4. Phương pháp nghiên cứu
2.3.1.4 Chứng từ và sổ sách sử dụng
❖ Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, đơn đặt hàng
- Bảng kê xuất kho sản phẩm, sổ chi tiết giá vốn bán hàng - Hóa đơn GTGT
- Hợp đồng kinh tế - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo Có
Các chứng từ gốc khác có liên quan ❖ Sổ sách sử dụng
Sổ cái 632 và các vật tư, thành phẩm, hàng hóa có liên quan.
Luân chuyển chứng từ:
Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ công ty phải lập các chứng từ để xác định giá vốn hàng bán. Dựa theo đơn đặt hàng của khách bên bộ phận phòng kinh doanh chuyển tới cho thủ kho làm căn cứ xuất kho. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất, ngày, tháng, năm xuất kho, thủ kho và người nhận hàng ký tên vào phiếu. Chứng từ xuất kho có 3 liên, liên 1 lưu nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi sổ kế toán liên quan, liên 3
người nhận hàng giữ.
Lưu đồ luân chuyển chứng từ bán hàng:
(1) (2) (3) (3a) (3) (3b) (4) (5a) (5b) (6) (7)
Sơ đồ 2.4: Lưu đồ luân chuyển chứng từ bán hàng
Tiếp nhận và xử lý đơn hàng
Đặt hàng
Phê duyệt đơn
hàng Kiểm tra tín dụng tồn Hủy đặt hàng Hóa đơn bán hàng Xuất kho giao hàng Nhận hàng Giao hàng Nhận hàng
Ghi chú:
Khách hàng gửi đặt hàng.
Nhân viên bán hàng tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng, tiến hành kiểm tra kho và tín dụng khách hàng.
Trưởng phòng kinh doanh phê duyệt đơn đặt hàng.
(3a) Nếu đơn đặt hàng không được duyệt, nhân viên bán hàng thông báo cho khách hàng biết lý do hủy đơn hàng.
(3b) Nếu đơn đặt hàng được duyệt, nhân viên bán hàng tiến hành lập hóa đơn.
Hóa đơn GTGT được nhân viên bán hàng chuyển xuống kho để thông báo xuất hàng giao cho khách hàng
(5a) Trường hợp khách hàng nhận hàng tại kho
(5b) Nhân viên vận chuyển giao hàng tại địa chỉ khách hàng
2.3.1.5 Tài khoản sử dụng
Nội dung kết cấu của TK 632:
Kết cấu tài khoản:
Nợ 632 Có
Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ.
Chi phí nguyên – vật liệu, chi phí nhân công vượt trên mức bình thương và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ đượcc tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra.
Chi phí xây dựng, tự chế TSCĐ vượt trên mức bình thường không được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình tự xây dựng, tự chế hoàn thành
Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết).
Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho Khoản hoàn nhập chi phí trích trước đối với hàng hóa bất động sản được xác định là đã bán (chênh lệch giữa số chi phí trích trước còn lại cao hơn chi phí thực tế phát sinh)
Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán nhận được sau khi hàng mua đã tiêu thụ.
Các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường đã tính vào giá trị hàng mua, nếu khi xuất bán hàng hóa mà các khoản thuế đó được hoàn lại.