7. Kết cấu của luận văn
1.2. Hiệu quả công tác văn phòng
1.2.1. Khái niệm
Hiệu quả là một phạm trù phức tạp, không phải đơn giản để có thể đưa ra định nghĩa ngắn gọn, bao quát về nó, bởi vì cùng với sự phát triển của khoa học, nội hàm của từ này ngày được phong phú. Bên cạnh đó, trong từng lĩnh vực nghiên cứu và hoạt động thực tiễn hiện quả có những nội hàm khác nhau.
Theo nghĩa chung nhất, “hiệu quả” được giải thích là việc đạt được kết quả [21, tr.14]
- Hiệu quả là kết quả của việc làm mang lại hoặc là kết quả đạt được trong việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Hiệu quả là kết quả như yêu cầu của việc làm mang lại.
- Hiệu quả là kết quả mong muốn, cái sinh ra kết quả mà con người chờ đợi, hướng tới.
Như vậy, nội hàm chung nhất của “hiệu quả” trong lĩnh vực hoạt động nào đó được hiểu là mối tương quan giữa kết quả thu được tối đa so với chi
phí thực hiện kết quả đó ở mức tối thiểu. Tùy thuộc vào tính chất của kết quả mà có thể có nhiều loại hiệu quả khác nhau.
Hiệu quả quản lý hành chính nhà nước gắn với tất cả các phạm trù liên quan đến hiệu quả nói chung, đồng thời cũng có những phạm trù riêng đặc trưng của quản lý hành chính nhà nước. Khái niệm hiệu quả quản lý hành chính nhà nước được làm rõ thông qua các phạm trù như đầu vào (chi phí, nguồn lực), mục tiêu, kết quả (đầu ra). Kết quả quản lý được đánh giá thông qua mức độ đạt được mục tiêu đề ra của hoạt động quản lý. Hiệu quả quản lý được đánh giá thông qua so sánh giữa kết quả với chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó. Hiệu quả đòi hỏi trả lời câu hỏi: “Kết quả thu được bởi giá trị chi phí bỏ ra như thế nào?”
Bên cạnh đó, các quan điểm tiếp cận hiệu quả quản lý hành chính nhà nước đều thống nhất cho rằng không thể giao thoa được toàn bộ các dấu hiệu của hiệu quả kinh tế với hiệu quả quản lý hành chính nhà nước xuất phát từ những phạm trù riêng đặc trưng cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Khái niệm hiệu quả quản lý hành chính nhà nướcđã được giải thích thông qua các phạm trù với những nội hàm phức tạp hơn.
Việc đánh giá hiệu quả quản lý chỉ về khía cạnh kinh tế không phải lúc nào cũng chính xác, bởi vì:
Thứ nhất, kết quả quản lý không phải lúc nào cũng thể hiện ở lợi nhuận. Thứ hai, kết quả có thể là trực tiếp hay gián tiếp. Lợi nhuận chỉ là kết
quả trực tiếp
Thứ ba, kết quả quản lý không chỉ là kinh tế mà còn là kết quả xã hội,
kinh tế - xã hội, tâm lý - xã hội.
Như vậy, hiệu quả quản lý hành chính nhà nước được tiếp cận không chỉ từ góc độ kinh tế mà còn từ góc độ hiệu ích, hiệu quả xã hội, chất lượng sản phẩm và dịch vụ của quản lý hành chính nhà nước.
- Từ quan điểm trên, có thể tiếp cận xem xét hiệu quả công tác văn phòng thông qua các dấu hiệu sau:
+ Mức độ đạt được kết quả công tác văn phòng đảm bảo chất lượng với nguồn lực nhất định.
+ Hệ số về chi phí tăng, nhưng hệ số mức độ đạt được kết quả, chất lượng tăng cao hơn.
+ Giảm chi phí nhưng vẫn giữ hay nâng được kết quả, chất lượng hoạt động. + Lượng dịch vụ cung cấp tăng, nhưng chất lượng và chi phí không thay đổi
+ Mức độ đóng góp vào kết quả chung của cả cơ quan.
+ Mức độ hài lòng đối với xã hội và công chức, viên chức trong nội bộ văn phòng.
1.2.2. Tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác văn phòng
Tiêu chí theo nghĩa chung là tính chất, dấu hiệu làm căn cứ để nhận biết, xếp loại một sự vật, khái niệm. Tiêu chí hiệu quả quản lý nhà nước bao hàm dấu hiệu hay tập hợp các dấu hiệu trên cơ sở đó đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý hành chính nhà nước nói chung cũng như là từng hoạt động và quyết định quản lý cụ thể. Mỗi tiêu chí có thể được đánh giá thông qua các tiêu chí thành phần và các chỉ số khác nhau.
- Tiêu chí thành phần là các tiêu chí cấu thành nhỏ hơn của tiêu chí đưa ra - Chỉ số theo nghĩa chung nhất là số liệu thể hiện sự biến động của quá trình hay hiện tượng nào đó. Các chỉ số đánh giá là những đặc tính về định lượng của khách thể được đánh giá.
Do vậy, nhìn chung việc đánh giá hiệu quả công tác Văn phòng có thể dựa trên một số tiêu chí cụ thể như:
1.2.2.1. Tiêu chí 1: Đánh giá kết quả trong mối tương quan với các nguồn lực đầu vào
- Hệ thống thể chế, quy định pháp luật, quy định của cấp có thẩm quyền: mọi hoạt động của công tác văn phòng cần phải tiến hành trong khuôn khổ pháp luật, thực hiện những điều pháp luật cho phép và không được thực hiện những điều mà pháp luật cấm.
- Nguồn nhân lực: Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan tổ chức, đơn vị nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng 1 vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức nói chung và của từng thành viên trong tổ chức nói riêng.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị: đây là yếu tố thiết yếu để thực hiện được bất cứ hoạt động nào, trong đó có hoạt động của công tác văn phòng. Để đánh giá hiệu quả công tác văn phòng thì cần xem xét việc đầu tư cung cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị có đầy đủ, đảm bảo tiêu chuẩn không?
- Mức độ hiện đại hóa và ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng: Hiện đại hóa công tác văn phòng góp phần quan trọng trong việc hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, hạn chế việc lãng phí thời gian, công sức, chi phí quản lý, điều hành; giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi các công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện để cán bộ, công chức phát huy tính sáng tạo, chủ động trong công việc.
Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Tổ chức khoa học côngtác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, doanh nghiệp hoàn thành tốtmục tiêu để tồn tại và phát triển. Hiện đại hóa công tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của thời đại. Nội dung hiện đại hóa công tác văn phòng bao gồm tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, tinh
gọn, hiệu lực, đúng chức năng; từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng; trang bị các trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hiện đại, phù hợp; cải thiện, nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ hành chính; việc áp dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của văn phòng; mức độ đáp ứng trang thiết bị, cơ sở vật chất để các công chức, viên chức, người lao động thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, văn phòng sẽ được phát triển theo hướng “ vănphòng điện tử hóa”. Do đó, khi mua sắm các trang thiết bị, bố trí chỗ làm việc cùng thiết bị cho mỗi nhân viên phải được tiến hành cho phù hợp với xu hướng hiện đại hóa công tác văn phòng. Những người làm công tác văn phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn, phảiliên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học…
1.2.2.2. Tiêu chí 2:Đánh giá hiệu quả dựa trên cơ sở kết quả thực hiện nhiệm vụ.
Để đánh giá được hiệu quả công tác văn phòng đã thực hiện trong suốt quá trình cần nhìn nhận vào kết quả thực hiện nhiệm vụ về cả số lượng và chất lượng các công việc, nhiệm vụ đã thực hiện đó. Chất lượng thực hiện các hoạt động được đánh giá trên cơ sở mức độ đạt được các yêu cầu, nguyên tắc thực hiện các hoạt động đó. Đối với công tác văn phòng thì đánh giá kết quả trên một số hoạt động chủ yếu sau đây:
a)Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và báo cáo kết quả thực hiệnđịnh kỳ, đột xuất.
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quan hay Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định. Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra
quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt và ban hành thì các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan phải tổ chức thực hiện nghiêm túc.
- Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của nhà nước nói chung, của từng ngành, cơ quan, đơn vị nói riêng. Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: Kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm); kế hoạch trung hạn ( 2-3 năm); kế hoạch ngắn hạn ( 1 năm, 6 tháng, quý)
Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì nó bắt buộc cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúng hạn. Kế hoạch đề ra hoặc được giao có được hoàn thành tốt hoặc đúng thời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
- Chương trình, kế hoạch được xây dựng cần thể hiện căn cứ dựa vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, nội dung chương trình, kế hoạch công tác không được trái thẩm quyền; căn cứ dựa vào chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ; căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác được giao hoặc yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên đối với hoạt động của tổ chức; căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới; căn cứ vào quy mô, tính chất, yêu cầu thực tiễn công việc; căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan, tổ chức (như kinh phí, phương tiện làm việc, quỹ thời gian, nhân lực có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình, kế hoạch)
- Yêu cầu trong xây dựng Chương trình, Kế hoạch cần thể hiện được rõ ràng mục tiêu, những nhiệm vụ, giải pháp lớn, quan trọng; có sự phân công đơn vị, cá nhân chủ trì, phối hợp thực hiện, thời gian hoàn thành, kinh phí, nguồn lực thực hiện, xác định tính chính xác, cụ thể những việc cần làm…
các công việc phải được sắp xếp có hệ thống, có trọng tâm, trọng điểm, các kế hoạch phải cân đối và ăn khớp với nhau, phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm quá nhiều côngviệc.
Văn phòng có trách nhiệm phải xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đảm bảo cho hoạt động được liên tục, thống nhất và tạo cơ sở để lãnh đạo chỉ đạo, điều hành công việc một cách chủ động, khoa học, hợp lý. Đồng thời, giúp cho lãnh đạo thuận lợi và dễ dàng trong kiểm tra, giám sát quá trình hoạt động, thực hiện công việc của toàn cơ quan, cũng như từng bộ phận, cá nhân cán bộ, công chức.
- Dựa trên chương trình, kế hoạch đã được xây dựng, đơn vị chủ trì báo cáo kết quả thực hiện bằng văn bản, báo cáo trực tiếp… với cấp có thấm quyền để nắm được tình hình triển khai thực hiện các công việc, nhiệm vụ trong thời gian cụ thể có hoàn thành không, mức độ hoàn thành như thế nào. Báo cáo cần thể hiện tình hình, tiến độ thực hiện các công việc, những kết quả đạt được, một số tồn tại, hạn chế, khó khăn trong quá trình thực hiện công việc cũng như đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện công tác trong thời gian tới.
b) Về công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp
Các cuộc họp, hội nghị là hình thức để phát huy tính trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin… Chính vì nhiều mục đích như vậy nên người thủ trưởng phải xem xét tính chất công việc để đưa ra nội dung của cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp.
Nguyên tắc, yêu cầu tổ chức họp được quy định tại Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nướcnhư sau:
- Giải quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không chuyển công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết.
- Tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ; công khai, minh bạch và bảo đảm bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức cuộc họp theo kế hoạch công tác hoặc khi thực sự cần thiết phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong chỉ đạo, chủ trì, tham dự cuộc họp, trách nhiệm của các cơ quan bảo đảm, phục vụ cuộc họp.
- Lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau hợp lý; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp; cải tiến, đơn giản hoá thủ tục trong tổ chức cuộc họp; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không phô trương, hình thức.
- Không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho công dân và tổ chức theo quy định của pháp luật.
c) Về công tác văn thư, lưu trữ
Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư – lưu trữ giữ vị trí rất quan trọng. Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và hiệu quả.
* Công tác văn thư
- Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây:
+ Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành văn bản.
+ Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi.
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
TạiĐiều 4 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, có quy định về nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư, như sau:
- Nguyên tắc: Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
- Yêu cầu:
+ Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng