7. Kết cấu của luận văn
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn phòng vẫn còn tồn tại một số bất cập, hạn chế như:
- Khi cùng một nhiệm vụ có nhiều người thực hiện không đồng đều về chất lượng, một số vị trí chưa đáp ứng yêu cầu công việc, cán bộ biên chế ở một số vị trí còn thiếu. Việc nhân sự hạn chế về số lượng cũng là vấn đề gây
khó khăn cho công tác văn phòng, một người phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, đôi khi gây quá tải và việc thực hiện một số nhiệm vụ bị chậm so với thời hạn được giao: hiện nay tổng số nhân sự tại Cục có hơn 70 người, trong đó nhân sự tại Văn phòng Cục chỉ có dưới 6 người trong khi phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ như tổ chức hội nghị, văn thư lưu trữ… nhiều công việc phải phối hợp với các phòng, ban chuyên môn thường xuyên mới có thể hoàn thành tiến độ công việc kịp thời.
- Công tác tham mưu, đề xuất cụ thể hóa chính sách pháp luật của nhà nước còn chưa kịp thời tại một số thời điểm, chưa đáp ứng yêu cầu đổi mới, nhiều nội dung tại chương trình, kế hoạch năm trước vẫn được sử dụng lại y nguyên cho năm sau trong khi năm sau có những thay đổi phát sinh, ví dụ năm 2020, 2021 do tình hình dịch COVID-19 nên hoạt động đi đoàn công tác, tổ chức hội nghị cũng cần hạn chế hơn nhiều. Việc xây dựng kế hoạch công tác thường dựa trên kinh nghiệm các năm, chưa đảm bảo tính dự đoán, dự báo khoa học để làm cơ sở hoạch định các mục tiêu kế hoạch. Việc tổ chức nắm bắt, nghiên cứu, phân tích, tổng hợp thông tin, dự báo tình hình, nhất là những vấn đề chiến lược chưa bao quát, toàn diện. Công tác tham mưu tổng hợp còn chung chung, chưa đề xuất được nhiều nhận định, đánh giá mang tính phát hiện vấn đề để kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc kịp thời trong thực hiện công tác.
- Công tác hiện đại hóa công tác văn phòng, ứng dụng CNTT chưa đáp ứng yêu cầu đặt ra như hiện nay. Việc tham mưu triển khai ứng dụng CNTT vào quản lý nhà nước tuy có chuyển biến nhưng chưa đáp ứng đầy đủ, vẫn còn một số cá nhân vẫn chưa ý thức được trách nhiệm ứng dụng công nghệ trong giải quyết công việc, một số cán bộ còn hạn chế về trình độ CNTT nhưng không chịu khó tìm tòi học,việc ứng dụng CNTT chưa được đồng bộ...
tâm, thường xuyên. Việc kiểm tra đôi khi chỉ mang tính hình thức, chưa tổ chức các buổi đi kiểm tra thực tế.
- Công tác phối hợp cung cấp thông tin trao đổi qua lại của một số công chức văn phòng phụ trách tham mưu theo mảng, lĩnh vực đôi lúc còn có hạn chế dẫn đến việc thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin của Văn phòng bị chậm tiến độ so với kế hoạch.
- Nguồn kinh phí cho công tác quản trị, hậu cần hiện nay còn ít và thiếu so với nhu cầu thực hiện nhiệm vụ thực tiễn. Thực hiện chủ trương tiết kiệm ngân sách và giảm chi phí không cần thiết đã ảnh hưởng đến một số công tác của quản trị...
Nhận thấy một số tồn tại hạn chế như trên do một số nguyên nhân như sau: - Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động không đồng đều nhau về độ tuổi cũng như trình độ đào tạo và chuyên môn.
- Lãnh đạo Cục, Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo phòng, ban chuyên môn nhiều khi có công việc quá tải, chưa đủ thời gian để quan tâm thường xuyên, kịp thời.
- Mộtbộphận công chức,viên chức, người lao độngcòn có ý thức trách nhiệm, tính tự giác chấp hành kỷ cương hành chính trong thực hiện công vụ chưa cao. Sự phối hợp, tham gia các hoạt động chung của một số đơn vị chưa đạt kết quả như mong muốn. Một số cá nhân còn chưa nhận thức được đầy đủ vai trò và tầm quan trọng của công tác Văn phòng nói mà chỉ chú trọng về công tác chuyên môn.
- Chưa có cơ chế cụ thể, chính sách đãi ngộ và thiết thực, nhằm động viên, khuyến khích sáng tạo, làm thêm việc thêm giờ để phục vụ kịp thời các yêu cầu đột xuất, làm có chất lượng, hiệu quả cao; chưa có nhiều chính sách thu hút các nhân tài hoặc chính sách xã hội hóa nguồn lực, nguồn kinh phí để hỗ trợ cho hoạt động văn phòng.
Tiểu kết Chƣơng 2
Căn cứ vào các nội dung lý luận tại Chương 1, tại Chương 2 tác giả đã tập trung nghiên cứu thực trạng hiệu quả công tác văn phòng và đánh giá hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng với những số liệu, dẫn chứng cụ thể, thể hiện qua 04 nhóm tiêu chí: Đánh giá hiệu quả dựa trên cơ sở kết quả thực hiện nhiệm vụ; Đánh giá kết quả trong mối tương quan với các nguồn lực đầu vào; Đánh giá kết quả trong mối tương quan với mức độ đóng góp vào thực hiện nhiệm vụ chung và trên cơ sở kết quả thực hiện nhiệm vụ chung của cả cơ quan; Đánh giá về sự hài lòng của cá nhân, tổ chức.
Đồng thời, tại Chương 2 tác giả cũng đã nêu ra một số tồn tại, hạn chế, nguyên nhân trong hoạt động công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng. Theo đó, dựa trên các nội dung này sẽ đề xuất phương hướng, giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Cục nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn tới, đặc biệt trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ.
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI