+ Công ty cần quy định rõ chức năng phạm vi hoạt động của mỗi đơn vị và
thiết lập để tạo ra một sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị chức năng trong các khâu của quá trình giao nhận để có thể huy động sức mạnh của tập thể.
+ Để nắm bắt kịp thời các thông tin đó thì công ty phải trang bị đầy đủ một hệ
thống máy điện thoại, bộ đàm, máy nhắn tin, fax...và phải tin học hoá công tác quản lý, tức là xây dựng cho mình một phần mềm sử dụng nội bộ; một kho dữ liệu chung cho toàn công ty, vì hiện tại gần như chi nhánh nào có thông tin nội bộ của chi nhánh
đó, chưa có sự tổng quan, thống nhất, để không chỉ tổng công ty và cả các chi nhánh cũng có thể thường xuyên trao đổi, lấy số liệu. Khi có được các điều này, thông tin sẽ được trao đổi với cường độ cao hơn, hiệu quả hơn và sự phối hợp giữa các phòng ban trở nên nhịp nhàng hơn
3.2.2.Giải pháp đầu tư phát triển nguồn nhân lực.
Một là, thu hút nhân lực có kiến thức chuyên môn giỏi từ bậc đại học thông qua các chương trình thu hút nhân tài như sau: - Phối hợp với các trường đại học trao học bổng cho sinh viên thuộc các chuyên ngành có liên quan có học lực và hạnh kiểm tốt trong quá trình học tập tại trường - Tạo cơ hội cho sinh viên thực tập theo chuyên ngành theo học và làm việc ngắn hạn tại công ty để tiếp cận và làm quen với môi trường công việc - kết hợp với một số doanh nghiệp cùng ngành và trường đại học tổ chức các buổi hội đàm, giao lưu, tiếp xúc với sinh viên chuyên ngành để hiểu được những nhu cầu, nguyện vọng của sinh viên chuẩn bị ra trường cũng như giúp sinh viên hiểu rõ hơn các công việc trong ngành. - kết hợp với các doanh nghiệp đầu tư tại các trường Đại học xây dựng phòng thực hành mô phỏng, cung cấp những tài liệu thực để sinh viên thực hành xử lý các tình huống cụ thể liên quan đến ngành như kho vận, điều phối, xử lý đơn hàng,…
Hai là, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân lực giỏi trong công ty: Hiện tại theo như số liệu thống kê của công ty thì nhân viên đa phần là trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng khả năng tiếp thu, học hỏi rất cao- vì vậy nên gửi nhân viên đi học các lớp đào tạo ngắn hạn nâng cao nghiệp vụ và bổ sung những kiến thức trong các lĩnh vực chuyên sâu như chuỗi cung ứng, vận tải quốc tế hay quản lý hệ thống thông tin. - khuyến khích và tạo điều kiện để nhân viên học lên cao lấy bằng cử nhân, thạc sĩ. - tổ chức các buổi tham quan cho nhân viên đến các doanh nghiệp logistics - mở các lớp bồi dưỡng cho nhân viên các kỹ năng mềm bổ trợ, kỹ năng ngoại ngữ, kỹ năng tin học nâng cao,… - đầu tư cho đội ngũ quản lý tham gia các khoá học chuyên sâu về quản lý, điều hành nhằm tăng khả năng vận dụng các công cụ quản lý và xây dựng chiến lược phát triển dài hạn cho công ty
Ba là, cải tiến chính sách quản lý – điều hành, cụ thể: - bố trí công việc đúng với chuyên môn, năng lực của nhân viên để mỗi người có thể phát huy hết năng lực và khả năng của mình trong công việc. Công việc cần được phân chiaw một cách hợp lý rõ ràng, để 1 người tập trung vào một lượng công việc nhất định, tính chuyên môn riêng, như vậy sẽ có được chất lượng và hiệu suất công việc cao hơn- điều chỉnh chế độ lương, thưởng, phúc lợi tương xứng với kết quả công việc của mỗi cá nhân và xét
tăng lương theo số năm kinh nghiệm của nhân viên. Bên cạnh đó, điều chỉnh mức hoa hồng linh động cho nhân viên khi kiếm được khách hàng mới cho công ty. - tổ chức thi đua, xét khen thưởng hàng quý, hàng năm cho nhân viên có những đóng góp to lớn cho công ty. Quan tâm đến sức khoẻ của nhân viên, hỗ trợ khám sức khoẻ định kỳ, mua bảo hiểm cho toàn công ty đồng thời tạo môi trường làm việc thoải mái để đảm bảo nhân viên luôn trong trạng thái tốt nhất khi làm việc
Công ty cần chú trọng tới việc bồi dưỡng người làm công tác nhân sự. Người làm công tác cán bộ có năng lực là người biết đánh giá, nhận xét cán bộ một cách chính xác, tham mưu cho lãnh đạo về cách bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân viên phù hợp với sở trường, sở đoản của họ. Thực tế hiện nay công ty cần có kế hoạch sắp xếp, bố trí lại nhân sự hợp lý hơn để tranh thủ được năng lực sáng tạo của mỗi nhân viên.
Cuối cùng, công ty cần phải có giải pháp để kết hợp hài hòa giữa đội ngũ cán bộ nhân viên lâu năm với cán bộ trẻ đồng thời có sự bố trí, phân công lao động hợp lý sao cho từng cán bộ có thể phát huy một cách tốt nhất năng lực của mình vào hiệu quả kinh doanh chung toàn công ty. 3.2.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động khai báo hải quan.
Hàng hóa khi xuất khẩu tại các cảng biển cần đảm bảo việc tập trung hàng, đóng hàng và giao hàng đúng thời hạn quy định.
Tổ chức tập huấn,bồi dưỡng thêm nhiều kiến thức về thủ tục hải quan điện tử cũng như kiến thức về giao nhận hàng hóa, luôn phải cập nhật tình hình luật lệ mới cho nhân viên.
Công ty cần mạnh dạn chuyển đổi hình thức khai hải quan từ xa sang khai hải quan điện tử khi làm thủ tục hải quan nhập hàng vào Kho ngoại quan. Vì với việc chuyển đồi này, công ty sẽ gặp được nhiều thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan như: thủ tục hải quan đơn giản hơn, nhanh gọn hơn và hạn chế được nhiều sai sót hơn trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Công ty cần cử những nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu nhiều kinh nghiệm, giao tiếp tốt, nhanh nhạy, kỹ lưỡng trong công việc
Công ty cần có kế hoạch phân chia công việc cụ thể, riêng biệt như có một đội ngũ nhân viên giao nhận chuyên về hàng xuất theo điều kiện FOB và một đội ngũ nhân viên giao nhận chuyên về hàng nhập kho ngoại quan. Như thế sẽ giúp chocông việc diễn ra thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng hơn.
3.2.4. Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận.
Một là, chuẩn hoá quy trình nội bộ tuân thủ quy trình kế toán – kiểm toán quốc tế giúp công ty sử dụng đồng tiền một cách hiệu quả và nâng cao tính chuyên nghiệp.
Hai là, bước đầu ứng dụng công nghệ tự động vào các khâu, cụ thể như: Cải tiến quản lý hệ thống bằng phần mềm; ứng dụng công nghệ robot trong bốc, dỡ, di chuyển và sắp xếp hàng hoá, đảm bảo hàng hoá được lưu thông thuận lợi, nhất trong những mùa cao điểm.
Ba là, xây dựng một hệ thống thang đo tiêu chuẩn đánh giá chất lượng dịch vụ của công ty bao gồm các chỉ tiêu như: Thời gian giao nhận hàng, mức độ an toàn của hàng hoá được vận chuyển, chi phí vận chuyển, giá cả mỗi chuyến hàng, chất lượng kho bãi,…
Bốn là, nghiên cứu áp dụng mô hình phân phối hàng hoá 3PL phân phối hàng hoá trọn gói từ khâu bảo quản, lưu giữ hàng hoá đến khâu vận chuyển, giao nhận đến điểm đích cho khách hàng.
Năm là, lập báo cáo kết quả kinh doanh dự toán dựa trên các hoạt động đã dự toán như dự toán giá vốn hàng bán, dự toán doanh thu, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự toán chi phí lãi vay,… nhằm ước tính lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh mà công ty mong đợi và trở thành tiêu chuẩn để đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ tới Giải pháp mở rộng quy mô thị trường truyền thống và tấn công thị trường mới. Hiện tại mản marketing của công ty chưa được chú trọng nhiều, vì vây dựng quy trình marketing riêng của công ty dựa trên quy trình marketing chuẩn quốc tế và điều chỉnh theo định hướng của công ty trong từng giai đoạn là điều rất cần thiết trong giai đoạn này. Các bước xây dựng quy trình marketing cho công ty bao gồm:
Bước 1: Nghiên cứu thị trường Để xác định quy mô thị trường, mức độ cạnh tranh hiện tại, thị phần, giá cả hay các dữ liệu cần thiết cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo, đội ngũ marketing sẽ tiến hành khảo sát thị trường, thu thập thông tin thực tế kết hợp với các dữ liệu thứ cấp trong thời gian ngắn từ 2-3 tháng.
Bước 2: Phân tích đối tượng khách hàng mục tiêu. Từ các số liệu và dữ liệu thu thập được, phòng marketing sẽ xác định nhu cầu, hành vi và mong muốn của khách hàng đối với từng loại hình dịch vụ của công ty, đồng thời tiến hành phân chia nhóm khách hàng dựa trên những đặc điểm nổi bật chung.
Bước 3: Xác định mục tiêu marketing Công ty cần phải xác định rõ mục tiêu mà công ty hướng tới để có thể thiết lập phương án marketing phù hợp và đạt được kết quả đúng với những gì mục tiêu đề ra, ví dụ như marketing để tăng doanh thu, marketing để tăng mức độ nhận biết thương hiệu, marketing để quảng bá dịch vụ mới,…
Bước 4: Xác định thông điệp muốn truyền tải Thông điệp truyền tải chính là vũ khí trong mọi chiến lược marketing. Khi đưa ra một thông điệp, công ty nên chú trọng
vào lợi ích của dịch vụ mình mang lại cho khách hàng, dựa trên những nhu cầu mà khách hàng chưa được đáp ứng ở hiện tại.
Bước 5: Lập kế hoạch marketing Kế hoạch marketing không cần chi tiết quá mức, nhưng phải đảm bảo tính đơn giản, rõ ràng và thực tế thông qua các sơ đồ thực hiện công việc nhấn mạnh những điểm cần hoàn thành. Công ty cũng nên thảo luận ngắn gọn về dự thảo ngân sách giành cho mỗi dự án marketing, dựa trên báo cáo tài chính hàng quý hay hằng năm để giảm lãng phí nguồn vốn của công ty
3.2.5. Giải pháp về nghiên cứu thị trường
Trong kinh doanh xuất nhập khẩu đặc biệt là việc cung cấp dịch vụ giao nhận việc nắm vững thị trường là rất quan trọng. Chính vì vậy, công ty cần tiến hành nghiên cứu thị trường, nắm bắt nhu cầu của khách hàng để từ đó đáp ứng tối đa nhu cầu này. Có như vậy công ty mới mở rộng được thị trường và kinh doanh có lãi.
Là một công ty giao nhận quốc tế nên MTL phải nghiên cứu cả hai thị trường trong và ngoài nước.
• Với thị trường trong nước
Công ty cần chú trọng hơn nữa để phát hiện được các nhu cầu của các công ty. Cụ thể phải nghiên cứu để biết được khách hàng sẽ cần loại dịch vụ chính gì, dịch vụ đi kèm gì, các mặt hàng xuất nhập khẩu thông dụng,...Ngoài ra cần nắm được thông tin về tình hình cạnh tranh trên thị trường giao nhận, doanh nghiệp nào đã sử dụng, và sẽ có nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển. Những doanh nghiệp đã sử dụng rồi họ có gặp phải vấn đề khó khăn gì không. Cũng cần hiểu rõ chính sách của Nhà nước có liên quan đến hoạt động giao nhận, về hệ thống tài chính tiền tệ pháp luật và đặc biệt là biểu thuế. Công ty cần nghiên cứu về tình hình kinh doanh dịch vụ của các tổ chức lớn hơn, để học hỏi về cách tổ chức vận hành thống nhất hệ thống, cách họ áp dụng số hóa vào ngành. Từ trước đến nay, MTL thường ít quan tâm đến vấn đề này.
• Đối với thị trường nước ngoài
Công ty cần phải phát huy hơn nữa những hiểu biết của mình về các vấn đề sau: Nắm vững chính sách thương mại cũng như cá chính sách bảo hộ mậu dịch của mỗi quốc gia, cần có một thông tin dự đoán các biến động về kinh tế, chính trị của mỗi nước khác nhau để tránh các trường hợp bất khả kháng khi thực hiện hợp đồng
Không chỉ nắm tình hình về một quốc gia mà công ty cần biết rõ những thông lệ quốc tế, những tập quán thương mại quốc tế hay những công ước quốc tế để vận dụng chúng một cách có hiệu quả.
Ngoài ra việc nắm chắc chính sách xuất nhập khẩu, thông quan hàng hóa của các quốc gia khác là điều rất quan trọng. Để việc giao nhận được diễn ra hiệu quả và có thể tư vấn những dịch vụ và giải pháp tốt nhất cho khách hàng. Dù hiện nay có rất nhiều hãng nước ngoài đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam nhưng công ty nên thành lập hai hệ thống các đại diện tại nước ngoài để nghiên cứu, nắm bắt tình hình cho chính xác. Tuy nhiên, không thể ngay lập tức có được những văn phòng đại diện ở các quốc gia khác thay vào đó nên tổ chức đại diện theo khu vực cụ thể, công ty cử đại diện tại khu vực Nhật Bản, EU, Trung Quốc, tại khu vực ASEAN, hoặc liên kết với các cá nhân tổ chức ở khu vực đó.
Những thông tin về thị trường mà công ty thu được cần phải chính xác, kịp thời. Sau khi thu thập, công ty nên tiến hành phân tích, nghiên cứu kỹ lưỡng những thông tin này để làm cơ sở ra các quyết định chính xác.
Mục đích của MTL là mở rộng cả thị trường trong nước và ngoài nước để nâng cao hiệu quả kinh doanh, thực hiện tốt chức năng của mình. 3.3. Một số kiến nghị.
3.3.1. Kiến nghị với nhà nước nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển.Công ty là một thực thể trong nền kinh tế, hoạt động trong môi trường Công ty là một thực thể trong nền kinh tế, hoạt động trong môi trường kinh doanh nhất định bao gồm môi trường chính trị, kinh tế, xã hội, luật pháp nhất định của mỗi quốc gia. Công ty chịu sự tác động mạnh mẽ và bị chi phối bởi các nhân tố môi trường vĩ mô này, chẳng hạn với môi trường luật pháp, nếu không nhất quán và ổn định sẽ tác động trực tiếp đến công ty trong việc tham gia hoạt động nhập khẩu. Ta nhận thấy rõ hơn về luật thuế xuất nhập khẩu sẽ tác động trực tiếp đến khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp thực hiện nhập khẩu về mặt giá cả. Đó là nhân tố thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của công ty nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng.
Sau đây là một số kiến nghị đối với nhà nước nhằm tạo điều kiện cho hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị đạt hiệu quả.
Xây dựng mạng lưới xúc tiến thương mại và hệ thống thông tin về thị trường
Nhà nước nên xây dựng một hệ thống thông tin về thị trường trong nước và quốc tế để hỗ trợ cho các doanh nghiệp, thường xuyên cập nhật và cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp theo sát được các biến động của thị trường thế giới.
Cần phải mở rộng thêm nhiều hơn nữa các văn phòng đại diện tại nước ngoài để phục vụ cho hoạt động thương mại của các doanh nghiệp trong nước, nhất là tại các trung tâm kinh tế như Mỹ, Nhật Bản, Tây Âu và các trung tâm kinh tế mới như
Bắc kinh-Thượng hải, Amterdam, Bombay, ... Cần phải hỗ trợ và phát huy vai trò của các tham tán thương mại của Việt Nam tại các nước trên thế giới.
Nâng cấp cải thiện hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ hoạt động nhập khẩu Trong lĩnh vực hoạt động thương mại quốc tế ở Việt Nam, quá trình giao nhận, vận chuyển đa phần là ở các cảng biển, cảng sông. Mặc dù vậy, hệ thống cảng biển, cảng sông hiện nay còn quá yếu kém, không thể phục vụ tốt cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của công ty.