6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
2.2.2. Kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân (Tiểu nhóm 0129)
2.2.2.1. Tiền lương (mục 6000), Tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng (mục 6050), Phụ cấp lương (mục 6100)
-Cơ sở thanh toán:
Tiền lương, tiền công, phụ cấp lương được xác định trên cơ sở số định biên lao động giao khoán của UBND tỉnh Kiên Giang, mức lương tối thiểu theo quy định, hệ số tiền lương theo ngạch bậc, phụ cấp (nếu có) được quy định tại Thông tư số 62/2010/TT-BTC ngày 21/4/2010 của Chính phủ; Nghị định 66/2013/NĐ-CP ngày 27/6/2013.
Chi phí tiền lương được kiểm soát thông qua theo dõi nhân sự, thời gian lao động, khối lượng công việc và chất lượng hoàn thành: Chức năng nhân sự do bộ phận tổ chức chịu trách nhiệm thông qua công tác kiểm soát hợp đồng
lao động đối với người lao động. Chức năng theo dõi lao động gồm theo dõi ngày công, giờ công, qua đánh giá công việc của từng cá nhân.
-Quy trình kiểm soát:
Sơ đồ 2.2. Quy trình kiểm soát thanh toán tiền lương
Cuối tháng, các phòng gửi bảng chấm công của các nhân viên phòng mình về phòng KH-TC chậm nhất là ngày 05 của tháng sau để có cơ sở thanh toán tiền lương và các phụ cấp khác. Phòng Tổ chức – Hành chính gửi các quyết định điều động, bổ nhiệm, nâng hệ số lương, phụ cấp… hợp đồng ký với các nhân viên (nếu có) về phòng KH-TC để kịp thời cập nhật. Phòng KH- TC rà soát lại những thay đổi, điều chỉnh hệ số lương, phụ cấp, lập bảng thanh toán lương, truy lĩnh (nếu có) trình lãnh đạo ký duyệt và chuyển ngân hàng để chuyển lương qua thẻ cho cán bộ nhân viên.
Bảng chấm công tính lương, bảng thanh toán tiền lương được lập đúng với biểu mẫu trong quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. (Xem phụ lục Bảng 2.1. Bảng chấm công theo mẫu Mẫu số C01a – HD và Bảng 2.2. Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số C02a-HD)
Riêng khoản thanh toán làm thêm giờ công tác kiểm soát bao gồm bảng chấm công và nội dung công việc làm thêm giờ có Giám đốc Đài duyệt
Các bộ phận trực tiếp thực hiện chấm công phòng mình Phòng tổ chức tập hợp các quyết định điều chỉnh tiền lương Kế toán lập bảng thanh toán tiền lương
dựa trên quy chế về tiền lương
chuyển về phòng KH-TC theo đúng chế độ. Bảng chấm công làm thêm ngoài giờ được thực hiện đúng theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC (Xem phụ lục Bảng 2.3. Bảng chấm công làm thêm giờ theo mẫu Mẫu số C01b – HD)
Bảng thanh toán làm thêm giờ được thực hiện theo mẫu C07-HD Quyết đinh 19. (Xem phụ lục Bảng 2.4. Bảng thanh toán làm thêm giờ)
2.2.2.2. Tiền thưởng (Mục 6200)
Tiền khen thưởng thực hiện theo NĐ số 42/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 của Thủ tướng Chính phủ bao gồm khen thưởng thường xuyên và khen thưởng đột suất.
- Đối với các khoản khen thưởng thường xuyên bao gồm các khoản tặng cờ thi đua của Giám đốc Đài, Chủ tịch UBND tỉnh, Báo chí cho tập thể và cá nhân. Tặng huân chương lao động. Giải thưởng ,.v.v., được thực hiện kiểm soát theo quy trình: Phòng tổ chức cán bộ nhận Quyết định khen thưởng từ Sở Nội vụ, Báo chí hoặc UBND tỉnh Kiên Giang về việc khen thưởng thường xuyên tập thể hay cá nhân. Sau đó sao y quyết định gởi về phòng KH-TC. Phòng KH-TC nhận được quyết định tiếp tục,tiến hành kiểm tra và lập chứng từ thanh toán khen thưởng theo đúng định mức trong NĐ số 42/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 của Thủ tướng Chính phủ.
-Quy trình thanh toán các khoản khen thưởng được cụ thể:
Sơ đồ 2.3. Quy trình thanh toán khen thưởng thường xuyên
Phòng tổ chức- hành chính nhận QĐ khen thưởng
Chi cho cá nhân, tập thể
Phòng KH-TC lập danh sách khen thưởng thanh toán
-Đối với các khoản khen thưởng đột xuất như: Các khoản khen thưởng đột xuất cá nhân, tập thể đã có thành tích tốt trong công tác tăng thu, tiết kiệm chi, cải tiến chất lượng chương trình kịp thời…thì các thủ tục kiểm soát bao gồm: Giấy đề xuất khen thưởng cá nhân, tập thể của Ban thi đua khen thưởng Đài có phê duyệt của Giám đốc Đài kèm theo công văn, chủ trương của Đài hoặc UBND tỉnh về công tác đó gởi về phòng KH-TC để thanh toán. Định mức chi khen thưởng đột xuất theo định mức Giám đốc Đài phê duyệt.
2.2.2.3.Phúc lợi tập thể (mục 6250)
Tại Đài thanh toán mục này chủ yếu là thanh toán tiền tàu xe nghỉ phép năm: Thanh toán tiền đi lại bằng phương tiện tàu, xe cho các trường hợp đi thăm người thân bao gồm: Cha, mẹ đẻ, cha mẹ vợ (hoặc chồng), vợ hoặc chồng, con bị ốm đau, tai nạn hoặc qua đời, 1 lần/năm. Các trường hợp khác phải được giám đốc Đài phê duyệt. Cán bộ nghỉ phép năm theo chế độ quy định và phép năm nào giải quyết năm đó.
Hồ sơ thanh toán bao gồm: Đơn xin phép (Xác nhận Trưởng phòng và Giám đốc Đài), giấy xác nhận tại địa phương nên đến trong quá trình nghỉ phép, vé tàu xe, giấy xác nhận tại trạm y tế, bệnh viện nơi người thân bị ốm đau, tai nạn… Sau khi trở về công tác chuyển hồ sơ đầy đủ về phòng KH-TC để được thanh toán đúng chế độ.
2.2.2.4.Các khoản đóng góp (mục 6300)
Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn thực hiện theo quy định hiện hành. Thực hiện rà soát đối chiếu tăng, giảm lao động với phòng Tổ chức - Hành chính để thanh toán đúng với Bảo hiểm xã hội tỉnh.
2.2.2.5.Các khoản thanh toán khác cho cá nhân (mục 6400)
Hàng tháng, phòng KH-TC lập chứng từ chi tạm ứng một lần lương tăng thêm cho nhân viên.
Sơ đồ 2.4. Quy trình kiểm soát thanh toán tiền lương tăng thêm
: Vào ngày 25 tháng cuối mỗi quý, căn cứ các nội quy, quy định của Đài mỗi phòng tiến hành chấm công và bình xét thi đua của nhân viên theo quý và lập Biên bản nộp về phòng Tổ chức – Hành chính.
: Phòng Tổ chức – hành chính Đài tổng hợp kết quả bình xét thi đua của các phòng, trình Hội đồng thi đua của Đài
: Hội đồng thi đua của Đài họp xem xét và quyết định xếp loại cho từng nhân viên của Đài.
Căn cứ kết quả xếp loại thi đua của Hội đồng, phòng KH-TC lập bảng kê thanh toán tiền lương tăng thêm cho nhân viên trình Giám đốc ký duyệt và lập chứng từ chi chuyển ngân hàng thanh toán cho nhân viên qua thẻ.
Để đảm bảo công bằng, động viên những người tích cực trong công tác đem lại hiệu quả, nâng cao chất lượng công việc, đánh giá đúng mức độ đóng góp, việc phân phối thu nhập được xác định theo hệ số thành tích như sau:
-Loại A: Tương ứng hệ số 1,3 -Loại B: Tương ứng hệ số 1 -Loại C: Tương ứng hệ số 0,7
Cán bộ công chức đi học tập, đào tạo liên tục từ 6 tháng trở lên không xét A,B,C hàng tháng, được hỗ trợ 50% thu nhập tăng thêm kể từ khi có quyết định đi học.
1
2
3
Các phòng, trung tâm Phòng Tổ chức –Hành chính
Hội đồng thi đua Phòng KH-TC
1
2 3
Bảng chấm công và lịch đi công tác của các phòng do các phòng lập, cuối tháng trình lãnh đạo phê duyệt và gửi về phòng KH-TC trước ngày 05 tháng tiếp theo để phòng KH-TC có cơ sở thanh toán lương tăng thêm
Thời gian tính phân phối thu nhập sau 06 tháng kể từ khi ký hợp đồng lao động
-Chi trợ cấp phụ cấp khác:
Chi trả tiền trợ cấp thôi việc cho cán bộ viên chức nghĩ thôi việc theo chế độ: Khi có nhân viên xin nghĩ thôi việc, phòng Tổ chức tiến hành xác định số năm công tác, thời gian đi học (nếu có) chuyển phòng KH-TC rà soát các khoản kinh phí đã thanh toán hỗ trợ đi học (nếu có) và thanh toán tiền theo quy định của Nhà nước.
* Nhận xét về công tác kiểm soát đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
Quy trình và nội dung công tác kiểm soát đối với nhóm chi cá nhân tại Đài nói chung đã tốt, khó xảy ra gian lận.