5. Kết cấu đề tài
3.1. Quy trình hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu của công ty TNHH
Logistics Phong Phú Vi Na
Để thực hiện được nghiệp vụ giao nhận đối với đối với hàng nhập thì buộc công ty đó phải có chi nhánh ở nước ngoài. Nhưng thực tế, Phong Phú Vi Na chỉ chỉ đóng vai trò là đại lý cho hãng giao nhận nước ngoài. Tức Phong Phú Vi Na được ủy thác, đại diện cho hãng giao nhận nước ngoài là người tổ chức nghiệp vụ giao nhận (người thầu vận chuyển trọn gói).
Do thực tế bị giới hạn nên đề tài chỉ phân tích nghiệp vụ nhận hàng từ Port và giao hàng đến tận kho người nhận hàng (to Door). Sau đây là quy trình:
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng và tiếp nhận nhu cầu gửi hàng.
Phòng kinh doanh tiếp cận khách hàng, có thể thông qua mail, gặp trực tiếp hay qua điện thoại. Khách hàng cần cung cấp các thông tin:
• Loại hàng và tính chất hàng • Số lượng hàng
• Địa chỉ công ty, kho của người nhập để tính giá vận chuyển • Thời gian hàng cập cảng
Sau khi có được những thông tin trên, nhân viên có thể tự quyết định khả năng thực hiện lô hàng nếu đó là mặt hàng thông thường. Còn đối với những mặt hàng đặc biệt,
31 cần liên hệ với bộ phận vận tải để biết thêm thông tin về thủ tục và yêu cầu đối với khách hàng.
Về cước vận chuyển:
• Nhân viên kinh doanh có thể áp dụng theo giá đã quy định sẵn trong bảng giá cước vận chuyển hoặc có thể linh động giá nhưng vẫn đảm bảo chỉ tiêu.
• Sau khi xem xét và đánh giá yêu cầu khách hàng, nhân viên kinh doanh tiến hành gửi báo giá cho khách hàng.
• Khi khách hàng đồng ý với mức giá mà công ty đã chào thì người giao nhận hàng gửi bảng báo giá (Quotation) chi tiết như: phí D/O, phí THC, CFS, CIC….Và yêu cầu khách hàng thông báo xác nhận lại một lần nữa về thoả thuận giữa hai bên.
- Phí D/O (còn gọi là phí chứng từ): mức phí này có thể thay đổi khác nhau ở các hãng tàu khác nhau.
- Phí THC (Terminal Handling Charge): phụ phí xếp dỡ tại cảng là khoản phụ phí thu trên mỗi container để bù đắp chi phí cho các hoạt động làm hàng tại cảng như: xếp dỡ, tập kết container từ kho của khách hàng ra tàu.
- Phí CFS (Container Frieght Station Fee): mỗi khi có một lô hàng lẻ nhập khẩu thì các công ty giao nhận, Forwarder phải dỡ hàng hoá từ container đưa vào kho… và họ thu phí CFS.
- Phí CIC (Container Imbalance Charge): phụ phí hàng nhập.
• Nếu khách hàng đã đồng ý với tất cả những gì hai bên đã thoả thuận thì tiến hành kí kết hợp đồng (hợp đồng có thể căn cứ vào các thông tin giao dịch bằng email). • Nhân viên phòng kinh doanh viết Shipping Instruction cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng để thông tin đến các bộ phận liên quan. Nhân viên phòng kinh doanh phải chịu trách nhiệm về tất cả các nội dung có trên Shipping Instrucstion.
Bước 2: nhân viên kinh doanh chuyển Shipping Instruction cho bộ phận vận tải để tiến hành phương án làm hàng
• Phòng vận tải sẽ nhận được Shipping Instruction để chuẩn bị các thủ tục cho việc giao nhận.
• Trước khi hàng gửi về Việt Nam, Công ty sẽ nhận được thông báo chi tiết về lô hàng đã kí kết hợp đồng bằng email gồm:
- Vận đơn chính (MBL): trên vận đơn chính thể hiện số vận đơn, chuyến tàu, ngày tàu chạy, tên người gửi, người nhận, số cont, số seal, số ký, số khối.
- Vận đơn phụ (HBL) trên vận đơn thể hiện số vận đơn phụ, chuyến tàu, ngày tàu chạy.
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contact): 1 bản sao. - Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính. - Phiếu đóng gói hàng (Packing List): 1 bản chính.
- Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản chinh.
32 - Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu của chủ hàng: 1 bản sao.
- Giấy giới thiệu của doanh nghiệp hoặc giấy tờ uỷ quyền: 1 bản chính.
- Giấ
y chứng nhận đăng kí kinh doanh của chủ hàng (nếu làm thủ tục lần đầu): 1 bản sao.
- Các loại giấy chứng nhận chất lượng, số lượng kiểm dịch (nếu cần).
Bước 3: Nhận D/O và hoàn chỉnh bộ hồ sơ khai báo hải quan
• Người nhận ở Việt Nam giao cho nhân viên kinh doanh của Phong Phú Vi Na
Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
• Căn cứ vào thời điểm tàu đến trên thông báo, nhân viên phòng vận tải đem một B/L (Bill of Lading) gốc và giấy giới thiệu của chủ hàng đến đại lý hãng tàu nhận D/O (Delivery Order). Tại đây, phải đóng phí D/O và nếu B/L chưa thanh toán cước thì phải trả cước chuyên chở cho hãng tàu.
• Trước khi rời khỏi đại lý hãng tàu, nhân viên phòng vận tải phải kiếm tra kỹ D/O, nếu có phát hiện có sai sót thì phải sửa và đóng dấu “Correct” vào.
- D/O gồm những nội dung: tên người nhận hàng, số vận đơn, tên tàu, ngày đến, số hiệu Container, số Seal, khối lượng hàng.
- Nhân viên hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên phòng vận tải một bộ gồm 3 D/O và
một Manifest (Manifest là do hãng tàu lập ra để gởi cho hải quan biết được số lượng hàng hóa của tàu mình. Và trên cơ sở đó hải quan đối chiếu xem có đúng với những gì shipper và cont khai báo), sau đó nhân viên vận tải kí nhận là đã đủ các chứng từ.
• Căn cứ vào nội dung trên D/O, sẽ biết được chính xác ngày tàu cập bến và tiến hành khai hải quan.
Bước 4: làm thủ tục hải quan và nhận hàng
• Bộ chứng từ được chuẩn bị để khai báo hải quan chuyển sang cho nhân viên giao nhận – nhân viên ra cảng và tiến hành làm hàng.
• Hải quan tiếp nhận tờ khai hàng hóa, đồng thời kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ của bộ hồ sơ. Nếu có sai sót, bất hợp lý thì phải thông báo ngay và hướng dẫn cho nhân viên giao nhận điều chỉnh hoặc bổ sung những thông tin cần thiết.
• Hải quan đối chiếu chính sách quản lý nhập khẩu, chính sách thuế, giá đối với hàng nhập khẩu hiện hành, đồng thời kiểm tra lệnh giao hàng để xác định thời hạn đến cửa khẩu.
• Khi bộ hồ sơ đã hợp lệ thì đóng dấu “Đã tiếp nhận hồ sơ” và ký tên lên tờ khai hải quan, cho số tờ khai, ngày tiếp nhận hồ sơ. Sau đó, hồ sơ được chuyển sang bộ phận kiểm tra thuế. Nhân viên hải quan kiểm tra xem đơn vị nhập khẩu có nợ thuế hay không.
• Nếu doanh nghiệp không nợ thuế thì ghi “Không nợ thuế” lên phiếu tiếp nhận hồ sơ và theo dõi thời gian làm thủ tục hải quan rồi trả lại cho nhân viên giao nhận.
33 • Nếu doanh nghiệp còn nợ thuế thì hải quan sẽ thông báo cho nhân viên giao
nhận biết thông tin về số thuế, số tờ khai còn nợ thuế để nộp vào kho bạc Nhà nước hoặc cơ quan thuế hải quan. Nhân viên giao nhận nhận được biên lai thu tiền của cơ quan hải quan, sau đó sẽ đổi thành biên lai đỏ của hải quan tại khu vực nợ thuế. Hải quan khu vực nợ thuế sẽ ra quyết định giải toả cưỡng chế. Nhân viên giao nhận mang lệnh giải toả cưỡng chế này đến bộ phận nợ thuế xin xoá nợ, tiếp tục làm thủ tục hải quan.
• Tiếp đến, cán bộ hải quan sẽ ra thông báo thuế, thông báo này cho biết số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho lô hàng nhập khẩu này đồng thời viết giấy thông báo thuế để thông báo cho chủ hàng thời hạn phải nộp số thuế này.
• Sau khi bộ hồ sơ đã được kiểm tra thuế thì sẽ được đưa cho chi cục phó. Chi cục phó sẽ quyết định hình thức, xem hàng có kiểm hoá hay không. Hoàn thành khâu này, hồ sơ sẽ được chuyển qua bộ phận trả tờ khai.
• Tại đây, nhân viên giao nhận phải đóng lệ phí hải quan sau đó mới nhận được tờ khai và biên lai thu lệ phí để làm căn cứ thanh toán với chủ hàng sau này. Nhận được tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ chuẩn bị công tác lấy hàng và thanh lý tờ khai.
• Lấy hàng: Nhân viên giao nhận xuất trình tờ khai, D/O và 2 phiếu điều container cho hải quan giám sát bãi, báo lấy hàng. Hải quan bãi kiểm tra số Container, số seal, số lượng… nếu đúng thì cho phép lấy hàng.
• Nhân viên giao nhận liên hệ xe nâng, đội bốc xếp và tiến hành các thao tác bốc dỡ hàng từ cầu cảng đưa lên xe chở về kho của chủ hàng.
• Thanh lý tờ khai: nhân viên giao nhận tiếp nhận đem phiếu EIR, tờ khai và D/O có đóng dấu “Đã đối chiếu” đến đội giám sát hàng nhập khẩu để thanh lý tờ khai, hải quan kí tên, đóng dấu và lưu D/O.
• Trình hải quan cổng tờ khai chủ hàng, 2 phiếu điều container. Hải quan giám sát cổng giữ lại một phiếu điều container và tờ khai chủ hàng để làm giấy tờ đi đường.
Bước 5: hoàn tất hợp đồng giao nhận
Sau khi hoàn tất công việc giao nhận trên, kết quả của việc thực hiện hoạt động giao nhận phải báo cáo với bộ phận kế toán để quyết toán chi phí tạm ứng, bộ phận kế toán xuất hóa đơn thanh toán tiền.
Nhân viên giao nhận căn cứ vào hóa đơn đó lập Giấy ghi nợ. Công ty sẽ gửi cho chủ hàng hóa đơn cùng với Giấy ghi nợ để yêu cầu thanh toán.
Một số yêu cầu của quy trình nhập hàng nhập khẩu:
• Tổ chức dỡ hàng nhanh để giải phóng tàu nhằm giảm bớt tiền phạt do dỡ hàng chậm.
• Nhận hàng và quyết toán với tàu đầy đủ và chính xác.
• Phát hiện kịp thời những tổn thất của hàng hóa và lập đầy đủ các giấy tờ hợp lệ, kịp thời để khiếu nại các bên liên quan.