cơ quan có xác định rủi ro riêng
biệt cho mỗi loại hoạt động không? 9 8
52.94 %
47.06 %
02 Cơ quan có sắp xếp thứ tự ưu tiên
cho tất cả các loại rủi ro không? 10 7 58.82%
41.18 %
03
Cơ quan có thường xuyên giám sát
và phân tích các rủi ro bên trong không? 11 6 64.7%
35.3 % 04 Cơ quan có đánh giá khả năng xảy
ra của từng loại rủi ro không? 15 2 88.23% 11.7 % 05
Cơ quan có cơ chế xác định ảnh hưởng của rủi ro đến việc thưc hiện mục tiêu không?
10 7 58.82
%
41.18 %
c. Phát triển các biện pháp đối phó
01 Cơ quan có xác định các hành động
cần thiết để đối phó với rủi ro không? 13 4
76.47 %
23.53
%
02
Cơ quan có hành động thay đổi kịp thời đối với các nhân tố tác động từ bên trong và ngoài cơ quan không?
7 10 47.06
%
52.94 %
luật pháp chính sách của nhà nước thông qua các Thông tư, Nghị định về xây dựng. Đồng thời các nhân viên trong cơ quan không chỉ thực hiện đúng nhiệm vụ được giao thông qua các rủi ro được phổ biến đến mà còn phát huy vai trò đề xuất, chủ động tham mưu để đơn vị có thể nhận diện các mục tiêu từ một số hoạt động cụ thể. Trên 47% các đơn vị trả lời là “có về việc xây dựng các cơ chế để nhận rủi ro từ bên trong liên quan đến việc thay đổi nhân sự chủ chốt, thay đổi hệ thống thông tin, …Điều này cho thấy, cơ quan ít quan đến việc rủi ro phát sinh từ bên trong. Thực tế trong quá trình tuyển dụng, nhân viên tuyển dụng thường là những người thân quen của thủ trưởng hoặc từ cơ quan khác gửi đến, vì vậy để kiểm tra năng lực chuyên môn của những nhân viên này thì vẫn không đủ yêu cầu công tác chuyên môn. Do đó, dẫn đến tình trạng không hoàn thành nhiệm vụ được giao, ảnh hưởng đến mục tiêu đề ra của cả cơ quan.
Sau khi nhận dạng rủi ro được các rủi ro, các đơn vị cần phải tiến hành đánh giá rủi ro. Kết quả khảo sát về việc xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị là 58.82%. Điều này thể hiện một số đơn vị chưa thực sự có cơ chế để xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến việc thực hiện mục tiêu .
Đồng thời sau khi đánh giá rủi ro, đơn vị cần phải tiến hành đề ra các biện pháp đối phó các rủi ro. Tuy nhiên, theo kết quả khảo sát, có 47.06% đơn vị trả lời “có” về việc có hành động thay đổi kịp thời đối với các nhân tố tác động từ bên trong và bên ngoài cơ quan. Điều này cho thấy các đơn vị chưa thực sự chủ động trong công tác đối phó với rủi ro. Khi có rủi ro xảy ra, các đơn vị rơi vào tình trạng bị động và chỉ xử lý hậu quả mà chưa thực sự đề ra biện pháp đối phó rủi ro.
2.6.3. Hoạt động kiểm soát
Việc hoàn thành công việc hiện tại không tránh khỏi bị ảnh hưởng bởi những điều kiện thay đổi và năng lực con người không đồng đều. Do đó, chúng ta phải thấy được những sai lệch so với kế hoạch và xử lý những chỗ sai lệch đó một cách hiệu quả. Việc kiểm soát là một quá trình cần thiết giúp chúng ta đạt được một cách tốt nhất những mục tiêu xây dựng.
