7. Kết cấu của luận văn
1.3.2. Yếu tố bên trong đơn vị
Yếu tố thứ nhất đó làviệc sắp xếp nhân sự: Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị
Trong một cơ quan có càng nhiều phòng, ban, nhiều bộ phận thì tính chất công việc càng phức tạp hoặc do các mảng chức năng, nhiệm vụ chưa được phân định, phân công một cách khoa học, bài bản. Trong bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào có cơ cấu tổ chức hợp lý, thống nhất, có nguyên tắc và cơ chế vận hành khoa học, rõ ràng thì sẽ tạo nên sự vận hành đồng bộ, hài hòa, cân bằng giữa các bộ phận, đem lại hiệu quả cao trong công việc. Nếu như việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì trong công việc sẽ không đem lại hiệu quả. Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn, sắp xếp nguồn lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của mình dựa trên cơ sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực.
Do vậy, để thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng nói chung, Văn phòng Cục Quản lý hoạt động xây dựng nói riêng cần cơ cấu tổchức văn phòng hợp lý theo hướng tinh gọn, bảo đảm đủ người, đủ việc, đúng người đúng việc, đúng chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực, sở trường của từng người.
Yếu tố thứ hai là tổ chức lao động: tổ chức lao động là việc áp dụng những biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực hiện công việc văn phòng nhằm sử dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động, đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân viên. Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc hiệu có quả cao và làm cho bản thân người lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển. Văn phòng nếu được tổ chức khoa học, hợp lý, có cơ chế vận hành phù hợp sẽ làm cho quá
trình thông tin diễn ra hiệu quả, nhanh chóng, chính xác, kịp thời; đồng thời, các nguồn lực phục vụ cho hoạt động tham mưu, cũng như hoạt động điều hành, quản lý có thể đuợc huy động, sử dụng một cách hiệu quả khi vận dụng các phương pháp tác động, vận hành, bố trí, sắp xếp khoa học.
Yếu tố thứ ba là năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của văn phòng. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng, quyết định phần lớn thành công trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức, bao gồm văn phòng bởi suy cho đến cùng, con người là chủ thể của mọi hoạt động có mục đích. Cán bộ, công chức văn phòng vừa phải đáp ứng đuợc các tiêu chuẩn chung về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức công vụ, sức khỏe, đồng thời còn phải có thêm tinh thần, thái độ làm việc hăng hái, năng động, có óc tổ chức, quản lý, bao quát công việc, có khả năng quan sát, đánh giá, xử lý các tình huống trong thời gian ngắn, chịu được áp lực công việc lớn, có khả năng vận động, thuyết phục mọi người trong thực thi công vụ,nhiệm vụ. Bên cạnh đó, hoạt động của văn phòng cũng đòi hỏi khả năng phối hợp hành động giữa các cá nhân trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Yếu tố thứ tư là ứng dụng công nghệ thông tin: do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều, các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của mình. Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Chính vì vậy mà yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời.
Yếu tố thứ năm là cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của Văn phòng. Đây là yếu tố vật chất, ảnh hưởng đến năng suất,
chất lượng lao động trong văn phòng. Muốn đảmbảochất lượng,hiệu quảhoạt động của các cơ quan cũng như của văn phòng thì không thể thiếu các trang thiết bị hỗ trợ cho đội ngũ cán bộ, công chức làmviệc.
Yếu tố thứ sáu là quy chế hoạt động của văn phòng: Đây là yếu tố mang tính chất pháp lý, đóng vai trò là thể chế trong nội bộ văn phòng mà nếu thiếu nó sẽ khó hoặc không có khả năng tiến hành được các hoạt động của văn phòng. Quy chế hoạt động của văn phòng bao gồm các quy định có tính chất bắt buộc cao. Quy chế này, cùng với hệ thống thể chế hành chính nhà nước tạo nên sự ràng buộc các bộ phận và các cá nhân trong văn phòng với nhau trong việc hướng đến thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Yếu tố thứ bảy làmôi trường làm việc: môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng. Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng có thể giúp tạo dựng động cơ thúc đẩy công việc, nhiệt tình trong công việc. Các điều kiện này cũng giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về cả tinh thần lẫn vật chất mà điều kiện này sẽ cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi và những saisót trong quá trình thực hiện công việc.
Các yếu tố môi trường làm việc gồm: - Y tế và phúc lợi.
- Sự sạch sẽ trong văn phòng. - Sự an toàn.
- Trang trí văn phòng. - Nhiệt độ văn phòng. - Âm thanh, tiếng ồn. - Yếu tố văn hóa tổ chức.
Tiểu kết Chƣơng 1
Nội dung Chương 1 đã thể hiện các nội dung lý luận về công tác văn phòng nói chung cũng như khái quát về công tác văn phòng tại đơn vị trực thuộc Bộ, bao gồm: định nghĩa, vai trò, ý nghĩa của văn phòng cũng như công tác văn phòng; các yếu tố tác động đến công tác văn phòng… Qua nghiên cứu cho thấy rằng, Văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước mang những nét chung của văn phòng, đồng thời cũng còn có những đặc trưng riêng gắn với yếu tố quyền lực nhà nước, đặc thù của hoạt động hành chính nhà nước với tínhchất đa dạng, phức tạp và luôn luôn phải có khả năng thích ứng với quá trình thay đổi liên tục. Đồng thời, đã đưa ra các tiêu chí để đánh giá hiệu quả công tác văn phòngcụ thể.
Qua những nội dung trên đã thể hiện cơ bản khái quát các vấn đề lý luận để từ đó làm cơ sở triển khai các nội dung cụ thể về nghiên cứu, đánh giá thực trạng hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng ở Chương 2.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG – BỘ XÂY DỰNG