Linh hoạt trong hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu
Hoạt động giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng là các bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu. Thực hiện các công việc này tốt thì những bước tiếp theo của quy trình mới được hoàn thành. Các đối tác mà Công ty nhập khẩu ở thị trường Nhật Bản nên để có được thành công trong quá trình giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng thì Công ty phải nắm rõ được đặc điểm thị trường nhập khẩu, cách thức mà đối tác thực hiện trong kinh doanh, những điểm mạnh, điểm yếu của đối tác để khai thác và thỏa hiệp trong quá trình giao dịch, đàm phán.
Công ty cần nghiên cứu và lựa chọn ra những tiêu thức có khả năng đánh giá chính xác nhất về các đối tác. Trong hoạt động giao dịch đàm phán, Công ty phải nắm bắt được những đặc điểm của Công ty đối tác: đặc điểm về nguồn hàng, cách thức vận hành, quy trình vận chuyển sản phẩm của họ. Trong quá trình đàm phán, cần tránh những xung đột và chuẩn bị đầy đủ các thông tin để tránh lãng phí thời gian. Luôn có những hướng đi đến thống nhất trong việc cụ thể cách thức nhập khẩu cũng như cách thức xử lý những vấn đề nảy sinh trong quá trình nhập khẩu hàng tiêu dùng như sữa, bỉm và nước rửa chén. Ngoài ra, để tránh trường hợp tiêu cực khi lựa chọn đối tác cũng như ký kết các hợp đồng, Công ty phải tiến hành rà soát, kiểm tra lại các hợp đồng nhập khẩu, xem xét lại các mối quan hệ, thành lập các bộ phận kiểm tra giám sát, hoạt động độc lập trong công ty, có quyền kiểm tra tất cả các phòng, các bộ phận trong công ty,... từ đó phát hiện ra các tiêu cực để sau đó có các biện pháp xử lý tuỳ theo mức độ vi phạm.
Khi tiến hành ký kết các hợp đồng, Công ty cũng phải chú ý quan tâm đến các điều khoản trong hợp đồng. Trước đây, vì các hợp đồng nhập khẩu của Công ty đều được ký kết với các đối tác quen thuộc. Do đó, hợp đồng thường mang tính hình thức là chính, các nội dung cũng như điều khoản trong hợp đồng đều rất sơ sài vì các bên tin tưởng nhau là chính. Nhưng đến nay, Công ty đã có quan hệ với rất nhiều đối tác mới, nên Công ty cần có sự quan tâm hơn nữa đến nội dung và hình thức của hợp đồng nhập khẩu, các điều khoản phải chặt chẽ hơn, chính xác hơn và phải là cơ sở pháp lý quan trọng ràng buộc trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên.
Về hoàn thiện khả năng làm thủ tục hải quan
Việc làm thủ tục Hải quan rất phức tạp và mất nhiều thời gian, do đó Công ty nên cử ra từng phòng một vài cán bộ giỏi trong lĩnh vực này chuyên chịu trách nhiệm lo các thủ tục Hải quan, bên cạnh đó phải thường xuyên cử họ đi học hỏi để tiếp nhận các chính sách mới về Hải quan và thủ tục Hải quan. Công ty cần phải có những kiến nghị với Tổng cục hải quan về việc thống nhất quy trình làm thủ tục hải quan, thống nhất các chứng từ cần xuất trình và tìm cách giảm đi những giấy tờ, những công đoạn không cần thiết.
Về giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tiếp cận thị trường
Trong công tác tiếp cận thị trường, Công ty cần quan tâm đến việc nghiên cứu các thông tin về nhu cầu thị trường, về đối thủ cạnh tranh, các thủ tục, luật pháp trong nước và quốc tế,… Việc tiếp cận thị trường phải từ nhiều kênh thông tin khác nhau, mở rộng kênh thu thập thông tin bằng nhiều phương pháp tiếp nhận, sau đó phải tổ chức tập hợp, phân loại và xử lý các nguồn thông tin sao cho chính xác và nhanh chóng, nguồn thông tin thu nhận về phải bao gồm cả những thông tin về thị trường nội địa và thị trường nước ngoài.
Đối với thị trường nội địa, Công ty tìm hiểu nhu cầu và thị hiếu của khách hàng là cá nhân và tổ chức sẽ ở mức độ nào, các văn bản, chính sách, hành lang pháp lý của Chính Phủ về xuất nhập khẩu và các mặt hàng xuất nhập khẩu. Bên cạnh việc tìm hiểu thị trường, Công ty cần xây dựng các chiến lược quảng cáo, bằng nhiều cách thức như: hội chợ, triển lãm, báo đài hay mạng xã hội,…để khả năng khách hàng tiếp cận được mặt hàng nhập khẩu là hiệu quả nhất. Nếu không nhanh chóng tiếp cận khách hàng và đổi mới hơn thì sản phẩm mà Công ty nhập khẩu về có thể sẽ bị tồn kho mất nhiều chi phí vì tình hình cạnh tranh nội địa rất cao. Với thị trường nước ngoài, Công ty phải quan tâm nghiên cứu tìm hiểu các chính sách, tập quán, văn hoá, luật pháp của các
Tóm lại, nghiên cứu thị trường, môi trường kinh doanh là một việc cần thiết cho Công ty tìm ra được các chiến lược phát triển phù hợp, trong đó có chiến lược nhập khẩu hàng tiêu dùng nội địa Nhật Bản phù hợp nhất. Công ty cần đầu tư hơn nữa về tài chính để tạo điều kiện cho bộ phận nghiên cứu thị trường hoàn thành nhiệm vụ. Sử dụng thành thạo các phương pháp dự báo. Xác định nhu cầu mua hàng theo từng tháng, quý, mùa, năm. Sau đó, lập kế hoạch nhập khẩu hàng hóa theo loại hàng, khoảng thời gian, số lượng dự kiến.