II. Công tác đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng ở công ty AIRIMEX
2. Tổ chức ký kết hợp đồng
2.12. Điều kiện về trong tài
Trường hợp khi có khiếu nại của bất cứ bên nào, mọi tranh chấp hai bên sẽ giải quyết bằng thương lượng. Nếu thương lượng không thành cácc bên sẽ đưa ra tranh chấp đó ở toà án bằng trọng tài.
Trước đây mọi vấn đề tranh chấp phát sinh từ hợp đồng nhập khẩu của AIRIMEX thường được đưa ra hội đồng trọng tài của phòng thương mại - PARI giải quyết. Nhưng hiện nay, trong các hợp đồng được ký kết AIRIMEX thường quy định trọng tài Hồng Kông vì đó là tài phán gần nhất, thuận tiện nhât và là bên tham gia Công ước NEW YORK nên có những quyền có đi có lại cưỡng chế phán quyết của trọng tài. Trong quá trình đàm phán ký kết nếu xảy ra tranh chấp AIRIMEX thường muốn đưa ra trọng tài ở Việt nam. Và một số hợp đồng khi xảy ra tranh chấp đã đưa ra ở trọng tài Việt nam và nếu
như vậy sẽ có nhiều đặc điểm thuận lợi hơn cho AIRIMEX. Tuy nhiên hiện nay, Việt Nam chưa tham gia vào công ước New york và vì thế phán quyết của trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam không có khả năng cưỡng chế được ở nhiều nơi mà bên nước ngoài có tài sản ở đó. Vì vậy trong một số hợp đồng có giá trị lớn, việc xảy ra tranh chấp gay gắt sẽ khó đưa ra trọng tài ở Việt Nam. 2.13. Điều khoản hiệu lực của hợp đồng.
Hợp đồng sẽ thực sự có hiệu lực nếu các điều kiện sau đây được hoàn tất: - Hợp đồng đã được người bán và AIRIMEX ký
- Hợp đồng được các tổ chức chính phủ Việt Nam liên quan phê chuẩn - Người bán nhận được L/C
Người bán sẽ thông báo cho AIRIMEX ngày hiệu lực của hợp đồng. 2.14. Điều khoản về tài liệu của hợp đồng.
Các tài liệu sau là các phụ lục và các bộ phận không thể tách rời của hợp đồng: - Các catalogue và các tài liệu kỹ thuật của mỗi loại thiết bị.
- Các phụ lục và bảng kê giá của mỗi loại thiết bị
- Văn bản sửa đổi bổ sung do hai bên của hợp đồng ký nhận. 3.Thực hiện hợp đồng ở Công ty AIRIMEX.
AIRIMEX là công ty nhập khẩu uỷ thác 100% những trang thiết bị máy móc phục vụ ngành Hàng không. Do đặc điểm đó nên việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu sẽ không đầy đủ các bước như trong phần lý thuyết em đã trình bày. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở Công ty này gọn nhẹ hơn nhiều. Tuy nhiên khác với các đơn vị nhập khẩu thông thường ở chỗ: Sau khi hoàn thành hợp đồng nhập khẩu, sẽ tiến hành hoàn thành hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Song vì khả năng có hạn nên em đã hạn chế đề tài của mình chỉ trong phạm vi thực hiện hợp đồng nhập khẩu và chỉ với những hàng hoá phục vụ ngành Hàng không.
Như ta đã biết bên uỷ thác nhập khẩu sẽ có trách nhiệm xin giấy phép nhập khẩu. Do đó mà Công ty không phải thực hiện khâu này.
Nếu trong hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán bằng L/C thì bước tiếp theo của công ty là mở L/C tại ngân hàng ngoại thương Việt Nam. Trước khi tiến hành mở thư tín dụng cán bộ của Công ty sẽ kiểm tra các giấy tờ cần thiết là:
+Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. +Hợp đồng nhập khẩu.
+Giấy phép nhập khẩu
+Và giấy xác nhận của ngân hàng về khả năng thanh toán của Công ty uỷ thác nhập khẩu.
Trong các hợp đồng đIều kiện giao hàng Công ty thường dùng CIF và FOB. Trong đó đIều kiện CIF là chính, tuy nhiên với một số mặt hàng vận chuyển bằng đường không thì thường trong hợp đồng Công ty dùng đIều kiện FOB. Theo đIều kiện FOB người mua sẽ phảI chịu thuê phương tiện vận tảI và cước phí. Phương tiện vận tảI thường do Việt Nam AIRLINES đảm
nhiệm, mà AIRIMEX và Việt Nam AIRLINES đều thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam cho nên cùng trong ngành, Công ty sẽ được những mức ưu tiên trong vận tải và trả cước phí thấp. Nếu dùng điều kiện giao hàng là CIF thì Công ty không phải thuê phương tiện vận tải, cũng như không phải mua bảo hiểm.
Sau khi bên bán được ngân hàng thông báo về L/C của AIRIMEX đã được mở thì bên bán tiến hành xếp hàng xuống tàu thường thì trong vòng 45 ngày kể từ khi người bán nhận được L/C có hiệu lực. Người bán có trách nhiệm thông báo ngay cho người mua bằng ngày khởi hành, dự kiến ngày đến cảng dỡ hàng, tên hàng, trị giá, số lượng, trọng lượng tịnh/gộp, kích thứơc hàng hóa trong vòng 3 ngày hàng lên tàu. Ngân hàng ngoại thương Việt Nam sẽ thông báo cho công ty AIRIMEX khi hàng chuẩn bị về cảng, công ty sẽ cử người đến nhận hồ sơ giấy tờ tại ngân hàng để làm thủ tục nhận hàng. Công ty
AIRIMEX thông qua một đơn vị nhận uỷ thác giao nhận là Viettrans để tiến hành ký kết hợp đồng uỷ thác cho đơn vị này về việc giao nhận hàng từ tàu ở nước ngoài về. Sau đó thông báo với đơn vị trong nước đã ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu với công ty về dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng.
Khi hàng về tiến hành làm thủ tục hải quan, nghiệm thu hàng hoá. Nội dung của tờ khai gồm : Tên hàng, loại hàng, số lượng, khối lượng, giá trị hàng, tên phương tiện vận tải, nhập khẩu từ nước nào,...tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết và một số chứng từ khác. Khi hàng hóa nhập khẩu được chuyển tới cảng và tiến hành dỡ hàng, cơ quan cảng vụ sẽ tiến hành kiểm tra dỡ hàng. Trong tất cả các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều quy định rằng: Mặc dù người bán thực hiện giám định của nhà sản xuất tại nhà máy trước khi giao hàng nhưng chứng thư giám định của Vinacontrol tại cảng dỡ hàng sẽ là cuối cùng, nếu có hỏng hóc thiếu hụt nào về chất lượng, số lượng của hàng hoá thì kết quả giám định của
Công ty AIRIMEX sẽ theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tảI lập biên bản (nếu cần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận.
Sau khi giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng xuất trình thông qua ngân hàng thông báo cho ngân hàng ngoại
thương Việt nam xin thanh toán. Nếu chứng từ hợp lệ, người bán sẽ nhanh chóng được thanh toán.
III. NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN,
KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY AIRIMEX.
1.Thuận lợi.
a) Về chính sách :
Các chính sách của Đảng và Nhà nước không thay đổi, theo nghị quyết của Đại hội Đảng lần thứ VIII: “Kiên trì chính sách đổi mới, nhằm đẩy nhanh công cuộc công nghiệp hoá-hiện đại hoá đất nước”, mà ngành Hàng không là một trong những ngành mũi nhọn nên được Nhà nước quan tâm đúng mức.
Bên cạnh đó, xu hướng phát triển chung trên thế giới ngày nay là hoà bình và hợp tác. Trên cơ sở đó, các quốc gia ra sức tăng cường hợp tác về nhiều mặt, đặc biệt là về kinh tế: hoà bình trong xu hướng vận động của thế giới; Việt Nam tiến hành mở cửa nền kinh tế, mở rộng quan hệ buôn bán với hơn 150 nước. Việc Việt Nam gia nhập hiệp hội các nước ASEAN, và sắp sửa sẽ ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, cùng với việc Mỹ bỏ cấm vận là tiền đề, điều kiện thuận lợi nhất cho doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty xuất nhập khẩu Hàng không nói riêng tiến hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Về điều kiện khách hàng nói đến thuận lợi của công ty AIRIMEX phảI nói đến sự đóng góp tích cực của các hãng Hàng không nội địa như các công ty bay dịch vụ Việt Nam (NASCO, VASCO, SASCO,
MASCO); các xí nghiệp sửa chữa sân bay, máy bay trong lãnh thổ Việt Nam; nhất là hãng Hàng không quốc gia Việt Nam (Việt Nam airlines). Trong bốn năm (từ 1993 đến 1996 ) tốc độ tăng trưởng bình quân về khách hàng và hàng hoá của Việt Nam AIRLINES đạt hơn 35%. Năm 1996, hãng Hàng không quốc gia vận chuyển được 2.569.156 lượt hành khách và 44.012 tấn hàng hoá. Bước sang năm 1997, mặc dù gặp nhiều khó khăn về sự thay đổi về cơ chế và chính sách, tiếp đến là chịu ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tiền tệ ở Đông Nam á nhưng Việt Nam AIRLINES vẫn duy trì tình hình kinh doanh ở mức ổn định, đã vận chuyển được 2.593.600 lượt hành khách và 45.293 tấn hàng hoá. Còn đối với PACIFIC AIRLINES và SASCO, VASCO, NASCO, MASCO số lượng chuyến bay của các hãng này cũng ngày một tăng
nhanh. Để phục vụ cho ngành Hàng không ngày một tốt hơn, cho các chuyến bay trở nên an toàn thuận tiện và nhanh chóng, Công ty xuất nhập khẩu Hàng không cần phảI cố gắng hoàn thành nhiệm vụ của mình. Song ngược lại đó chính là một triển vọng tốt đẹp cho Công ty, một thị trường rộng lớn hơn sẽ là động lực thúc đẩy công ty giành thắng lợi trong sự canh tranh với các công ty khác.
b) Về công tác nghiệp vụ:
Nguồn lực lao động của Công ty hiện nay chỉ có 90 người, bộ máy tổ chức gọn, không kồng kềnh. Song có một đội ngũ cán bộ chuyên môn nghiệp vụ (kế toán, tàI chính, thương mại...)hầu hết là lực lượng mới, có trình độ vì chủ yếu là tốt nghiệp đại học, được tuyển chọn kỹ càng qua các đợt thi tuyển. Không chỉ vậy, Công ty còn có đội ngũ cán bộ lãnh đạo có trình độ đại học chiếm tỉ lệ lớn (11/12), là những người có trình độ ngoại ngữ tốt, có kinh nghiệm hoạt động kinh doanh-nghiệp vụ, khá am hiểu thị trường Hàng không thế giới và tình hình hoạt động của ngành Hàng không Việt Nam. Có thể nói kiến thức nghiệp vụ của cán bộ ở Công ty được trang bị khá tốt trên ghế nhà trường. Khi có thêm kinh nghiệm chắc chắn họ sẽ trở thành những nhà kinh doanh giỏi.
Khi ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu thường thì công ty không phảI thuê cán bộ nghiệp vụ (trừ chuyên viên kỹ thuật). Mọi công việc từ đàm phán, ký kết đến thực hiện hợp đồng đều do cán bộ trong Công ty đảm nhiệm. Kết hợp giữa trình độ nghiệp vụ và trình độ ngoại ngữ, tinh thần trách nhiệm thì trong một tương lai không xa những con người nhỏ bé cuả xã hội này sẽ dẫn dắt Công ty trở thành niềm tự hào của ngành Hàng không, góp phần không nhỏ vào công cuộc CNH-HĐH đất nước.
c) Về tổ chức quản lý:
Mô hình tổ chức quản lý của Công ty khá thuận tiện. Công ty có các chi nhánh phân đều ở ba miền Bắc, Trung (Đà Nẵng), Nam; có một văn phòng đại diện ở Nga; rất thuận tiện cho công tác nhập khẩu, tiếp cận khách hàng và phân phối hàng hoá. Trụ sở chính của Công ty dễ dàng đIều khiển, tập hợp các số liệu báo cáo nhanh chóng, kịp thời cho các hợp đồng mua bán phát sinh từ Công ty. Do lương cơ bản của người lao động mỗi năm , đIều này tạo cho đội ngũ cán bộ, người lao động đồng lòng chung sức góp sức mình vì mục tiêu chung của Công ty. Ban giám đốc thường xuyên quan tâm tới đội ngũ cán bộ, vào các ngày lễ đều tổ chức các hoạt động thể thao, tham quan, du lịch tạo nên khí thế tươI vui, trẻ khoẻ cho mỗi cán bộ công nhân viên lao động trong Công ty, giúp mọi người thoảI máI hăng say trong công việc.
Những đIều kiện trên là tiền đề cho Công ty phát triển và đạt kết quả cao trong những năm qua. Song thuận lợi thì nhiều nhưng cũng không ít khó khăn cản trở tiến trình hoạt động của Công ty AIRIMEX các năm qua và có thể sẽ tiếp tục trong thời gian tới.
2. Khó khăn.
a) Về vốn và tài chính:
Mức vốn hiện nay của công ty là 19,936 tỷ đồng. Trong đó vốn cố định là 10,936 tỷ đồng, vốn lưu động là 9 tỷ đồng.
Mặt hàng của công ty chủ yếu là nhập khẩu các thiết bị cho ngành Hàng không, mà những thiết bị đó thường là đặc chủng, có giá trị cao. Hơn
nữa theo 59/CP thì việc miễn ký quỹ tại ngân hàng khi thanh toán tiền hàng cho người bán bằng thư tín dụng (L/C) gặp khó khăn, đồng thời Công ty cần phảI mở rộng kinh doanh các mặt hàng dân dụng cho nên số vốn lưu động 9 tỷ như hiện nay là quá ít, gây cản trở không nhỏ trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
Với điều kiện hiện nay, Công ty xuất nhập khẩu Hàng không chưa có trụ sở riêng biệt để làm việc và các cơ sở hạ tầng gần như chưa có thì rất cần một số vốn đầu tư xây dựng cơ bản để xây dựng một nhà làm việc có đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hiện nay cuả Công ty.
b) Về cơ sở vật chất kỹ thuật:
Công ty xuất nhập khẩu Hàng không là đơn vị duy nhất trong ngành Hàng không chưa có trụ sở để làm việc, hiện tại đang sử dụng gác 2 kho hàng của Nội BàI tại 100 Nguyễn Văn Cừ làm trụ sở với diện tích tổng cộng chỉ 300 m2, chi nhánh phía Nam đặt tại thành phố Hồ Chí Minh cũng đang thuê địa đIểm làm việc. Các cơ sở vật chất kỹ thuật khác hầu như chưa có gì.
Điều kiện làm việc không tốt sẽ ảnh hưởng rất lớn đến năng suất làm việc, óc sáng tạo của các nhân viên. Hơn thế Công ty vẫn thường tổ chức đàm phán và ký kết hợp đồng tại trụ sở. Với một cơ sở hạ tầng thấp kém như vậy sẽ khiến bạn hàng tự tin hơn khi đàm phán, cho họ cơ hội dành được thế chủ động. Theo kinh nghiệm các cuộc đàm phán cho thấy, càng tạo được không khí thoải mái , trang trọng, gần gũi với khách hàng bao nhiêu thì sự thành công của cuộc đàm phán càng xích lại gần bấy nhiêu.
Một xuất phát đIểm thấp như vậy chắc chắn Công ty sẽ gặp không ít khó khăn trên con đường phát triển của mình.
c) Nguồn nhân lực:
AIRIMEX có đội ngũ cán bộ, công nhân viên có trình độ nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ, song có thể vì ít kinh nghiệm nên nghệ thuật kinh doanh đặc biệt là trong quá trình đàm phán còn bị hạn chế. Hay có thể vì chưa để ý đến những đIều tưởng như vụn vặn nhưng lại đóng vai trò rất quan trọng trong sự thành công của mỗi bản hợp đồng.
Công ty đã bỏ nhiều công sức để nghiên cứu bạn hàng, tìm hiểu về tư cách pháp nhân, năng lực tàI chính, uy tín kinh doanh của đối tác...qua thông tin của tổ chức hiệp hội Hàng không, từ các trung tâm ngoại thương, phòng thương mại Việt Nam... và nhiều thông tin do chính AIRIMEX thu thập được thông qua trao đổi trực tiếp với nhà cung ứng. Trong thời đại phát triển công nghệ thông tin như hiện nay thì việc tìm hiểu những thông tin về đất nước, văn hoá, ngôn ngữ hay tập quán của từng đối tác AIRIMEX cũng không gặp phải trở ngại gì. Nhưng quan trọng là việc tìm hiểu đội ngũ đàm phán của đối tác. ở Việt Nam hiện nay, việc AIRIMEX lấy được các thông tin cá nhân của bên đối tác là không phải dễ nhưng cũng không phải là không lấy được. Nhưng công tác này hiện nay ở AIRIMEX thực sự chưa làm được, các cán bộ nghiệp vụ của công ty chưa chịu tìm tòi về đối tác mà họ sẽ giao dịch. Xem xem họ có sở trường sở đoản gì hay cá tính, sở thích của họ ra sao...Đây sẽ là một phần gây ảnh hưởng không nhỏ cho quá trình đàm phán của Công ty.
Bên cạnh đó, công tác chuẩn bị nhân sự cho đàm phán ký kết các hợp đồng nhập khẩu hiện nay của Công ty còn rất nhiều lỗ hổng. Hầu hết những người tham gia đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của AIRIMEX tuy chắc về