8. Đóng góp đề tài
3.1.1. Xây dựng, ban hành các quy định riêng liên quan đến việc quản lý tài liệu điện tử
NỘI
3.1. Kiến nghị về nâng cao công tác quản lý tài liệu điện tử tài Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội quận Long Biên - Hà Nội
3.1.1. Xây dựng, ban hành các quy định riêng liên quan đến việc quản lý tài liệu điện tử điện tử
Hiện nay, trong vấn đề quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên đã có không ít các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước đề cập đến cũng như các văn bản của cơ quan chủ quản ngành cấp trên ban hành. Tuy nhiên, để có những quy định giành riêng cho cơ quan về quản lý tài liệu điện tử qua khảo sát của nhóm nghiên cứu thì chưa có một quy định cụ thể nào?. Vì vậy, trên cơ sở đó để có căn cứ pháp lý tạo ra sự chặt chẽ giữa các khâu trong quy trình quản lý cũng như đạt hiệu quả tối ưu nhất cho vấn đề này nhằm phục vụ cho mục đích chung nhất là quản lý bên cạnh những hệ thống văn bản mang tính quy định hay hướng dẫn chung đã có sẵn trước đó được ban hành từ cơ quan cấp trên có thẩm quyền. Nhóm nghiên cứu xin đề xuất ý kiến để đáp ứng những hiệu quả tích cực nhất trong vấn đề quản lý tài liệu điện tử dựa vào tình hình thực tế của cơ quan Chi cục Thuế quận Long Biên cần tiến hành lồng ghép, tích hợp cũng như kế thừa có chọn lọc những nội dung chứa đựng bên trong của các quy định trước đó để xây
78
dựng, ban hành cho cơ quan mình những quy định, quy chế, tiêu chuẩn quản lý riêng về tài liệu điện tử phù hợp với từng đối tượng, từng cá thể song vẫn giữ được các quy định của cấp trên đã đề ra
Để ban hành được những quy định giành riêng cho Chi cục mang lại hiệu quả cao trong công việc cần tiến hành tham khảo, lấy ý kiến đóng góp dựa trên cơ sở đề xuất, góp ý của những bộ phận, phòng ban, cán bộ, nhân viên trong cơ quan nhằm thu thập, tổng hợp những giải pháp quản lý hữu hiệu nhất liên quan đến vấn đề tài liệu điện tử. Với việc ban hành, thiết lập những quy định, quy chế riêng trong nội bộ cơ quan về quản lý tài liệu điện tử thông qua đó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ, nhân viên, công chức trong cơ quan tự giác tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật cũng như thực hiện sự quản lý các biện pháp nghiệp vụ giữa các công đoạn với nhau trong quy trình quản lý tài liệu điện tử một cách nghiêm chỉnh và đạt hiệu suất cao trong công việc tránh được những trường hợp rủi ro có thể xảy ra đối với tài liệu điện tử ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan như: đánh cắp thông tin, rò rỉ dữ liệu, v.v... Từ đó, đưa lại tính chủ động và có trách nhiệm cao hơn với công việc của các đối tượng quản lý
Quy chế quy định về quản lý và sử dụng văn bản điện tử, trong đó có những nội dung cơ bản sau:
- Quy định về phân quyền quản lý và truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý và sử dụng văn bản phục vụ điều hành và xử lý công việc.
Việc tiếp cận những thông tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu phải được kiểm soát chặt chẽ khi triển khai quản lý và sử dụng văn bản điện tử trong phục vụ điều
79
hành và xử lý công việc. Bên cạnh chức năng bên trong phần mềm cài đặt cơ chế kiểm soát việc truy cập và theo dõi hoạt động trên tài khoản của từng người sử dụng, cần phải quy định rõ về việc phân quyền quản lý và truy cập vào Hệ thống. Chỉ những cá nhân, đơn vị liên quan mới được truy cập để tiếp cận và xử lý văn bản.
- Quy định về nguyên tắc quản lý và sử dụng văn bản điện tử phục vụ điều hành và xử lý công việc trong môi trường mạng.
Nguyên tắc quản lý và sử dụng văn bản điện tử là những điều cơ bản định ra, những người tham gia thực hiện nhất thiết phải tuân thủ. Đối với việc quản lý văn bản điện tử, Quy chế cần đưa ra các nguyên tắc sau:
1. Tất cả các văn bản đi, đến của cơ quan đều phải được đăng nhập vào hệ thống (trừ văn bản mật).
2. Văn bản đi, đến phải được chuyển giao đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết trong môi trường mạng.
3. Văn bản đi, đến phải được ban hành và xử lý kịp thời, đúng thời hạn quy định.
4. Đối với việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong môi trường mạng, cần tuân thủ những nguyên tắc sau:
80
5. Văn bản được trao đổi trên hệ thống thông tin, phần mềm quản lý phải sự dụng phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt unicode) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001;
6. Tuân thủ thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020; Thể thức ký số đối với văn bản điện tử.
7. Hệ thống thông tin của Chi cục thuế quận Long Biên chỉ sử dụng để trao đổi công việc. Không sử dụng để trao đổi không thuộc công việc của cơ quan và các nội dung khác trái với quy định
- Quy định về trao đổi văn bản điện tử.
Để thống nhất trong trao đổi văn bản điện tử phục vụ điều hành và xử lý công việc. Quy chế phải xác định rõ danh mục văn bản, tài liệu trao đổi điện tử cụ thể như sau:
1. Danh mục văn bản, tài liệu giao dịch điện tử hoàn toàn
2. Danh mục văn bản, tài liệu giao dịch điện tử kết hợp với văn bản giấy 3. Danh mục văn bản, tài liệu không giao dịch điện tử
4. Danh mục văn bản đến, tài liệu gửi kèm văn bản có định dạng khác phải số hoá.
81
- Quy định về thủ tục và quy trình nghiệp vụ quản lý, xử lý văn bản điện tử trong môi trường mạng.
Do điều kiện và môi trường làm việc thay đổi nên các nghiệp vụ của công tác văn thư cũng có sự thay đổi vì phần lớn các thao tác liên quan đến việc soạn thảo, tạo lập văn bản điện tử sẽ thực hiện ngay trên máy tính, việc đăng nhập, chuyển giao, lưu giữ, tìm kiếm văn bản sẽ được thực hiện trên hệ thống phần mềm. Quản lý văn bản điện tử khác so với quản lý văn bản giấy nên thủ tục và quy trình nghiệp vụ sẽ khác. Vì vậy, Đội Hành chính có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu cho lãnh đạo chi cục ban hành thủ tục và quy trình quản lý văn bản điện tử và điều hành công việc trên môi trường mạng đảm bảo theo quy định của cơ quan có thẩm quyền và phù hợp với tính chất công việc của Chi cục.
- Quy định về lập hồ sơ và nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử. Để lập được hồ sơ điện tử, trước tiên Chi cục phải tiến hành xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ. Bảng danh mục hồ sơ này chính là căn cứ để Văn thư cơ quan và các cá nhân được giao giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu khác hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Căn cứ quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc và mã định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành để xác định mã hồ sơ, tạo địa
82
chỉ cho việc liên kết văn bản, tài liệu trong hồ sơ. Việc quy định về nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ phải phù hợp với Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
- Quy định về trách nhiệm của cá nhân, đơn vị đối với việc thực hiện quản lý và sử dụng văn bản điện tử.
Để tăng tính hiệu quả của việc vận hành quản lý văn bản theo hướng tin học hóa và điều hành được thông suốt, Quy chế cần phải xác định rõ vai trò của từng cá nhân, đơn vị tham gia và trách nhiệm cụ thể từng nội dung trong quy trình thực hiện.
- Quy định về chế tài xử lý vi phạm về quản lý và sử dụng văn bản điện tử. Để nâng cao hiệu quả thực hiện.
Quy chế cần đưa ra các chế tài vì chế tài có tác dụng khuyến khích hoặc xử lý, ngăn ngừa các cá nhân vi phạm.
3.1.2. Hoàn thiện hạ tầng - kỹ thuật quản lý tài liệu điện tử
Cơ sở vật chất - kỹ thuật đóng vai trò là nguồn lực, nền tảng thiết thực cơ bản giúp cho các hoạt động lãnh đạo, điều hành cũng như giải quyết công việc trong cơ quan phục vụ cho quá trình quản lý một cách thuận tiện, mang lại hiệu quả cao. Trong tiến trình lịch sử phát triển của Thế giới hiện đại đặc biệt trong thời đại cách mạng khoa học - công nghệ - kỹ thuật như hiện nay nhất là cách mạng khoa học công nghệ 4.0 tạo ra những ưu thế đột phá trong phương thức quản lý thì vai trò của cơ sở vật chất - kỹ thuật ngày càng đóng một vị trí quan trọng. Mọi hoạt động
83
sản xuất, kinh doanh và giao dịch đều phụ thuộc căn bản vào cơ sở vật chất. Nắm bắt được điểm mạnh và những xu thế đó để bắt kịp sự phát triển chung về cơ sở vật chất cũng như tạo ra những ưu thế nhất định trong vấn đề quản lý đặc biệt trong lĩnh vực giao dịch điện tử Chi cục Thuế quận Long Biên đã có những sự chú trọng đầu tư nhất định trong việc trang bị cơ sở vật chất - kỹ thuật, những trang thiết bị phục vụ cho hoạt động quản lý cũng đã được nâng cấp. Tuy nhiên, với nhiệm vụ chủ yếu là thu thuế cho ngân sách Nhà nước nên nguồn ngân sách dư lại của Chi cục phục vụ cho đầu tư các trang thiết bị vật chất kỹ thuật đang còn hạn hẹp và chưa cao cũng như chưa đồng đều trong sự đầu tư hiện đại giữa các trang thiết bị kỹ thuật giao dịch và các trang trang thiết bị quản lý đó nên so với mặt bằng chung của toàn ngành vẫn còn thấp đặc biệt trang thiết bị cơ sở vật chất quản lý tài liệu điện tử vẫn chưa cao. Do vậy, để đạt được hiệu quả và năng suất cao trong quá trình làm việc về quản lý tài liệu điện tử trong hoạt động giao dịch điện tử cũng như trong hoạt động lưu trữ Chi cục Thuế quận Long Biên phải nỗ lực, phấn đấu hơn nữa để đẩy mạnh đảm bảo, hoàn thiện điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật ngày càng hiện đại, đồng bộ giữa các quy trình quản lý tài liệu điện tử đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội
Việc hoàn thiện, đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật - chất kỹ thuật trong các khâu quản lý tài liệu điện tử cần tiến hành kêu gọi sự đầu tư từ các cơ quan quản lý cấp trên đồng thời phải lên phương án lựa chọn, chuẩn bị các trang thiết bị phù hợp với hoạt động của cơ quan từ đó giúp tăng cường năng lực, giảm thiểu khối lượng công việc trong quản lý tài liệu điện tử và giúp cho người vận hành hệ thống quản lý đạt được hiệu quả tối ưu và nhanh dễ dàng nhất
84
3.1.3. Tập huấn, bồi dưỡng, tăng cường về quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản điện tử điện tử
Thường xuyên tổ chức, mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng, đào tạo về công tác quản lý tài liệu điện tử với các chương trình đào tạo phù hợp nhằm tăng cường năng lực chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan cũng như trang bị các kiến thức, kỹ năng, phương pháp thực hiện nhiệm vụ trong hoạt động quản lý tài liệu điện tử của cán bộ, công chức và hoạt động nghề nghiệp của viên chức, góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, có phẩm chất đạo đức tốt, có bản lĩnh chính trị và năng lực, đáp ứng yêu cầu phục vụ nhân dân, sự nghiệp phát triển của đất nước.
Thông qua các hoạt động bồi dưỡng, tập huấn, đào tạo công tác quản lý tài liệu điện tử sẽ giúp cho cán bộ, công chức, viên chức tại Chi cục Thuế quận Long Biên không những hiểu rõ được giá trị, tầm quạn trọng của tài liệu sản sinh trong hoạt động của cơ quan nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng mà từ đó tạo điều kiện góp phần nâng cao, tăng cường ý thức trách nhiệm, kỷ cương, kỷ luật, nề nếp trong việc bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức. Đồng thời, với việc định kỳ tổ chức các hoạt động bồi dưỡng, tập huấn đó về công tác quản lý tài liệu điện tử sẽ tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Chi cục hướng dẫn, giải quyết những vướng mắc liên quan đến vấn đề này một cách ổn thỏa và nhanh chóng
85
3.1.4. Mở rộng hợp tác, trao đổi kinh nghiệm trong vấn đề quản lý tài liệu điện tử tử
Bên cạnh việc định kỳ tổ chức, mở các lớp bồi dưỡng, tập huấn, đào tạo cán bộ trong cơ quan về quản lý tài liệu điện tử cần thường xuyên tiến hành mở rộng hợp tác, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm những lĩnh vực cùng ngành trong nước cũng như quốc tế về vấn đề quản lý tài liệu điện tử thông qua các hội nghị, hội thảo, chương trình, v.v... nhằm nâng cao năng lực, mở rộng kinh nghiệm và thắt chặt mối quan hệ giữa các bên tạo điều kiện cho sự tiếp thu, chuyển giao công nghệ trong các hoạt động quản lý, điều hành tài liệu điện tử. Ngoài ra, với việc mở rộng hợp tác, trao đổi kinh nghiệm còn tạo điều kiện cho Chi cục nắm bắt được những điểm mạnh, ưu thế cũng như hạn chế trong phương thức quản lý tài liệu điện tử của cơ quan mình từ đó đánh giá được mức độ quản lý của các nhân viên trong từng khâu nghiệp vụ và rút ra những bài học trong vấn đề quản lý.
Trong thời đại hiện nay với xu hướng phát triển của thế giới về vấn đề sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động giao dịch điện tử của cơ quan, tổ chức ngày càng gia tăng và chiếm một vị thế vô cùng quan trọng trong việc thay thế các phương thức truyền thống và điều chuyển thông tin giữa các nơi trở nên nhanh chóng, thuận lợi tạo ra năng suất làm việc hiệu quả đáp ứng các nhu cầu về quản lý và giao dịch thông tin. Tuy nhiên, các hoạt động xung quanh vấn đề đó được bao gói trong phạm vi của cơ quan là chưa đủ vì trong thời kỳ quốc tế hóa hội nhập như hiện nay để cải tiến phương thức làm việc đạt năng suất cao không chỉ dựa vào năng lực chuyên môn của người giải quyết mà cần có sự tác động qua lại giữa các bên do vậy nên các vấn đề liên quan đến trao đổi, học hỏi kinh nghiệm, mở rộng
86
hợp tác ngày càng trọng giúp cho lãnh đạo và các nhân viên trong cơ quan phương hướng chiến lược chủ yếu của việc tiếp cận, phát triển các các cách thức quản lý tiên tiến trên thế giới về tài liệu số. Ngày nay, trên thế giới trong các buổi hội nghị, hội thảo quốc tế giữa các nước liên quan đến quản lý nói chung và quản lý tài liệu