Bảng 2.7: Tổng hợp kết quả khảo sát về Hoạt động kiểm soát chung
(Nguồn: Kết quả khảo sát tại các đơn vị chủ đầu tư trên địa bàn huyện Cẩm Mỹ)
ST
T CÂU HỎI
TRẢ LỜI TỶ LỆ
CÓ KHÔNG CÓ KHÔNG
a. Xây dựng và vận hành các hoạt động kiểm soát
01
Cơ quan có xây dựng các thủ tục kiểm soát (những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát) không?
10 7 58.82
%
41.18 %
02
Cơ quan có những điều chỉnh thích hợp khi hoạt động kiểm soát không hiệu quả không? 14 3 82.35 % 17.65 % 03
Các thủ tục kiểm soát các quy trình thi công, quy trình thanh toán có được thực hiện theo nguyên tắc “mọi công việc đều phải được kiểm tra qua ít nhất hai người” không: 13 4 76.47 % 23.53 % 04
Mọi quy trình của cơ quan có được áp dụng hai loại thủ tục kiểm soát: Kiểm soát
phòng ngừa và kiểm soát phát hiện không? 15 2
88.23 %
11.77 %
05
Việc quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên có được cán bộ quản lý thực
hiện đúng quy định không? 12 5
70.58 %
29.42 %
b. Hoạt động kiểm soát
06 Các chứng từ có được lưu trữ đầy đủ
và an toàn không? 11 6
64.7 %
35.3 %
07 Cơ quan có đưa ra các biện pháp giám sát, bảo dưỡng thiết bị, tài sản không bị mất mát, hư hỏng không?
16 1 94.11
%
5.89 %
08 văn bản về bảo vệ hệ thống thông tin máy CĐT có những chính sách và thủ tục tính không? 7 10 41.17 % 58.83 % 09
Hệ thống thông tin máy tính có kiểm soát mật khẩu nhằm đảm bảo chúng luôn được bảo mật và luôn được thay đổi không?
8 9 47.06
%
52.94 %
10 Cơ quan có hệ thống sao lưu dữ liệu dự
phòng không? 6 11
35.29 %
64.71 % 11 Cơ quan có sử dụng phần mềm kế toán
không? 5 12
29.41 %
70.59 %
Kết quả khảo sát cho thấy việc các đơn vị CĐT xây dựng được các thủ tục kiểm soát, tuy nhiên chiếm tỷ lệ không cao (58.82%), khi hoạt động kiểm soát không hoạt động hiệu quả thì đa số các đơn vị lại không có những điều chỉnh thích hợp. Điều này dễ gây nên nhiều sai sót mà các đơn vị chưa phát hiện được.
Các thủ tục kiểm soát các quy trình thi công, quy trình thanh toán được thực hiện theo nguyên tắc “mọi công việc đều phải được kiểm tra qua ít nhất hai người” qua khảo sát chiếm 76.47%. Một số đơn vị CĐT thực hiện tốt nguyên tắc này, kiểm soát được tiến độ và quy trình thi công và thanh toán.
Các đơn vị CĐT thường xuyên đánh giá việc thực hiện mục tiêu thông quá các báo cáo theo tháng, theo quý, theo năm: Báo cáo tiến độ thi công công trình, báo cáo giải ngân vốn, báo cáo giám sát, báo cáo HĐND … Thông qua việc đánh giá này, các đơn vị có cơ sở đề ra những giải pháp khắc phục rủi ro, đảm bảo hoàn thành mục tiêu đề ra. Ngoài ra các cơ quan chức năng như: UBND huyện Cẩm Mỹ, Sở Giao thông vận tải, Sở Xây dựng, Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư, … cũng thường xuyên tổ chức kiểm tra đột xuất và định kỳ hoạt động của các đơn vị để kịp thời đưa ra các giải pháp khắc phục những rủi ro, từ đó sẽ có những chính sách phù hợp cũng như đưa ra những kế hoạch hoạt động trong giai đoạn tiếp theo.
Việc lưu trữ thông tin và dữ liệu kế toán được thực hiện tại các đơn vị CĐT còn sơ sài, đặc biệt là các CĐT xã, chủ yếu là dùng công cụ excel, một số cán bộ thì tự sao lưu dữ liệu cho mình. Đây là một trong những nguyên nhân gây nên tình trạng mất cắp dữ liệu hoặc virus tấn công, ảnh hưởng đến bảo mật thông tin trong ngành.
Về công tác kiểm soát vật chất: Hầu hết các cơ quan đều có tường rào che chắn tốt để bảo vệ tài sản, giúp cho các đơn vị ngăn chặn những rủi ro liên quan đến việc thất thoát, mất mát, hư hỏng tài sản. Tuy nhiên, tại công trường, các nhà thầu vẫn chưa đảm bảo tốt, vẫn còn tình trạng mất mát một số vật tư thi công: giàn giáo, sắt, thép, dây điện,… Các nghiệp vụ kế toán được các đơn vị CĐT thực hiện tốt, xử lý nhanh và kịp thời, kiểm soát được các khâu ghi chép sổ sách, lưu trữ. Hàng năm được Kiểm toán nhà nước đánh giá tốt.
