6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
2.2.3.Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn
2.2.3.1. Mục chi thanh toán dịch vụ công cộng (6500)
Được thanh toán theo thực tế tiêu thụ và Hợp đồng với các đơn vị cung ứng dịch vụ.
Phòng Tổ chức - Hành chính phối hợp với các phòng thường xuyên kiểm tra các thiết bị điện, nước trong toàn Đài. Viên chức các phòng, trung tâm không được sử dụng điện nước của cơ quan vào mục đích cá nhân. Khi ra khỏi phòng hoặc không có nhu cầu sử dụng cho công việc chung phải tắt đèn, quạt, máy lạnh và các thiết bị máy móc (trừ các máy móc, thiết bị,... hoạt động mang tính bắt buộc như phòng máy, kho băng).
Thanh toán tiền điện, tiền nước: Hàng tháng, căn cứ số KW điện và số khối nước lập ủy nhiệm chi để thanh toán. Đối với Căn tin, sân quần vợt, và
các hộ gia đình khu tập thể phải tự trả tiền điện, nước (nếu có). Phải lắp đồng hồ riêng và thanh toán tiền cho Đài.
Thanh toán tiền nhiên liệu cho xe ô tô: Khi đơn vị có nhu cầu sử dụng xe ô tô để phục vụ công tác, Văn phòng Đài lập lệnh điều xe, cử lái xe phục vụ công tác. Cuối tháng lái xe lái xe ghi số km đã thực hiện vào Lệnh điều xe và tổng hợp các Lệnh điều xe chuyển sang phòng KH-TC để thanh toán. Xăng chạy xe ô tô phục vụ công tác, được thanh toán trên cơ sở số km trên đồng hồ xe với định mức 15 lít/100 km với xe 4 chỗ ngồi, 18 lít/ 100 km cho loại 12- 15 chỗ ngồi. Mỗi chuyến công tác, phải có lệnh điều xe, có dấu của nơi đến công tác, ghi số km đầu, số km cuối để xác định số km lăn bánh. Ngoài ra, trong quá trình vận hành xe, lái xe có thể ghi thêm số km để thanh toán xăng mà chưa có người giám sát.
Thanh toán tiền nhiên liệu chạy máy phát điện căn cứ thông báo của điện lực. Trường hợp không có thông báo cúp điện, Phòng Kỹ thuật Công nghệ, Trung tâm Phát sóng Hòn Me báo cáo bằng văn bản (riêng Trung tâm Phát sóng Hòn Me phải có xác nhận của Điện lực địa phương) trình Ban Giám đốc Đài duyệt thanh toán.
2.2.3.2. Mục chi vật tư văn phòng (tiểu mục 6550)
Hàng tháng, các phòng, trung tâm, căn cứ nhiệm vụ chuyên môn được giao, lập dự trù nhu cầu sử dụng theo thực tế phát sinh về văn phòng phẩm gửi về Phòng Tổ chức - Hành chính để tổng hợp trình Ban Giám đốc phê duyệt; căn cứ dự trù đã được Ban Giám đốc duyệt, Phòng TC-HC sẽ quản lý, tổ chức cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng, trung tâm chuyên môn trên tinh thần tiết kiệm.
Riêng công cụ, dụng cụ chuyên môn và vệ sinh của các phòng được thanh toán thực tế theo tinh thần tiết kiệm
Băng cấp cho phóng viên theo yêu cầu nhiệm vụ của các phòng chuyên môn, khi nhận băng mới thì giao nộp băng cũ để lưu trữ và kèm theo báo cáo thu hình.
Máy photocopy: Chỉ thực hiện photo công văn, tài liệu khi có ý kiến Ban giám đố , hoặc trưởng phòng Tổ chức – Hành chính đối với những văn bản lưu hành nội bộ. Không photo văn bản, tài liệu… cho bên ngoài
2.2.3.3. Mục chi thông tin tuyên truyền liên lạc (mục 6600)
Việc sử dụng điện thoại, Fax, Internet của Đài, phải nhằm phục vụ cho hoạt động chuyên môn của Đài và tiết kiệm; không sử dụng vào việc riêng. Lãnh đạo các phòng, Trung tâm, có trách nhiệm quản lý việc sử dụng điện thoại, Fax, Internet của bộ phận mình.
Đài đã có định mức chi cụ thể cho từng máy điện thoại trong Quy chế chi tiêu nội bộ. Dựa trên định mức này, căn cứ thông báo và hóa đơn thanh toán tiền điện thoại, phòng KH-TC rà soát và đối chiếu số tiền sử dụng của các máy điện thoại, nếu máy của phòng nào sử dụng quá định mức thì yêu cầu phòng đó nộp số tiền chênh lệch để hoàn trả cho ngân sách Đài.
Khoán tiền điện thoại di động theo định mức cho lãnh đạo đơn vị căn cứ theo qui chế chi tiêu nội bộ của Đài. Quy định đối tượng được thanh toán cước phí điện thoại di động để phục vụ công tác. Định mức như sau:
- Giám đốc 600.000 đ/tháng - Phó giám đốc 400.000 đ/tháng - Trưởng phòng, kế toán trưởng 250.000 đ/tháng - Phó phòng, Trung tâm 200.000 đ/tháng
2.2.3.4.Mục chi hội nghị (mục 6650)
Thanh toán các khoản chi theo chế độ quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ của Đài. Thực hiện theo; Quyết định số 09/2010/QĐ-UB ngày 14 tháng 01 năm 2011 của UBND tỉnh Kiên Giang về việc ban hành chế độ công tác phí,
chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Kiên Giang
Sơ đồ 2.5: Quy trình kiểm soát thanh toán Hội nghị phí
: Khi các phòng, trung tâm có đề xuất tổ chức hội nghị hoặc đào tạo lại, đề xuất có lãnh đạo duyệt kèm theo công văn quyết định về nội dung tổ chức chuyển lên phòng Tổ chức – Hành chính Đài.
, : Phòng Tổ chức - Hành chính Đài phối hợp với phòng KH-TC lập kế hoạch tổ chức và kinh phí thực hiện trình lãnh đạo phê duyệt. Căn cứ kế hoạch đã được phê duyệt, phòng Tổ chức - Hành chính triển khai thực hiện và phòng KH-TC giám sát việc tổ chức. Sau khi hoàn thành công tác tổ chức, phòng Tổ chức - Hành chính tổng hợp chứng từ gốc nộp về phòng KH-TC để kiểm soát chứng từ đảm bảo hợp lý, hợp lệ và đúng với kế hoạch đã đề ra. Phòng KH-TC lập chứng từ kế toán trình lãnh đạo duyệt thanh toán.
2.2.3.5.Mục chi công tác phí (mục 6700)
Sơ đồ 2.6. Quy trình kiểm soát chi Công tác phí
1 3 2 Các phòng, trung tâm Phòng Tổ chức- Hành chính Phòng KH-TC Thủ trưởng đơn vị 1 2 3 Phòng KH-TC Thủ trưởng đơn vị 1 Phòng Tổ chức - Hành chính Cán bộ công chức 2 3
: Lãnh đạo các phòng, trung tâm phải xem xét, cân nhắc khi cử phóng viện đi công tác (về số lượng người và thời gian đi công tác) bảo đảm hiệu quả công tác, sử dụng kinh phí tiết kiệm.
Khi có công văn triệu tập hoặc giấy mời họp, đưa tin lãnh đạo đơn vị phân công viên chức tham dự và chuyển Công văn cho viên chức được cử tham dự.
: Cán bộ, viên chức đến phòng Tổ chức – Hành chính lấy Giấy đi đường và ghi vào Sổ ghi chép ngày nghĩ trình lãnh đạo ký duyệt. Sau khi đi công tác về lãnh đạo phòng Tổ chức – Hành chính ký xác nhận, sau đó nộp giấy mời, vé máy bay, vé tàu xe, giấy đi đường, hoá đơn xăng (nếu đi công tác bằng ô tô), và các chứng từ có liên quan khác về phòng KH-TC. Giấy đi đường được lập theo mấu C06-HD quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 lãnh đạo ký trước khi đi công tác.
: Kế toán căn cứ các chứng từ trên và định mức trong Quy chế chi tiêu nội bộ, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, tính các khoản thanh toán, trình lãnh đạo duyệt và thanh toán cho viên chức.
Mọi khoản thanh toán đều dựa trên quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ được cụ thể: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phụ cấp công tác: được tính kể từ ngày cán bộ, viên chức rời khỏi cơ quan để đi công tác (ngày đi công tác ghi trên giấy đi đường) cụ thể như sau:
- Đi công tác ngoài tỉnh: mức phụ cấp là: 150.000 đ/ngày/người. - Công tác trong tỉnh:
+ Đi công tác huyện Phú Quốc và Kiên Hải là: 200.000 đ/ngày/người. + Công tác đến các huyện Vĩnh Thuận, An Minh, Kiên Lương, Giang Thành, TX Hà Tiên, U Minh Thượng: 120.000 đ/ngày/người.
+ Huyện Châu Thành: 50.000 đ/ngày/người. + Các huyện còn lại: 90.000 đ/ngày/người.
1
2
Tiền thuê phòng nghỉ
- Mức thanh toán tiền thuê phòng nghỉ từ thành phố Hồ Chí Minh trở ra các tỉnh phía Bắc và Phú Quốc được thanh toán tối đa là 300.000 đ/ngày/người.
- Tại các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long tối đa là 250.000 đ/ngày/người. - Thị xã Hà Tiên, huyện Kiên Lương tối đa là 200.000đ/ngày/người. - Tại các huyện trong tỉnh còn lại là: 150.000đ/người/ngày.
- Trường hợp đi công tác một người hoặc đoàn đi công tác có lẻ một người khác giới, phải thuê phòng riêng thì được thanh toán tiền thuê phòng nghỉ như sau:
+ Thành phố Hồ Chí Minh trở ra các tỉnh phía Bắc và Phú Quốc không quá 500.000 đ/ngày/người.
+ Các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long không quá 400.000 đồng/ngày/ người.
+ Riêng Ban Giám đốc thanh toán theo thực tế nhưng không vượt quá 600.000đ/ngày/người.
- Công tác tại các xã trong tỉnh, người đi công tác tự tìm chỗ nghỉ, được thanh toán theo mức khoán (trên cơ sở giấy đi đường được lãnh đạo đơn vị ký và được xác nhận nơi đến làm việc) nhưng không quá: 100.000đ/ngày/người.
- Trường hợp đoàn đi công tác ngoài tỉnh do làm việc với nhiều nội dung khác nhau nên một số cán bộ viên chức phải đi làm việc bằng xe taxi thì được thanh toán bằng vé taxi và có xác nhận của trưởng đoàn cùng chuyến đi.
- Đối với những công việc liên hệ công tác thường xuyên trong nội ô (Kế toán giao dịch, nhân viên phát hành văn thư,...) thì được khoán công tác phí thường xuyên với mức 300.000đ/tháng/người, hoặc cấp xăng xe theo từng mức do Ban Giám đốc Đài quyết định (phải có hoá đơn, chứng từ hợp lệ).
- Trường hợp đi công tác bằng phương tiện máy bay hoặc các phương tiện khác mà người đi công tác không đủ tiêu chuẩn hoặc vượt mức giá cước nhà nước quy định, phải được Giám đốc Đài phê duyệt trước khi thực hiện.
- Công tác phí ngoài nước: thực hiện theo quy định hiện hành. Qui định khác
- Trường hợp công tác đột xuất do Ban giám đốc điều động, hoặc theo thư mời (được ban giám đốc duyệt) thì được thanh toán công tác phí theo qui chế cuả Đài và nội dung của thư mời.
- Trường hợp công tác đột xuất không có thư mời, thì lãnh đạo phòng phải lập phiếu đề nghị, ghi rõ nội dung công tác, địa điểm, thời gian và kinh phí, trình ban giám đốc duyệt, thì được thanh toán công tác phí.
Các phòng xây dựng kế hoạch công tác hàng tháng, gắn liền với định mức của phóng viên, biên tập và quay phim được ban giám đốc phê duyệt, khi thanh toán công tác phí phải có sản phẩm, tin bài mang về.
Thời gian đi công tác và về:
+ Đảo Thổ Chu : thanh theo thực tế. + Phú Quốc, An Sơn: không quá 04 ngày.
+ Hà Tiên, Kiên Lương, Giang Thành, Vĩnh Thuận, An Minh, U Minh Thượng, Kiên Hải, Gò Quao: không quá 02 ngày.
+ Giồng Riềng, An Biên, Hòn Đất, Tân Hiệp, Châu Thành: không quá 01 ngày.
- Lãnh đạo các phòng, trung tâm không được ký khống công lệnh cho CBVC đi công tác cũng như việc kê tăng ngày đi công tác không đúng với thực tế, chịu trách nhiệm về việc phân công và xác nhận ngày đi và về công tác cho CBCC. Nếu phát hiện sai phải nộp lại số tiền đã thanh toán cho cơ quan, đồng thời bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật.
của thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền và ký xác nhận đóng dấu ngày đi, ngày đến, ngày về của cơ quan và nơi cán bộ, viên chức đến công tác; vé tàu, xe, phà; vé thu cước hành lý... và hoá đơn thuê phòng nghỉ hợp lệ. (Xem phụ lục Bảng 2.5 Giấy đi đường theo theo mẫu C06-HD).
2.2.3.6. Mục chi chi phí thuê mướn (mục 6750)
Chi phí này chủ yếu để thanh toán tiền thuê 02 bảo vệ và chăm sóc cây kiểng tại trụ sở Đài, thuê bảo trì máy phát điện, thang máy, máy lạnh, thuê diễn viên, ca sĩ, nghệ sĩ, nhạc công, ….
Các khoản chi phí thuê mướn bên ngoài có mức chi từ 5.000.000 đồng trở lên thì phải có hợp đồng dân sự, nghiệm thu thanh lý, phải có hóa đơn tài chính đối với những đơn vị có đăng ký kinh doanh. Những tổ chức và cá nhân không đăng ký kinh doanh có mức chi từ 2.000.000 đồng trở lên thì làm hợp đồng, nghiệm thu thanh lý và biên nhận nhận tiền. Giá tiền công thuê mướn theo sự thoả thuận của 02 bên theo giá thị trường, phải được sự đồng ý của Ban Giám đốc và phải nộp thuế thu nhập cá nhân theo qui định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.3.7. Mục chi sửa chữa thường xuyên TSCĐ phục vụ công tác chuyên môn (Mục 6900)
Sơ đồ 2.7. Quy trình kiểm soát sửa chữa TSCĐ
: Đối với các TSCĐ bị hư hỏng, các phòng, trung tâm là đơn vị quản lý và sử dụng tài sản làm giấy đề xuất đề nghị sửa chữa, thay thế gởi về phòng Tổ chức -Hành chính. Các phòng, Trung tâm Phòng Tổ chức- Hành chính Phòng KH-TC Thủ trưởng đơn vị 1 2 3 1
: Tổ chức -Hành chính Đài liên hệ đơn vị sửa chữa để kiểm tra xác định mức độ hư hỏng của tài sản, lấy báo giá và trình lãnh đạo phê duyệt. Sau khi thực hiện, gởi chứng từ gốc về phòng KH-TC đề nghị thanh toán.
: Phòng KH-TC lập chứng từ trình lãnh đạo phê duyệt thanh toán. Việc sửa chữa xe ô tô thường do lái xe đưa đến đơn vị sửa chữa rồi mới báo về Tổ chức -Hành chính, sau đó mới làm thủ tục báo cáo cho lãnh đạo đơn vị và phòng KH-TC, đặt lãnh đạo và phòng KH-TC vào chuyện đã rồi và không kiểm soát được; thiết bị tin học cũng vậy, khi có báo cáo sự cố hỏng hóc về máy, phòng TC-HC cử cán bộ đến xem xét và liên hệ với đơn vị sửa chữa và tập hợp chứng từ về thanh toán tại phòng KH-TC.
2.2.3.8. Mục chi chi phí nghiệp vụ chuyên môn từng ngành (mục 7000)
Đây là mục chi chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi thường xuyên của Đài, có nhiều khả năng xảy ra gian lận làm thất thoát tài sản. Trong mục chi này có những khoản chi chủ yếu:
Tiểu mục 7001: Chi mua hàng hóa vật tư dùng cho công tác chuyên môn Là cơ quan tuyên truyền và giải trí quy trình mua các chương trình giải trí như: phim, chương trình ca nhạc, ca cổ, cải lương hài, gameshow, chương trình ca nhạc thiếu nhi, phim hoạt hình, các chương trình giải trí khác,… hoạt động này diễn ra nhiều, mọi nhu cầu mua sắm đều thông qua quy trình sau:
Quy trình, thủ tục mua vật tư, hàng hóa:
Sơ đồ 2.8. Quy trình mua hàng hóa
2 3 Phòng KH-TC 3 Đơn vị cung cấp 2 Các phòng, Trung tâm Phòng TC-HC Thủ trưởng đơn vị 1 4
: Các phòng chuyên môn lập dự trù, công chức Văn phòng tổng hợp trình lãnh đạo phê duyệt và mua hàng.
: Vật tư, hàng hóa do đơn vị cung cấp chuyển đến được cán bộ Văn phòng Đài quản lý.
: Hàng nhập kho, công chức Văn phòng nhập kho chuyển kế toán ký và trình lãnh đạo ký cho hàng nhập kho. Sau đó, cán bộ Văn phòng chuyển hóa đơn tài chính về phòng KH-TC đề nghị thanh toán.
: Phòng KH-TC lập chứng từ trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt thanh toán cho đơn vị cung cấp.
Quy trình, thủ tục xuất vật tư, hàng hóa:
Sơ đồ 2.9. Quy trình xuất hàng hóa
: Các phòng ban chuyên môn chuyên môn lập Phiếu lĩnh hàng hóa sử dụng trong tháng chuyển về Phòng TC-HC
: Công chức Văn phòng ký, chuyển cho kế toán theo dõi nguồn chi thường xuyên ký xác nhận.
: Công chức Văn phòng trình thủ trưởng đơn vị ký phê duyệt và xuất hàng cho các phòng, trung tâm chuyên môn sử dụng.
Tiểu mục 7009: chi nhuận bút, tin bài, sản phẩm báo chí, tác giả và những người có liên quan đến sản phẩm báo chí
- Trong thời gian qua bộ phận kế toán của Đài chưa ổn định, do luân chuyển cán bộ, công việc tồn đọng nhiều, nhân sự ít nên đòi hỏi rất nhiều thời