Công ty TNHH XNK Bốn Mùa Việt Nam hoạt động theo hình thức nhập khẩu ủy thác. Quy trình nhập khẩu như sau:
Tìm kiếm đối tác và đơn vị được ủy thác uy tín Ký hợp đồng ủy thác với đơn vị được ủy thác
Đơn vị được ủy thác sẽ yêu cầu bên bán (bên xuất khẩu) làm các chứng từ thương mại theo tên của đơn vị được ủy thác Bên bán thông báo trách nhiệm thanh toán cho bên được ủy thác Bên được ủy thác thông báo trách nhiệm thanh toán cho bên ủy thác
Người ủy thác và đơn vị được ủy thác có thể thỏa thuận về việc bên nào sẽ chỉ định đơn vị vận chuyển quốc tế Thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, vận chuyển hàng hóa
Thực hiện thủ tục thông quan và thanh toán
Sơ đồ 2.2. Quy trình nhập khẩu của Công ty TNHH XNK Bốn Mùa Việt Nam
Nguồn: Tài liệu của Công ty
Bước 1: Tìm kiếm đối tác và đơn vị được ủy thác uy tín
Công ty TNHH XNK Bốn Mùa Việt Nam lựa chọn hình thức nhập khẩu ủy thác, sau khi hoàn thành thủ tục thông quan và thanh toán sẽ đưa sản phẩm về kho để bán cho khách hàng. Công ty TNHH Sanwa là công ty mẹ có trụ sở tại Nhật, có lợi thế về việc tìm kiếm đơn vị được ủy thác và nhà cung cấp uy tín tại Nhật Bản. Chính vì vậy, Công ty TNHH Sanwa là cầu nối cho Công ty TNHH XNK Bốn Mùa Việt Nam và các
đơn vị đối tác. Hai bên trực tiếp trao đổi, đàm phán với nhau thông qua mạng trực tuyến và bằng ngôn ngữ Anh. Đối khi, đối tác bên Nhật có phiên dịch viên để trao đổi rõ ý hơn về tình hình hàng hóa cũng như về lịch tàu, giá cả,… Do vậy, Công ty TNHH XNK Bốn Mùa Việt Nam không trực tiếp tìm các đơn vị đối tác.
Về đối tác
Đối tác là một phần cực kì quan trọng trong quá trình kinh doanh. Đối tác ở đây là nhà cung cấp sản phẩm. Thông thường nhà cung cấp sẽ nhập sản phẩm khách hàng mong muốn từ nhà máy với giá tốt nhất, nên nếu công ty tìm được nhà cung cấp tốt, đàm phán được giá tốt sẽ có vị thế trên thị trường. Đôi khi, việc đàm phán để có được giá tốt với bên cung cấp phụ thuộc vào mức độ tin tưởng của nhà cung cấp đối với doanh nghiệp.
Ví dụ, trường hợp bán phá giá, doanh nghiệp vì đánh bại đối thủ, chiếm lĩnh thị trường mà bán giá rẻ hơn so với giá nhà cung cấp bán cho doanh nghiệp thì chắc chắn khi nhà cung cấp biết được sẽ không muốn hợp tác với doanh nghiệp đó nữa. Còn nếu doanh nghiệp làm việc chuẩn chỉnh, tuân thủ pháp luật, mọi việc rõ ràng thì nhà cung cấp vẫn muốn làm việc với doanh nghiệp đó.
Ngoài ra, đối tác còn là khách hàng. Khách hàng mục tiêu mà công ty hướng tới đó chính là các chuỗi cửa hàng, siêu thị lớn nhỏ, các hộ kinh doanh gia đình. Dựa trên dữ liệu của công ty, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với khách hàng để chào hàng. Có thể chào hàng trực tiếp qua cuộc gọi, qua ứng dụng zalo, qua ứng dụng wechat hoặc qua mail tùy khách hàng yêu cầu, giá chào hàng là giá CIF tại cảng. Sau khi chào hàng, nhân viên sẽ có cuộc trao đổi với khách hàng về giá, cách thức thanh toán, giấy tờ chứng từ (hợp đồng, bảo hiểm, hóa đơn,...), có thể về sản phẩm khách hàng cần thêm không có trong danh sách các mặt hàng của công ty. Trường hợp khách hàng muốn giá tốt hơn với giá đã chào, cần có số lượng lớn, nhiều loại để cân đối phù hợp và đàm phán với bên cung cấp. Khách hàng sẽ nhận hàng tại cảng, thủ tục thông quan và quá trình đưa hàng từ cảng về kho khách hàng sẽ trực tiếp xử lí. Điều quan trọng mà khách hàng cần là giá rẻ, hàng về đúng thời hạn như trong hợp đồng. Nếu có sự cố thì sẽ tùy vào mức độ để xử lí và điều khoản trong hợp đồng ghi rõ về trường hợp sự cố xảy ra.
Bảng 2.8. Một số đối tác của Công ty
STT Đối tác
2 Công ty TNHH Chiaki 3 Công ty TNHH Kyn 4 Công ty TNHH Kein
5 Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển HSD
Đó là về việc tìm kiếm khách hàng tại thị trường Việt Nam, còn về việc tìm kiếm đơn vị được ủy thác là việc rất quan trọng đối với Công ty TNHH XNK Bốn Mùa Việt Nam. Yêu cầu về đơn vị được ủy thác như sau:
Thứ nhất, Công ty TNHH XNK Bốn Mùa Việt Nam được thành lập tại Việt Nam
thực hiện ủy thác việc thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa cho đơn vị tại Nhật Bản, thì đơn vị nhận ủy thác phải đáp ứng quy định về người khai hải quan theo quy định tại Điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 được sửa đổi bổ sung tại khoản 3 Điều 1 Nghị định số 59/2018/NĐ-CP ngày 20/4/2018 của Chính phủ. Thủ tục hải quan thực hiện theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 và Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 của Bộ Tài chính.
Thứ hai, người nhận ủy thác phải chịu trách nhiệm về các vấn đề sau:
(1) Đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương với người bán hàng nước ngoài.
(2) Làm các thủ tục cần thiết để nhập khẩu hàng hóa.
(3) Thanh toán tiền cho người bán hàng nước ngoài.
(4) Khai và nộp các loại thuế: thuế nhập khẩu, thuế VAT… cho hàng nhập khẩu.
(5) Lưu giữ bộ chứng từ xuất nhập khẩu: hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói,…
(6) Xuất trả hàng đã nhập khẩu cho người ủy thác, cùng hóa đơn VAT cho hàng nhập khẩu (bên cạnh hóa đơn VAT cho phí dịch vụ ủy thác nhập khẩu). Việc tìm kiếm đơn vị được ủy thác sẽ do công ty mẹ là Công ty TNHH Sanwa trực tiếp tìm kiếm, sau đó sẽ kết nối giữa Công ty TNHH XNK Bốn Mùa Việt Nam và đơn vị được ủy thác.
Bước 2: Ký hợp đồng ủy thác với đơn vị được ủy thác
Hợp đồng được soạn thảo bằng tiếng Anh, nội dung của bản hợp đồng ủy thác bao gồm:
(2) Căn cứ vào Bộ Luật nào. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(3) Thông tin của bên ủy thác: Tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật, chức vụ của người đại diện, số điện thoại, email, số tài khoản công ty tại ngân hàng nào.
(4) Thông tin của bên nhận ủy thác: Tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật, chức vụ của người đại diện, số điện thoại, email, số tài khoản công ty tại ngân hàng nào.
(5) Nội dung của công việc ủy thác gồm: Tên sản phẩm nhập khẩu, số lượng, đơn giá, thành tiền, ghi chú được viết bằng số. Tổng số tiền được viết bằng chữ.
(6) Về giá cả: Đơn giá có đơn vị là Yên (JPY), khi giá có thay đổi thì bên nhận
ủy thác phải thông báo ngay cho bên ủy thác để xử lí kịp thời.
(7) Quy cách, chất lượng hàng nhập khẩu: Bên nhận ủy thác phải có trách nhiệm tìm nguồn hàng nhập khẩu theo yêu cầu về quy cách đóng gói và bao bì theo đúng nội dung đặt hàng của bên ủy thác.
(8) Quy định về trách nhiệm của cả hai bên
Đối với bên ủy thác có trách nhiệm:
- Cung cấp đầy đủ thông tin về loại hàng, mẫu mã,… để người nhận ủy thác đặt
hàng.
- Phối hợp với người nhận ủy thác đàm phán hợp đồng với đối tác nước ngoài.
- Chuyển tiền hàng để bên nhận ủy thác thanh toán cho người bán hàng.
- Phối hợp nhận hàng (chẳng hạn: cùng người ủy thác kiểm hóa tại cảng).
Đối với bên nhận ủy thác có trách nhiệm:
- Đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương với người bán hàng nước ngoài.
- Làm các thủ tục cần thiết để nhập khẩu hàng hóa.
- Thanh toán tiền cho người bán hàng nước ngoài.
- Khai và nộp các loại thuế: thuế nhập khẩu, thuế VAT… cho hàng nhập khẩu.
- Lưu giữ bộ chứng từ xuất nhập khẩu: hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói,…
- Xuất trả hàng đã nhập khẩu cho người ủy thác, cùng hóa đơn VAT cho hàng nhập khẩu (bên cạnh hóa đơn VAT cho phí dịch vụ ủy thác nhập khẩu).
Hợp đồng ủy thác này có liên hệ mật thiết với hợp đồng nhập khẩu. Hơn thế nữa, nhiều nội dung phải trùng khớp nhau để tránh xảy ra tranh chấp khi thực hiện.
Trong hợp đồng này cũng cần quy định rõ mức phí ủy thác. Mức hoa hồng cao hay thấp còn tùy vào giá trị lô hàng và mặt hàng cụ thể, thường vào khoảng 1% giá trị lô hàng.
Bước 3: Đơn vị được ủy thác sẽ yêu cầu bên bán (bên xuất khẩu) làm các chứng từ thương mại theo tên của đơn vị được ủy thác
Sau quá trình tham khảo giá, Công ty TNHH XNK Bốn Mùa Việt Nam sẽ tổng hợp số lượng sản phẩm nhập khẩu đã đủ container 20 feet (~ 29m3) hay 40 feet (~ 68m3 – 70m3) bao gồm giá đã thỏa thuận từ trước gửi cho bên nhận ủy thác.
Bên nhận ủy thác sẽ gửi danh sách hàng hóa cho bên bán để làm bộ chứng từ bao gồm: Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O); đối với sữa có giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS), giấy kiểm dịch động thực vật; phiếu đóng gói (Packing List); hóa đơn (Invoice); vận đơn đường biển (Bill of Lading). Bộ chứng từ sẽ được làm theo tên của bên nhận ủy thác.
Bước 4: Bên bán thông báo trách nhiệm thanh toán cho bên được ủy thác
Sau khi đặt hàng bên bán sẽ thông báo trách nhiệm thanh toán cho bên được ủy thác bao gồm: Tên lô hàng, tên thông báo, ngày thông báo, tên bên bán, tổng thành tiền lô hàng, tên và địa chỉ của bên nhận ủy thác, bảng danh sách sản phẩm nhập khẩu, dấu đỏ của bên bán xác nhận thanh toán đúng thời hạn như đã thỏa thuận. Cụ thể như ảnh dưới đây:
Hình 2.1. Thông báo đề nghị thanh toán của bên bán cho bên được ủy thác
Nguồn: Tài liệu của Công ty
Bước 5: Bên được ủy thác thông báo trách nhiệm thanh toán cho bên ủy thác Sau khi nhận được thông báo thanh toán, bên nhận ủy thác sẽ chuyển tiếp cho Công ty TNHH XNK Bốn Mùa Việt Nam qua email. Công ty xác nhận thanh toán bằng cách scan thông báo thanh toán có dấu đỏ và chữ ký của người đại diện và gửi lại cho đơn vị nhận ủy thác. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 6: Người ủy thác và đơn vị được ủy thác có thể thỏa thuận về việc bên nào sẽ chỉ định đơn vị vận chuyển quốc tế
Bên nhận ủy thác là bên làm việc tại Nhật Bản, họ có lợi thế về ngôn ngữ, sẽ khai thác được đơn vị vận chuyển quốc tế có uy tín, chất lượng dịch vụ tốt, giao hàng đúng thời hạn mà bên mua yêu cầu. Do đó, Công ty TNHH XNK Bốn Mùa Việt Nam giao phó cho bên nhận ủy thác về việc tìm kiếm đơn vị vận chuyển. Đơn vị vận chuyển
đường biển mà Công ty TNHH XNK Bốn Mùa Việt Nam hợp tác lâu dài như: SITC, Wanhai, Maersk Line.
Bước 7: Thực hiện thủ tục thông quan và thanh toán Bộ chứng từ thông quan gồm các giấy tờ cơ bản sau:
(1) Hợp đồng thương mại (Purchase Order or Contract): 01 bản sao y
(2) Hóa đơn thương mại (Invoice): 03 bản gốc
(3) Phiếu đóng gói (Packing List): 03 bản gốc
(4) Vận tải đơn (Bill of lading): 03 bản surrendered
(5) Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) (nếu có): 01 bản gốc
(6) Các loại giấy phép: 01 bản gốc/loại
(7) Giấy tờ khác theo yêu cầu của Hải quan (nếu có)
Về thanh toán: Công ty TNHH XNK Bốn Mùa Việt Nam thanh toán bằng tiền
Yên Nhật (JPY) đến tài khoản của đơn vị nhận ủy thác sau khi nhận được thông báo hàng cập cảng. Sau đó, bên nhận ủy thác gửi vận đơn (B/L surrendered) để Công ty TNHH XNK Bốn Mùa Việt Nam lấy hàng.
Các chi phí mà Công ty TNHH XNK Bốn Mùa Việt Nam cũng phải chịu trách nhiệm thanh toán như:
Cước biển (Ocean freight): Khi phí vận tải từ cảng bốc hàng đến cảng dỡ hàng. Chi phí này tùy hãng tàu sẽ có các mức khác nhau.
Phí THC (Terminal Handling Charge): THC là phụ phí xếp dỡ tại cảng là khoản phí thu trên mỗi container để bù đắp chi phí cho các hoạt động làm hàng tại cảng như: xếp dỡ, tập kết container từ CY ra cầu tàu,… Thực chất đây là phí do cảng quy định, các hãng tàu chi hộ và sau đó thu lại từ chủ hàng (người gửi và người nhận hàng).
Phí Seal: Khoản phí phải trả khi sử dụng kẹp chì để niêm phong thùng hàng Container trước khi xuất hàng đi nước ngoài. Thông thường, phí này giao động từ 10.000-15.000 áp dụng cho các sạp bán lẻ tại cảng hải quan.
Phí CFS (Container Freight Station fee): CFS là phí cho một lô hàng lẻ xuất/nhập khẩu thì các công ty Consol/Forwarder phải dỡ hàng hóa từ container đưa vào kho hoặc ngược lại và họ thu phí CFS.
Phí EBS (Emergency Bunker Surcharge): EBS là phụ phí xăng dầu cho các tuyến hàng đi châu Á. Phụ phí này bù đắp chi phí “hao hụt” do sự biến động giá xăng dầu trên thế giới cho hãng tàu. Phí EBS là một loại phụ phí vận tải biển, phí EBS không phải phí được tính trong Local Charge.
BAF (Bunker Adjustment Factor): BAF là khoản phụ phí (ngoài cước biển) hãng tàu thu từ chủ hàng để bù đắp chi phí phát sinh do biến động giá nhiên liệu. Tương đương với thuật ngữ FAF (Fuel Adjustment Factor). Trong đó:
BAF: Phụ phí xăng dầu cho tuyến Châu Âu EBS: Phụ phí xăng dầu cho tuyến Châu Á
CAF (Currency Adjustment Factor): CAF là khoản phụ phí (ngoài cước biển) hãng tàu thu từ chủ hàng để bù đắp chi phí phát sinh do biến động tỷ giá ngoại tệ,…
COD (Change of Destination): COD là phụ phí hãng tàu thu để bù đắp các chi phí phát sinh trong trường hợp chủ hàng yêu cầu thay đổi cảng đích, chẳng hạn như: phí xếp dỡ, phí đảo chuyển, phí lưu container, vận chuyển đường bộ,…
CCF (Cleaning Container Free): CCF là phí vệ sinh container mà người nhập khẩu phải trả cho hãng tàu để làm vệ sinh vỏ container rỗng sau khi người nhập khẩu sử dụng container để vận chuyển hàng và trả tại các deport.
PCS (Port Congestion Surcharge): PCS là phụ phí tắc nghẽn cảng, phụ phí này áp dụng khi cảng xếp hoặc dỡ xảy ra ùn tắc, có thể làm tàu bị chậm trễ, dẫn tới phát sinh chi phí liên quan cho chủ tàu (vì giá trị về mặt thời gian của cả con tàu là khá lớn).
Phí lưu container tại bãi của cảng (Demurrage): do hãng tàu thu, phí này được tính trên mỗi đơn vị container. Mỗi hãng tàu sẽ có thời gian (ngày) miễn phí cho khách hàng lưu container tại bãi và quá thời hạn thì hãng tàu bắt đầu thu phí khách hàng.
Phí phí lưu container tại kho (Detention): hãng tàu có thời gian miễn phí và thời gian tính phí DET. Phí này được tính theo ngày và tuỳ thuộc chủng loại, kích thước container.
Phí STORAGE – Phí lưu container tại bãi của cảng, Cảng sẽ thu phí này (có thể thu trực tiếp từ chủ hàng hoặc thu thông qua hãng tàu), phí này cảng cũng thu nếu như việc lưu container tại bãi của cảng quá lâu.