Tiến hành phân tích công việc:
Phân tích công việc luôn được coi là nền tảng của tất cả các hoạt động quản lý nhân sự. Mặt khác, với yêu cầu phát triển ngày càng cao hiện nay, Công ty cần phải chú trọng và thực hiện tốt hoạt động này. Bởi vì, phân tích công việc ảnh hưởng đến nhiều hoạt động khác như tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí, sắp xếp công việc, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, thù lao lao động.
Trên thực tế việc phân tích công việc của Công ty vẫn còn một số hạn chế như trong bản mô tả công việc thiếu phần điều kiện lao động và bản mô tả công việc của công nhân sản xuất chưa nêu rõ được bậc nghề của người lao động nên phần nào ảnh hưởng tới quá trình làm việc của người lao động, vì vậy cần phải hoàn thiện hoạt động phân tích công việc cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Cần phải thực hiện việc phân tích công việc một cách khoa học, bài bản và có kế hoạch.
Vì vậy, trình tự tiến hành phân tích công việc nên thực hiện qua các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định
các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất.
Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục
đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của Công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích
công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin.
Bước 6: Sử dụng thông tin thu thập được vào các mục đích của phân tích công việc như: Viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc hay các hoạt động xác định nhu cầu đào tạo, kế hoạch hóa nguồn nhân lực.
Đối với nhân viên văn phòng còn thiếu phần điều kiện làm việc, dưới đây là phần bổ sung thêm trong bản mô trong bản mô tả công việc.
+ Điều kiện làm việc:
Thời gian làm việc: Sáng: 8h00 đến 12h00; chiều: 13h00 giờ đến 17h00; thứ 7 nghỉ cách tuần, Chủ nhật được nghỉ.
+ Nơi làm việc: Tại phòng tổ chức hành chính tại Công ty.
+ Phương tiện làm việc: Được trang bị một bàn làm việc, máy vi tính, máy in, máy điện thoại bàn nội bộ, máy fax, tủ đựng tài liệu.
Đối với công nhân may dưới phân xưởng bổ sung thêm trong bản mô tả công việc sau:
Tên công việc Công nhân may
Đơn vị Công ty THHH May mặc Châu Á
Báo cáo cho Tổ trưởng
Trách nhiệm và bổn phận
+ Thực hiện các công đoạn may sản phẩm
Điều kiện làm việc + Làm việc tại chuyền may
+ Được cung cấp đầy đủ các dụng cụ lao động và các thiết bị bảo hộ lao động: đồng phục, tủ đựng đồ, dụng cụ may: kim, chỉ, kéo,…
Yêu cầu công việc đối với người thực hiện
Trình độ và kiến thức + Tốt nghiệp THPT trở lên
Năng lực + Có khả năng tiếp thu và áp dụng kỹ thuật mới để vận
hành máy may và các thiết bị khác
+ Có khả năng phối hợp hoạt động với các bộ phận khác trong đơn vị khi cần thiết.
Kinh nghiệm Ưu tiên cho các lao động biết may hoặc tốt nghiệp các
trường đào tạo về ngành may
Phẩm chất + Trung thực, trung thành với công ty.
+ Có tinh thần trách nhiệm với công ty. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
1. Kiểm tra cẩn thận, tỉ mỉ các bộ phận của máy may trước, trong và sau khi sử dụng
2. Phải báo ngay tình hình cho tổ trưởng khi máy may gặp sự cố, không được tự ý sửa chữa.
3. Trong khi mày cần chú ý đến tiếng động cơ, mũi kim và sản phẩm nếu thấy bất thường thì lập tức dừng máy và báo cáo cấp trên để xử lý xong mới được làm tiếp.
Điều kiện làm việc
- Thời gian làm việc: Sáng: 8h00 đến 12h00. Chiều: 13h00 giờ đến 17h00.
- Nơi làm việc: Nhà máy của công ty.
- Phương tiện làm việc: Được trang bị đầy đủ máy móc, thiết bị và bảo hộ lao động khi làm việc.
Đánh giá thực hiện công việc:
Đánh giá thực hiện công việc tác dung rất lớn vào tâm lý người lao động vì họ luôn muốn cấp trên ghi nhận, đánh giá những nỗ lực của họ với tổ chức, sự khác biệt của họ với những người khác. Đánh giá thực hiện công việc của Công ty thường hay mắc lỗi chủ quan của người đánh giá làm mất công bằng giữa những người lao động nên làm giảm động lực làm việc của họ. Vậy nên để đánh giá thực hiện công việc của Công ty là công cụ tạo động lực cho người lao động thì cần chú ý vấn đề sau:
- Phải lựa chọn các phương pháp đánh giá sao cho phù hợp, như phương pháp
thang đo đánh giá đồ họa, phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng, phương pháp so sánh, phương pháp quản lý bằng mục tiêu, phương pháp phỏng vấn. Trong đó Công ty nên lưu ý đến phương pháp phỏng vấn đánh giá vì phương pháp này cho phép người lao động có thể nêu lên những nhận xét, thắc mắc của mình trong quá trình đánh giá đồng thời cũng nêu lên được những khó khăn người lao động gặp phải trong quá trình làm việc để nhà quản lý có biện pháp kịp thời.
- Phải có thông tin phản hồi cho người lao động về kết quả đánh giá thực hiện
công việc một cách công khai, rõ ràng, cụ thể và giải thích những thắc mắc cho người lao động về kết quả đánh giá thực hiện công việc.
- Đánh giá thực hiện công việc phải được tiến hành một cách thường xuyên tùy thuộc vào từng vị trí công việc để lựa chọn chu kỳ đánh giá sao cho phù hợp, khoa học.
- Một điều quan trọng để mục tiêu cũng như quá trình đánh giá kết quả thực hiện
công việc đạt được kết quả tốt nhất, cần có sự trao đổi, thậm chí là đàm phán, thương lượng giữa cán bộ nhân sự và các cán bộ quản lý trực tiếp. Cán bộ nhân sự cần phải trao đổi, hướng dẫn các cán bộ quản lý trực tiếp khác và nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của công tác đánh giá cũng như các bước tiến hành đánh giá. Vì việc làm cho cán bộ quản lý trực tiếp và nhân viên tin tưởng vào việc đánh giá thực hiện công việc là công bằng và họ tích cực, chủ động tham gia vào quá trình đánh giá là một biện pháp để nâng cao hiệu quả đánh giá thực hiện công việc.
- Cho người lao động tham gia vào quá trình đánh giá thực hiện công việc của bản thân người lao động. Người lao động sẽ được tự đánh giá vào phiếu đánh giá đồng thời với sự đánh giá của cán bộ quản lý để tạo tính khách quan, công bằng.