II. Công tác đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng ở công ty AIRIMEX
2. Tổ chức ký kết hợp đồng
2.1. Điều khoản hàng hoá và chất lượng
Trong các hợp đồng phải nêu tên các loại hàng hoá bằng những danh từ thông dụng nhất để đàm phán chính xác tên hàng.
Thông thường, các trang thiết bị vật tư hàng không phải đúng theo các tiêu chuẩn kỹ thuật quốc tế. Chi tiết về quy cách kỹ thuật, xuất xứ... Cửaa hàng nhập về như trong Cataloge và phụ lục đính kèm. Các tiêu chuân quốc tế mà Công ty AIRIMEX thường áp dụng.
- Tiêu chuẩn của Châu Âu JAA Form - Joint Aviation Authority Form. - Tiêu chuẩn của FAA của Mỹ Fedeval Aviation Authority.
- Tài liệu hướng dẫn của IATA - Internationa Aviation Transportation Asociation (Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế).
- Tài liệu hướng dẫn của ICAO - Innternational Civil Aiviation Oganization. 2.2. Điều khoản về số lượng.
Trong từng hợp đồng cụ thể được ký kết, hai bên sẽ thoả thuận số lượng giao hàng là bao nhiêu. Các điều kiện về số lượng khi hàng hoá được nhập về sẽ đúng như thư mời thầu hay thư hỏi hàng do AIRIMEX gửi đi và đính ở các phụ lục kèm theo.
2.3 Điều khoản về giá cả.
Trong đàm phán ký kết hợp đồng những điều khoản về hàng hoá như tên, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng... việc thảo luận nó là tương đối dễ dàng vì chủ yếu dựa vào hợp đồng nội mà AIRIMEX đưa ra những yêu cầu của mình, tuy nhiên điều quan trọng và cũng là khâu phát sinh nhiều tranh chấp ở đây là điều khoản về tính giá.
Giá mà AIRIMEX ký kết với người cung ứng thường là giá cố định tại thời điểm ký kết hợp đồng. Vì trang thiết bị vật tư hàng là những mặt hàng không ảnh hưởng bởi các yếu tố như thời vụ, hạn hán... để làm giá mặt hàng đó tăng hay giảm thất thường trên thị trường. Điều này cũng giúp cho quá trình thương lượng giá của AIRIMEX phần nào đơn giản hơn. Tuy nhien vấn đề phát sinh ở đây là AIRIMEX thường yêu cầu Người Bán giảm giá ở phần chuyển giao công nghệ; chủ yếu là hướng dẫn sử dụng hay đào tạo miễn phí... Các yêu cầu này thường được hai bên thoả thuận nhiều trong quá trình đàm phán.
Công ty AIRIMEX nhập khẩu theo phương thức giá CIF hay FOB tuỳ thuộc hãng cung cấp nhiên liệu. Nếu tính hợp đồng giá CIF, Người Bán phải ký kết hợp đồng chuyên chở bằng đường biển đến cảng đích, trả cước phí bốc
hàng, ký hợp đồng bảo hiểm cho hàng hoá theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giá trị bảo hiểm bằng giá (CIF * 10%), cung cấp đầy đủ cho Công ty hoá đơn, vận đơn hoàn hảo, chứng từ bảo hiểm còn AIRIMEX sẽ chịu rủi ro và tổn thất hàng hoá kể từ khi hàng đã qua lan can tàu. Nếu hợp đồng tính theo giá FOB.
AIRIMEX phải thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm hàng hoá tại Bảo Việt. 2.4. Điều kiện về thanh toán.
Đồng tiền mà AIRIMEX thường thanh toán cho các hãng nước ngoài là USD. Để thanh toán hàng nhập khẩu. Công ty mở L/C (Irrwecable Letter of Credit) không huỷ ngang (Irrwecable) tại Vietcombank và thanh toán theo các bước sau:
- 90% tổng giá trị hợp đồng sẽ được thanh toán từ L/C căn cứ vào các chứng từ sau, mỗi thứ 03 bộ:
+ 2/3 bộ vận đơn đường biển gốc, sạch, xếp hàng tên tàu có đóng dấu “cước trả phí trước (Freight prepaid) theo lệnh AIRIMEX.
+ Hoá đơn thương mại đã ký + Phiếu đóng gói chi tiết.
+ Chứng chỉ chất lượng kiểm tra do người sản xuất cấp.
+ Chứng chỉ xuất xứ do phòng thương mại của nước Người Bán cấp: 01 bản gốc và 02 bản coppy đã ký.
+ Hợp đồng/ chứng chỉ bảo hiểm với điều kiện “mọi rủi ro”, “rủi ro chiến tranh” (“all risk”, “war risk” cho 110% trị giá hoá đơn.
Chứng nhận DHL hoặc của Công ty chuyển phát nhanh khác đã nhận được 03 bộ sao chứng từ gửi hàng và 1/3 bộ vận đơn gốc để gửi trực tiếp cho AIRIMEX.
- Trị giá 10% còn lại của hợp đồng sẽ được trả từ L/C căn cứ vào các chứng từ sau: Chứng chỉ chấp nhận do người mua, Người Bán và người sử dụng xác nhận rằng tất cả các dịch vụ của Người Bán đã hoàn thành và thiết bị trong tình trạng hoạt động tốt.
Người mua và Người Bán tự chịu phí ngân hàng, những phí để sửa đổi hoặc gia hạn L/C sẽ do bên có yêu cầu chịu.
Trong thanh toán ngoại thương, có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau như là: Phương thức nhờ thu, thư tín dụng, ghi sổ, chuyển tiền...
Lựa chọn được một phương thức thanh toán đúng đắn sẽ đảm bảo cho sự an toàn tạo ra sự thuận lợi cho các bên trong việc thực hiện nghĩa vụ thanh
toán với nhau. Đối với AIRIMEX hiện nay thường áp dụng hai hình thức chủ yếu: thư tín dụng và chuyển đổi bằng điện là tương đối hợp lý.
Đối với những nhà cung cấp đã có quá trình làm ăn lâu dài với những Công ty (ATR của Pháp. VIT của Nga) thì hai bên đã thật sự tin tưởng nhau, vì vậy mà để cho quá trình thanh toán thuận lợi thì hai bên đã áp dụng phương thức chuyển tiền bằng điện (T/T).
Phương thức thư tín dụng được Công ty áp dụng rộng rãi đối với những người cung ứng lần đầu hoặc những người cung cấp mà hai bên chưa thật tin tưởng nhau. Việc áp dụng thanh toán qua thư tín dụng đảm bảo cho sự an toàn của AIRIMEX.
Số tiền AIRIMEX thanh toán với Người Bán trong hợp đồng nhập khẩu được bên A (người uỷ thác) trong hợp đồng uỷ thác thanh toán cho bên B (AIRIMEX) bằng chuyển khoản như sau:
* Lần 1: Thanh toán 30% tổng giá trị hợp đồng cho bên B. Trong vòng 7 ngày sau khi nhận được số tiền này thì bên B tiến hành mở L/C.
* Lần 2: Thanh toán 60% giá trị của lô hàng trong vòng 7 ngày kể từ khi bên A nhanạ được bộ chứng từ hàng (Invoice, B/L, Packinglish) để đảm bảo cho bên B thanh toán đúng quy định hợp đồng ngoại.
* Lần 3: Thanh toán 10% giá trị còn lại của lô hàng (+1% phí uỷ thác và các chi phí mà bên B ứng trước) trong vòng 7 ngày kể từ ngày ký biên bản nghiệm thu thiết bị.
Việc thanh toán lần của AIRIMEX trong hợp đồng ngoại dựa trên điều kiện thanh toán quy định trong hợp đồng uỷ thác. Việc thanh toán này ràng buộc trách nhiệm của Người Bán và đảm bảo thiết bị máy móc nhập về trong điều kiện hoàn hảo.
2.5. Điều khoản bao bì đóng gói và ký tên mã hiệu.
Trong quá trình thương lượng đàm phán các hợp đồng nhập khẩu tại
AIRIMEX, các điều kiện mà AIRIMEX đưa ra trong điều khoản bao bì đóng gói và kỹ mã hiệu thường được Người Bán chấp nhận và không có vướng mắc gì. Tuy nhiên đây cũng là một điều khoản không thể thiếu được trong hợp đồng. - Đóng gói:
Hàng hoá phải được đóng gói trong bao bì mới phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu đảm bảo giữ nguyên vẹn trạng thái của chúng trên đường vận chuyển bốc xếp cũng như trong quá trình bảo quản tại kho.
Thời hạn bảo quản hàng hoá phải phù hợp với quy định kỹ thuật của hàng hoá (trong tài liệu kỹ thuật kèm theo hàng hoá) tính từ ngày giao hàng.
- Ký mã hiệu.
Mỗi kiện/ mỗi thiết bị phải in ký hiệu theo tiêu chuẩn và thông lệ quốc tế chỉ các tính chất đặc biệt của vận chuyển, người nhận hàng, trọng lượng, kích thước... 2.6. Điều khoản giao hàng và thông báo giao hàng.
Trong hợp đồng AIRIMEX luông quy định cụ thể về thời gian bàn giao hàng cảng bốc, cảng, giao hàng mấy chuyến, có cho phép chuyển tải hay không.
Trong giai đoạn ít nhất 7 ngày trước khi tàu đến, Người Ban sẽ thông báo bằng FAX hoặc Telex về đặc trưng của hàng hoá tới AIRIMEX. Trong thời gian 3 ngày, 2 ngày, 1 ngày và nửa ngày trước khi tàu đến, Người Bán phải thông báo liên tục cho AIRIMEX và đại lý tàu biển bằng FAX, Telex những thông tin có liên quan. Người Bán phải gửi AIRIMEX: tên tàu, số và trọng lượng hàng hoá, trị giá hoá đơn, số vận đơn, ngày tàu khởi hành và các thông tin khác có liên quan.
2.7. Điều khoản về kiểm tra.
Kiểm tra tại nhà máy sẽ do người sản xuất tiến hành trước khi xếp hàng và biện bản kiểm tra sẽ được trình ra cho ngân hàng như là một bộ phạn của chứng từ nhập hàng như đã quy định tại điều khoản thanh toán.
Kiểm tra tại cảng dỡ hàng: AIRIMEX có quyền mời cơ quan giám định Vanacotrol hoặc Công ty Bảo hiểm Việt Nam - phù hợp với hợp đồng bảo hiểm giám định hàng hoá tại bến đến. Nếu có bất cứ sự khác biệt nào hoặc tổn thất phát sinh về chất lượng, hoặc số lượng của hàng hoá thì AIRIMEX trước hết sẽ gửi đơn khiếu nại bằng Telex hoặc Fax cho Người Bán và trong vòng 30 ngày kể từ ngày dỡ hàng, AIRIMEX sẽ làm đơn khiếu nại chính thức kèm theo các chứng từ có liên qua. Người Bán sẽ giải quyết khiếu nại này trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận được đơn khiếu nại chính thức của AIRIMEX. Thủ tục này cũng được áp dụng cho trường hợp khiêu nại bảo hành.
2.8. Điều khoản về đào tạo chuyên gia kỹ thuật
Trong điều kiện cán bộ kỹ thuật của nước ta hiện nay chưa thể đảm đương được việc tự lắp đặt và đưa vào vận hành hành thử, việc gửi chuyên gia kỹ thuật sang Việt Nam để đảm nhận công việc này đồng thời huấn luyện cho cán bộ kỹ thuật của ta về việc vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa là hết sức quan
trọng. Nếu không có điều khoản này thì máy móc, thiết bị nhập khẩu về đủ tài liệu kỹ thuật kèm theo cũng trở nên vô dụng. Vì đây là một điều khoản không thể thiếu được trong quá trình đàm phán ký kết và thường bên bán không gây khó dễ cho AIRIMEX trong vấn đề này sau khi hai bên đã thoả thuận xong điều khoản giá cả.
Người Bán có trách nhiệm theo như chào hàng và phụ lục kèm theo hợp đồng, gửi chuyên gia sang Việt Nam huấn luyện cho các kỹ thuật viên của người sử dụng cho việc vận hành, bảo dưỡng và sửa chữa trong cùng thời gian với việc vận hành thử.
Trên thực tế Công ty xuất nhập khẩu Hàng không không phải là công ty trực tiếp sử dụng các trang thiết bị máy móc vật tư nhập khẩu. Do đó Công ty chưa thực sự quan tâm, theo dõi sát sao đối với việc đào tạo chuyên gia kỹ thuật nên nhiều khi các đơn vị sử dụng trang thiết bị máy móc vật tư nhập khẩu bị thiệt thòi do không tận dụng được lợi thế mình là người mua và buộc người bán phải cung ứng dịch vụ một cách tốt nhất có thể.
Ngoài ra Người Bán sẽ cung cấp miễn phí cho AIRIMEX hai bộ tài liệu kỹ thuật bao gồm tài liệu về vận hành và bảo dưỡng hàng năm bằng tiền Anh. Hại bộ tài liêu kỹ thuật sẽ được gửi trực tiếp đến AIRMEX bằng DHL trước thời hạn giao hàng.
2.9. Điều khoản cung cấp các phần thiết bị, các phụ tùng thay thế bổ xung hoặc bịmất. mất.
Mục đích cao nhất của hợp đồng là hàng nhập về phải trong điều kiện hoàn hảo. Tuy nhiên không phải lúc nào máy móc thiết bị của hợp đồng cũng trong tình trạng hoàn hảo và hoạt động tốt. Việc mất mát, hư hỏng và hao mòn sau một thời gian sử dụng là có thể xảy ra và để khắc phục chỉ có cách là cung cấp các phụ tùng thay thế.
Trường hợp các thiết bị máy móc của hợp đồng trong tình trạng không hoàn thiện hoặc hoạt động không hoàn hảo do thiếu các bộ phận hoặc do tổn thất bộ phận. Người bán phải gửi cho AIRIMEX bằng đường hàng không các bộ phận bổ sung / mất đó, hoặc các bộ phận thay thế với chi phí do người Bán chịu gồm giá trị bộ phận thiết bị, cước máy bay và mọi chi phí tại cảng bọc hàng trong vòng 10 ngày hoặc sớm hơn kể từ khi nhận được thông báo của AIRIMEX.
2.10. Điều khoản bảo hành.
Điều khoản bảo hành trong hợp đồng cần phải được các bên đàm phán một cách khá chi tiết cụ thể bao gồm cả việc giải quyết khiếu nại phát sinh trong
thời gian bảo hành. AIRIMEX làm tốt công tác này không những đảm bảo cho việc sử dụng máy móc, trang thiết bị được tốt mà còn giữ được lòng tín nhiệm đối với khách hàng.
* Người Bán đảm bảo rằng thiết bị là hàng mới và sản xuất năm 1995 và sẽ đáp ứng được thành tựu kỹ thuật cao nhất hiện nay của thế giới cho thiết bị vào thời điểm ký hợp đồng.
* Các vật liệu thích hợp với chất lượng cao sẽ được dùng để sản xuát thiết bị và đảm bảo kỹ thuật sản xuất, máy móc, phụ tùng chất lượng cao.
* Người Bán đảm bảo rằng thiết bị được cung cấp và chất lượng của nó phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và phạm vi cung cấp như đã nêu ra trong các phụ lục đính kèm theo.
*Người Bán sẽ bảo hành cho thiết bị trong khoảng thời gian là 12 tháng sau khi có chứng chỉ chấp nhận phát hành sau khi hoàn thành việc nghiệm thu.
* Nếu có bất cứ thiếu sót, lỗi nào được phát hiện trong thời gian bảo hành hoặc nếu có thiếu sót về chất lượng của thiết bị, chất liệu, vật tư
AIRIMEX sẽ thông báo cho Người Bán hàng bằng FAX về thiếu sót đó. Ngay khi nhận được thông báo bằng FAX của AIRIMEX. Người Bán sẽ thực hiện một chuyến giao hàng thay thế phần thiết bị theo như khiếu nại của
AIRIMEX với chi phí của Người Bán và theo điều kiện CIF của Việt nam. * Nếu Người Bán không loại trừ thiếu sót, lỗi mà AIRIMEX đã khiếu nại không giao hàng mới trong thời gian quy định thì AIRIMEX có quyền loại trừ những thiếu sót, lỗi đó với chi phí của Người Bán mà không làm tổn hại đến quyền lợi bảo hành của thiết bị và Người Bán thực hiện việc thanh toán mọi chi phí thực tế thông thường nảy sinh để sửa chữa những lỗi, thiếu sót đó. Những thiếu sót nhỏ không yêu cầu có sự tham gia của Người Bán và không khẩn cấp thì sẽ được AIRIMEX loại trừ và tính chi phí thông thường cho Người Bán.
* Trong trường hợp việc thay thế các phần thiết bị lỗi thực hiện trong thời gian bảo hành cho phần thiết bị đó sẽ kéo dài thêm bằng thời gian mà thiết bị chưa được sử dụng vì lỗi đó.
* Khiếu nại với những lỗi ẩn tỳ hoặc không phù hợp với thiết bị với những tiêu chuẩn kỹ thuật như đã thể hiện trong các phụ lục ssẽ được xuất trình cho Người bán không muộn hơn 1 tháng sau khi hết hạn thời hạn bảo hành. Trong trường hợp thiếu, mất, gửi nhầm AIRIMEX sẽ thông báo ngay lập tức cho Người Bán sau khi nhận được thiết bị.
* Để chứng minh cho khiếu nại của mình, AIRIMEX sẽ xuất trình cho Người Bán những tài liệu kèm theo có sự chứng kiến của những đại diện của Người Bán. Nếu đại diện của Người Bán không có mặt tại thời điểm kiểm tra thiết bị, AIRIMEX sẽ có quyền lập khiếu nại mà không cần có chữ ký của đại diện Người Bán.
* Khi mọi sự sửa chữa hoặc thay thế được tiến hành và khi tất cả mọi chi phí và phí tổn có liên quan và được giải quyết thì xem như khiếu nại được giải quyết triệt để.
* Tất cả mọi khiếu nịa kể trên mà Người Bán, có trách nhiệm, nghĩa vụ đối với AIRIMEX trong hợp đồng có thể là sự thảo luận hai bên hoặc là sự phán quyết cuối cùng của Trọng tài.
2.11. Điều khoản phạt do giao hàng chậm.
Trong trường hợp ngưòi bán không giao hàng đúng thời hạn quy định trong hợp đồng thì AIRIMEX sẽ có quyền phạt đối với số tiền tương đương là 0.5% trị giá phần giao chậm cho mỗi tuần nhưng không quá 5% tổng giá trị hợp đồng.
Khoản tiền phạt này sẽ do Người Bán trả trực tiếp cho AIRIMEX khi thánh toán L/C căn cứ vào văn bản yêu cầu gửi đến ngân hàng và đồng thời