7. Kết cấu của luận văn
3.2.4. Giải pháp về xây dựng môi trường làm việc công tác văn phòng tại Cục
tại Cục và chếđộ chính sách
Môi trường làm việc là môi trường về vật chất và tinh thần vì có ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý của người lao động. Nếu môi trường làm việc tốt sẽ khiến cho người lao động hăng say cống hiến, ngược lại gây ra tâm lý hoang mang, chán nản làm việc mất tập trung. Vì thế việc xây dựng môi trường làm việc là yếu tố quyết định đến hiệu quả của công tác văn phòng, cần lưu ý một số những giải pháp sau:
+ Chú trọng đổi mới hoạt động quản lý, điều hành văn phòng
Định hướng này nhằm giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả các công việc của văn phòng. Thực hiện tốt công tác quản lý điều hành giúp lãnh
đạo văn phòng kịp thời nắm bắt được thực trạng hoạt động văn phòng, chủ động trong việc đặt ra các quyết định nhằm củng cố và nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng.
+ Ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn phòng nhằm hiện đại hóa công tác văn phòng không những nâng cao năng suất lao động, giảm bớt khối lượng công việc cho cán bộ, giảm bớt bộ máy cồng kềnh theo định hướng chung của chương trình cải cách nhà nước về hành chính của chính phủ trong giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển thì xây dựng mô hình văn phòng gọn nhẹ với chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể mang tính chuyên nghiệp trong quản lý của lãnh đạo và chuyên sâu của các nghiệp vụ mà còn làm tăng khả năng hội nhập của văn phòng với xu hướng chung của thời đại.
+ Hoàn thiện cơ sở vật chất, điều kiện bên ngoài để cán bộ làm việc Trang thiết bị tạo điều kiện làmviệc cho công việc văn phòng giúp các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà còn tạo được tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc của mỗi nhân viên, giúp hiệu quả hoạt động của văn phòng được nâng cao. Nên cần quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản, phương tiện điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Cục Quản lý hoạt động xây dựng đạt hiệu quả, đúng quy định. Khảo sát, đánh giá chất lượng thiết bị văn phòng; tổ chức, quản lý và thực hiện tốt công tác bảo vệ phòng chống cháy nổ, an toàn vệ sinh lao động tại Cục; triển khai kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì, mua sắm trang thiết bị văn phòng, các tài sản công của cơ quan; phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cục; phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện đóntiếp và tiễn các đoàn khách của Cục, Bộ.
+ Tạo môi trường làm việc lành mạnh và cạnh tranh lành mạnh để cán bộ được phát huy năng lực, sở trường của mình trong quá trình cống hiến làm việc. Có quy định thưởng phạt rõ ràng, huy động các nguồn tài trợ và các
nguồn thu khác của Cục để có chế độ đãi ngộ cho cán bộ văn phòng. Việc khen thưởng sẽ tạo nhiều phong trào thi đua hữu ích, xuất phát từ thực tiễn, khen thưởng đúng người, đúng việc và đặc biệt là chế độ khen thưởng kịp thời đã động viên, khích lệ và cổ vũ công chức, viên chức, nhân viên, người lao động làm việc tại Văn phòng hoặc đãi ngộ dưới phương thức tạo điều kiện, môi trường thuận lợi cho họ được phấn đấu công bằng, có cạnh tranh lành mạnh như tạo điều kiện về mặt thời gian tối đa để cán bộ Văn phòng Cục được học tập, nâng cao trình độ chuyên môn đồng thời tham gia các lớp đào tạo về kỹ năng mềm để thành thạo, nhuần nhuyễn hơn trong quá trình thừa hành công vụ.