II. Hoàn thiện quy trình đàm phán-ký kết
2. Hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự
Công ty xuất nhập khẩu hàng không AIRIMEX thực sự là chưa quan tâm đến vấn đề tổ chức nhân sự. Việc cử một đoàn đi đàm phán ký kết nhiều khi là theo thói quen. Ai làm công tác này thì làm chứ không phân công rõ ràng sau một quá trình nghiên cứu về từng cá nhân đi đàm phán. Chính vì thế,
nhiều khi Công ty không phát huy được năng lực của từng cán bộ công nhân viên. Việc lựa chọn cũng không căn cứ vào đối tác là ai. Họ sống ở quốc gia nào, những nét văn hoá đặc trưng của họ là gì, sở trường, phong cách của họ là như thế nào. Việc lựa chọn của Công ty mang đầy tính đại khái qua loa. Ví dụ như một số đối tác của AIRIMEX là Mỹ, Pháp, họ có những đặc điểm rất khác nhau về văn hoá có ảnh hưởng tới quá trình đàm phán, cụ thể là:
Mỹ: là một đất nước rộng lớn và là nơi chung sống của nhiều chủng tộc khác nhau. Khó có thể bàn bạc được về truyền thông văn hoá của họ vì nó quá mới mẻ ( thành lập mới hơn 200 năm) và quá đa dạng. Nhưng nền văn hoá này có một đặc trưng nổi bật mà ai cũng có thể nhận ra, đó là một nền văn hoá bình đẳng , không mang tính tôn ti trật tự với lối sống cạnh tranh cao độ. Địa vị xã hội không phụ thuộc vào tuổi tác, giới tính, dòng dõi gia đình. Xã hội Mỹ đánh giá co nỗ lực cá nhân, trình độ nghề nghiệp và thu nhập. Chính vì vậy người Mỹ độc lập trong làm việc, thẳng thắn trong giao tiếp và hiếu thắng trong tranh luận. Văn hoá Mỹ là điển hình của nhóm văn hoá tập trung lợi ích của thương vụ.
Pháp: Dân tộc Pháp là dân tộc hình thành và thống nhất sớm nhất Châu Âu nhưng tâm tính lại đầy mâu thuẫn và nghịch lý. Những người Pháp cởi mở, thích nói, thích châm biếm dí dỏm, bông đùa một cách thông minh. Văn hoá Pháp là nền văn hoá mang nặng tính nghi thức và tôn ti trật tự. Địa vị xã hội phụ thuộc vào dòng dõi gia đình và trình độ học vấn. Người Pháp cũng quan tâm đến địa vị của người đối thoại và thường đánh giá người khác qua cách ăn mặc và các cử chỉ bên ngoài.
Vì vậy khi chọn đoàn đàm phán của Công ty để đi ký kết hợp đồng với Mỹ hoặc Pháp thì đòi hỏi các thành viên trong đoàn nhất thiết phải hiểu được những nét văn hoá đặc trưng của phía đối tác. Việc lựa chọn thành viên cho đoàn đàm phán cần căn cứ vào quá trình học tập, nghiên cứu, công tác của họ để xem xét những hiểu biết của họ về đối tác. Nếu thấy chưa đủ có thể tạo điều kiện cho họ tìm hiểu thêm qua các tài liệu khác. Có như vậy kết quả đàm phán thu được mới cao.
Một cuộc đàm phán AIRIMEX nên cử 6 đến 8 thành viên. - 01 Phó giám đốc phụ trách.
- 01 Trưởng phòng nghiệp vụ
- 01 - 03 Chuyên viên nghiệp vụ ngoại thương - 01 Chuyên gia luật pháp.
Hiện nay Công ty AIRIMEX đang thiếu cán bộ am hiểu về luật pháp. Do đó khi đàm phán chuyên viên nghiệp vụ ngoại thương thường kiêm luôn cả vấn đề luật pháp. Cần tránh tình trạng này. Vì mỗi thành viên chỉ có thể đảm nhận tốt nhất một nhiệm vụ. Hơn nữa luật pháp là vấn đề rất rộng, nó có vai trò như một sợi dây an toàn trong các cuộc đàm phán. Nếu để cho đối tác biết được sơ hở này, thì họ dễ dàng khoét sâu vào điểm yếu của Công ty và chúng ta sẽ bị thiệt thòi. Cần phải có biện pháp kịp thời nhanh chóng để bổ sung thành viên am hiểu về luật pháp cho đoàn đàm phán.
Như đã biết, hàng hoá Công ty nhập khẩu về chủ yếu là những hàng hoá đặc chủng có giá trị cao, các thông số kỹ thuật yêu cầu chính xác. Nhưng trên thực tế Công ty lại không có chuyên gia kỹ thuật về lĩnh vực Hàng không. Do đó khi tiến hành đàm phán thường thuê một chuyên gia kỹ thuật Hàng không hoặc mời một cán bộ kỹ thuật của đơn vị sử dụng làm cố vấn trong vấn đề kỹ thuật. Điều đó hạn chế tinh thần đoàn kết trong đoàn đàm phán.
Thông thường Công ty AIRIMEX vẫn thuê chuyên gia đi đàm phán, nhưng nhiều khi độ tin cậy và trình độ am hiểu của chuyên gia là vấn đề mà Công ty khó lượng hoá. Vậy trong thời gian tới cùng với việc thực hiện theo định hướng về đầu tư phát triển và định hướng về phát triển nhân lực, Công ty cần quan tâm hơn đến vấn đề này để công tác tổ chức nhân sự cho đàm phán ngày càng được hoàn thiện. 3. Tổ chức địa điểm đàm phán.
Hiện nay Công ty AIRIMEX vẫn tổ chức đàm phán tại trụ sở: 100 Nguyễn Văn Cừ -Gia Lâm- Hà nội. Việc chọn địa điểm tại địa bàn bên nào thì bên đó có ưu thế hơn, ít nhất là về mặt tâm lý (tăng thêm lòng tự tin). Công ty AIRIMEX vẫn thường giành được quyền chọn địa điểm. Song Công ty vẫn chưa tận dụng được thuận lợi này do cơ sở hạ tầng của Công ty còn thấp kém. Mặc dù công việc đàm phán và ký kết diễn ra thường xuyên- đây là một trong những nghiệp vụ chính của Công ty,
nhưng có nhiều lý do nên trong một thời gian Công ty cũng không thể khắc phục được. Trong giai đoạn 2000-2005 Công ty phải nhanh chóng tranh thủ mọi nguồn vốn để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng chú trọng trụ sở làm việc và các trang thiết bị cần thiết để tạo một điạ điểm lý tưởng cho các cuộc đàm phán trong tương lai.
Thành công của cuộc đàm phán là vấn đề quan trọng nhất cần đạt được đối với tất cả các bên tham gia đàm phán. Tuy nhiên nếu cuộc đàm phán được tiến hành theo trình tự: đàm phán-nghỉ lấy sức-đàm phán- nghỉ lấy sức-đàm phán-...-kết thúc đàm phán thì có lẽ mọi cuộc đàm phán sẽ trở nên vô cùng mệt mỏi và kém thú vị. Do đó vấn đề nghỉ ngơi và giải trí trong quá trình đàm phán là một vấn đề cần được lưu ý.