5. Kết cấu của báo cáo
2.2.2.Công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần Ecoba Việt Nam
2.2.2.1. Nguồn và phương pháp tuyển dụng
Sau khi nhu cầu TDNL được ban giám đốc phê duyệt, bộ phận tuyển dụng của phòng hành chính nhân sự sẽ lên kế hoạch tuyển dụng cụ thể: kế hoạch đăng tin, tìm kiếm hồ sơ ứng viên phù hợp, lịch phỏng vấn,...Đối với vị trí tuyển dụng tại các chức danh khác nhau sẽ có thời gian tuyển dụng khác nhau. Chức danh nhân viên đến
chuyên viên thời gian cung ứng nhân sự là 30 ngày, còn các chức danh từ trưởng phòng trở lên sẽ là 60 ngày. Cán bộ phụ trách tuyển dụng căn cứ vào kế hoạch tuyển chọn đã được thông qua và tiến hành xác định nguồn cho hoạt động tuyển mộ
Nguồn tuyển mộ từ bên ngoài chính là những sinh viên đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề; những người đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ; hoặc những người đang làm việc tại các tổ chức khác.
Đối với nguồn tuyển mộ bên ngoài, phòng tổ chức thường sử dụng các phương pháp tuyển mộ sau:
- Sử dụng sự giới thiệu của những cán bộ nhân viên trong công ty - Mạng xã hội: facebook, linkedin…
- Website tuyển dụng: vietnamworks, timviecnhanh, careerlink, topcv, jobstreet,....Đây là những trang tuyển dụng có số lượng người truy cập đông, lại miễn phí vừa giúp công ty tiết kiệm được chi phí TD vừa thu hút được nhiều ứng viên nộp hồ sơ.
- Kênh giới thiệu trung gian
- Các trường đại học chuyên ngành: đại học Xây dựng,đại học Bách khoa, đại học Kiến trúc, học viện kỹ thuật quân sự,...
Thông báo tuyển dụng của Công ty thường bao gồm: vị trí tuyển dụng, số lượng cần tuyển, mô tả công việc, yêu cầu của vị trí ứng tuyển, quyền lợi của ứng viên, thông tin liên hệ, địa chỉ email nhận hồ sơ và thông tin khái quát về công ty.
Công tác thu hút người xin việc được Công ty thực hiện rất tốt thể hiện thông qua số lượng hồ sơ ứng tuyển vào Công ty qua các năm như sau:
Bảng 6: Số lượng hồ sơ ứng tuyển vào Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam giai đoạn 2018 – 2020 Đơn vị: hồ sơ Chỉ tiêu Tổng số
Hồ sơ từ nguồn nội bộ Hồ sơ từ nguồn bên
ngoài
Có thể thấy hồ sơ ứng tuyển hầu hết đến từ nguồn bên ngoài (chiếm 97 – 98%), còn nguồn nội bộ chỉ chiếm một phần nhỏ. Số lượng hồ sơ tăng mạnh qua các năm, năm 2018 số lượng hồ sơ ứng tuyển đạt 3336 hồ sơ, đến năm 2019 tăng lên 5492 hồ sơ (tăng gấp 1,6 lần so với năm 2018) và năm 2020 là 4271 hồ sơ.
2.2.2.2. Công tác tuyển chọn nhân lực
Đối với công tác tuyển chọn, công ty căn cứ vào đơn xin việc, lý lịch, bằng cấp và chứng chỉ về trình độ chuyên môn của người xin việc để xét tuyển vào các vị trí.
- Căn cứ vào các hệ thống câu hỏi có sẵn và trả lời để tìm hiểu người xin việc, các câu hỏi thường do công ty đề ra.
- Căn cứ các cuộc phỏng vấn giữa các ứng viên tiềm năng với các ban lãnh
- Căn cứ vào kết quả kiểm tra sức khỏe, thử tay nghề, thử trình độ và khả năng chuyên môn để đưa ra quyết định tuyển việc.
2.2.2.3. Quy trình tuyển dụng
Bước 1: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Sau khi thông báo TD được đăng tải, công ty tiến hành tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ ứng viên phải thể hiện được trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm làm việc.
Việc lựa chọn và sàng lọc hồ sơ được định lượng rõ ràng bằng cách cho điểm cụ thể từng tiêu chí ứng với vị trí dự tuyển. Phòng hành chính nhân sự sẽ tiến hành đánh giá và tính tổng điểm. Bộ hồ sơ nào có số điểm quá thấp, không đáp ứng được yêu cầu thì sẽ bị loại. Việc đánh giá, phân loại hồ sơ giúp Công ty loại bớt được hồ sơ không đạt yêu cầu, nhờ vậy giảm bớt được thời gian và chi phí cho công tác TD.
Sau khi đã chọn được những bộ hồ sơ phù hợp, phòng hành chính nhân sự sẽ liên lạc trao đổi thông tin để có thể hiểu rõ ứng viên, đánh giá ứng viên từ đó chọn được những bộ hồ sơ phù hợp nhất, giảm bớt thời gian phỏng vấn những ứng viên không đạt yêu cầu và tập trung vào các ứng viên tiềm năng khác.
Bước tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên tại Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam được đánh giá là minh bạch và khoa học. Những tiêu chuẩn đánh giá công ty đưa ra khá đầy đủ và cần thiết. Việc đánh giá hồ sơ bằng điểm đóng góp tích cực cho công tác phân loại và lựa chọn hồ sơ giúp quá trình thực hiện công việc này được chặt chẽ và khoa học hơn.
Bước 2: Phỏng vấn
Khi có đủ hồ sơ của các ứng viên, phòng hành chính nhân sự sẽ tiến hành gọi phỏng vấn lần một và thông báo lịch hẹn phỏng vấn cho ứng viên. Thời gian gọi chậm nhất là 3 ngày trước khi phỏng vấn.
Tại vòng phỏng vấn gián tiếp lần một có mục tiêu là xác lập mối quan hệ giữa ứng viên và người tuyển dụng, tìm hiểu rõ hơn, xác định tố chất của ứng viên. Nội dung của những câu hỏi xoay quanh việc kiểm chứng các thông tin cá nhân, các thông tin về công việc cũ và mong muốn công việc mới.
Sau khi phỏng vấn gián tiếp, phòng hành chính sẽ liên hệ và đặt lịch phỏng vấn trực tiếp với ứng viên tại văn phòng công ty hoặc tại dự án. Hội đồng phỏng vấn sẽ bao gồm người đại diện phòng hành chính nhân sự chuyên trách TD và người đại diện bộ phận chuyên môn, trong đó:
- Đại diện bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm đánh giá mức độ đáp ứng năng lực của ứng viên so với yêu cầu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đại diện bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm đánh giá sự phù hợp về kỹ năng mềm, văn hóa, thu nhập,... của ứng viên so với yêu cầu và quy định đối với vị trí tuyển dụng.
Hội đồng tuyển dụng thảo luận và thống nhất kết quả đánh giá từng ứng viên dựa trên cơ sở điểm thi chuyên môn (nếu có), đánh giá của bộ phận chuyên môn và bộ phận nhân sự. Đánh giá phỏng vấn của hội đồng tuyển dụng là căn cứ để đưa ra kết quả tuyển dụng và được phân cấp phê duyệt theo từng ngạch như sau:
Bảng 7: Bảng phân cấp theo ngạch STT
1 2 3
(Phòng nhân sự Ecoba Việt Nam, 2021) - Trường hợp Hội đồng tuyển dụng không thống nhất được kết quả phỏng vấn, cần thành lập Hội đồng phỏng vấn lần 2 và tiến hành lấy ý kiến đánh giá để làm căn
cứ để xác định kết quả tuyern dụng.
- Trường hợp cả hai hội đồng tuyển dụng đã thành lập đều không thống nhất được đánh giá phỏng vấn thì kết quả phỏng vấn do Tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền quyết định.
Bước 3: Thử việc
Dựa vào kết quả phỏng vấn, phòng hành chính nhân sự sẽ mời các ứng viên đạt yêu cầu phỏng vấn nhận việc thông qua điện thoại và email. Nhân viên phòng hành chính nhân sự sẽ tiến hành ký hợp đồng với ứng viên và trưởng các phòng, ban/dự án có trách nhiệm tiếp nhận, bố trí địa điểm làm việc, lập Chương trình thử việc dựa trên KPIs và cử người hướng dẫn công việc cho nhân sự mới tuyển dụng. Thời gian thử việc thông thường là 2 tháng (không quá 60 ngày làm việc) áp dụng đối với công việc cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên và 1 tháng (không quá 30 ngày làm việc) áp dụng đối với công việc cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ. (Không áp dụng chế độ thử việc với diện cộng tác viên, sinh viên thực tập và một số trường hợp đặc biệt do tổng giám đốc hoặc trưởng phòng NSHC quyết định).
Sau khi hết thời gian thử việc, người lao động sẽ được quản lý phòng ban/dự án nhận xét đánh giá về chuyên môn dựa trên Chương trình thử việc, ý thức chấp hành kỷ luật lao động. Phòng hành chính nhân sự sẽ gửi biểu mẫu “Đánh giá nhân viên sau thời gian thử việc” tới bộ phân liên quan để đánh giá. Kết quả đánh giá sẽ được gửi về phòng hành chính nhân sự. Nếu nhân viên chưa đạt yêu cầu trong thời hạn thử việc thì chuyển sang quy trình “Nghỉ việc và bàn giao sổ BHXH”. Đối với những người đạt yêu cầu thì tổng giám đốc Công ty sẽ ký hợp đồng lao động.
Bước 5: Quyết định tuyển chọn và ký hợp đồng.
Ứng viên sau khi hoàn thành chương trình thử việc và được quản lý phòng ban/dự án đánh giá đạt yêu cầu, phòng hành chính nhân sự sẽ ra quyết định cho nhân viên mới nhận việc chính thức. Nhân viên mới sẽ được ký HĐLĐ và hưởng đầy đủ các chính sách, chế độ đãi ngộ theo quy định của Công ty. Hợp đồng lao động sẽ được ký theo thời hạn 01 năm. Sau 01 năm đánh giá tiếp, nếu đạt tiêu chuẩn công ty sẽ tái ký hợp đồng lần 2. Sau 5 năm lao động được đánh giá đạt yêu cầu công việc thì Công ty sẽ ký hợp đồng không xác định thời hạn.
Bảng 8: Các loại hợp đồng đang được áp dụng tại Công ty CỔ PHẦN Ecoba Loại hợp đồng Thử việc Theo mùa vụ Xác định thời hạn Không xác định thời hạn
(Phòng nhân sự Ecoba Việt Nam, 2021) * Hoàn tất quy trình tuyển dụng
Sau khi lựa chọn được ứng viên phù hợp, đáp ứng đủ các yêu cầu và tiêu chuẩn của Công ty đưa ra, ứng viên đó sẽ được mời đến Công ty nhận việc, được ký kết hợp đồng lao động, cập nhật hồ sơ nhân viên mới và quan trọng nhất trong khâu hoàn tất quy trình TD là chương trình hội nhập nhân viên mới. Chương trình hội nhập là bước vô cùng quan trọng đối với những người lao động mới của Công ty nhằm trang bị cho nhân viên mới kiến thức, thông tin đầy đủ về Công ty: lịch sử hình thành, lĩnh vực kinh doanh, các vấn đề bảo mật, lương thưởng, cơ sở vật chất, môi trường làm việc và văn hóa Công ty. Nhân viên mới được đưa đi tham quan các bộ phận phòng ban của công ty và trưởng bộ phận giới thiệu nhân viên mới với các đồng nghiệp.
Chương trình hội nhập này tạo cho nhân viên mới yên tâm, thoải mái hòa nhập với công ty. Công ty yêu cầu nhân viên cũ phải hết sức tạo điều kiện cho nhân viên mới làm việc để tránh những việc đáng tiếc xảy ra như nhân viên mới bỏ việc, gây thiệt hại cho Công ty. Để nhân viên mới có thể làm quen với công việc thực tế, công ty luôn cử nhân viên làm việc theo nhóm, khi đó nhân viên mới được nhân viên cũ
đã có kinh nghiệm lâu năm trong công việc hướng dẫn. Tuy nhiên nhân viên mới vẫn được giao việc để có thể thích ứng với công việc thực tế tại Công ty thông qua sự hướng dẫn của người đã có kinh nghiệm nên có thể giảm bớt những sai lầm của nhân viên mới.
Với quá trình thử việc như vậy, nhân viên mới có thể thích ứng với công việc một cách nhanh nhất, nhanh chóng ổn định, rút ngắn thời gian thử việc và nhanh chóng được công ty giao cho công việc mới đúng với khả năng của họ.