Phân loại kế hoạch sản xuất

5. Kết cấu bài báo cáo

2.4 Phân loại kế hoạch sản xuất

(Nguồn: Đoàn Thị Thu Hà và Nguyễn Thị Ngọc Huyền, 2004) Sứ mệnh: là cơ sở đầu tiên để xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức, là cơ sở

để xác định phương thức hành động cơ bản của tổ chức và là phương hướng phấn đấu Đường lối – Sứ

mệnh ^{Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp}

Trang 27

của tổ chức trong suốt thời gian tồn tại của mình, sứ mệnh sẽ trả lời cho câu hỏi: tổ chức tồn tại vì mục đích nào?

Kế hoạch chiến lược: đưa ra những mục tiêu tổng thể, dài hạn và phương thức cơ

bản để thực hiện nó trên cơ sở phân tích môi trường và vị trí của tổ chức trong môi trường đó.

Kế hoạch tác nghiệp: là các kế hoạch chi tiết cụ thể hoá cho các kế hoạch chiến

lược, nó trình bày rõ chi tiết tổ chức cần phải làm như thế nào để đạt được những mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch chiến lược. Kế hoạch tác nghiệp thể hiện chi tiết kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng bao gồm các kế hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch nhân công, kế hoạch tiền lương, kế hoạch sản phẩm.

2.4.2 Theo hai Vector

Theo không gian: Kế hoạch cấp doanh nghiệp, kế hoạch cấp phân xưởng và kế

hoạch cấp bộ phận sản xuất (hoặc tổ đội sản xuất). Sự khác nhau giữa ba loại này là phạm vi xem xét về không gian của chúng, dẫn tới các chỉ tiêu kế hoạch trong các loại kế hoạch này là khác nhau.

Theo thời gian:

Theo Trương Đoàn Thể (2007), theo thời gian gồm các loại kế hoạch: dài hạn (2- 5 năm), trung hạn (3 tháng -2 năm), kế hoạch ngắn hạn và tác nghiệp (dưới 3 tháng).

Thời gian càng dài thì mức độ cụ thể và chi tiết càng kém đi do có sự tác động của nhiều yếu tố không xác định. Vì vậy kế hoạch càng ngắn hạn thì mức độ cụ thể càng cao.

2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch sản xuất

Theo Trần Thanh Hương (2007), các yếu tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch sản xuất gồm:

Trang 28

(Nguồn: Trần Thanh Hương, 2007) Tài chính: là một vấn đề hết sức quan trọng, có ảnh hưởng rất lớn đến công tác lập

kế hoạch sản xuất. Khả năng tài chính giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể trước những biến động của thị trường.

Tiếp thị (Nhu cầu khách hàng): tùy từng thời điểm, từng mức độ cạnh tranh mà

nhu cầu khách hàng có sự thay đổi rất lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp.

Công suất thiết kế: cho biết khả năng sản xuất của doanh nghiệp. Lập kế hoạch sản

xuất cần linh hoạt tận dụng tối đa tối đa công suất. Tuy nhiên, cần tính đến những trục trặc và khó khăn trong quá trình hoạt động.

Công nghệ: trong sản xuất, việc cải tiến công nghệ, chuyên môn hóa sản xuất gắn

liền với việc nâng cao chất lượng của sản phẩm, đảm bảo hoàn thành tốt kế hoạch đã đề ra.

Cung ứng nguyên liệu đầu vào: thời gian cung ứng và chất lượng nguyên liệu đầu

vào ảnh hưởng rất lớn đến công tác lập kế hoạch. Vì vậy, doanh nghiệp nên có những mối quan hệ đa dạng hơn về nguồn cung ứng để những ảnh hưởng của nguồn cung ứng không ảnh hưởng quá lớn đến kế hoạch sản xuất.

KẾ HOẠCH SẢN XUẤT Tài chính (Vòng tiền tệ) Tiếp thị (Nhu cầu khách hàng) Sản xuất (Công suất thiết bị

Hàng tồn kho)

Công nghệ

Cung ứng nguyên liệu đầu

vào Nguồn nhân lực

Quản trị (Thu hồi vốn đầu

tư)

Trang 29

Nguồn nhân lực: lực lượng lao động ở nước ta thừa về số lượng nhưng yếu về chất

lượng. Doanh nghiệp cần đề ra những biện pháp để đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực sẵn có một cách hiệu quả.

Quản trị (thu hồi vốn đầu tư): khi đánh giá hiệu quả của những phương án, cần

đặc biệt quan tâm đến phương án mà song song với việc giảm mức đầu tư, hạ giá thành sản phẩm, còn phải đảm bảo rút ngắn thời gian thực hiện, thu hồi vốn và quay vòng vốn nhanh.

2.6 Căn cứ lập kế hoạch sản xuất

Theo Trần Bình Minh (2013), để đạt hiệu quả cao trong công tác lập kế hoạch sản xuất cần căn cứ vào:

Căn cứ vào chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước:

Doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế quốc dân, nên các kế hoạch sản xuất kinh doanh do doanh nghiệp đề ra phải phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước. Nếu hoạt động của doanh nghiệp mà đi ngược lại xu thế phát triển, vi phạm những lợi ích chung của nền kinh tế nó sẽ bị đào thải, ngược lại nếu nhận thức và hoà mình vào xu thế phát triển chung thì doanh nghiệp sẽ phát triển ổn định và bền vững.

Căn cứ vào nghiên cứu thị trường:

Kết quả điều tra nghiên cứu nhu cầu thị trường phải phản ánh được qui mô, cơ cấu đối với từng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, có tính đến tác động của các nhân tố làm tăng hoặc giảm cầu để đáp ứng yêu cầu của công tác lập kế hoạch. Căn cứ vào số lượng các đối thủ cạnh tranh, sự biến động giá cả trên thị trường để lập kế hoạch thì hiệu quả của phương án kế hoạch sẽ được nâng cao. Tùy từng thời điểm mà nhu cầu khách hàng có sự thay đổi khác nhau. Công tác lập kế hoạch cần dựa vào kết quả kinh doanh của năm trước, kết hợp với tình hình thị trường hiện tại mà đưa ra dự báo tiêu thụ sản phẩm.

Trang 30

Máy móc thiết bị: năng suất của máy móc, thời gian thiết lập chuyển đổi sản xuất, kế hoạch bảo trì… đây là những thông tin quan trọng giúp cho bộ phận lập kế hoạch có thể sử dụng, lấy làm căn cứ lập kế hoạch.

Nguồn nhân lực: lao động là một trong những yếu tố quan trọng, cần được cân nhắc để hoàn thành kế hoạch đã đề ra. Bộ phận lập kế hoạch phải nắm được số lao động cần thiết cho mỗi đơn hàng, trên cơ sở đó có những đề xuất lao động cho phù hợp, bổ sung lao động kịp thời.

Năng lực sản xuất của từng bộ phận và của toàn nhà máy:

Quản lý năng lực sản xuất là xác định mức độ các nguồn lực cần thiết đủ dùng để đáp ứng nhu cầu dự kiến. Từ đó dẫn đến các hoạt động đầu tư, tuyển dụng, đặt hàng nguyên vật liệu…

Số lượng sản phẩm tồn kho:

Lượng hàng tồn kho cũng là yếu tố quyết định đến việc có sản xuất hay không? Nếu lượng tồn kho đủ lớn để đáp ứng nhu cầu khách hàng thì có thể dời việc sản xuất lại và ưu tiên những sản phẩm khác. Tuy nhiên, nếu lượng tồn kho ít hoặc không có tồn kho thì phải tiến hành sản xuất ngay để có thể giao hàng đúng hẹn.

Số lượng đơn hàng dở dang:

Chúng ta phải chú ý đến các đơn hàng dở dang đang trong quá trình sản xuất, vì nếu muốn đưa sản phẩm khác lên sản xuất thì phải chờ những sản phẩm dở dang sản xuất xong, nếu không sẽ tốn thời gian, chi phí cho việc thiết lập máy móc khi muốn sản xuất lại các sản phẩm dở dang này.

Trong các căn cứ trên thì chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước được công bố cụ thể, rõ ràng. Phân tích tình hình tiêu thụ kì trước, tồn kho, các đơn hàng, hợp đồng đã kí có thể lấy số liệu chính xác, không mất nhiều thời gian. Năng lực sản xuất của doanh nghiệp cũng có thể kiểm soát được. Tuy nhiên, nghiên cứu xu hướng thay đổi thị hiếu và cân đối quan hệ cung cầu là những yếu tố bên ngoài không dễ dự đoán và kiểm soát. Vì vậy, công tác lập kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào trình độ, kinh nghiệm và sự nhạy bén của nhân viên lập kế hoạch.

Năng lực sản xuất của doanh nghiệp là yếu tố cần xem xét và tính toán kĩ lưỡng trước khi lập kế hoạch. Năng lực sản xuất thay đổi theo điều kiện sản xuất, máy móc

Trang 31

thiết bị càng nhiều, càng hiện đại thì năng suất và chất lượng sản phẩm tăng lên, nhân công được đào tạo có tay nghề cao thì năng lực sản xuất của bộ phận tăng lên.

2.7 Quy trình lập kế hoạch sản xuất

(Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh, 2005)

2.8 Dự báo

2.8.1 Khái niệm dự báo Sản xuất Sản xuất Năng lực tồn kho Mua sắm Năng lực cung cấp Marketing Nhu cầu Tài chính Luồng tiền Nhân sự Kế hoạch nhân sự Kế hoạch sản xuất tổng thể Kế hoạch chỉ đạo sản xuất

Kế hoạch nhu cầu vật liệu

Kế hoạch nhu cầu công suất

Khả thi

Thực hiện KH nhu cầu công suất

Thực hiện KH nhu cầu vật liệu

Điều chỉnh kế hoạch sản xuất Điều chỉnh kế hoạch

chỉ đạo sản xuất Điều chỉnh nhu cầu

vật liệu

Điều chỉnh nhu cầu công suất

Không

Có

Thực hiện có phù hợp với kế hoạch

Trang 32

Theo Đồng Thị Thanh Phương (2016), dự báo là khoa học và nghệ thuật nhằm tiên đoán trước những sự việc diễn ra trong tương lai. Căn cứ vào:

Dãy số liệu của các thời kì quá khứ.

Kết quả phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến dự báo.

Kinh nghiệm thực tế và nghệ thuật phán đoán của chuyên gia dự báo.

2.8.2 Phân loại dự báo

Xét về mặt thời gian, có 3 loại dự báo:

Dự báo ngắn hạn: thời gian dự báo dưới 1 năm, dùng cho kế hoạch mua hàng, điều độ công việc, cân bằng nhân lực, phân chia công việc.

Dự báo trung hạn: thời gian dự báo từ 3 tháng đến 3 năm, dùng cho lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch bán hàng, dự thảo ngân sách, kế hoạch tiền mặt, huy động nguồn lực và tổ chức hoạt động tác nghiệp.

Dư báo dài hạn: thời gian từ 3 năm trở lên, lập kế hoạch sản xuất sản phẩm mới, kế hoạch nghiên cứu và ứng dụng công nghệ mới, định vị hay mở rộng doanh nghiệp.

Dự báo ngắn hạn chính xác hơn dự báo dài hạn và có khuynh hướng sử dụng nhiều kĩ thật và phương pháp dự báo hơn (định lượng).

Xét về nội dung công việc cần dự báo, có 3 loại:

Dự báo kỹ thuật công nghệ Dự báo kinh tế

Dự báo nhu cầu

2.8.3 Vai trò của dự báo

Là phần thiết yếu trong quản trị sản xuất/tác nghiệp, là cơ sở để đưa ra các quyết định chiến lược cũng như chiến thuật của doanh nghiệp.

Có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạch định và thực hiện kế hoạch sản xuất cũng như các kế hoạch bộ phận khác của doanh nghiệp.

Giúp doanh nghiệp chủ động trong việc đáp ứng cầu, không bỏ sót cơ hội kinh doanh.

Giúp các nhà quản trị doanh nghiệp có kế hoạch sử dụng hợp lý và có hiệu quả các nguồn lực.

Trang 33

Cung cấp cơ sở quan trọng để phối kết hợp hoạt động giữa các bộ phận trong toàn doanh nghiệp.

2.8.4 Phương pháp dự báo

Theo Shim (2000), có 2 phương pháp dự báo là định tính và định lượng - Phương pháp định tính

+ Lấy ý kiến của ban quản lý: Cán bộ điều hành cao cấp sử dụng 2 nguồn thông

tin để đưa ra dự báo về nhu cầu sản phẩm: Số liệu thống kê, kết quả đánh giá của lãnh đạo bộ phận Marketing, sản xuất và tài chính.

• Ưu điểm: sử dụng trí tuệ và kinh nghiệm thực tiển của người thực hiện lĩnh

vực đó.

• Nhược điểm:

Dự báo chỉ là dự đoán chủ quan của cá nhân. Ảnh hưởng của người có quyền lực và địa vị.

+ Lấy ý kiến hổn hợp của lực lượng bán hàng: Đây là phương pháp thường

được dùng cho các nhà sản xuất sản phẩm công nghiệp. Số lượng hàng bán được sẽ do nhân viên phụ trách mỗi khu vực dự báo, tổng hợp kết quả của nhiều nhân viên, dự báo nhu cầu sản phẩm toàn quốc.

• Ưu điểm: sử dụng trí tuệ và kinh nghiệm thực tiển của người thực hiện lĩnh

vực đó.

• Nhược điểm: nhân viên bán hàng có thể sẽ đánh giá cao hơn hoặc thấp hơn

nhu cầu thực tế.

+ Nghiên cứu thị trường người tiêu dùng: Phòng nghiên cứu thị trường tiến

hành thăm dò, lấy ý kiến khách hàng bằng các hình thức: phỏng vấn, gửi phiếu điều tra…

• Ưu điểm:ngoài việc phục vụ công tác dự báo còn ghi nhận thêm ý kiến khách

hàng  cải tiến cho phù hợp.

• Nhược điểm:

Tốn kém, mất thời gian và nhân lực.

Trang 34

+ Phương pháp Delphi: Những chuyên gia ở những khu vực địa lý khác nhau

được tập hợp và chia thành 3 nhóm: những người ra quyết định, những nhân viên, điều phối viên, những chuyên gia sâu.

Phương pháp này có ưu điểm là không bị ảnh hưởng của người có ưu thế hơn vf tránh mối liên hệ trực tiếp của các cá nhân.

Tuy nhiên, PP này đòi hỏi điều phối viên và người ra quyết định phải có trình độ tổng hợp rất cao

- Phương pháp định lượng

+ Phương pháp san bằng mũ đơn giản: Là dự báo nhu cầu mới dựa trên dự báo

nhu cầu cũ cộng với khoảng chênh lệch giữa nhu cầu thực và dự báo của giai đoạn trước, có điều chỉnh.

F

= F

+ ∝ (A

− F

)

Ft: Nhu cầu dự báo ở thời điểm t

Ft -1: dự báo của giai đoạn ngay trước đó At-1: Nhu cầu thực ở giai đoạn ngay trước đó ∝: hệ số san bằng mũ

Lựa chọn hệ số : Hệ số  được chọn dựa vào “độ lệch tuyệt đối bình quân – MAD

(Mean Absolute Deviation). MAD càng nhỏ thì  càng hợp lý, kết quả dự báo càng ít

sai lệch

𝑀AD = ∑|Các sai số dự báo|

n

+ Phương pháp san bằng hằng số mũ có điều chỉnh xu hướng (Forecast Including Trend):

Dự báo có xu hướng (FIT_t) = Dự báo mới (F_t) + Hiệu chỉnh xu hướng (T_t)

Với:

𝑇

= 𝑇

+ 𝛽(𝐹

− 𝐹

)

Trang 35 Tt-1: hiệu chỉnh xu hướng cho giai đoạn trước đó

: hằng số san bằng xu hướng

Ft: dự báo san bằng số mũ đơn giản cho giai đoạn t Ft-1: dự báo cho giai đoạn trước đó.

+ Phương pháp dự báo theo khuynh hướng có xét đến biến động mùa vụ

Y

= I

x Y

Với I_S

=

nhu cầu trung bình hàng tháng

YS: Nhu cầu dự báo theo khuynh hướng có xét đến biến động mùa vụ

IS: Chỉ số mùa vụ

YC: Nhu cầu mong đợi

2.8.5 Đánh giá và kiểm soát dự báo

- Đánh giá dự báo

+ Độ lệch tuyệt đối trung bình (MAD): là trung bình tuyệt đối các sai số dự báo

theo thời gian của đối tượng dự báo, không quan tâm tới đó là sai số vượt quá hay sai số thiếu hụt. MAD dễ tính toán và thường được dùng trong thực tế. Công thức:

MAD = ^∑

|A

− F

|

n

Ai: mức nhu cầu thực của kì i Fi: mức nhu cầu dự báo của kì i n: số kì quan sát

+ Sai số bình phương trung bình: các sai số lớn thì có trọng số lớn, sai số nhỏ

thì có trọng số nhỏ. Công thức:

MSE = ^{∑ (A}

^{− F}

⁾

n

Trang 36

+ Phần trăm sai số tuyệt đối trung bình (MAPE): sai số tương đối mà một dự

báo mắc phải có thể được đo lường bằng phần trăm sai số tuyệt đối trung bình. Công thức:

MAPE = ¹⁰⁰

n ^∑

|A

− F

|

A

MAPE phản ánh giá trị dự báo sai khác bao nhiêu phần trăm so với giá trị trung bình.

- Giám sát và kiểm soát dự báo

Công tác giám sát và kiểm soát dự báo cần được tiến hành để đánh giá chất lượng dự báo đúng và sai so với giá trị thực tế như thế nào? Theo Đồng Thị Thanh Phương (2016), việc giám sát và kiểm soát dự báo dựa vào các chỉ tiêu:

Tín hiệu theo dõi =

MAD

Với MAD =

n

Nếu tín hiệu theo dõi dương cho thấy nhu cầu thực tế lớn hơn dự báo và ngược lại.