6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
3.2.3. Hoàn thiện kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn
3.2.3.1. Hoàn thiện kiểm soát chi thanh toán dịch vụ công cộng
a) Kiểm soát mục chi tiền điện, nước:
Xây dựng quy chế sử dụng điện, nước trong đơn vị trên nguyên tắc sử dụng tiết kiệm. phòng Tổ chức –Hành chính và phòng KH-TC khảo sát số lượng thiết bị sử dụng điện trong đơn vị, số lượng điện năng tiêu hao của từng
Các phòng ban Phòng TC-HC Phòng KH-TC 1 2 1 2
thiết bị và ước số điện năng tiêu thụ của toàn đơn vị trong 1 tháng để làm căn cứ kiểm soát. Tăng cường công tác kiểm soát việc sử dụng điện nước của các phòng, trung tâm, yêu cầu tất cả nhân viên trong đơn vị khi ra về phải tắt đèn, quạt, điều hòa, không được sử dụng điện, nước cho nhu cầu cá nhân như nấu ăn, là quần áo… Đưa chỉ tiêu sử dụng tiết kiệm điện, nước vào tiêu chuẩn xét thi đua hàng quý, nếu cá nhân, phòng, trung tâm nào vi phạm thì hạ bậc thi đua tùy theo mức độ vi phạm.
b) Kiểm soát chi cho nhiên liệu
Xây dựng lại định mức nhiên liệu phù hợp với thực tế tiêu thụ của xe ô tô. Trước khi xe đi công tác phải có lệnh điều xe được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, khi đi công tác về phải có xác nhận của đơn vị đến công tác trên Lệnh điều xe và xác nhận của người dùng xe về số km thực tế đi. phòng Tổ chức – Hành chính kiểm tra số km thực tế lưu hành của xe và ghi vào Lệnh điều xe, Phòng KH-TC kiểm tra đột xuất số km ghi trên Lệnh điều xe và số km trên xe có thực sự chính xác. Hàng tháng, lái xe tổng hợp các lệnh điều xe trong tháng và hoá đơn xăng tương ứng với số km thực đi gởi về phòng TC - HC để kiểm soát, ký xác nhận số km thực tế đi, sau đó chuyển về phòng KH-TC để kiểm soát và thanh toán.
Giao cho phòng Tổ chức – Hành chính chịu trách nhiệm về quản lý xe ôtô chỉ được sử dụng cho công việc của đơn vị, không sử dụng cho mục đích cá nhân.
Các phòng có nhu cầu đi công tác xa, cần dùng phương tiện ô tô thì phải duyệt lãnh đạo và đăng ký với phòng Tổ chức –Hành chính ít nhất trước 01 ngày để bố trí.
-Đi công tác trên địa bàn thành phố thì ít nhất từ 03 người trở lên, đưa đón khách và một số yêu cầu khác phải đăng ký với phòng Tổ chức –Hành chính và được sự đồng ý của lãnh đạo
-Khi các đơn vị mượn xe đi công tác phải được Giám đốc Đài phê duyệt mới được điều xe, đơn vị mượn phải thanh toán tiền xăng theo km đã sử dụng
3.2.3.2. Hoàn thiện kiểm soát chi vật tư văn phòng
-Mục chi văn phòng phẩm: Để chủ động trong công tác của các phòng ban và giảm bớt các thủ tục hành chính, phòng KH-TC phối hợp với phòng Tổ chức –Hành chính căn cứ dự trù của từng phòng, trung tâm trong năm trước và khảo sát thực tế nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng, trung tâm, xây dựng định mức khoán văn phòng phẩm một cách hợp lý nhằm đảm bảo hoàn thành công tác chuyên môn và tiết kiệm được chi phí.
-Mục chi vật tư văn phòng: Hiện nay Đài có nhiều máy in Laser màu phục vụ cho công tác chuyên môn kỹ thuật, giá mua mực in laser màu rất đắt nên chi phí về mực in màu cho một bản in chiếm tỷ trọng rất lớn trong mục chi vật tư văn phòng. Cuối tháng, phòng Tổ chức –Hành chính ghi lại số bản in của từng máy in laser màu, đối chiếu số liệu thực hiện chuyên môn của các chương trình văn nghệ có sử dụng máy in Laser màu từ phòng KH-TC để kiểm soát số lượng bản in trong tháng, tránh sử dụng máy in màu lãng phí và cho mục đích khác.
-Đặc biệt ở khâu thay mực in cho máy in cơ quan, hoặc mực máy photo cơ quan, cần được thực hiện đúng quy trình như sau: Nhu cầu của từ phòng chuyên môn được đề xuất và trình Giám đốc Đài duyệt trực tiếp, sau khi được duyệt phòng chuyên môn trực tiếp liên hệ với cán bộ công nghệ thông tin, cán bộ công nghệ thông tin sẽ làm việc liên hệ trực tiếp với bên cung cấp vật tư đáp ứng nhu cầu và kiểm tra, nghiệm thu. Sau đó bên cung cấp vật tư sẽ xuất phiếu xuất kho, và hóa đơn chuyển phòng chuyên môn, phòng chuyên môn sẽ kèm theo đề xuất ban đầu đã trình lãnh đạo chuyển phòng KH-TC thanh toán.
3.2.3.3. Hoàn thiện kiểm soát chi Hội nghị
ban, triển khai kế hoạch công tác, tập huấn chuyên môn của Đài tổ chức là 30.000 đ/người/ngày (kể cả người có hưởng lương từ ngân sách nhà nước) trong Quy chế chi tiêu nội bộ để họ có thể chi trả tiền xăng, xe đi lại và bổ sung thêm tiền ăn trưa (nếu có). Khi tổ chức cuộc họp, hội nghị đề nghị các phòng, trung tâm phải xây dựng kế hoạch, duyệt lãnh đạo và gửi các phòng liên quan để phối hợp thực hiện, tránh tình trạng lập dự toán kế hoạch không thật sự chặt chẽ làm quy trình thực hiện và thanh toán gặp nhiều khó khăn.
3.2.3.4. Hoàn thiện kiểm soát chi công tác phí
Đối với phóng viên, biên tập viên nhiệm vụ chính là thường xuyên đi tác nghiệp thu thập tin tức,.. vì vậy đội ngũ phóng viên của Đài thường xuyên đi công tác liên tục, để quản lý được ngày, giờ đi công tác của phóng viên rất khó, đôi khi thanh toán bị trùng ngày đi công tác làm thất thoát ngân sách của Đài
Vì vậy việc quản lý công tác của đội ngũ phóng viên, tác giả đề xuất lãnh đạo phòng Tổ chức hành chính nên cấp công lệnh cho các phòng chuyên môn mỗi phòng một quyển công lệnh riêng, nhằm mục đích để quản lý số niêm rô công lệnh của từng phòng, quản lý phóng viên đi công tác theo ngày, tháng tăng dần, công lệnh phải được lãnh đạo của các phòng chuyên nôm kí xác nhận nội dung đi công tác ở đâu, làm gì, sau đó chuyển sang lãnh đạo phòng Tổ chức – Hành chính kí xác nhận, nhằm mục đích làm cho lãnh đạo phòng biết được phóng viên đi công tác ở đâu làm gì, công tác phí chỉ được thanh toán khi phóng viện có tin, bài được phát sóng. Sau khi sử dụng hết một quyển công lệnh (hoặc thời gian cấp công lệnh không quá một tháng) thì phòng chuyên môn tiến hành lập bảng kê thanh toán công lệnh cho phóng viên, việc lập bảng kê sẽ giúp cho bộ phận kế toán dễ dàng thấy được việc thanh toán công lệnh trùng ngày đi công tác, thanh toán công lệnh tập trung.
Từ những thực trạng nêu trên cho thấy việc quản lý điều hành viên chức đi công tác và việc thanh toán công tác phí chưa chặt chẽ, thiếu sự phối kết hợp giữa các bộ phận điều hành phóng viên đi công tác, bộ phận cấp, kí xác nhận công tác và bộ phận thanh toán, dẫn đến việc thanh toán công tác phí không đúng với thực tế phát sinh làm cho viêc thanh toán công tác phí cao hơn số tiền được chấp nhận thanh toán (do đối chiếu theo qui định và có phát sinh việc thanh toán trùng công lệnh), vì vậy chúng ta cần phải:
- Tăng cường công tác phối hợp giữa các phòng nội dung, phòng Tổ chức Hành Chính và bộ phận kế toán về phân công viên chức đi công tác, thủ tục cấp công lệnh và thủ tục thanh toán đúng qui định.
- Triển khai các qui trình, qui định, thủ tục thanh toán,… khi đi công tác cho toàn thể cán bộ viên chức biết để thực hiện.
- Tăng cường công tác kiểm tra, quản lý việc cấp phát và thanh toán công tác phí đúng qui định, giảm bót các thủ tục không cần thiết, và rút ngắn thời gian thanh toán chứng từ. Thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Thay đổi cách quản lý và cấp phát công lệnh hiện nay.
Bước 2: Các phòng nội dung phải xây dựng kế hoạch công tác cho phóng viên.
Bước 3: Phòng TCHC mở sổ theo dõi sổ công lệnh, số niêm rô, ngày cấp và lưu trữ sổ công lệnh đã sử dụng,…cho từng phòng, Trung tâm.
Bước 4: Bộ phận kế toán thiết kế mẫu biểu và hướng dẫn thanh toán công tác phí cho phù hợp, đúng qui định, giảm bót các thủ tục không cần thiết, và rút ngắn thời gian thanh toán chứng từ..…
Bước 5: Áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào việc kiểm tra các phép toán sẽ giúp cho việc xem chứng từ nhanh chống hơn, việc chi trả công tác phi, đặc biệt là việc chi tra công lệnh được thực hiện nhanh, chính xác,
hợp lý. Tránh trường hợp thanh trùng công lệnh, kiểm sót được số serri công lệnh cho từng chuyến công tác.
Tác giả đề xuất lãnh đạo Đài khi cử nhân viên đi dự Hội nghị, Hội thảo tại TP Hồ Chí Minh hoặc Hà Nội thì cho phép nhân viên của mình được đi bằng máy bay như thế sẽ tiết kiệm hơn đi bằng tàu hỏa vì các lý do như sau:
+ Chênh lệch thời gian đi trên đường là 02 ngày, thời gian ở lại là 02 đêm.
+ Chênh lệch giá vé máy bay và tàu hỏa hiện nay là khoảng từ 500.000 đồng đến 1.200.000 đồng (vé được đặt trước thì chênh lệch khoảng 600.000 đồng).
+ Chi phí cho 02 đêm ở khách sạn theo quy định hiện hành tối đa là 1.800.000 đ/02 ngày đêm, chi phụ cấp 02 ngày là 300.000 đồng/02 ngày
Như vậy, nếu đi bằng máy bay, chi phí sẽ tiết kiệm được khoảng trên dưới 1.000.000 đồng nhưng đặc biệt hơn là tiết kiệm được 02 ngày đi trên đường để phục vụ cơ quan
Cần lên danh sách (về đơn giá) các phòng nghỉ, khách sạn, và giá taxi trung bình từ sân bay, ga tàu, xe đến nơi họp gần khu vực của Báo chí, Cục quản lý dựơc, Vụ tổ chức cán bộ… các trung tâm mà Đài thường xuyên làm việc, hội họp công tác. Sau đó sẽ đưa ra được mức giá phòng, taxi phù hợp.
3.2.3.5. Hoàn thiện kiểm soát chi nhuận bút
- Toàn bộ chứng từ thanh toán của các bộ phận đều thực hiện gửi qua Email, sau khi nhập liệu kiểm tra chính xác, đúng qui định của qui chế chi tiêu nội bộ, bộ phận kế toán gửi về cho các bộ phận thanh toán trình ký một lần duy nhất tiết kiệm thời gian hơn trước.
- Việc sử dụng công thức đối chiếu kết hợp nhận chứng từ qua Email giúp thuận lợi hơn cho việc kiểm tra chứng từ của kế toán viên trong phòng kế toán, khi kế toán không ở cơ quan vẫn kiểm tra chứng từ đối chiếu và báo
cáo tiến độ xem chứng từ khi lãnh đạo cần số liệu chi trả trong tháng. Việc làm này có thể cho cả phòng dùng chung.
- Đưa việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý đối chiếu số liệu từ qui chế chi tiêu nội bộ, sử dụng phần mếm sẳn có từ công cụ của Microsoft Word và Microsoft Exel.
- Số hoá các nội dung trong qui chế chi tiêu nội bộ phục vụ cho việc đối soát chứng từ nhanh chống hơn ,chính sát hơn.
- Nhập các mục chi theo qui định có công thức thiết lập sẳn, chứng từ các bộ phận đưa lên sẽ được nhập vào công thức sẽ có kết quả chi trả nhanh, chính xác không cần sử dụng máy tính thủ công như trước đây.
- Sau thời gian ứng dụng đến nay việc soát chứng từ thực hiện nhanh chống kiệp thời đáp ứng yêu cầu hoạt động của đơn vị.
- Với các nội dung đã được số hoá từ qui chế chi tiêu nội bộ sau khi thực hiện được lưu thành công thức có thể áp dụng rộng rải cho các bộ phận có liên quan. .
3.2.3.6. Kiểm soát chi sửa chữa thường xuyên
Hoàn thiện quy trình sửa chữa thường xuyên tài sản cố định:
Bước 1: Các phòng, trung tâm đề xuất sửa chữa khi có tài sản cố định bị hư hỏng gởi về phòng Tổ chức – Hành chính.
Bước 2: Phòng Tổ chức – Hành chính phối hợp với phòng KH-TC kiểm tra thực tế, xem xét mức độ hư hỏng, chọn đơn vị cung cấp dịch vụ sửa chữa, khảo sát giá sửa chữa và lập phiếu trình lãnh đạo phê duyệt cho sửa chữa.
Bước 3: Phòng Tổ chức – Hành chính và phòng KH-TC theo dõi thực hiện, nghiệm thu công việc đã thực hiện.
Bước 4: Đề nghị các đơn vị cung ứng dịch vụ cung cấp các chứng từ hợp pháp để thanh toán. Kế toán lập các thủ tục thanh toán theo quy định, trình lãnh đạo đơn vị ký duyệt thanh toán và ghi sổ kế toán.