8. Đóng góp đề tài
3.2.1.1. Nguyên tắc xây dựng phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
Tài liệu lưu trữ từ trước đến nay vốn dĩ có vai trò quan trọng trên nhiều khía cạnh và phương diện nhất định đặc biệt là tài liệu trong lĩnh vực thuế quan đối với các hoạt động thu thuế và nộp thuế của Chi cục Thuế Long Biên - một mắt xích quan trọng trong ngành Thuế giúp thu nguồn ngân sách Nhà nước trên địa bàn góp vào sự phát triển quốc gia. Các thông tin chứa đựng bên trong các tài liệu đó có rất nhiều giá trị trong việc nghiên cứu kinh tế và vấn đề quản lý đất nước thông qua
87
các tài liệu lưu trữ đó có thể giúp những người đứng đầu quốc gia cũng như những nhà hoạch định kinh tế biết được những biến động trong mô hình quản lý kinh tế từ đó có các giải pháp thay đổi phù hợp trong từng chính sách. Với những vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ vì vậy tài liệu sau khi được lưu trữ trên hệ thống lưu trữ điện tử của Chi cục Thuế quận Long Biên cần phải bảo quản và quản lý một cách chặt chẽ cũng như chủ động, tăng cường, phát huy các giá trị vốn có chứa đựng bên trong tài liệu lưu trữ để phục vụ cho mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả nhưng vẫn đảm bảo an toàn, bí mật theo quy định của pháp luật đề ra.
Để đảm bảo cho việc tiếp cận khai thác thông tin và sử dụng tài liệu lưu trữ của Chi cục Thuế quận Long Biên đến với các đối tượng độc giả. Ngoài các phương thức truyền thống Chi cục cần tiến hành xây dựng các phần mềm liên quan đến việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan để thông qua đó nhằm phát huy các giá trị sẵn có, biến các thế mạnh tiềm năng của tài liệu lưu trữ thành các lợi ích kinh tế phục vụ cho sự phát triển của cơ quan với các nguyên tắc sau đây:
- Việc xây dựng phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử cần phải phù hợp với mọi đối tượng, mọi lứa tuổi và mọi thành phần trong xã hội - Phải đảm bảo việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử của các đối
tượng sử dụng được quản lý và chịu sự kiểm soát của hệ thống và người có thẩm quyền một cách chặt chẽ
88
- Phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu phải được thiết kế, lập trình một cách đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng phù hợp với mọi đối tượng khi tiếp cận và có tính bảo mật cao tránh các sự cố rò rỉ thông tin, đánh cắp dữ liệu, v.v...
- Trong quá trình xây dựng phần mềm cần phải tính toán những rủi ro, sự cố khi bị rò rỉ thông tin, đánh cắp dữ liệu để có những biện pháp phù hợp đảm bảo sự an toàn, bí mật của các thông tin tài liệu khi gặp sự cố
- Phương tiện chứa phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử đối với những tài liệu lưu trữ điện tử thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng.
Với giải pháp phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử là một quy trình có kế hoạch và cấu trúc để đáp ứng nhu cầu của người dùng. Sử dụng phần mềm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử sẽ giúp loại bỏ các sai sót mà cán bộ thực hiện nghiệp vụ tạo ra vì vậy mang lại tính hiệu quả và nhất quán cao trong công việc. Không những thế, việc ứng dụng phần mềm khai thác sử dụng tài liệu còn đóng vai trò thiết yếu giúp cán bộ chuyên môn hoàn thành các nhiệm vụ và báo cáo các hoạt động trong cơ quan liên quan đến lĩnh vực của mình quản lý. Qua đó, Chi cục trưởng có khả năng cải thiện hiệu quả các hoạt động của cơ quan mình. Hơn nữa, phần mềm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn cho phép thực hiện các hoạt động trong khoảng thời gian ngắn hơn để giảm tải công việc cho cán bộ lưu trữ. Mục đích của việc áp dụng phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử chính là giúp phát huy các vai trò, lợi thế của tài liệu lưu trữ tạo ra hoạt động giao dịch kinh tế cho chính cơ quan. Vậy nên, có thể nói khi tài liệu lưu trữ điện tử
89
được độc giả, người nghiên cứu khai thác, săn đón với số lượng lớn thông qua phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có thể là chìa khoá cho sự thúc đẩy chất lượng, năng suất làm việc của cơ quan liên quan đến lĩnh vực này. Bên cạnh đó, hệ thống còn cho phép nhà lãnh đạo quản lý toàn bộ số lượng, nắm bắt được hiệu suất khai thác tài liệu lưu trữ dựa trên kích cỡ và yêu cầu của người khai thác, sử dụng. Ngoài ra, phần mềm khai thác, sử dụng còn là chuẩn mực để đáp ứng mọi yêu cầu người khai thác, sử dụng đề ra. Do đó, tạo điều kiện cho nhà lãnh đạo điều chỉnh những hoạt động liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử phù hợp, có thể đáp ứng các yêu cầu và giải quyết các vấn đề của người sử dụng.