8. Đóng góp đề tài
2.2.1.2.Quy trình quản lý ở giai đoạn lưu trữ
Trong quá trình giải quyết công việc tại Chi cục Thuế quận Long Biên các bộ phận và đối tượng liên quan của Chi cục hình thành ra các văn bản liên quan đến
61
lĩnh vực thuế. Những văn bản, giấy tờ này sau khi được các cán bộ chuyên môn thuộc những bộ phận, đơn vị khác nhau của Chi cục thực hiện hoạt động nghiệp vụ giải quyết công việc hoàn thành sẽ được lập hồ sơ dưới sự hướng dẫn, chỉ đạo của cán bộ Văn thư Chi cục trước khi tất cả tài liệu đưa lên hệ thống lưu trữ điện tử. Trong quá trình lập những cán bộ được sự phân công nhiệm vụ lập hồ sơ theo yêu cầu của người đứng đầu đơn vị sẽ có trách nhiệm thu thập, bổ sung các văn bản, giấy tờ có liên quan đến phạm vị chức năng, nhiệm vụ mà đơn vị mình giải quyết một cách đầy đủ và hợp lý để các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ được tạo ra có sự logic và chặt chẽ giữa các mặt hoạt động qua đó sẽ dễ dàng cho việc tìm kiếm sau này. Ngoài ra, để tạo ra sự dễ dàng trong tìm kiếm cũng như trách nhiệm của mỗi cá nhân trong quy trình quản lý và vận hành hệ thống lưu trữ điện tử thì còn có sự nhất quán và tuân thủ các quy định chặt chẽ giữa các thành viên trong cơ quan để việc quản lý và vận hành hệ thống lưu trữ điện tử diễn ra một cách hợp lý và hiệu quả nhất, điều này được thể hiện thông qua Quyết định số 679/QĐ-CT ngày 04 tháng 01 năm 2018 về việc ban hành quy chế quản lý và vận hành hệ thống lưu trữ điện tử Cục Thuế TP Hà Nội [Phụ lục 7]
Sau khi hoàn tất quá trình lập hồ sơ các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ đã được lập sẽ được đưa lên hệ thống lưu trữ điện tử theo trình tự thời gian, diễn biến công việc và hoạt động của hồ sơ để quản lý thông qua con đường scan - số hóa tài liệu. Để thực hiện việc đưa tài liệu lưu trữ lên hệ thống lưu trữ điện tử tại đây các Đội đã được trang bị máy quét sẽ sử dụng thiết bị scan tài liệu có kết nối với máy tính để chuyển tài liệu từ dạng giấy sang tài liệu điện tử ở dạng pdf. Đối với những Đội chưa được trang bị máy quét lập phiếu đề xuất lưu trữ điện tử đồng thời cử cán bộ
62
phối hợp với Đội Hành chính để thực hiện scan hồ sơ lưu trữ theo mẫu LTDT-1b trong Quyết định số 679/QĐ-CT ngày 04 tháng 01 năm 2018 về việc ban hành quy chế quản lý và vận hành hệ thống lưu trữ điện tử Cục Thuế TP Hà Nội.
Trong khi tiến hành scan văn bản, tài liệu người thực hiện nghiệp vụ sẽ có nhiều quyền lựa chọn các phương thức scan tùy chỉnh khác nhau tùy thuộc theo loại hình tài liệu đó như thế nào mà lựa chọn phương thức sao cho phù hợp. Cụ thể, người sử dụng có thể lựa chọn: 1. Scan màu 1 mặt (pdf) 2. Scan màu 2 mặt 3. Scan trắng đen 1 mặt 4. Scan trắng đen 2 mặt 5. Scan ảnh (JPEG) 6. Scan 1 mặt 1 file pdf
Thông thường do đây là hồ sơ công việc nên khi scan chủ yếu lựa chọn phương thức 1 mặt 1 file pdf. Sau khi lựa chọn xong phương thức scan, dữ liệu vừa được scan sẽ tự động chuyển lên một thư mục trên máy tính ở ứng dụng có sẵn của máy là Computer, đồng thời với đó là các file dữ liệu khi được scan lên máy sẽ được đặt các tên khác nhau để tránh bị nhầm lẫn và dễ dàng trong việc tìm kiếm tìm kiếm. Người thực hiện nghiệp vụ phải nhớ chính xác thư mục đó để khi đưa lên lưu trữ điện tử sẽ tìm đến địa chỉ file một cách nhanh chóng nhất.
63
Để có thể lưu trữ tài liệu lên hệ thống lưu trữ điện tử cần phải mở trình duyệt Internet explorer trên màn hình máy tính, trình duyệt Internet explorer tại Chi cục Thuế quận Long Biên là trình duyệt internet phiên bản 6.0 và nó sẽ được cập nhật lên phiên bản mới khi đến thời hạn bên cạnh đó cần phải lưu ý rằng chỉ có trình duyệt internet explorer 6.0 hoặc phiên bản cao hơn nữa mới có thể truy cập được vào trang web lưu trữ điện tử. Sau khi đã mở được trình duyệt này người thực hiện nghiệp vụ cần phải tiến hành thực hiện bước tiếp theo tại đây là truy cập vào một đường link do Tổng cục Thuế thiết lập và được áp dụng trong toàn ngành thuế để vào website là: “http://10.1.64.223/dws43/login.aspx”. Khi truy cập được vào website của lưu trữ điện tử, màn hình máy tính sẽ xuất hiện mục đăng nhập tài khoản user yêu cầu người sử dụng phải điền đầy đủ các thông tin đăng nhập để vào tài khoản. Tại đây, cán bộ chuyên môn có nhiệm vụ điền đầy đủ thông tin đăng nhập có sẵn trước đó do cấp trên cấp để tiến hành vào hệ thống. Trong quá trình đăng nhập người thực hiện nghiệp vụ có thể lựa chọn ngôn ngữ Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh tùy vào nhu cầu sử dụng để lựa chọn. Lúc này, giao diện chính của trang web được mở ra.
64
Cổng web docuflo trên màn hình máy tính
65
Tại thời điểm đăng nhập đối với trường hợp tài khoản user được người có thẩm quyền cấp phát, vì một lý do nào đấy mà người thực hiện nghiệp vụ làm mất tài khoản hoặc quên mật khẩu thì cán bộ sử dụng user đó phải có trách nhiệm trình báo lên người có thẩm quyền biết để được giải quyết và xử lý kịp thời.
Khi thực hiện đăng nhập được thành công vào hệ thống lưu trữ điện tử, giao diện chính của hệ thống lưu trữ điện tử sẽ hiện ra các sở mục, từ trái qua phải ở góc phía trên cùng màn hình bao gồm 6 mục tương đương với 6 tính năng giúp người sử dụng có thể làm việc với bất kỳ yêu cầu nào khi cần thiết để thực hiện công việc:
- Trang chủ: thể hiện những thông tin về tên tài khoản user, thời gian đăng nhập trước đó của người sử dụng bao gồm thông tin về ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây với sự có sẵn của tính năng này sẽ giúp cho người sử dụng biết được lần đăng nhập trước đó vào thời gian cụ thể nào
- Thư viện tài liệu: gồm những file tài liệu đã được đưa lên hệ thống lưu trữ điện tử trong quá trình người thực hiện nghiệp vụ giải quyết công việc;
- Tìm kiếm: mục tìm kiếm thể hiện sự tra cứu những thông tin liên quan đến các file tài liệu khi người thực hiện công việc của Chi cục cần tìm kiếm, tra tìm tài liệu để phục vụ cho mục đích công việc cơ quan;
- Bảng điều khiển: là nơi quản lý các văn bản, tài liệu đã được đưa lên hệ thống lưu trữ điện tử khi muốn thực hiện hoạt động thay đổi vị trí để kiểm soát 1 tài liệu bất kỳ tài liệu nào đó theo sự lựa chọn của người sử dụng;
66
- Trợ giúp: khi người thực hiện nghiệp vụ gặp vấn đề khó khăn liên quan đến lưu trữ điện tử cần sự trợ giúp đến máy sẽ vào mục này để giải quyết những vấn đề đó;
- Đăng xuất: là quá trình rời khỏi tài khoản khi không sử dụng nữa. Khi người thực hiện hoạt động nghiệp vụ đã hoàn thành xong quá trình đưa tài liệu lên hệ thống lưu trữ điện tử, người thực hiện nghiệp vụ sau mỗi lần sử dụng cần phải đăng xuất ra khỏi tài khoản để tránh bị người khác vào đánh cắp thông tin và phục vụ cho những mục đích khác ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan;
67
Để tiến hành thực hiện việc đưa tài liệu lên hệ thống lưu trữ các cán bộ thực hiện nghiệp vụ tại Chi cục Thuế Long Biên lựa chọn vào mục “thư viện tài liệu”. Tại đây, sau khi lựa chọn sẽ xuất hiện các folder lần lượt là: folder đầu tiên được mặc định có tên tài khoản trong trường hợp này folder là “lbi_qlac” và 2 folder còn lại là “Chi cục Thuế”, “dùng chung - chia sẻ toàn ngành” những folder này được cố định trên hệ thống khi được thiết lập website đồng thời folder mang tên tài khoản “lbi_qlac” sẽ liên kết với 2 folder còn lại. Các folder này sẽ là nơi để chứa các file dữ liệu của tài liệu từ quá trình scan - số hóa tài liệu lên. Đối với các tài liệu nằm trong folder “Chi cục Thuế” thì tài liệu thuộc phòng ban, đơn vị nào những người trong cùng phòng ban, đơn vị đấy khi truy cập để khai thác tài liệu sẽ tìm kiếm được tất cả các tài liệu của đơn vị mình trong trường hợp khi các phòng khác nhau thuộc Chi cục muốn khai thác sử dụng tài liệu của một phòng bất kỳ thì dựa trên sự đồng ý của người đứng đầu phòng được xin khai thác, chia sẻ tài liệu đó sẽ phân quyền khai thác tài liệu của phòng mình sang cho các phòng đó thông qua mẫu LTDT-02 trong Quyết định số 679/QĐ-CT ngày 04 tháng 01 năm 2018 về việc ban hành quy chế quản lý và vận hành hệ thống lưu trữ điện tử Cục Thuế TP Hà Nội [Phụ lục ], mẫu này được gửi về phòng Hành chính và phòng Hành chính sẽ gửi phiếu phân quyền tới Đội kê khai kế toán Tin học để phân quyền khai thác bổ sung điều này giúp cho việc khai thác sử dụng tài liệu giữa các phòng sẽ trở nên tìm kiếm một cách dễ dàng, thuận lợi. Đối với folder “dùng chung - chia sẻ toàn ngành” khi tài liệu được đưa lên hệ thống lưu trữ điện tử tại folder này được sự đồng ý của người đứng đầu Chi cục tài liệu liên quan đến công việc chung của toàn ngành sẽ được chia sẻ rộng rãi đến tất cả các cơ quan Thuế trong cùng ngành, điều
68
này sẽ dễ dàng tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan trong việc tiếp cận tài liệu của cơ quan này với cơ quan khác trong toàn ngành Thuế đồng thời sẽ dễ dàng tiết kiệm thời gian cho việc đi lại cũng như tra cứu.
Trong các folder mẹ bao gồm các folder nhỏ hơn là các folder con được tạo lập để tối ưu hóa đường dẫn tài liệu có trong folder và các folder con này khi mỗi một tài liệu được đưa lên hệ thống nó sẽ thể hiện chính xác bộ phận nào trong cơ quan là nơi đưa lên. Bên cạnh đó, các folder con cũng sẽ tối ưu hóa việc tìm kiếm tài liệu và tạo ra sự logic trong việc tìm kiếm khi được phân nhỏ. Sơ đồ của các folder con (cây folder) được thể hiện như sau:
SƠ ĐỒ CÂY FOLDER CỦA HỆ THỐNG LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ CHI CỤC THUẾ LONG BIÊN TRONG THƯ VIỆN TÀI LIỆU
lbi_qlac
Chi cục Thuế (No access)
Document Library 0 20 40 60 80 100 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr East West North CCT_Long Biên Quản lý ấn chỉ Tuyên truyền hỗ trợ Dùng chung - chia sẻ toàn ngành (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
69
Ở mỗi bộ phận của Chi cục có các chức năng, nhiệm vụ khác nhau sẽ được tạo các folder riêng trong folder “CCT_Long Biên”. Ví dụ Đội Tuyên truyền hỗ trợ của Chi cục Thuế Long Biên sẽ được tạo folder “Tuyên truyền hỗ trợ”. Ngoài ra, vì Đội Tuyên truyền hỗ trợ có chức năng thực hiện công tác tuyên truyền về chính sách pháp luật thuế; hỗ trợ người nộp thuế trong khu vực thuộc phạm vi Chi cục Thuế quản lý cũng như việc thực hiện các vấn đề liên quan đến mua, bán ấn chỉ nên được tạo lập thêm folder “Quản lý ấn chỉ”.
Các folder trong thư viện tài liệu
Ngay sau khi thực hiện mở các folder theo trình tự, đến folder cuối cùng sẽ là nơi giúp người thực hiện nghiệp vụ tiến sát gần hơn với việc đưa tài liệu lên hệ
70
thống lưu trữ điện tử. Tại đây, sẽ xuất hiện các mục “Mời” “Nhập” “Thực thi” và một bảng danh mục các file đã được đưa lên hệ thống thể hiện đầy đủ các thông tin từ tên file, loại tài liệu, tạo vào thời gian nào và được tạo bởi ai?. Ngoài ra, với việc người thực hiện nghiệp vụ lựa chọn vào các folder đồng nghĩa với đó trên màn hình cũng sẽ xuất hiện tương ứng đường chỉ dẫn địa chỉ của người thực hiện thao tác đã chọn và số lượng tài liệu đã được đưa lên lưu trữ điện tử: “Document > Chi cục Thuế > CCT_Long Biên > Quản lý ấn chỉ (1189)”. Bằng việc hiển thị các thông tin này sẽ giúp cho người thực hiện nắm bắt được vị trí cụ thể trong folder cũng như chính xác về số lượng mà không cần đếm từng file
71
Để thực hiện việc lưu trữ tài liệu điện tử lên hệ thống người thực hiện nghiệp vụ tiến hành kích chọn vào ô “Nhập” trong mục “Mời”. Khi đó, mở lần lượt các tập tin có sẵn trước đó theo trình tự các file từ bé đến lớn tương ứng với thời gian giải quyết công việc đã được sắp xếp và lưu trên ứng dụng “Computer” của máy để thực hiện nhiệm vụ này. Người thực hiện nghiệp vụ cần phải nhớ chính xác vị trí các file đã được lưu trên “Computer” để không bị đưa nhầm các tài liệu đã được lưu trữ lên hệ thống lưu trữ điện tử
72
Sau khi đã chọn được file cần đưa lên hệ thống lưu trữ điện tử các trường thông tin sẽ hiện lên yêu cầu người thực hiện nghiệp vụ phải điền đầy đủ thông tin của tài liệu vào các trường đó. Để có được những thông tin chính xác khi đăng tải người thực hiện nghiệp vụ sẽ căn cứ vào chính nội dung của tài liệu hiện ở góc bên trái màn hình song song với các nội dung của trường thông tin. Các trường thông tin bao gồm:
1. Cấp độ tài liệu: Căn cứ vào mức độ thông tin có trong tài liệu người thực hiện nghiệp vụ sẽ tiến hành lựa chọn mức độ tài liệu từ level 0 đến level 4. Ở mức level 0 là mức bảo mật thông thường và level 4 là cấp độ bảo mật cao nhất
2. Loại tài liệu: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mỗi đội trong giải quyết công việc loại tài liệu được hình thành đó liên quan đến đầu việc nào thì lựa chọn loại tài liệu phù hợp với đầu việc đó
3. Loại hồ sơ:
4. Tên hồ sơ: Là tên của hoạt động đã được thực hiện tại Chi cục Thuế quận Long Biên
5. Năm hồ sơ: Là năm mà hồ sơ đó được lập 6. Chi cục Thuế: Chi cục Thuế quận Long Biên
73
7. Đội lập hồ sơ: Là đội trực tiếp đứng ra chịu trách nhiệm về quá trình giải quyết công việc và khi kết thúc công việc đó thì chính đội đó là đội chịu trách nhiệm lập hồ sơ
8. Cán bộ thụ lý hồ sơ: Là cán bộ trực tiếp tiếp nhận và xử lý công việc liên quan đến hồ sơ đó
9. Mã số thuế: Là mã được cơ quan thuế có thẩm quyền cấp, mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có một mã số thuế riêng
10. Tên người nộp thuế: Tên cá nhân, cơ quan hoặc doanh nghiệp 11. Ngày/tháng/năm cấp hóa đơn lẻ: Là thời gian hóa đơn được cấp 12. Họ và tên người cấp: Là tên của người trực tiếp thực hiện việc cấp đó 13. Số văn bản: Là số thứ tự của văn bản được hình thành trong 1 năm 14. Ngày văn bản: Là ngày của văn bản được sản sinh ra
15. Tháng văn bản: Là tháng của văn bản được sản sinh ra
16. Quý: Một năm có 4 quý tương ứng với 1 quý là 3 tháng, tài liệu được giải quyết xong trong tháng nào thì ghi rõ quý đó
17. Người ký: Là người trực tiếp thực hiện hoạt động đưa tài liệu lên hệ thống lưu trữ điện tử