2. Kế hoạch sản xuất
3.2.2. Đổi mới quy trình lập kế hoạch sản xuất tại công ty
* Lí do đổi mới: Việc xây dựng một hệ thống kế hoạch sản xuất hợp lý, thuận
tiện là một trong những yếu tố giúp cho kế hoạch chính xác và mang tính khả thi, đồng thời đảm bảo cho cán bộ kế hoạch hoàn thành nhiệm vụ của mình, các kế hoạch thống nhất với nhau và sử dụng dễ dàng trong công tác quản lý.
Hệ thống kế hoạch sản xuất hiện tại của Công ty còn phức tạp, vì vậy trong khi thiếu nhân lực cho công tác lập kế hoạch nhưng công sức bỏ ra vẫn chưa tận dụng được tối đa. Một số căn cứ để xây dựng kế hoạch chỉ được coi là có mà không tận dụng hết, đôi khi phải điều chỉnh lại phần lớn kế hoạch, mất thời gian và công sức. Vì vậy, việc xây dựng một hệ thống kế hoạch phù hợp nhưng gọn nhẹ và đầy đủ sẽ góp phần làm cho công tác quản lý trở nên thiết thực, tránh lãng phí.
* Nội dung của giải pháp
Hiện tại, công ty chỉ dừng lại ở việc xây dựng các kế hoạch sản xuất theo đơn hàng vì vậy các kế hoạch sản xuất thường là các kế hoạch ngắn hạn, sát với thời gian thực hiện. Để xây dựng cho mình một mô hình chuẩn về công tác lập kế hoạch sản xuất là điều gần như không thể với thời gian ngắn như vậy, chính vì vậy mà các kế hoạch có thời gian dài nhất cũng chỉ là 1 năm, còn lại đều gắn sát với thời gian đưa vào sản xuất. Ở đây, luận văn đưa ra một mô hình mới dựa trên mô hình lập kế hoạch hiện có của công ty, nhằm bổ sung vào một số khâu cần thiết giúp cho kế hoạch sát với thực tế hơn và dễ quản lý hơn.
74 Chuẩn bị căn cứ lập kế hoạch Giao KH năm KHSX tổng thể KHSX và giao hàng tháng KHSX theo tháng KH tiến độ KH chỉ đạo sản xuất KH nhu cầu NPL KH tiến độ Tổng hợp thông tin cần thiết
Quy trình cũ Quy trình mới
Sơ đồ 3.1: Mô hình quy trình lập kế hoạch sản xuất mới tại Công ty TNHH TJB VINA
Theo mô hình mới này thì quy trình lập kế hoạch tại Công ty không có sự thay đổi mà chỉ có bổ sung thêm thông tin và tổng hợp lại quy trình lập kế hoạch cũ.
* Mặt tích cực của sự đổi mới quy trình
- Khắc phục những hạn chế của quy trình lập kế hoạch hiện tại. Quy trình mới sẽ bổ sung thêm những nhân tố về chiến lược phát triển sản phẩm, đưa ra phương thức dự báo nhu cầu sản xuất trực tiếp, xây dựng kế hoạch năng lực sản xuất và huy động nguyên phụ liệu cho sản xuất.
- Bổ sung thêm những căn cứ cho công tác lập kế hoạch, điều này định hướng sản xuất theo chiến lược mà công ty đã chọn, đảm bảo kế hoạch có tính kế hoạch thi. Việc tính toán các chỉ tiêu của kế hoạch sẽ phải tính đến sự ràng buộc chặt chẽ về mặt kĩ thuật, mục tiêu của doanh nghiệp và mục tiêu bán hàng, phù hợp với xu hướng phát triển chung của doanh nghiệp.
- Giao kế hoạch năm đang thực hiện chỉ đưa ra những chỉ tiêu cơ bản nhất để tính doanh thu và dựa trên các dữ liệu về nhân sự, công suất cũng như khả năng cung
75
ứng nguyên vật liệu. Tuy nhiên, bản kế hoạch này không đề cập tới mức sản xuất trung bình theo tháng và các yếu tố kèm theo. Do công ty sử dụng một số lượng lớn lao động, nên để ổn định sản xuất phải đưa ra mức trung bình hợp lý, tránh tình trạng lúc tăng ca, lúc thiếu việc.
- Tổng hợp lại các bản kế hoạch, tránh rườm rà, nhiều bản kế hoạch cùng có những thông số tương tự nhau, gây khó khăn cho việc đối chiếu, kiểm tra và thực hiện.
- Bổ sung kế hoạch cân đối năng lực sản xuất và đưa ra các phương án xử lý tình trạng thừa thiếu năng lực sản xuất.
- Bổ sung kế hoạch huy động nguyên phụ liệu, dựa trên các định mức và thông số kĩ thuật được cung cấp từ phòng QA, việc tính toán này sẽ có sự tác động ngược trở lại các chỉ tiêu sản lượng, đưa ra những phương án để đảm bảo đầy đủ nguyên phụ liệu cần thiết, từ đó đáp ứng đúng và đủ sản lượng sản phẩm cần có.
* Mặt hạn chế của việc đổi mới quy trình:
- Thiếu nhân lực có chuyên môn để xây dựng và thực hiện các kế hoạch về năng lực sản xuất và kế hoạch nguyên phụ liệu.
- Đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, sự trao đổi thông tin giữa các phòng phải chính xác.
- Do quy trình được xây dựng chủ yếu dựa trên các đơn hàng hay hợp đồng được kí kết nên việc tổ chức sản xuất theo mức trung bình gặp nhiều khó khăn. Nếu như nhiều khách hàng yêu cầu sản phẩm trong cùng một thời gian, thì việc tăng ca là khó tránh khỏi. Tuy nhiên, để có thể ổn định được sản xuất, cần có những giải pháp dàn đều sản lượng cần sản xuất trong các tháng, hoặc bổ sung các tháng thiếu hụt bằng việc sản xuất sản phẩm tiêu thụ trực tiếp.
- Do đặc điểm ngành may là sản xuất liên tục nhưng nhiều loại sản phẩm, nhiều quy trình, mẫu mã kiểu dáng đa dạng phong phú. Vì vậy để có thể tính toán được nhu cầu phụ thuộc về nguyên phụ liệu và quản lý được nó gặp nhiều khó khăn.