5. Kết cấu của khóa luận
2.1.5. Cơ cấu tổ chức, nhân sự
Sơ đồ 2.1: Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH QES Việt Nam
( Nguồn: Văn phòng hành chính – Nhân sự )
▪ Giám đốc điều hành:
Là đại diện pháp nhân trong các hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Giám đốc có quyền điều hành cao nhất về mọi hoạt động trong công ty. Chỉ đạo xây dựng thực hiện, duy trì, cải tiến và sửa đổi quy mô sản xuất của công ty. Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong quản lý mọi công việc chung của công ty. Là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với khách hàng về sản phẩm của công ty. Là người chủ trì các cuộc họp của công ty, đề ra các quy định và giám sát các hoạt động của công ty. Có quyền phụ trách tất cả các phòng ban trong công ty để đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
▪ Phó giám đốc: Là người hỗ trợ đắc lực của Giám đốc, thay mặt Giám đốc điều hành công ty khi Giám đốc vắng mặt.
▪ Bộ phận hành chính nhân sự
Xử lý chu trình tuyển dụng một cách đầy đủ.Thông qua các phương tiện tuyển dụng khác nhau để tìm kiếm các ứng viên tiềm năng như mạng xã hội, hội chợ nghề nghiệp, liên lạc với các trường đại học, cao đẳng trong nước về chương trình thực tâp và một số hoạt động tuyển dụng khác. Phối hợp phỏng vấn, thực hiện quy trình sàng lọc và tuyển chọn đầu tiên. Tiến hành chương
trình định hướng và làm quen cho nhân viên mới. Chuẩn bị cập nhật và báo cáo, tài liệu liên quan đến ISO và tham dự đánh giá. Ngoài ra thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên giao.
▪Bộ phận tài chính-kế toán
Chịu trách nhiệm ghi chú, xây dựng và đánh giá hoạt động tài chính của công ty. Xây dựng biểu đồ hoạt động kinh doanh, lập báo cáo tài chính cho công ty. Ngoài ra, hỗ trợ lắp đặt các thiết bị, mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm phục vụ cho các hoạt động của công ty và quản lý hồ sơ, ký kết HĐLĐ, chịu trách nhiệm tính tiền lương cho nhân viên.
▪Bộ phận kinh doanh và dịch vụ
Quản lý và dẫn dắt các dự án phát triển sản phẩm & thị trường. Chuẩn bị và thự hiện trình bày, giải thích kỹ thuật về sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng / khách hàng tiềm năng. Giao tiếp với khách hàng và kỹ sư để đánh giá yêu cầu của thiết bị và hệ thống để hiểu nhu cầu của khách hàng và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, dịch vụ, hỗ trợ trước và sau bán hàng. Sau đó xây dựng mối quan hệ chất lượng với khách hàng và thiết lập tài khoản mới bằng cách xác định khách hàng tiềm năng để đảm bảo đạt được mục tiêu bán hàng một cách thường xuyên.
▪Bộ phận kỹ thuật :
Nhiệm vụ chính là thực hiện công việc mua và bán cơ sở vật chất, vật tư thiết bị theo quyết định của cấp trên và báo cáo phòng kế toán để hoạch toán; tiến hành lắp đặt, sửa chữa, bảo dưỡng; thường xuyên kiểm tra, giám sát bảo hành sản phẩm.
▪Bộ phận xuất nhập khẩu
Đây là phòng chuyên về giao nhận hàng hóa quốc tế.
- Khối giao nhận vận chuyển: Quản lý và điều hành việc luân chuyển hàng hóa, làm thủ tục chứng từ về hàng hóa với chức năng thay mặt cho chủ tàu.
- Khối đại lý hàng không: Trong hầu hết các thƣơng vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu luôn cần có sự hợp tác giữa ít nhất hai bên đại lý.