5. Kết cấu của báo cáo
3.2.1. Về công tác tuyển dụng
- Giải pháp thay thế cho tuyển dụng
Hiện nay, nguồn ứng viên ngày cành khan hiếm, việc tuyển dụng không thể đáp ứng kịp thời nhu cầu về nhân sự, công ty nên có giải pháp thay thế tuyển dụng trong thời gian chờ phòng NSHC đáp ứng người như:
+ Tổ chức làm thêm giờ
+ Thuyên chuyển lao động tạm thời: khi dự án nào có nhu cầu về nhân lực lớn trong khi dự án khác lại đang dư thừa nhân lực. Công ty sẽ quyết định cho các dự án thừa nhân lực đi hỗ trợ.
+ Kiêm nghiệm: đối với những nhân viên có thể làm nhiều lĩnh vực chuyên môn, công ty có thể cho họ đảm nhiệm 2 vị trí công việc.
Đây chỉ là những biện pháp mang tính chất tạm thời, giải quyết khó khăn trước mắt. Khi các giải pháp này không đáp ứng được yêu cầu của công việc và để ổn định sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra bình thường thì công ty sẽ quyết định tuyển dụng thêm nhận lực để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.
- Lựa chọn phương pháp tuyển dụng phù hợp
Với tốc độ phát triển và chiến lược kinh doanh hiện tại và trong giai đoạn sắp tới cho thấy rằng lượng nhu cầu cần tuyển dụng của CTCP Ecoba là rất lớn. Công ty cũng đã đa dạng trong việc sử dụng nguồn tuyển dụng và các phương pháp tuyển dụng. Tuy nhiên, thực tế không phải trang tuyển dụng nào của công ty lựa chọn là cũng đều hiệu quả. Có những kênh sẽ giúp cho doanh nghiệp thu hút nhiều ứng viên nhưng có một số kênh khả năng thu hút là ít. Nên để tránh việc lãng phí thời gian trong việc đăng tin cũng như việc kiểm soát các tin tuyển dụng dễ dàng hơn thì công ty nên cần chọn lọc và sử dụng những kênh tuyển dụng thực sự phù hợp nhất, tránh
trường hợp đăng tin tràn lan trên các kênh mà không hiệu quả và lãng phí thời gian. Công ty cần sự khảo sát, lựa chọn kỹ lưỡng với những vị trí cần tuyển thì nên chọn kênh nào để đăng tin tìm kiếm ứng viên là phù hợp nhất và có thể đem lại hiệu quả nhất.. Với tính chất là công ty về xây dựng thì theo khảo sát trong quá trình hỗ trợ công tác tuyển dụng của em tại công ty thì những kênh thực sự phù hợp và đem lại lượng ứng viên nhiều nhất là các kênh website công ty, Topcv.vn, Careerlink.vn, Ybox.vn, Jobsgo. Đối với các vị trí cấp cao thay vì sử dụng những kênh tuyển dụng miễn phí nhưng hiệu quả không cao làm ảnh hưởng đến thời gian và sự hiệu quả của công tác tuyển dụng thì công ty nên sử dụng những trang tuyển dụng có phí như vietnamworks hoặc liên kết các công ty dịch vụ săn đầu người để có thể tìm kiếm ứng viên chất lượng.
Ngoài ra, để lựa chọn phương pháp tuyển dụng phù hợp thì công ty cần xem xét đối tượng tuyển dụng là ai? Số lượng cần tuyển là bao nhiêu? Thời gian tuyển dụng là bao lâu?... để đưa ra chiến lược tuyển dụng cũng như phương pháp tuyển dụng hiệu quả. Ví dụ như trong trường hợp mà Công ty có nhu cầu tuyển thực tập sinh cho các dự án thì Công ty nên tổ chức sự kiện về việc làm hoặc đến truyền thông về cơ hội việc làm trực tiếp tại các trường đại học, cao đẳng có đào tạo ngành nghề tương ứng với những vị trí cần tuyển. Việc sử dụng phương pháp này không những giúp cho sinh viên biết đến những cơ hội việc làm nhanh chóng mà còn giúp cho công ty truyền thông về hình ảnh công ty một cách rõ ràng đến các bạn sinh viên đang và sẽ có nhu cầu đi thực tập. Hoặc có thể đến các trường đào tạo để treo băng rôn hoặc các áp phích quảng cáo để tăng sự thu hút ứng viên.
Đối với các vị trí tuyển dụng khó như Sale manager cho các dự án điện mặt trời hay vị trí QAQC cơ điện công ty nên sử dụng các biện pháp tuyển dụng bên ngoài như head hunt để có thể đáp ứng nhân sự kịp thời theo tiến độ của dự án.
- Hoàn thiện hơn trong việc xây dựng tiêu chí trong quy trình tuyển dụng
Hệ thống tiêu chí là kim chỉ nam giúp cho công tác tuyển dụng đi đúng hướng, tuyển đúng người, đúng thời điểm, đúng vị trí… Do đó, việc xây dựng tiêu chí cần được thống nhất, kết hợp một cách hợp lý giữa bộ phận chuyên môn và bộ phận tuyển dụng để đưa ra những tiêu chí lựa chọn, đánh giá phù hợp nhất cho từng vị trí.
Hiện tại, tiêu chí tuyển dụng cho khối dự án thì chỉ mới đưa ra chung chung cho các ngạch bậc thay vì nêu rõ cho từng vị trí. Việc đưa ra những tiêu chí tuyển dụng phù hợp giúp cho việc đánh giá và kiểm duyệt hồ sơ chặt chẽ hơn và hiệu quả hơn. Nếu việc đưa ra tiêu chí không phù hợp sẽ dẫn tới việc hồ sơ không đảm chất lượng và sẽ kéo theo kết quả của các bước sau của quy trình tuyển dụng sẽ không tốt nhất. Ngoài ra, cần phải có sự sắp xếp thứ tự những tiêu chí theo từng mức quan trọng khác nhau dự theo nhu cầu từng công việc.
Ví dụ, với tính chất công việc như nhân viên mua hàng thì tiêu chí đánh giá về khả năng giao tiếp, thương thảo sẽ được đánh giá cao so với kiến thức chuyên môn liên quan đến mua hàng, do đó tiêu chí về kỹ năng giao tiếp, đàm phán sẽ là quan trọng nhất, sau đến là kiến thức chuyên môn liên quan; hoặc vị trí Chỉ huy trưởng (xây dựng dân dụng) là một cấp vị trí cấp cao yêu cầu về kinh nghiệm chuyên môn sâu nên tiêu chí chuyên môn/kinh nghiệm sẽ đặt lên cao hơn so với tiêu chí kỹ năng về giao tiếp.
- Thiết kế bài kiểm tra năng lực ứng viên hiệu quả hơn
Bài kiểm tra năng lực luôn là công cụ giúp cho nhà tuyển dụng đánh giá chính xác phần nào trình độ của ứng viên cũng như kiểm chứng được những gì mà ứng viên trình bày trong hồ sơ. Do đó, ban bộ phận chuyên môn cần thiết kế bài test phù hợp nhất, phù hợp về thời gian, vị trí cần tuyển, bài test không nên quá dài, quá lan man, không đi đúng trọng tâm. Hiện tại, CTCP Ecoba Việt Nam chỉ mới dừng lại kiểm tra chuyên môn ứng viên là chủ yếu, có một số vị trí cần kiểm tra kỹ năng sử dụng phần mềm vi tính. Hầu hết, ở công ty còn thiếu những bài kiểm tra đánh giá về trình độ ngoại ngữ, về tính cách còn hạn chế.
Để có thể đánh giá chính xác và khách quan hơn về ứng viên, cũng như yêu cầu đáp ứng công việc trong thời đại công nghệ 4.0 thì cần có những bài test hoàn thiện, kiểm tra toàn diện hơn về chuyên môn, tính cách và ngoại ngữ, đặc biệt khả năng sử dụng vi tính. Kết quả bài kiểm tra là một trong những cơ sở để đưa đến quyết định chọn ứng viên phù hợp, nếu bước này được làm chặt chẽ và hiệu quả thì sẽ giúp cho viêc lựa chọn ứng viên tốt nhất, tránh được những đánh giá mang tính chủ quan . Đồng thời, đó cũng là một trong những cơ sở giúp cho công ty xác định nhu cầu đào
tạo cho ứng viên nếu trúng tuyển vào công ty, giúp cho nhân viên phát triển và hoàn thiện hơn, đáp ứng công việc tốt hơn. Từ đó, tạo nên động lực làm việc cho nhân viên và tăng sự gắn bó lâu dài của họ đối với công ty, làm giảm tỉ lệ nghỉ việc.
- Cần chuyên môn hóa hơn trong công tác tuyển dụng
Hiện tại, trung bình hàng tháng công ty sẽ có nhu cầu tuyển và thực hiện phỏng vấn trung bình 60 – 70 người trên một tháng. Do đó, lượng công việc và áp lực tuyển dụng rất lớn. Kéo theo đó, một vấn đề mà công ty đang gặp phải là việc sàng lọc hồ sơ còn chậm và phản hồi thông tin ứng viên về kết quả ứng tuyển và phỏng vấn còn chưa có sự kịp thời và nhanh chóng. Gây ra sự thiếu chuyên nghiệp, sự không hài lòng về công tác tuyển dụng của ứng viên. Do đó, để tăng sự quả trong công tác này thì bộ phận tuyển dụng cần giao nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên tuyển dụng. Cụ thể, Trưởng phòng NSHC ngoài chia cấp bậc hay từng ngạch vị trí tuyển dụng cho từng nhân viên thì cần phân rõ ai sẽ chuyên tổng hợp hồ sơ ứng viên ứng tuyển? Ai sẽ tổng hợp và phản hồi, tư vấn thông tin và các kết quả cho ứng viên sau khi ứng tuyển? tránh làm cho ứng viên phải chờ đợi quá lâu về kết quả của mình; ai sẽ chuyên thực hiện quản lý đăng tin và giải đáp thắc mắc trong quá trình đăng tuyển?... Việc chuyên môn hóa này sẽ giúp cho các công việc trong quy trình tuyển dụng sẽ diễn ra nhanh, hiệu quả hơn, tránh việc chồng chéo trong hoạt động.
Bộ phận chuyên môn ngành dọc tại văn phòng sẽ được giao thêm hoạt động tìm kiếm nguồn ứng viên để giảm bớt áp lực cho bộ phận tuyển dụng. Tuy nhiên, bộ phận tuyển dụng cần có hoạt động “phỏng vấn sơ bộ” để có thể lọc những ứng viên phù hợp tránh tình trạng dự án tuyển ồ ạt chỉ để hoàn thành chỉ tiêu công việc gây ảnh hưởng tới chất lượng nguồn nhân lực cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bộ phận Nhân sự hành chính nên có kế hoạch tuyển thêm nhân sự tuyển dụng để giảm bớt lượng công việc của nhóm nhân viên tuyển dụng.