sơ cũng như khai báo hải quan
Các nhân viên phòng xuất khẩu cho biết, một trong số những vấn đề quan trọng nhất khi tiến hành hoạt động xuất khẩu của công ty là việc làm hồ sơ và khai báo hải quan. Xuất phát từ điểm yếu là sai sót trong sử dụng hệ thống hải quan điện tử, sai lệch giữa chứng từ với nhau nên việc khắc phục các sai sót này là điều cần thiết. Vấn đề chứng từ cũng là nguyên nhân gây chậm trễ trong quá trình xuất khẩu hàng hóa. Thông tin trong chứng từ không cần phải thật đầy đủ và chính xác hết tất
cả, nhưng nếu những thông tin cần thiết bị thiếu hoặc sai sót, quy trình thông quan chắc chắn sẽ bị trì hoãn và điều đó sẽ làm mất một thời gian dài để sửa lỗi.
Để khắc phục điều này, nhân viên xuất nhập khẩu cần kiểm tra các thông tin cần thiết trước khi thực hiện quy trình xuất khẩu để tránh những sai sót và trì hoãn không đáng có. Đối với khai báo hải quan, các nhân viên chịu trách nhiệm thông quan xuất khẩu phải chủ động rà soát, chuẩn bị đầy đủ các chứng từ, hồ sơ liên quan. Đặc biệt, các nhân viên cần phải kiểm tra kỹ và khai báo chính xác về tên hàng, chủng loại, số lượng, trọng lượng, chất lượng, trị giá, xuất xứ, mã số, thuế suất,... theo đúng quy định đối với mặt hàng thủy sản xuất khẩu để thuận tiện cho quá trình làm thủ tục thông quan. Công ty cũng nên có một bộ phận rà soát thông tin chứng từ trước khi tiến hành xuất khẩu để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối về thủ tục. Theo đó, nhân viên sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra lại các chứng từ, kiểm tra lại thông tin khai báo hải quan trước khi tiến hành bước tiếp theo của công đoạn xuất khẩu hàng hóa.
Ngoài ra, do các yếu tố khách quan nên đòi hỏi các nhân viên, đặc biệt là nhân viên xuất nhập khẩu phải quan tâm đến các vấn đề an ninh, chính trị, kinh tế thế giới để tránh bị vi phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng. Đội ngũ nhân viên cần trau dồi không ngừng và luôn cập nhật các văn bản pháp lý về thuế của các bộ ngành liên quan để tránh tình trạng thiệt hại cho lô hàng xuất khẩu. Bên cạnh đó, việc nâng cao trình độ của nhân viên để sử dụng thành thạo phần mềm khai báo hải quan điện tử và kiểm tra lại phần tính thuế của phần mềm để tránh sai sót là điều cần thiết. Đối với những đơn hàng lớn, việc có sự phối hợp giữa các nhân viên với nhau để kiểm tra cẩn thận, tránh sai sót giữa các chứng từ là vô cùng quan trọng. Nếu cẩn trọng và cập nhật thường xuyên, chính xác các vấn đề của thị trường tiêu thụ, đồng thời nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên thì trong thời gian tới tỷ lệ sai sót sẽ giảm đáng kể. Từ đó tăng độ uy tín của công ty trong mắt đối tác. Đặc biệt lưu ý đây là giải pháp cần sự nghiêm túc thực hiện của mỗi nhân viên trong thời gian dài.