6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
2.2.4.Kiểm soát chi đầu tư phát triển
2.2.4.1. Đối với nguồn ngân sách nhà nước cấp:
Khi bắt đầu lập dự toán, cùng với việc dự trù kinh phí cho các khoản mục chi thường xuyên, Đài lập danh mục và tính năng kỹ thuật của những trang thiết bị phát thanh truyền hình cần mua sắm trình UBND tỉnh và Sở Tài chính. Sau khi nhận được quyết định phê duyệt danh mục và giao dự toán của Sở Tài chính, Đài tiến hành các thủ tục triển khai thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Trong phần kinh phí này, chủ yếu được tổ chức đấu thầu mua sắm tập trung tại Đài.
2.2.4.2. Đối với nguồn Quỹ đầu tư phát triển:
Sơ đồ 2.10. Quy trình kiểm soát mua sắm tài sản cố định
: Khi có nhu cầu phát triển hoạt động chuyên môn, các phòng ban lập dự trù mua sắm trang thiết bị gởi về phòng Tổ chức – Hành chính.
: Phòng Tổ chức – Hành chính tổng hợp các dự trù của các phòng, trung tâm gởi về phòng KH-TC.
: Phòng KH-TC cân đối nguồn kinh phí năm hiện tại và ước kinh phí sẽ trích lập trong năm đến của Quỹ đầu tư phát triển, lập Kế hoạch mua sắm tài sản trong năm đến trình lãnh đạo phê duyệt. Căn cứ định hướng phát triển của Đải, lãnh đạo phê duyệt Kế hoạch mua sắm theo thứ tự ưu tiên của từng thiết bị chuyển về cho phòng KH-TC.
: Phòng KH-TC lập Tờ trình gởi Sở Tài chính tỉnh Kiên Giang xin phê duyệt Kế hoạch mua sắm tài sản từ nguồn Quỹ đầu tư phát triển của Đài. Căn cứ định hướng phát triển chung của ngành và đặc thù của Sở, lãnh đạo Sở Tài chính có Công văn phê duyệt Kế hoạch mua sắm gởi về cho Đài
: Căn cứ Công văn phê duyệt của Sở Tài chính, nguồn Quỹ đầu tư phát triển hiện có, Phòng KH-TC tổ chức lấy kiến của các phòng chuyên môn về tính năng kỹ thuật của thiết bị dự kiến mua và khảo sát giá trên thì trường, tìm đơn vị có chắc năng thẩm định giá, sau đó lập giấy đề nghị thẩm định giá
Các phòng, trung tâm Phòng TC-HC Phòng KH-TC Thủ trưởng đơn vị 3 7 1
Cơ quan có thẩm quyền 4 Đơn vị có chắc năng thẩm định giá 5 Nhà cung cấp 6 2
Cơ quan có thẩm quyền 4 6 1 2 3 4 5
và danh mục tài sản cần thẩm định giá gởi đơn vị thẩm định giá để thẩm định giá trị tài sản trên thị trường vào thời điểm chuẩn bị mua sắm. Sau khi có kết quả, đơn vị thẩm định giá chuyển về cho Đài để làm căn cứ mua sắm tài sản.
Căn cứ các kết quả trên, phòng KH-TC lập Kế hoạch đấu thầu trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt và làm thủ tục đăng Báo đấu thầu hoặc Báo Kiên Giang tùy theo giá trị tài sản theo quy định.
Sau khi đến thời gian đóng thầu, phòng KH-TC tổng hợp danh sách các đơn vị tham gia đấu thầu, xin quyết định thành lập Hội đồng mở thầu của Đài và tổ chức mở thầu theo quy định hiện hành.
Sau khi có Biên bản mở thầu của Hội đồng, phòng KH-TC làm Quyết định phê duyệt đấu thầu trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và thông báo kết quả đấu thầu đến các đơn vị tham gia đấu thầu.
: Thủ trưởng đơn vị mời đơn vị trúng thầu đến thương thảo và ký hợp đồng cung ứng tài sản.
: Công việc hoàn thành sẽ tiến hành nghiệm thu và bàn giao đưa vào sử dụng có sự chứng kiến của thủ trưởng đơn vị, phòng chuyên môn (đơn vị sử dụng tài sản), Phòng TC-HC, phòng KH-TC và đơn vị cung cấp tài sản.
Đơn vị cung cấp gởi toàn bộ hồ sơ và chứng từ liên quan kèm hóa đơn tài chính gởi về phòng KH-TC để tổng hợp trình thủ trưởng đơn vị Thanh lý hợp đồng và thanh toán cho đơn vị cung cấp. Đồng thời lập Thẻ TSCĐ và ghi Sổ theo dõi tài sản cố định.
*Nhận xét công tác kiểm soát nội bộ đối với nhóm mục chi này:
Quy trình triển khai, tổ chức thực hiện danh mục mua sắm sửa chữa lớn của Đài trong những năm qua về cơ bản thực hiện đúng các quy định của Nhà nước. Trong quá trình sử dụng, có nhiều tài sản được điều động, chuyển từ phòng này sang phòng khác mà không được theo dõi để điều chỉnh kịp thời, dẫn đến việc đến khi kiểm kê cuối năm mới phát hiện ra có những tài sản ghi
6
sổ sử dụng cho bộ phận này, nhưng bộ phận khác sử dụng. Có những loại tài sản đã hư hỏng, không còn sử dụng được, nhưng chưa được thanh lý.