5. Kết cấu của khóa luận
2.1.5 Quy trình làm việc trong công ty
Cụ thể tại đây em sẽ trình bày quy trình nhập khẩu 1 lô hàng FCL về Việt Nam.
Sau khi bô phận sales tư vấn, thuyết phục và đàm phán với KH về dịch vụ của công ty, hai bên ký hợp đồng tiếp đó chuyển thông tin lô hàng của KH về phòng nghiệp vụ.
Bước 1: Đặt lịch tàu
Sales sẽ cung cấp thông tin của shipper cho Cus → Cus gửi cho đại lý ở Thượng Hải liên hệ với shipper để nắm bắt được tình hình hàng hóa và đóng hàng theo kế hoạch đã được xác định, đồng thời sales hoặc Cus cũng sẽ gửi thông tin đại lý cho shipper để cùng phối hợp.
Để lấy booking tàu, sales cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau Cus, và Cus cấp cho hãng tàu:
Cảng đi (port of loading): nơi mà hàng hóa được xếp lên tàu.
Cảng chuyển tải: có hai hình thức là chuyển tải (transit) và đi thẳng (direct). Tùy thuộc vào yêu cầu của KH mà sẽ lựa chọn hình thức phù hợp.
Cảng đến (port of discharge): nơi hạ container.
Tên hàng, trọng lượng: dựa trên thông tin trên bộ hồ sơ chứng từ để cung cấp.
Thời gian tàu chạy (ETD): ngày dự kiến tàu xuất phát. Thời gian tàu đến (ETA): ngày dự kiến tàu về cảng đích.
Thời gian đóng hàng: theo kế hoạch thống nhất giữa hai bên (cnee và shipper).
Các yêu cầu khác: loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió, …
Bước 2: Kiểm tra và xác nhận booking
Kiểm tra thông tin trên booking như:
POL, POD: kiểm tra xem đã đúng yêu cầu chưa, đây là yếu tố ảnh hưởng đến cả quá trình của lô hàng.
Nhiệt độ, độ thông gió: kiểm tra xem nhiệt độ, độ thông gió đã đúng theo yêu cầu chưa. Đối với các mặt hàng đông lạnh (nhiệt độ âm) thì sẽ không có độ thông gió.
Loại container, kích cỡ: container khô hay lạnh, loại cao hay loại thường, loại 20’ hay 40’.
Sau khi kiểm tra toàn bộ các thông tin trên booking tàu, nếu có điểm nào sai sót. Yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa, sau đó tiếp tục kiểm tra cho đến khi đạt yêu cầu.
Bước 3: Theo dõi tiến trình đóng hàng và câp nhật thông tin
Sau khi lấy được booking, đại lý sẽ cấp S/O cho shipper đi kéo vỏ cont về đóng hàng, sau đó hạ hàng về cảng và là thủ tục xuất khẩu.
Đại lý tại nước ngoài sẽ thực hiện giám sát, theo dõi toàn bộ tiến trình đóng hàng, cập nhật thông tin về tàu (tàu bị hoãn ngày chạy, bị đổi lịch do quá tải, tàu khởi hành…) gửi cho Cus của DAS → Cus cập nhật trực tiếp cho KH hoặc thông qua sales.
Trong quá trình này, đại lý sẽ gửi bản nháp Vận đơn đường biển (Bill of Lading) để người mua và người bán kiểm tra trước. Nếu có gì sai sót thì bổ sung chỉnh sửa. Sau khi tàu chạy, đại lý tại nước ngoài sẽ phát hành B/L chính thức. Nếu người mua hoặc người bán cần bản gốc (Original B/L) thì họ sẽ phát hành bản gốc, còn nếu không họ sẽ phát hành bản Telex hay Surrender (có thể mất phí Telex).
Bước 4: Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan tới lô hàng
Trước khi tiến hành nhập một lô hàng Cus sẽ tìm hiểu xem lô hàng đó cần phải có những chứng từ gì. Sau đó báo cho sales yêu cầu KH tiến hành chuẩn bị các chứng từ đó. Cus kiểm tra kỹ các thông tin trên chứng từ đã khớp hay chưa. Bởi vì khi có bất cứ 1 lỗi nhỏ nào, lô hàng có thể gặp rắc rối lớn từ phía hải quan, cơ quan nhà nước.
Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu, đại lý sẽ gửi Cus cập nhật cho KH.
Thông báo hàng đến (arrival notice- AN) là giấy thông báo chi tiết của hãng tàu/ đại lý giao nhận. Nhằm thông báo thời gian dự kiến cập bến của lô hàng. Các thông tin trên AN sẽ tương tự như trên bill bao gồm: tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa, …). Ngoài ra, sẽ có thêm các phụ phí (local charges).
Sau đó, tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau: Giấy giới thiệu.
Bill gốc.
Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu).
Bước 6: Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng
Tùy thuộc vào từng loại hàng, mã HS code, ... các quy định của Nhà nước, sales cùng Cus tư vấn cho KH phải đăng ký những thủ tục gì để được cấp các chứng nhận có liên quan. Nếu không đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng thì lô hàng của KH sẽ không được thông quan cũng như gặp khó khăn trong quá trình làm hàng với các cơ quan chức năng.
Bước 7: Khai báo hải quan hàng nhập
Đây là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Còn trong quá trình làm thủ tục hải quan thì chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất.
Để có thể tiến hành khai báo hải quan, Cus cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
Hợp đồng (contract).
Hóa đơn thương mại (commercial invoice). Phiếu đóng gói (packing list).
Vận đơn (bill of lading).
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có).
Giấy phép nhập khẩu (nếu có). Các chứng từ khác.
Sau bước này sẽ là bước lên tờ khai hải quan. Hiện nay, chúng ta có thể khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử. Để có thể tiến hành khai báo hải quan qua mạng, cần có đầy đủ các giấy tờ sau:
Sales contract.
Commercial invoice. Packing list.
Bill of lading.
C/O, hóa đơn cước (nếu có) và một số chứng từ liên quan khác.
Ngoài những chứng từ trên, cần có chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử.
Bước 8: Mở và thông quan tờ khai
Ops sẽ phụ trách làm thủ tục hải quan tại cảng:
Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào thì có thể in được mã vạch thì tiến hành thanh lý, nhận hàng.
Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý, nhận hàng.
Tờ khai luồng đỏ: tương tự như luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế, có thêm 1 bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.
Tiếp theo sẽ tiến hành mở tờ khai, Ops sẽ được Cus gửi đầy đủ các giấy tờ sau:
Giấy giới thiệu. Tờ khai phân luồng. Invoice.
Packing list. Bill of lading.
Khi xuất trình hồ sơ cho hải quan, nếu các chứng từ đã hợp lệ. Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.
Bước 9: Thanh lý tờ khai
Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, Ops tiến hành in mã vạch, nộp mã vạch + tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất là 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ.
Bước 10: Điều bên vận chuyển hàng hóa về kho KH
Sau khi tiến hành thanh lý tờ khai, Ops sẽ đến phòng thương vụ của cảng và mang theo D/O để đóng phí. Tiếp theo, giao cho tài xế các chứng từ như: phiếu EIR, D/O, … để tài xế trình hải quan giám sát cổng và cho xe rời khỏi cảng chờ hàng về kho của KH. Sau khi rút hàng xong tài xế sẽ mang cont về cảng hoặc ICD.
Bước 11: Thanh toán
Các bộ phận liên quan sẽ gửi hóa đơn phát sinh của lô hàng cho bộ phận kế toán lên hóa đơn nháp gửi cho KH xác nhận và ra hóa đơn cuối cùng cho KH.
KH thanh toán, gửi lại UNC cho kế toán.
Trên đây là quy trình nhập khẩu hàng hóa nguyên cont bằng đường biển của công ty DAS thực hiện.