Lịch sử phát triển công ty

5. Kết cấu của khoá luận

2.1.2 Lịch sử phát triển công ty

Công ty Cổ phần Công nghệ F5 – F5PRO chuyên cung cấp Máy văn phòng - Điện máy - Thiết bị số - Máy công nghiệp giá cạnh tranh hàng chính hãng uy tín và hàng đầu. Công ty được thành lập ngày 06 tháng 09 năm 2006 theo giấy phép thành lập số 0102027981 do Sở kế hoạch và đầu tư Tp. Hà Nội cấp.

Có tiền thân là Công ty tin học Hải Đăng, Công ty Hải Đăng được thành lập từ năm 2001, nhằm mục đích ứng dụng những thành tựu khoa học và công nghệ vào sản xuất kinh doanh, đào tạo tin học ngoại ngữ.

32

Năm 2006, Công ty được tổ chức lại thành Công ty F5 nhằm mở rộng hoạt động để đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn của thị trường Việt Nam.

2.1.3 Tầm nhìn, định hướng công ty

Với hơn 10 năm kinh nghiệm cùng tầm nhìn và sứ mệnh của mình F5 mong muốn đưa những sản phẩm mới, những dịch vụ tốt giá cạnh tranh nhất đến người tiêu dùng. Sự tin cậy của Quý khách hàng và đối tác trong gần năm qua chính là động lực to lớn để chúng tôi cống hiến hết mình cho sự phát triển chung của nền kinh tế thị trường Việt Nam. Đồng thời tạo đà thúc đẩy sự phát triển đưa Công ty F5 trở thành Công ty hàng đầu trong lĩnh vực phân phối các sản phẩm mới công nghệ cao.

2.1.4 Tổng quan về năng lực và kinh nghiệm của Công ty Cổ Phần Công Nghệ F5

Kinh doanh

•Bán lẻ Điện máy, công nghệ thông tin, viễn thông

•Thiết bị kỹ thuật số, và kỹ thuật số chuyên dụng.

•Phân phối và cung cấp thiết bị Máy văn phòng

•Cung cấp, lắp đặt thiết bị An ninh chống trộm: Camera giám sát, Báo khói-cháy, Chấm công, Chuông cửa có hình, Kiểm soát

•Cung cấp Thiết bị công nghiệp, xây dựng: Hệ thống giặt là – Vệ sinh CN, Xử lý ẩm toàn diện, Máy khoan-cắt, Máy nén khí, Quạt công nghiệp

•Cung cấp lắp đặt Thiết bị siêu thị, Ngân hang

•Hệ thống Hộ chiếu điện tử và Kiểm soát biên giới

Sản xuất:

•Phần mềm giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính

•Phần mềm quản lý văn bản đi đến

•Phần mềm quản lý đơn thư

•Phần mềm điều hành tác nghiệp

•Phần mềm quản lý doanh nghiệp sau đăng ký kinh doanh

33

•Phần mềm quản lý cán bộ công chức

•Thiết kế website

•Phần mềm quản lý Bệnh viện

•Phần mềm quản lý Tổng đài

2.1.5. Cơ cấu tổ chức

2.1.5.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 2.1.5 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Công Nghệ F5

(Nguồn: Hồ sơ năng lực – Công ty Cổ Phần Công Nghệ F5)

Công ty F5C có đội ngũ cán bộ công nhân viên gồm 150 người, trong đó trên 70% có trình độ đại học và trên đại học, trên 30% là những cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề.

•Trong lĩnh kinh doanh và văn phòng: Khoảng 80 lao động

•Trong lĩnh vực sản xuất và dịch vụ: Khoảng 70 lao động.

Hầu hết các cán bộ, chuyên viên kỹ thuật được đào tạo từ các trường đại học, học viện nổi tiếng trong nước và quốc tế. Với kinh nghiệm có được, đội ngũ này đang đóng góp rất quan trọng cho Công ty trong giai đoạn mới hiện nay. Công ty luôn coi trọng yếu tố con người là tài sản quý nhất của mình. Chính

34

vì thế, Công ty luôn có những chính sách đặc biệt chăm lo đến đời sống vật chất và tinh thần, thu hút nhân tài về làm việc cho Công ty.

2.1.5.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban

Hội đồng quản trị

Hội đồng Quản trị có các quyền và nhiệm vụ được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 108 Luật doanh nghiệp Việt Nam:

Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;

Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;

Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty;

Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật này;

Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật này hoặc Điều lệ công ty;

Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, trừ hợp đồng và giao dịch quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 120 của Luật này;

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó;

35

Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;

Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;

Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định;

Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông; Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;

Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty;

Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty

Tổng giám đốc

Tổng giám đốc là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh, con người cũng như các hoạt động hợp tác của doanh nghiệp.

Quyết định hoạt động kinh doanh

Ở vai trò cấp cao trong doanh nghiệp, một trong các nhiệm vụ của tổng giám đốc là xây dựng và thực thi các chiến lược nhằm thúc đẩy sự phát triển và gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Các chiến lược này có thể là về các phương án đầu tư, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển sản phẩm, kế hoạch xây dựng thương hiệu,...

Hơn nữa, họ còn tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các chiến lược để đảm bảo hiệu quả tài chính và chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp. Ngoài các chiến lược cụ thể, tổng giám đốc còn có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các chỉ đạo được đưa ra bởi Hội đồng quản trị.

Cố vấn chiến lược cho chủ tịch

Tổng giám đốc là người trực tiếp làm việc, điều hành và hiểu rõ về hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, họ có nhiệm vụ cố vấn chiến lược cho chủ tịch, giúp chủ tịch có cái nhìn xác đáng về thị trường và tương lai của doanh

36

nghiệp. Những ý kiến đóng góp này sẽ được rút ra từ những phân tích và dự đoán của họ hoặc được tổng hợp từ những kết quả nghiên cứu của những nhân sự có trách nhiệm.

Xây dựng và quản lý cơ cấu doanh nghiệp

Không chỉ hoạt động kinh doanh, mà cơ cấu nhân lực của doanh nghiệp cũng nằm trong phạm vi quản lý của tổng giám đốc. Tuy nhiên, tổng giám đốc không phải là người quản lý trực tiếp và nắm rõ toàn bộ hệ thống nhân viên từ thấp tới cao. Đó là nhiệm vụ của giám đốc nhân sự.

Tổng giám đốc tập trung vào xây dựng và lãnh đạo đội ngũ các giám đốc cấp cao. Nhân vật này sẽ giám sát hoạt động của đội ngũ này và hướng dẫn khi cần thiết. Ngoài ra, họ còn có trách nhiệm bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức hoặc thuyên chuyển công tác đối với các chức vụ trong doanh nghiệp, trừ những chức vụ nằm ngoài thẩm quyền phụ trách của tổng giám đốc.

Tuy không trực tiếp hoạt động trong lĩnh vực nhân sự, họ có thể đưa ra những kiến nghị phù hợp từ góc nhìn của tổng giám đốc. Những kiến nghị này có thể được giám đốc nhân sự tham khảo để quản lý đội ngũ nhân viên hiệu quả hơn.

Một trách nhiệm khác về nhân sự của tổng giám đốc là đảm bảo việc thực thi kỷ luật và quy định hướng dẫn đối với tất cả các cấp bậc nhân viên trong doanh nghiệp. Tổng giám đốc cần nắm chắc rằng không chỉ các nhân viên cấp cao mà cả các nhân viên thông thường đều hiểu được mục tiêu hoạt động và tiêu chuẩn về hiệu quả công việc. Từ trên xuống dưới đều làm việc vì một tầm nhìn chung.

Không chỉ giám đốc nhân sự, tổng giám đốc cũng tham gia vào quyết định các chính sách đãi ngộ (lương, thưởng, phụ cấp) của người lao động trong doanh nghiệp. Những quyết định này liên quan tới quyền lợi của người lao động cũng như lợi nhuận và khả năng chi trả của doanh nghiệp.

Xây dựng và duy trì các mối quan hệ hợp tác

Tổng giám đốc đồng thời làm việc với nhiều vị trí khác nhau trong doanh nghiệp. Họ cần kết nối để thu hút và giữ chân người lao động, làm hài

37

lòng chủ sử dụng lao động và duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững lâu dài với đối tác.

Ban kiểm soát

Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên.

Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông.

Kiểm tra bất thường: Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông, Ban Kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông và nhóm cổ đông có yêu cầu.

Can thiệp vào hoạt động công ty khi cần: Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng Cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng Cổ đông, Tổng Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

Ban giám đốc

Chức năng nhiệm vụ của giám đốc công ty cổ phần được quy định tại Điều 157 Luật doanh nghiệp 2014

38

Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty

Tuyển dụng lao đồng

Quyết định các vấn đề tiền lương và quyền lợi khác cho người lao động trong công ty

Quản lý quy chế nội bộ công ty, kiến nghị các phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh,….

Phòng kế hoạch

- Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, các kế hoạch tháng, quý, năm

- Giám sát các hoạt động SXKD và tiến độ thực hiện kế hoạch của các Xí nghiệp (Chi nhánh trong toàn Công ty, các doanh nghiệp vốn góp của Công ty.

Phòng chăm sóc khách hàng

Thực hiện tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng, giải đáp những băn khoăn, thắc mắc mà khách hàng gặp phải, chưa hiểu rõ cần được giải thích.

Chủ động quan tâm, thăm hỏi khách hàng trong quá trình họ sử dụng sản phẩm/dịch vụ thông qua các phương thức như: gọi điện, nhắn tin, chat trực tiếp qua website, facebook...

Xây dựng các kênh hỗ trợ, tư vấn giúp khách hàng có được những thông tin mà cần một cách chính xác và nhanh chóng nhất về giá cả, cách sử dụng, chế độ bảo hành, hậu mãi...

Ghi nhận các khiếu nại, các vấn đề cần được giải quyết khách hàng và cung cấp cho các bộ phận có liên quan đến lý các vấn đề đó.

Phối hợp với bộ phận marketing để quảng bá các chương trình khuyến mại, các gói sản phẩm, dịch vụ ưu đãi của doanh nghiệp tới đông đảo khách hàng.

Theo dõi và cập nhật liên tục các chính sách về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp theo từng thời điểm để thông tin đến khách hàng một cách nhanh chóng và kịp thời nhất.

39

Chủ động liên hệ với khách hàng về vấn đề quà tặng hoặc công ty áp những những chính sách ưu đãi gì trong những ngày lễ tết, các dịp đặc biệt khác...

Thực hiện khảo sát ý kiến khách hàng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ và ghi nhận những đóng góp của họ để cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ tốt hơn.

Lập báo cáo trình duyệt lên cấp trên về vấn đề khảo sát khách hàng, mức độ hài lòng với sản phẩm/dịch vụ do công ty cung cấp.

Dự trù ngân sách và đề xuất các chiến lược phù hợp cho việc chăm sóc khách hàng trong tương lai.

Phòng tài chính kế toán

Xây dựng hệ thống kế toán của DN

Cập nhật và nắm bắt các luật thuế, chính sách thuế mới ban hành nhằm đáp ứng đúng theo quy định của pháp luật

Quản lý các chi phí đầu vào, đầu ra của công ty

Có trách nhiệm báo cáo về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo khi có yêu cầu

Nắm bắt tình hình tài chính và có tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định.

Giải quyết các chế độ tiền lương, thưởng, thai sản…

Quản lý doanh thu, lượng hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định… Thanh toán hợp đồng, tham gia đàm phán các hợp đồng kinh tế.

Phòng tổ chức hành chính

Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến nhân sự, công văn, hợp đồng, các quy chế áp dụng cho công ty.

Tham mưu về cách tổ chức các phòng ban, nhân sự theo mô hình công ty Lên kế hoạch tuyển dụng và phát triển nhân lực

Lưu trữ các hồ sơ, văn bản, giấy tờ quan trọng

Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ và gửi cho khách hang

40 Đón tiếp khách, đối tác

Quản lý tài sản cố định và bảo dưỡng tài sản của công ty

Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra các công tác liên quan đến trật tự, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh…

Phòng phát triển kinh doanh

Tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh

Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm

Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao.

Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết

Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động SXKD