2. Kế hoạch sản xuất
2.2.4. Quy trình lập kế hoạch sản xuất của Công ty
Đối với một công ty gia công bao giờ cũng bắt đầu bằng các đơn hàng. Ở đây, phòng Kế hoạch bước đầu tiên là dựa trên các điều kiện giao hàng để tổng hợp lên một bảng tình hình kí kết hợp đồng, dựa trên đó xây dựng các kế hoạch cho sản xuất.
55
Sơ đồ 2.4: Trình tự lập kế hoạch sản xuất tại Công ty TNHH TJB VINA
Nguồn: Phòng kế hoạch
2.2.4.1 – Chuẩn bị lập kế hoạch
Trước khi kí kết hợp đồng, khách hàng sẽ gửi đến công ty các điều kiện giao hàng trong đó bao gồm một số các yêu cầu cơ bản về mẫu mã phẩm cách cùng bản vẽ kĩ thuật về sản phẩm, bao gói, cách thức giao hàng.
Kế hoạch tiến độ sản xuất theo tháng Kế hoạch sản xuất theo
tháng
Kế hoạch sản xuất và giao hàng tháng Giao kế hoạch năm
Tình hình kí kết hợp đông
Phát lệnh sản xuất Điều kiện giao hàng
56 Bảng 2.6: Mẫu Bảng điều kiện giao hàng
Tên khách hàng
Thời gian giao hàng Mã hàng 1 – 14/5 2 – 20/5 1 – 26/6 2 – 31/6 1 – 22/7 2 – 25/7 1 -… 2 -… 1 – AU 411W16 3400 3500 3500 … 2 – AU 312D5 1600 1800 1756 …
Điều kiện: 1) 4 màu cho mỗi loại (trắng, đen, xanh da trời, kẻ xanh) + tỉ lệ màu: 2:1:3:2 cho loại 1; 3:4:2:1 cho loại 2
2) Đóng gói: 50 chiếc/1 kiện hàng 3) Giao hàng tại…
4) Kèm theo mẫu vẽ kĩ thuật…
Đây là bảng hướng dẫn về sản phẩm của khách hàng được gửi tới công ty trước khi kí kết hợp đồng. Cán bộ mặt hàng sẽ chịu trách nhiệm dựa trên những bảng điều kiện đó để soạn thảo hợp đồng, đồng thời kèm theo các điều kiện về giá cả, tiến đến kí kết với khách hàng. Cán bộ kế hoạch sẽ dự trù trước nhu cầu cần sản xuất để tiến hành xây dựng kế hoạch sản xuất.
Cán bộ kế hoạch sẽ tổng hợp những đơn hàng đã kí về khách hàng, về số lượng, về loại sản phẩm theo tháng và thời gian giao hàng. Bảng tình hình kí kết hợp đồng được tổng hợp trong thời gian là 1 năm theo từng loại sản phẩm.
57 Bảng 2.7: Mẫu Bảng tình hình ký kết hợp đồng Số ngày sản xuất 22 25 27 24 Sơ mi Kiểu hàng T1/06 T2/06 T3/06 T4/06 … Thị trường Âu Khách hàng Gia công Khách hàng FOB Cộng 1 Thị trường Mỹ Cộng 2 Hàng trong nước Cộng 3 Tổng cộng (1+2+3) Năng lực hiện có Cân đối
Tình hình ký kết hợp đồng sẽ được xây dựng cho từng loại sản phẩm như sơ mi, quần, jacket và hàng Veston. Bảng được phân chia theo khách hàng. Ví dụ:
Sơ mi T1/19 T2/19 T3/19 … T12/19 Ghi chú 1 - Thị trường Âu Seidensticker GIA CÔNG 170,500 156,110 188,760 205,000 Mangharams 56,200 82,400 30,000 139,200
FOB Alster FOB 51,000 87,900 49,500 34,300 GH:15/1/20=134000
Nguồn: Phòng Kế hoạch
Số lượng các sản phẩm cần sản xuất theo khách hàng này chỉ đơn thuần dựa trên các đơn hàng đã kí. Vì thế số lượng đó chưa được cố định, có thể sẽ thay đổi phù hợp với khả năng của các xí nghiệp và phụ thuộc vào tình hình thay đổi của các tháng trước khi sản phẩm chính thức được đưa vào sản xuất.
Năng lực hiện có là số sản phẩm có thể sản xuất trong tháng của công ty, được tổng hợp từ các xí nghiệp chuyên sản xuất loại sản phẩm đó. Dựa vào đó, cán bộ kế hoạch sẽ xác định năng lực thừa thiếu, để bố trí bổ sung cho hợp lý.
2.2.4.2 – Lập kế hoạch
Do công ty chủ yếu sản xuất hàng gia công nên ở đây, luận văn chỉ đề cập đến công tác lập kế hoạch gia công.
58
Dựa trên những thông số về năng lực sản xuất và hợp đồng đã kí với khách hàng, cán bộ kế hoạch lập kế hoạch tổng thể sẽ thực hiện trong thời gian 1 năm.
Bảng 2.8: Mẫu Giao kế hoạch gia công năm ĐV SX Lao động Chỉ tiêu ĐVT KH năm 2019 BQ 1 tháng/năm HĐ TV Tổng 1 2 3 4 5 6 7 8 1 550 38 588 SL 1000c 26000 2200 Nguồn: Phòng kế hoạch
Bảng này sẽ được trình duyệt qua tổng giám đốc công ty, được coi như kế hoạch về doanh thu của công ty trong giai đoạn kinh doanh tiếp theo.
Phương pháp tính toán các chỉ tiêu:
- Đơn vị sản xuất, số liệu về lao động được lấy từ phòng tổ chức và có sự tính toán sự thay đổi lao động. Trong năm, nếu có sự thay đổi về lao động sẽ được đưa vào phần ghi chú để tính toán lại năng lực sản xuất cho các bản kế hoạch sau.
- Chỉ tiêu: bao gồm tổng sản lượng và doanh thu gia công của doanh nghiệp Tổng sản lượng được tính dựa trên năng suất của nhà máy tính cho cả năm. Căn cứ vào đó, cán bộ kế hoạch sẽ chia nhỏ sản lượng cần sản xuất trong cả năm của cả công ty sao cho phù hợp với năng suất của nhà máy.
Doanh thu sẽ được tính trong phòng kế toán của doanh nghiệp.
Thu nhập bình quân sẽ được tính dựa trên doanh thu, chi phí sản xuất và số lượng lao động, được tổng hợp từ phòng tổ chức nhân sự của doanh nghiệp.
* Kế hoạch sản xuất và giao hàng
Từ bảng kế hoạch sản xuất tổng thể, cán bộ kế hoạch sẽ lập kế hoạch sản xuất và giao hàng theo tháng. Cán bộ kế hoạch sẽ xây dựng bảng kế hoạch sản xuất và giao hàng cụ thể cho từng xí nghiệp và đưa ra thời hạn giao hàng. Bảng này sẽ cụ thể về số lượng của từng mã hàng, về ngày giao hàng để chuẩn bị cho việc xây dựng kế hoạch tiến độ.
59
Bảng 2.9: Kế hoạch sản xuất và giao hàng T06/19
Từ 1/06/19 đến 30/06/19 – 26 ngày công XN May Loại hàng sản xuất Số lượng (SP) Tổng (SP) Ngày giao hàng Ghi chú 1 JC Penny: Annex 05/06 Annex 05/06 Man: TH 2471 Vaude TH 2499 Vandine: # EN 095/096 TH 2517/TH 2518 TH 2486 6,942 12,036 + 9,042 3,800 10,663 10,035 + 4,526 3,199 + 10,152 5,325 28,020 3,800 10,663 14,561 13,351 5,325 17/06 24/06 - 31/06 30/06 6/06 2/06 6/07– 10/07 25/06 2 … 5 … Nguồn: Phòng kế hoạch
Căn cứ vào trang thiết bị sản xuất, chức năng dây chuyền và số lao động của từng xí nghiệp, đặc biệt là căn cứ vào mặt hàng truyền thống và điều kiện địa lý để phân công sản xuất. Ví dụ:
Đầu tiên là kiểm tra loại sản phẩm: các sản phẩm sơ mi sẽ được bố trí vào các khu vực, còn các sản phẩm có mẫu mã mới thường được bố trí vào các khu riêng biệt. Công suất thực tế một dây chuyền được cung cấp từ phòng QA, dựa trên số lao động trên một chuyền và năng suất lao động. Dựa vào đó để tính năng lực sản xuất trong 1 tháng của xí nghiệp, phân bổ số lượng cho hết khả năng sản xuất của xí nghiệp đó. Cứ tiếp tục như vậy, theo trình tự các hợp đồng đã kí kết với khách hàng. Sau khi phân bổ hết năng lực thực tế theo dây chuyền mà vẫn chưa hết sản lượng theo kế hoạch thì xem xét đến việc tăng ca, tăng công suất của dây chuyền.
Một số yêu cầu khi bố trí sản xuất vào các đơn vị sản xuất:
- Mã hàng nào có thời hạn giao hàng trước được ưu tiên sản xuất trước. - Mã hàng đã có đầy đủ nguyên phụ liệu để sản xuất.
60
- Mã hàng cần thêu, in, giặt ngoài được ưu tiên sản xuất trước để tranh thủ thời gian sản xuất những mã hàng tiếp theo.
* Kế hoạch sản xuất tháng
Trong bản kế hoạch này chỉ rõ sản lượng mỗi đơn vị phải thực hiện theo danh sách khách hàng. Bảng kế hoạch này làm rõ sản lượng cần sản xuất của từng xí nghiệp và chỉ rõ mức kế hoạch cần sản xuất trong tháng, đưa xuống cho các xí nghiệp sản xuất
Bảng 2.10: Mẫu Kế hoạch sản xuất tháng 07/2019
(26 ngày công sản xuất)
Khách hàng Loại hàng Tổng SL C1 C2 C3 C4 C5 … Đức Sơ mi 234,000 159,000 75,000 Mangharams Sơ mi 131,500 47,700 16,000 67,800 Veston Senga Áo 11,700 11,700 Veston Senga Quần 19,870 19,870 Nguồn: Phòng Kế hoạch
Số lượng được đưa ra trong bảng trên là số lượng sản xuất căn cứ trên khả năng sản xuất của các dây chuyền (thường thấp hơn so với con số có được trong bản Tình hình ký kết hợp đồng). Căn cứ trên kế hoạch cụ thể về sản xuất và giao hàng để đưa ra các số liệu.
* Kế hoạch tiến độ sản xuất:
Sau khi tính toán khả năng đáp ứng nhu cầu về mã hàng theo thời gian (dựa trên năng suất dây chuyền) và căn cứ vào thời gian giao hàng để tính lùi thời điểm bắt đầu sản xuất.
Phương pháp được phòng kế hoạch sử dụng để kiểm soát tiến độ sản xuất là sử dụng biểu đồ GANTT. Đây là phương pháp lập kế hoạch tiến độ phổ biến, vì khá đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện. Sau khi đã có những thông số cần thiết, cán bộ kế hoạch sẽ lập kế hoạch tiến độ cho 3 tháng, hết tháng thứ nhất lại lập kế hoạch tiến độ
61
cho tháng thứ 2 và thứ 3, thêm một tháng mới. Cứ như vậy, thực hiện lập kế hoạch theo kiểu cuốn chiếu. Các đơn vị sản xuất phải báo cáo hàng ngày về tiến độ thực hiện để cán bộ kế hoạch xác định tốc độ sản xuất, đã thực hiện được đến đâu đơn hàng để đốc thúc hoặc bố trí sản xuất thêm cho các đơn vị khác, tăng ca để đảm bảo giao hàng cho khách hàng đúng thời gian.
Thời gian hoàn thành sản xuất một mã hàng phải trước thời điểm giao hàng 5 ngày, để có thời gian kiểm tra sản phẩm và nhập kho.
Số ngày sản xuất 1 mã hàng trên 1 chuyền =
Số lượng 1 mã hàng NSLĐ x SLĐ/chuyền Ngày bắt đầu sản xuất = Ngày giao hàng - 5 ngày - số ngày sản xuất
Việc xác định ngày bắt đầu này chỉ mang tính tương đối, trong trường hợp mà ngày bắt đầu sản xuất chưa tới, nhưng do chuyền đã trống chỗ (các sản phẩm được sản xuất nhanh hơn so với kế hoạch) thì có thể tiến hành sản xuất luôn nếu như nguyên phụ liệu đã có trong kho.
Ví dụ cụ thể đối với hàng Mangharams có mã hàng là AU 2517 với số lượng là 4000 chiếc.
Mã hàng được bố trí vào dây chuyền 2.
Số lao động của dây chuyền này là 45 lao động, năng suất lao động là tổng chuyền may gia công theo công đoạn, sản xuất tổng khoảng 500 sản phẩm.
Khi đó ta sẽ tính được số ngày cần sản xuất mã hàng AU 2517 như sau:
Số ngày cần để sản xuất mã hàng AU 2517 =
4000
= 8 (ngày) 500
Ngày giao hàng là ngày 20/06, như vậy ta sẽ tính được ngày bắt đầu sản xuất là ngày 07/06. Đây là ngày bắt buộc phải đưa vào sản xuất. Lệnh sản xuất sẽ được phát trước ngày 07/06 từ 3 đến 4 ngày để chuẩn bị nguyên phụ liệu. Trong trường hợp, sản phẩm được sản xuất cùng chuyền trước sản phẩm này xong trước kế hoạch
62
thì có thể tiến hành sản xuất AU 2517 trước ngày 07/12 ngay khi đã có đủ nguyên phụ liệu
64 Bảng 2.11: Kế hoạch tiến độ tháng 05,06/19 XN1 Tháng 05 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10| 11| 12| 13| 14| 15| 16| 17| 18| 19|20|21|22|23|24|25|26|27|28|29|30|31 (C1)Annex 05/06(10,5)= 4500 | Annex 05/06(9,5) = 6942 (C2)MV 2440 A (9,4)= 10400
(C3) |SO 6347A(9,8)= 2100 |SO 6237D(8,8)=6300 (C4) (C5) Tháng 06 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8| 9| 10| 11| 12| 13| 14| 15 |16|17|18|19|20|21|22|23|24|25|26|27|28|29|30 (C1)Annex 05/06(9,5) =3600 |RO 207W22(9,5)=9466 (C2)AV 2440A(9,4)=2500 |AU 2517(11,2) = 4000 | Ongood (9,8)= 4200 (C3) | |H5365(9,6)=9792 (C4) (C5)
65
Đối với các đơn vị khác, do năng suất của dây chuyền các nhau thì sẽ tính toán cụ thể cho từng dây chuyền.
Căn cứ vào kế hoạch tiến độ, ta có thể nắm được dây chuyền nào đang sản xuất sản phẩm nào tại 1 thời điểm nhất định. Các dây chuyền sẽ báo cáo cho cán bộ lập kế hoạch hàng ngày, như ví dụ, Dây chuyền 1 sẽ báo cáo tại ngày 1/06 về việc sản xuất hàng MV2440A (theo bảng 2.8 ở trang trước), trong tháng 05 chỉ có 5 ngày để hoàn thành 2500 sản phẩm (do tháng 05 chưa hoàn thành mức kế hoạch đề ra), trong khi đó với 5 ngày công, và năng suất bình thường thì chỉ có thể đạt được mục tiêu là 2255 sản phẩm. Điều này nghĩa là sẽ phải tăng ca để đảm bảo cho đến ngày 5/12 phải có đủ lượng sản phẩm là 2500 và bắt đầu tiến hành sản xuất mã hàng AU 2517. Nhưng do trục trặc không thể tăng ca và không điều đình được với khách hàng (xin thêm thời gian), cán bộ kế hoạch sẽ bố trí sang dây chuyền thứ 3, vào khoảng thời gian trống trong 2 ngày giữa việc sản xuất 2 mã hàng SO6237D và H5365B.
* Phát lệnh sản xuất:
Sau khi có bảng tiến độ sản xuất, lệnh sản xuất theo từng khách hàng được lập, đưa xuống xí nghiệp sản xuất. Các lệnh sản xuất sẽ được lập trước thời điểm sản xuất 3 đến 4 ngày, để có thời gian các xí nghiệp lấy nguyên phụ liệu từ kho cho việc tiến hành sản xuất. Căn cứ theo yêu cầu của các đơn hàng về kích cỡ sản phẩm và màu sắc để phân loại. Dựa trên các lệnh sản xuất, hoạt động sản xuất bắt đầu có trật tự.
66
Bảng 2.12: Mẫu Lệnh sản xuất hàng Mangharams BM: 09.01.03/sbh:3
Số đơn hàng, job no: S8334 Số ART.PO (nếu có): không Mã hàng: AU 2517 Số lượng: sơ mi 4000 chiếc Chuyền may: Chuyền 2 Ngày cắt: 3/06 Ngày may: 7/06 Ngày giao hàng KH: 20/06/19 Cỡ Mẫu vải 38 39 40 41 43 44 45 46 Tổng 1 – FIL White 160 144 144 144 136 136 136 1000 2 – FIL Frechblue 153 150 150 150 174 174 174 1125 3 – FIL Anthracite 202 140 140 140 154 154 154 1075 Tổng 515 434 434 434 464 464 464 4000 Vải 100%CTN
Người lập biểu Phòng kế hoạch Ngày 31 tháng 05 năm
2019
Phó giám đốc
66