8. Đóng góp đề tài
2.2.1.1. Quy trình quản lý ở giai đoạn văn thư
Trong hoạt động hàng ngày tại Chi cục Thuế quận Long Biên các văn bản, giấy tờ trong quá trình gửi, nhận giữa các cơ quan, đơn vị với nhau trong nội bộ hay ngoài cơ quan đều được quản lý một cách chặt chẽ.
* Đối với văn bản đi:
Đối với các văn bản đi khi được hình thành: văn bản đó là các văn bản phối hợp giải quyết công việc giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hay là các văn bản do người đứng đầu Chi cục gửi xuống trong phạm vi nội bộ đến các đơn vị để chỉ đạo thực hiện công việc sau khi người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản hoàn thành xong, văn bản đó sẽ được văn thư Chi cục kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, sau khi đáp ứng được các yêu cầu tiêu chuẩn về mặt thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày thì văn bản sẽ được trình lên lãnh đạo ký và phê duyệt đồng thời văn thư sẽ lấy số, đóng dấu đăng ký vào sổ văn bản đi (như phát hành văn bản giấy). Qua những công đoạn này Văn thư chuyển đổi phát hành sang văn bản điện tử cần thực hiện các quy trình sau và được thể hiện qua các bước số hóa:
- Bước 1: Quét văn bản, chuyển đổi văn bản thành tập tin có định dạng .pdf. Định dạng .pdf có thể hiểu là một định dạng tài liệu di động, một định dạng tập tin văn bản khá phổ biến của hãng Adobe systems được cài đặt hầu hết trên các thiết
52
bị máy tính và điện thoại. Việc sử dụng file pdf sẽ giúp cho văn bản được gửi đi có tính bảo mật cao hơn tránh trường hợp sửa đổi nội dung của văn bản. Bên cạnh đó, các định dạng .pdf còn có thể hiển thị hoàn toàn giống nhau trên tất cả các môi trường làm việc khác nhau. Khi đã tiến hành xong công đoạn quét văn bản, giấy tờ cần gửi sang tập tin văn bản điện tử .pdf thông qua việc số hóa văn bản giấy lên hệ thống quản lý và điều hành văn bản của cơ quan - phần mềm eDoc thì Văn thư Chi cục tiến hành nhập chính xác và đầy đủ các thông tin theo các thuộc tính sẵn có của phần mềm bao gồm các trường thông tin:
1. Loại sổ 2. Số đi 3. Số ký hiệu 4. Loại văn bản 5. Người soạn 6. Đơn vị soạn thảo 7. Người phát hành 8. Người ký
9. Trích yếu
10. Nơi nhận ngoài ngành (Các đơn vị ngoài ngành Tài chính)
11. Nơi nhận trong ngành (Các đơn vị trong ngành Tài chính)
12. Nơi nhận nội bộ (Các đơn vị thuộc trụ sở cơ quan)
13. Số lượng văn bản giấy 14. Số lượng văn bản điện tử 15. Ghi chú
16. Đã phát hành
17. Đưa văn bản lên website 18. Tệp nội dung
53
Giao diện làm việc quản lý văn bản đi trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành eDoc của Văn thư Chi cục Thuế quận Long Biên
- Bước 2: Văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan, đơn vị mình ký số lên tập tin có định dạng .pdf ở trên văn bản để khi gửi nhằm xác nhận danh tính của cơ quan trong môi trường máy tính và internet do tổ chức sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp. Như vậy, có thể xem việc sử dụng chứng thư số được hiểu là chứng thư chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp đích danh của chữ ký số của cơ quan;
54
Chứng thư số của Văn thư Chi cục Thuế quận Long Biên được ký ở góc dưới bên trái của tập tin văn bản
- Bước 3: Sau khi đã thực hiện quy trình ký số lên tập tin văn bản điện tử Văn thư Chi cục sẽ phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản điện tử đã được ký số trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành eDoc của cơ quan đến với cơ quan, tổ chức cần gửi. Đối với những trường hợp văn bản đi có đề nghị văn bản phản hồi từ cơ quan được gửi văn thư phỉa cập nhật thông tin yêu cầu phản hồi và thời hạn xử lý;
55
Trong quá trình gửi văn bản đến các phòng ban, đơn vị trong cơ quan hay ngoài cơ quan Văn thư của Chi cục sẽ chịu trách nhiệm quản lý văn bản được gửi và nhận những thông báo phản hồi từ các phòng ban, đơn vị về việc thực hiện công việc cho đến khi công việc đó được kết thúc và đưa lên hệ thống lưu trữ điện tử. Việc sử dụng phần mềm quản lý và điều hành văn bản điện tử eDoc giúp cho không chỉ Văn thư trong việc giải quyết nhanh công việc mà còn cho lãnh đạo cơ quan hay nhân viên giải quyết công việc
ĐỐI VỚI VĂN THƯ CHI CỤC
ĐỐI VỚI LÃNH ĐẠO CHI CỤC
ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
- Khắc phục được tình trạng khó kiểm soát các văn bản đang ở đâu, quá trình sử dụng chúng như thế nào? Những ai đang lưu giữ?
- Dễ dàng quản lý các loại giấy tờ công văn; - Nhanh chóng khi lập các loại công văn, giấy tờ khi trình hoặc xin ý kiến
- Giảm công sức và tiết kiệm thời gian công việc; - Ra các chỉ thị điều hành nhanh chóng, kịp thời; - Theo dõi và xử lý kịp thời tình trạng chỉ thị mình ban ra;
- Nhận công văn và phê duyệt dễ dàng;
- Quản lý các thông tin
- Đối với nhân viên tham gia công việc
- Nhận được các chỉ thị, công văn một cách nhanh chóng;
- Phản hồi lại ý kiến của mình một cách thuận tiện;
- Tiết kiệm các chi phí văn phòng, giảm được sự nhầm lẫn;
56 lãnh đạo;
- Theo dõi, kiểm soát được tình trạng công văn mình gửi đi;
- Lập và thống kê các báo cáo chính xác;
- Tránh được những sai sót phát sinh;
của cơ quan;
- Tránh được những sai sót phát sinh;...
- Người sử dụng dễ dàng làm việc, sắp xếp và quản lý được công việc của mình;
- Các tiện ích đi kèm giúp nâng cao hiệu quả công việc;
- Tránh được những sai sót phát sinh;
SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Cấu hình chữ ký số (1) Gửi văn bản đi (4) Ký số trên văn bản đi (2’) Trên hệ thống eDoc (3) Xử lý văn bản đi (2)
57 Trong đó:
(1) Cấu hình Chữ ký số trong phần mềm vSignPDF để ký văn bản đi: Thực hiện cấu hình 01 lần để sử dụng thường xuyên, do Quản trị mạng thực hiện trên máy tính của Văn thư.
(2) Thực hiện ký số trên văn bản đi:
- Xử lý văn bản đi trước khi thực hiện ký số - Ký số trên văn bản đi
(3) Nhập văn bản đi vào Sổ văn bản trên phần mềm eDoc
(4) Gửi văn bản đi đến các cơ quan trên hệ thống tư điện tử công vụ, phần mềm eDoc hoặc đăng trên Cổng/trang thông tin điện tử
* Đối với văn bản đến:
- Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến qua hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử Văn thư Chi cục phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện sai sót phải kịp thời thông báo cho người gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Khi hoàn thành việc tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến qua hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử Văn thư có trách nhiệm cập nhật những thông tin cần thiết trên hệ thống về văn bản như:
58 1. Loại sổ 2. Số đến 3. Ngày đến 4. Số công văn 5. Ký hiệu 6. Nơi gửi 7. Ngày văn bản 8. Độ khẩn 9. Loại văn bản 10. Trích yếu 11. Hạn xử lý 12. Ghi chú
59
Giao diện làm việc quản lý văn bản đến trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành eDoc của Văn thư Chi cục Thuế quận Long Biên
- Bước 2: Chuyển giao văn bản
Khi đã thực hiện vào sổ văn bản đến cần phải chuyển giao văn bản đến cho người đứng đầu cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xem xét và cho ý kiến phân công chỉ đạo giải quyết. Sau khi có ý kiến phân công, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ văn bản đến và chuyển giao cho đơn vị giải quyết. Hoặc căn cứ nội dung văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị;
60
chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, Văn thư chuyển giao văn bản cho đơn vị giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị thì cần ghi rõ đơn vị chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết công việc của mỗi đơn vị (nếu cần);
- Bước 3: Theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến:
Khi đã chuyển giao văn bản đến cho cá nhân, bộ phận liên quan có thẩm quyền Văn thư Chi cục theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến của đơn vị chủ trì được phân công giải quyết công việc. Đối với các văn bản có nội dung yêu cầu phải báo cáo hoặc cung cấp thông tin, văn thư phải sẽ theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn đơn vị chủ trì lập hồ sơ giải quyết công việc được giao gắn với văn bản đến. Đồng thời, khi được xử lý văn bản đến cấp chuyên viên cũng như lãnh đạo cơ quan, đơn vị cần lưu ý một số nội dung sau:
1. Cấp chuyên viên, khi lập hồ sơ giải quyết công việc được giao cần phải gắn với văn bản đến. Thời hạn xử lý văn bản được tính kể từ thời gian nhận được văn bản đến
2. Cấp lãnh đạo cơ quan, đơn vị: Xem xét, kiểm tra hồ sơ trình và dự thảo văn bản. Nếu đồng ý thì phê duyệt phiếu trình, ký duyệt văn bản ; Nếu không đồng ý thì trao đổi lại với người đứng đầu đơn vị, chuyên viên chủ trì để xem xét, quyết định