II. Hoàn thiện quy trình đàm phán-ký kết
1. Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho công tác đàm phán-ký kết
Sau khi đi sâu vào phân tích đánh giá công tác đàm phán-ký kết ở Công ty xuất nhập khẩu Hàng không AIRIMEX. Ta nhận thấy Công ty còn chưa thật lưu ý đến công việc thu thập thông tin. Công việc này mới được thực hiện ở mức sơ khai và thụ động. Có thể nói là có làm chứ chưa thể công nhận là một hệ thống thông tin hoàn chỉnh. Thông tin có vai trò quan trọng trong tất cả các hoạt động kinh doanh và đặc biệt quan trọng đối với công tác đàm phán-ký kết và càng trở nên quan trọng hơn khi các máy bay, thiết bị, máy móc, vật tư mà Công ty AIRIMEX nhập khẩu về lại chưa từng được sản xuất ở nước ta. Do đó kinh nghiệm về thực tế cũng như trình độ chuyên môn về loại hàng hoá này rất kém cỏi. Công ty không nên chỉ dừng lại ở việc hoàn tất một bức tranh tổng thể về đối tác làm ăn của mình trong một thời gian ngắn qua thông tin của tổ chức hiệp hội Hàng không, qua trung tâm ngoại thương, phòng thương mại Việt Nam...hay qua một số cuộc gặp gỡ ít ỏi với nhà cung ứng. Là những người có trình độ nghiệp vụ, có ngoại ngữ giỏi, có trình độ vi tính chắc chắn Công ty sẽ thiết lập được một hệ thống thông tin hoàn chỉnh nếu quan tâm đến vấn đề này.
Ngoài những thông tin về tư cách pháp nhân, năng lực tài chính, uy tín kinh doanh, về nền văn hoá mà Công ty đã thu thập được. Cần tiến hành tìm hiểu sâu về đội ngũ đàm phán của đối tác mà họ sẽ giao dịch. Biết được vị trí của từng người trong cuộc đàm phán đó. Xem xem họ có sở trường, sở thích gì và điểm yếu của họ là gì. Có như vậy khi đàm phán chúng ta mới giành được thế chủ động, xoay xở thích nghi theo từng tình huống. Ngược lại cũng
tấn công đối phương bằng lợi thế của mình và đưa ra những yêu cầu. Khi đã tìm hiểu kỹ về đối tác thì có thể đoán trước được suy nghĩ, tính toán và những điều họ muốn đề cập. Từ đó tiến hành chuẩn bị, đề ra những phương án sát thực tế hơn và sự thành công trong đàm phán sẽ xích lại gần hơn. Bên cạnh đó, khi tìm hiểu tốt về từng thành viên của đoàn đàm phán đối tác còn giúp ta lựa chọn các thành viên đi đàm phán. Sự sắp đặt đó luôn đi kèm với nó là sự tương ứng nhất định.
Một thông tin quan trọng nữa cần phải thu thập được, đó là mục tiêu đàm phán của đối tác. Có những cuộc đàm phán mà mục tiêu của người xuất khẩu là phải bán được hàng bằng mọi gía (có thể do hàng hoá đã cũ, lạc hậu...). Khi chớp được một thông tin đắt giá như vậy, Công ty sẽ vạch kế hoạch, đưa ra phương án cách thức dồn đối tác sao cho thoả thuận có lợi nhất cho mình. Một kinh nghiệm cho thấy là không nên dồn đối tác đến chân tường vì như vậy ta sẽ chẳng thu được kết quả gì. Song cũng cần phải nghiên cứu lại về hàng hoá đó một lần nữa (về chất lượng, hạn sử dụng...)rồi quyết định mua cũng chưa muộn. Một ví dụ khác về tầm quan trọng của thông tin: mục tiêu của đối tác. Nếu Công ty tìm hiểu được mục tiêu đàm phán xuyên suốt của đối tác là giữ nguyên giá cả. Nếu vậy Công ty sẽ đàm phán về điều khoản giá cả đầu tiên và khi thấy không được hãy tỏ ra thất vọng và quay sang đàm phán về các điều khoản khác như: bảo hành, đào tạo chuyên gia, thanh toán... Khi đó đối tác muốn giữ nguyên giá thì đành phải chấp nhận các điều khoản sau theo yêu cầu của Công ty. Có thể nói thông tin và nghệ thuật đàm phán là hai nhân tố cơ bản tạo nên sự thành công của các cuộc đàm phán.
Các kỹ thuật thu thập và sử lý các thông tin cần thiết cho quá trình đàm phán.
Để có thể thu thập và xử lý thông tin cho đàm phán, các bên đàm phán thường cân nhắc những vấn đề sau:
- Lựa chọn các nguồn thông tin:
Trong khâu lựa chọn các nguồn thông tin, Công ty cần qui định sơ bộ về mức độ thu thập tài liệu (khối lượng, chất lượng). Chất lượng thông tin thu được phụ thuộc vào:
+ Mức độ am hiểu thông tin nói chung của Công ty; + Phương pháp thu thập thông tin;
+Trình độ, kiến thức chuyên môn của người thu thập thông tin. Việc lựa chọn nguồn thông tin đã được đề cập ở phần trên. Thông tin thường cung cấp cho người ra quyết định ở nhiều dạng khác nhau và ở nhiều nguồn. Nó thường tản mạn và bao gồm những con số hoặc những đoạn miêu tả.
Do đó, bước tiếp theotrong khâu này là Công ty cần tiến hành lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu đã thu thập dược. Có thể nói, đây là sự tiếp tục của quá trình thu thập tài liệu, song nó có vai trò quan trọng bởi lẽ nếu không thực hiện nó, Công ty sẽ khó khăn trong ra quyết định, thậm chí có thể ra quyết định sai.
- Xử lý thông tin:
Việc xử lý thông tin cho phép xác định được mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách hệ thống hoá tài liệu, lựa chọn lý lẽ, lập luận phù hợp, rút ra kết luận cụ thể.
Việc sử lý thông tin thường sử dụng các kỹ thuật của kinh tế lượng và thống kê. Những kỹ htuật thông dụng nhất đó là:
+ Phân tích xu hướng và chuỗi thời gian; + Các mô hình hồi quy;
+ Các mô hình vào ra.
Mỗi phân loại các mô hình hay kỹ thuật đều có những sự khác nhau. Mỗi loại kỹ thuật lại có những khó khăn và thuận lợi riêng. Tuy nhiên, toàn bộ những kỹ thuật đều đòi hỏi lượng tương đối lớn các số liệu định lượng theo các biến số giải thích khác nhau. Bên cạnh đó, sự lựa chọn kỹ thuật và các biến số giải thích đòi hỏi một kiến thức tốt về mối quan hệ kinh tế hoặc công nghệ giữa các biến số.
Điều cần lưu ý là đối với mỗi công việc cần dự đoán hay phân tích đều có những nguồn thông tin và cách sử lý khác nhau. Nó đòi hỏi sự nhanh nhậy và phương pháp làm việc khoa học của các bên đàm phán.
Một điều rất thuận lợi cho Công ty trong việc hoàn thiện hệ thống thông tin, đó là định hướng đầu tư phát triển của Công ty (từ 2000 đến 2010) đã
được vạch ra rõ ràng. Hiện nay có thể nói là còn rất khó khăn trong việc thu thập thông tin. Trước hết, cơ sở hạ tầng còn thấp kém, thậm chí đến các thiết bị phục vụ công tác kinh doanh-nghiệp vụ như máy Fax, photocopy còn hạn chế, chưa nối mạng internet. Nhưng trong một tương lai gần, khi định hướng đầu tư phát triển, định hướng nhân lực trong giai đoạn 2000-2010 đã thực hiện được, điều đó sẽ tạo cơ sở cho việc thiết lập một hệ thống thông tin hoàn chỉnh.