8. Đóng góp đề tài
1.1.4. nghĩa của tài liệu điện tử
Nếu nói rằng, tài liệu là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý thì sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý thì sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Những ưu thế của tài liệu điện tử được thể hiện ở những khía cạnh sau:
- Sự chu chuyển văn bản một cách nhanh chóng trong môi trường điện tử: Đây chính là ưu thế cơ bản và vượt trội của tài liệu điện tử so với tài liệu giấy. Với sự ra đời của internet đặc biệt là trong thời đại kỷ nguyên số 4.0 - kỷ nguyên vạn vật kết nối chỉ trong vài giây con người có thể chuyển được tài liệu đến bất kỳ nơi nào trên trái đất mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc và màn hình máy tình. Khả năng chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời (hầu như ngay lập tức) của thông tin cũng như của việc xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng đáng kể hiệu quả công việc.
- Sự kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý: Khi sử
39
dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử, toàn bộ cơ quan, tổ chức được đặt trong môi trường thông tin chung nhiều người có thể cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng một hệ thống. Điều màu bảo đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá